Usklađenost sa zakonom Radnog prava: Obaveze Poslodavca

Usklađenost sa zakonom u radnom pravu predstavlja strateški imperativ za svako preduzeće, bez obzira na njegovu veličinu. U Francuskoj, Zakonik o radu nameće poslodavcu skup preciznih obaveza koje pokrivaju izradu ugovora, upravljanje godišnjim odmorima, prevenciju profesionalnih rizika kao i zaštitu ličnih podataka zaposlenih. Nepoštovanje ovih obaveza izlaže preduzeće administrativnim, krivičnim i građanskim sankcijama koje mogu biti teške. U kontekstu ubrzane digitalizacije, dematerijalizacija HR dokumenata — ugovora o radu, aneksa, sporazuma preduzeća — postavlja nova pitanja u pogledu pravne valjanosti. Ovaj članak daje pregled glavnih obaveza poslodavca, povezanih rizika i najboljih praksi za osiguranje usklađenosti sa radnim pravom.

Osnovne ugovorne obaveze poslodavca

Poslodavac je dužan da formalizuje radni odnos pisanim putem u velikoj većini situacija. Ova obaveza, dugo ograničena na ugovore za određeno vreme (CDD), značajno je proširena pod uticajem evropskog prava.

Ugovor o radu: obavezni sadržaj i rokovi

Od transpozvanja direktive (EU) 2019/1152 o transparentnim i predvidivim uslovima rada, kodirane u člancima L1221-5 i sledećim Zakonika o radu, poslodavac mora dati zaposlenom, u roku od sedam kalendarskih dana nakon zapošljavanja, pismeni dokument koji sadrži najmanje:

• Identitet strana i mesto rada

• Naziv radnog mesta, kategorija zaposlenja i priroda rada

• Datum početka radnog odnosa

• Radni vreme (puno ili nepuno radno vreme)

• Naknada (osnovni plata, bonusi i pogodnosti)

• Trajanje godišnjeg godišnjeg odmora

• Procedure koje moraju da spovedu poslodavac i zaposleni u slučaju prekida radnog odnosa

• Primenjive kolektivne konvencije

Za ugovor na neodređeno vreme (CDI), ako nije formalno predviđena obaveza pisanog oblika za sam ugovor prema Zakoniku o radu, dostava jedinstvenog dokumenta sa informacijama (DUI) je obavezna od 1. avgusta 2022. Nepoštovanje ove obaveze izlaže poslodavca novčanoj kazni od 750 € po dotičnom zaposlenom (prekršaj 4. klase).

Aneksi i izmene ugovora o radu

Svaka izmena esencijalnog elementa ugovora o radu — naknada, radno vreme, mesto rada koje dovodi do promene geografskog područja — zahteva pismeni pristanak potpisanog zaposlenog. Sudska praksa Krivičnog suda je konzistentna po ovom pitanju: jednostrana izmena esencijalnog elementa predstavlja ozbiljan prestup koji može opravdati aktivaciju od strane zaposlenog (Cass. Soc., 8. oktobar 1987, br. 84-41.902 i konzistentna sudska praksa).

Dematerijalizacija ovih dokumenata preko rešenja elektronskog potpisa za HR omogućava ubrzavanje procesa i istovremeno garantuje praćljivost i dokaznu vrednost razmene.

Obaveze u oblasti zdravlja, bezbednosti i prevencije profesionalnih rizika

Član L4121-1 Zakonika o radu nameće poslodavcu obavezu bezbednosti sa rezultatima prema zaposlenim. Ova obaveza se artikuliše oko nekoliko obaveznih dokumentarnih uređaja.

Jedinstveni dokument za procenu profesionalnih rizika (DUERP)

DUERP je obavezan za sva preduzeća od prvog zaposlenog, u skladu sa dekretom br. 2001-1016 od 5. novembra 2001, izmenjenim zakonom br. 2021-1018 od 2. avgusta 2021 poznatim kao "Zakon o zdravlju na radu". Od 1. jula 2023. za preduzeća sa više od 150 zaposlenih (i od 1. jula 2024. za ostale), DUERP mora biti uložen na namenjeni digitalni portal koji upravljaju OPCO.

DUERP mora biti ažuriran:

• Najmanje jednom godišnje u preduzećima sa 11 ili više zaposlenih

• Tokom bilo koje odluke o značajnoj organizaciji koja menja uslove rada

• Kada se prikupi dodatna informacija o riziku

Sankcija u slučaju propusta: odsustvo DUERP-a predstavlja neoprostivnu grešku poslodavca u slučaju nesreće na radu ili profesionalne bolesti, što daje pravo na povećanu rentu za zaposlenog (Cass. Soc., 28. februar 2002, br. 00-11.793).

Obuka za bezbednost i obavezni registri

Poslodavac mora da organizuje praktičnu i odgovarajuću obuku za bezbednost za svakog novozaposlenog radnika, pri promeni radnog mesta ili tehnike (član L4141-2 Zakonika o radu). Ova obuka mora biti evidentirana u registru obuke. Osim toga, poslodavac je dužan da čuva:

• Jedinstveni registar osoblja (član L1221-13)

• Registar blagih nesreća na radu (za preduzeća koja su ovlašćena)

• Registar bezbednosti za javne i industrijske objekte

Digitalizacija ovih registara je dozvoljena pod uslovom garantovanja njihove integriteta, dostupnosti i nepravilnosti, što omogućavaju rešenja naprednog elektronskog potpisa u skladu sa eIDAS regulativom.

Obaveze poslodavca u pogledu radnog vremena i naknada

Poštovanje pravila o trajanju rada i plaćanju predstavlja jedan od prioritetnih osa kontrole inspekcije rada.

Maksimalno trajanje i obavezni odmori

Zakonik o radu postavlja stroge gornje granice:

• Maksimalno dnevno trajanje: 10 sati (član L3121-18), povećano na 12 sati po izuzetku

• Maksimalno nedeljno trajanje: 48 sati u datoj nedelji (član L3121-20) i 44 sata u proseku tokom 12 uzastopnih nedelja (član L3121-22)

• Dnevni odmor: minimum 11 sati bez prekida (član L3131-1)

• Nedeljni odmor: minimum 35 sati bez prekida (24h + 11h dnevnog odmora)

Ugovori o fiksnom broju dana primenjivi na menadžere i određene nezavisne zaposlene moraju biti zasnovani na važećem kolektivnom sporazumu (član L3121-64). Poslodavac mora takođe da osigurava redovno praćenje radnog opterećenja zaposlenog sa fiksnim danima pod pretnjom da će fiksacija biti neuspešna.

Plata i sve vezane obaveze

Dematerijalizovana plata je sada norma od uredbe br. 2017-1387 od 22. septembra 2017: poslodavac može da dostavi plaću u elektronskom obliku bez prethodnog pristanka zaposlenog, osim ako se zaposleni suprotstavlja. Plata mora biti čuvana 5 godina od strane poslodavca i dostupna zaposlenom 50 godina ili do njegovih 75 godina preko lične račune za obuku ili bilo kojeg drugog bezbednog digitalnog prostora.

Usklađenost plate podrazumeva poštovanje pojednostavljenog prikaza iz dekreta br. 2016-190 od 25. februara 2016 (Ministarstvo rada model).

Obaveze vezane za predstavljanje osoblja i kolektivne pregovore

Od čim se preslavi određenih pragova zaposlenja, poslodavac je podvrgnut dodatnim obavezama u pogledu društvene uprave.

Društveni i ekonomski komitet (CSE)

Pošto su Macronu uredbe od 22. septembra 2017 (uredba br. 2017-1386), sva preduzeća sa najmanje 11 zaposlenih moraju da organizuju izbore da ustave Društveni i ekonomski komitet (CSE). Poslodavac mora:

• Organizovati izbore u roku od 90 dana od obaveštavanja zaposlenih

• Staviti na raspolaganju CSE potrebne resurse (prostor, sati delegacije, budžet)

• Obavestiti i konsultovati CSE o strateškim orijentacijama, ekonomskoj situaciji i društvenoj politici preduzeća

Nedostatak ustanova CSE ili organizovanja izbora predstavlja kazneno delo za smetanje koje je sankcionisano sa 7 500 € novčane kazne za pravnu osobu (član L2317-1 Zakonika o radu).

Obavezni pregovori u preduzeću (NOE)

U preduzećima koja imaju sindikalne delegate, poslodavac je dužan da angažuje obavezne pregovore prema sledećoj učestalosti (članovi L2242-1 i dalje):

• Svake godine: o naknadi, radnom vremenu, podeli dodeljene vrednosti i profesionalnoj jednakosti

• Svakih tri godine: o upravljanju radnim mestima i profesionalnim putanjama (GEPP) u preduzećima sa više od 300 zaposlenih

Elektronski potpis protokola pregovora i sporazuma preduzeća, kroz rešenje elektronskog potpisa u skladu sa eIDAS regulativom, nudi ojačanu dokaznu vrednost i pojednostavljuje proceduru depozita na platformi TéléAccords.

Zaštita ličnih podataka zaposlenih: obaveza GDPR-a

Poslodavac, kao rukovodilac obrade u smislu GDPR-a (Uredba (EU) 2016/679), mora poštovati skup specifičnih obaveza u kontekstu radnog odnosa.

HR obrade i zakonska osnova

Obrade ličnih podataka zaposlenih moraju biti bazirane na važećoj zakonskoj osnovi. U kontekstu zaposlenja, glavne korišćene zakonske osnove su:

• Izvršenje ugovora o radu (član 6.1.b GDPR-a) za upravljanje platom, godišnjim odmorima, obukama

• Zakonska obaveza (član 6.1.c) za DSN deklaraciju, održavanje obaveznih registara

• Legitimni interes (član 6.1.f) za određene uređaje nadzora, pod uslovom rigorozne ravnoteže

Poslodavac mora obavesti zaposlene o postojanju obrada koja ih tiče preko obaveštenja priloženog ugovoru o radu (član 13 GDPR-a). Registar aktivnosti obrade (RAT) mora obavezno da naboji HR obrade.

Periodi čuvanja i pravo na izbrisavanje

CNIL je objavio sektorske reference specifikujući periode čuvanja primenljive na HR podatke. Na primer:

• Podaci o kandidaturi koja nije odabrana: 2 godine maksimalno

• Ugovori o radu i priloženi dokumenti: 5 godina nakon završetka ugovora

• Plate: 5 godina (poslodavac) i dostupnost tokom 50 godina (zaposleni)

• Podaci video nadzora u preduzeću: 1 mesec u opštem slučaju

Preduzeća koja dematerijalizuju svoje HR procese moraju integrirati ova ograničenja u svoju politiku upravljanja dokumentima. Saznajte kako AI generator ugovora od Certyneo može vam pomoći da proizvedete dokumente u skladu sa važećim zakonskim zahtevima.

Primenjivi zakonski okvir za usklađenost poslodavca u radnom pravu

Usklađenost poslodavca sa zakonom o radnom pravu je uključena u gust normativni korpus koji artikuliše domaće i evropsko pravo.

Zakonik o radu (zakonodavni i regulator delovi): osnovna osnova, reguliše sve individualne i kolektivne radne odnose. Članovi L1221-1 i dalje regulišu ugovor o radu, dok članovi L4121-1 do L4121-5 određuju obaveze bezbednosti poslodavca.

Direktiva (EU) 2019/1152 od 20. juna 2019 o transparentnim i predvidivim uslovima rada u Evropskoj uniji, transpozvana u francusko pravo dekretom br. 2022-1173 od 25. avgusta 2022: nalaže dostavu Jedinstvenog dokumenta sa informacijama (DUI) u roku od sedam dana nakon zapošljavanja.

Uredba eIDAS br. 910/2014 i njena naslednica eIDAS 2.0 (Uredba (EU) 2024/1183): određuju nivoe elektronskog potpisa (jednostavna, napredna, kvalifikovana) i njihovu pravnu vrednost. U skladu sa članom 25 eIDAS, kvalifikovani elektronski potpis (SEQ) daje iste pravne efekte kao ručni potis u svim državama članicama. Za ugovore o radu, napredni elektronski potpis (SEA) nudi dovoljan nivo garancije u velikoj većini situacija.

Građanski zakonik, članovi 1366 i 1367: član 1366 priznaće elektronskom pismu istu dokaznu snagu kao pisanom dokumentu, pod uslovom da je osoba pravilno identificirana i da je dokument sastavljen i čuvan pod uslovom koji garantuju njegovu integritet. Član 1367 pojašnjava da se elektronski potpis sastoji od korišćenja pouzdanog procesa za identifikaciju potpisnika koji garantuje njegovu vezu sa aktom.

GDPR br. 2016/679 od 27. aprila 2016: primenjujući se na sve obrade ličnih podataka zaposlenih. Nepoštovanje GDPR obaveza izlaže poslodavca kazama koje mogu dostići 4% godišnjeg svetskog prometa ili 20 miliona evra (član 83 GDPR). U Francuskoj, CNIL je izrekao nekoliko značajnih kazni poslodavcima za nepoštovanje svojih GDPR obaveza u HR materiji.

ETSI EN 319 132 i EN 319 122 standardi: određuju formate naprednog elektronskog potpisa XAdES i CAdES, garantujući interoperativnost i trajnost potpisa tokom vremena.

Zakon br. 2021-1018 od 2. avgusta 2021 (Zakon o zdravlju na radu): ojačava obaveze prevencije, posebno ažuriranje i digitalni depozit DUERP.

Macronu uredbe od 22. septembra 2017 (br. 2017-1385, br. 2017-1386, br. 2017-1387, br. 2017-1388): duboko reforma radnog prava, ustanova CSE i olakšanja okvira kolektivnih pregovora.

Poslodavac koji krši ove tekstove izlaže se krivičnim sankcijama (kazneno delo smetanja, sakrivenog rada), građanskim (ništavost akata, naknada štete) i administrativnim (saopštenje DRIEETS, administrativno zatvaranje). Korišćenje certificiranih digitalnih alata omogućava značajno smanjenje ovih rizika.

Scenariji upotrebe: kako preduzeća osiguravaju svoju usklađenost sa radnim pravom

Scenario 1: Mala IT služba sa 80 zaposlenih ubrzava potpisivanje ugovora i aneksa

Mala IT služba, upravljajući oko 80 zaposlenih na neodređeno vreme i redovno koristeći pojačanja sa privremenim ugovorima, suočavala se sa prosečnim rokom od 8 do 12 dana za prikupljanje potpisa na ugovorima o radu i aneksima. Ovi rokovi su izlagali preduzeće riziku neusklađenosti sa obavezom dostave DUI-a u roku od sedam dana (direktiva 2019/1152). Ključavanjem rešenja naprednog elektronskog potpisa integrisanog u svoj SIRH, mala služba je smanjila prosečni rok za potpisivanje na manje od 24 sata. Stopa dokumenata potpisanih u zakonom propisanom roku porasla je sa 61% na 97%. Uštede realizovane na troškovima štampe, poštanskog slanja i rukovanja dokumentima procenjene su na oko 8 500 € godišnje, što je ROI pozitivan od četvrtog meseca upotrebe.

Scenario 2: Industrijska grupa sa 350 zaposlenih digitalizuje svoj DUERP i sigurnosne protokole

Industrijska grupa srednje veličine, operativna na tri proizvodna sajta i zapošljavajući 350 saradnika, trebala je da odgovori obavezi digitalnog depozita DUERP uspostavljene zakonom iz 2021. o zdravlju na radu. Mnoštvo sajta i složenost godišnjeg ažuriranja generisala je neusaglašenosti u dokumentima i visok rizik od neuporedivosti dokumenta u slučaju kontrole. Digitalizacijom celog procesa — saradničko pisanje, validacija od strane članova CSE preko elektronskog potpisa, automatski depozit na OPCO portal — grupa je podelila godišnje vreme ažuriranja DUERP sa tri (sa 6 nedelja na 2 nedelje). Ojačana praćljivost dozvolila je da se demonstrira usklađenost tokom neočekivane inspekcije inspekcije rada, izbegavajući saopštenje.

Scenario 3: Mrežu franšiza u brzoj hrani osigurava svoje sporazume i obavezne pregovore

Mreža franšiza u brzoj hrani, grupisanja trideset ustanova povezanih sa mrežom koja zapošljava više od 400 zaposlenih, trebala je da organizuje svake godine obavezne pregovore o naknadama i profesionalnoj jednakosti. Geografska disperzija sindikalnih delegata i potpisnika komplikuje prikupljanje potpisa na protokolima pregovora i sporazumima preduzeća. Ključavanjem rešenja elektronskog potpisa kompatibilnog sa eIDAS omogućilo je fluidifikovanje procesa potpisa visepart, smanjujući rok finalnih sporazuma sa prosečno 21 dana na manje od 5 dana. Automatski depozit na TéléAccords, generisan iz platforme, eliminiše rizike od greške u proceduri tokom depozita, što je bilo čest izvor odbijanja.

Zaključak

Usklađenost sa zakonom u radnom pravu je stalni projekat za poslodavca: ugovorne obaveze, prevencija rizika, upravljanje radnim vremenom, predstavljanje osoblja i zaštita podataka čine skup zahtevnih normativa čije nepoštovanje može biti skupo u smislu sankcija i društvene reputacije. Digitalizacija HR procesa — i posebno elektronski potpis kompatibilan sa eIDAS — predstavlja jedan od najefikasnijih poluga za usklađivanje brze izvršenosti, dokazne vrednosti i regulatorne usklađenosti.

Certyneo vas prati u osiguranju svih HR dokumenata: ugovori o radu, aneksi, sporazumi preduzeća, DUERP i još mnogo toga. Saznajte naša dedicikovana HR rešenja ili izračunajte vaš ROI u nekoliko klikova da konkretno izmerite dobitke koje biste mogli realizovati. Spremni da delovate? Napravite besplatan račun i počnite da potpisujete u usklađenosti već danas.