Usklađenost sa zakonom u radnom pravu: obaveze poslodavca

Usklađenost sa zakonom u radnom pravu je jedan od najsloženijih izazova sa kojima se susreću poslodavci u Francuskoj i Evropi. Između zahteva Kodeksa rada, imperativa GDPR, kolektivnih ugovora i stalnog razvoja digitalnih praksi, održavanje besprekorne usklađenosti zahteva strogu organizaciju i odgovarajuće alate. Ovaj članak daje potpun pregled obaveza poslodavca, rizika na koje se izlaže u slučaju nepoštovanja, i konkretnih rešenja — posebno elektronski potpis za ljudske resurse — za zaštitu vaših dokumentarnih procesa.

Osnove usklađenosti sa zakonom u radnom pravu

Usklađenost sa zakonom u radnom pravu počiva na osnovu imperativnih pravila koja svaki poslodavac mora savladati, bez obzira na veličinu njegove organizacije.

Izrada i čuvanje radnih ugovora

Radni ugovor je osnivajući dokument odnosa između poslodavca i zaposlenog. U Francuskoj, član L. 1242-12 Kodeksa rada nameće pisanu formu za ugovore na određeno vreme, pod pretnjom reklasifikacije u ugovor na neodređeno. Za ugovore na neodređeno vreme na puno radno vreme, pisana forma nije zakonski obavezna, ali predstavlja praktičan zahtev u smislu dokaza i pravne sigurnosti.

Odluka ESSOC iz 2018. godine i Makronove uredbe iz 2017. godine u potpunosti su priznale dematerijalizaciju radnih ugovora. Poslodavac sada može koristiti elektronski potpis usklađen sa eIDAS za potvrdu ugovora, dopunskih sporazuma i HR dokumenata, pod uslovom da je nivo potpisa prilagođen pravnom riziku povezanom sa tim.

Rok čuvanja radnih ugovora je fiksiran na 5 godina nakon završetka ugovora prema članku L. 3243-4 Kodeksa rada za plaćarnice i 30 godina za određene dokumente vezane za penziju (izveštaji o karijeri, dokazi o profesionalnoj ekspoziciji). Ovi rokovi nameću strukturirano i vidljivo upravljanje dokumentima.

Obavezni registri i čuvanje društvenih dokumenata

Poslodavac je dužan da održava nekoliko obaveznih registara i dokumenata:

• Jedinstveni registar osoblja (član L. 1221-13 Kodeksa rada): svaki zaposleni mora biti upisan od trenutka zaposlenja, u hronološkom redosledu. Loša vedenja izlaže kaznu od 750 € po nezapisanom zaposlenom.

• Dokument jedinstvene procene rizika za profesionalno zdravlje i bezbednost (DUERP): obavezan prema dekratu od 5. novembra 2001, mora biti ažuriran najmanje jednom godišnje i čuvan 40 godina od zakona od 2. avgusta 2021.

• Interni regulativan: obavezan za preduzeća sa najmanje 50 zaposlenih (član L. 1311-2), mora biti deponovan kod Visokog suda rada.

• Sporazumi preduzeća i zapisnici o instancama koji predstavljaju osoblje (CSE): njihovo čuvanje je bitno u slučaju sporova.

Zaštita ličnih podataka zaposlenih: GDPR obaveze

Pošto je Opšta uredba o zaštiti podataka (GDPR) stupila na snagu maja 2018. godine, poslodavci su podložni specifičnim obavezama kao odgovorne osobe za obradu ličnih podataka svojih zaposlenih.

Pravna osnova HR obrada

Radni odnos generiše bezbroj obrada podataka: upravljanje platama, praćenje godišnjih odmora, profesionalne ocene, kontrola pristupa, geolociranje servisnih vozila, video nadzor... Svaka obrada mora biti zasnovana na pravnoj osnovi identifikovanoj među šest predviđenih članom 6 GDPR.

Za upravljanje HR, najčešće korišćene pravne osnove su:

• Izvršavanje radnog ugovora: plate, upravljanje godišnjim odmorima, naknade troškova.

• Zakonska obaveza: društvene prijave, occupacijska medicina.

• Legitimni interes poslodavca: kontrola korišćenja IT alata, pod uslovom poštovanja prava zaposlenih.

Saglasnost zaposlenog retko je validna pravna osnova u poslovnom kontekstu, s obzirom na nebalans svojstven radnom odnosu, kako je napomenula CNIL u svojim smernicama.

Registar aktivnosti obrade i prava zaposlenih

Svaki poslodavac sa najmanje 250 zaposlenih (a često ispod toga, čim obrade predstavljaju visok rizik) mora voditi registar aktivnosti obrade (član 30 GDPR). Ovaj registar nabrojava svaku obradu, njenu svrhu, prikupljene podatke, primaoce i rokove čuvanja.

Zaposleni uživaju sva GDPR prava: pravo pristupa, pravo ispravljanja, pravo na brisanje (u granicama zakonskih obaveza čuvanja), pravo na ograničenje obrade i pravo na prenosivost. Poslodavac ima obično jedan mesec da odgovori na bilo koji zahtev za vršenje prava.

U slučaju kršenja podataka (curenja, hakovanja, slučajnog gubitka), poslodavac mora obavestiti CNIL u 72 sata i, ako kršenje predstavlja visok rizik za prava i slobode osoba, obavesti zahvaćene zaposlene.

Dematerijalizacija HR dokumenata: regulacija i najbolje prakse

Digitalna transformacija ljudskih resursa značajno je ubrzana. Dematerijalizovana dostava plaćarnica, elektronski potpis ugovora i dopunskih sporazuma, kao i elektronsko upravljanje dokumentima za prijem novih zaposlenih su danas uobičajene prakse. Ali one se podvrgavaju preciznim pravilima.

Elektronska dostava plaćarnica

Od Zakona o radu od 8. avgusta 2016, elektronska dostava plaćarnica je dozvoljena bez prethodne saglasnosti zaposlenog, pod uslovom da poslodavac garantuje:

• Integritet prenesenih podataka.

• Dostupnost plaćarnice najmanje 50 godina ili do 75. godina života zaposlenog.

• Poverljivost: samo dotični zaposleni može pristupiti svojoj plaćarnici.

Zaposleni se može u svakom trenutku suprotstaviti elektronskoj dostavi i zahtevati papirnu verziju.

Elektronski potpis radnih ugovora i HR dokumenata

Korišćenje elektronskog potpisa u preduzeću je postalo uobičajeno za radne ugovore, dopunske sporazume, pismene zadatke i HR dokumente o prijem. Uredba eIDAS razlikuje tri nivoa elektronskog potpisa:

• Jednostavni elektronski potpis (SES): dovoljan za dokumente sa niskom zaradom (potvrde prijema, interni obrasci).

• Napredni elektronski potpis (SEA): preporučuje se za standardne radne ugovore, ugovore na određeno, dopunske sporazume.

• Kvalifikovan elektronski potpis (SEQ): ekvivalentan ručnom potpisu, zahteva se za najosetljivije akte.

Za radne ugovore, napredni ili kvalifikovan potpis nudi optimalnu pravnu sigurnost. Rešenje elektronskog potpisa usklađeno ne samo ubrzava procese zapošljavanja već i garantuje vidljivost i integritet potpisanih dokumenata, što su ključni elementi u slučaju pružanja presude o radu.

Elektronsko upravljanje dokumentima (GED) i archiviranje sa dokaznom vrednošću

Elektronski arhiv sa dokaznom vrednošću počiva na nekoliko tehničkih zahteva: kvalifikovani vremenski žig, pečat dokumenata, vidljivost pristupa i garantovana integritet tokom vremena. Ovi zahtevi su definirani NF Z 42-020 standardom i preporukama ANSSI.

Poslodavac koji pred Visokim sudom rada ne može produkovati radni ugovor ili dopunski sporazum potišan u behanju izlaže argument slabljenju. Dokazna archivija je stoga ulaganje u pravnu sigurnost, a ne samo tehnički trošak.

Higijena i bezbednost, uznemiravanje i diskriminacija: proaktivne obaveze

Usklađenost u radnom pravu ne ograničava se na upravljanje dokumentima. Obuhvata supstancijalne obaveze u sprečavanju rizika i zaštiti zaposlenih.

Obaveza bezbednosti rezultata preispitana

Od presuda Azbest iz 2002, Kasacioni sud je konsacrirao obavezu bezbednosti rezultata na teret poslodavca. Od 2015, sudska praksa je evoluirala ka ojačanoj obavezi bezbednosti sredstava: poslodavac koji dokaže da je preduzeo sve potrebne mere predviđene članovima L. 4121-1 i sledećim Kodeksa rada može biti oslobođen odgovornosti.

U praksi, to implicira:

• Redovnu i dokumentovanu procenu rizika (DUERP).

• Primenu aktivnosti prevencije i obuke.

• Organizovanje spasavanja i imenovanje kompetentnog zaposlenog ili službe za prevenciju.

Prevencija moralnog i seksualnog uznemiravanja

Od Zakona od 5. septembra 2018, svaki poslodavac sa najmanje 250 zaposlenih mora da imenuje predstavnika za seksualno uznemiravanje unutar CSE. Štaviše, poslodavac je dužan da preduzme mere zaštite (informisanje, obuka) i kure (interni istrag, disciplinske mere) čim sazna za činjenice koje mogu predstavljati uznemiravanje.

Član L. 1153-5 Kodeksa rada nameće poslodavcu da preduzme sve potrebne mere da sprečio seksualno uznemiravanje. Odsustvo interni procedure ili obuke može angažovati civilnu i krivičnu odgovornost poslodavca, nezavisno od njegove dobre vere.

Nediskriminacija i profesionalna ravnopravnost

Član L. 1132-1 Kodeksa rada popisuje 25 zabranjenih diskriminatornih kriterijuma (poreklo, pol, godine, invalidnost, sindikalnu orijentaciju, itd.). Poslodavac mora osigurati da njegovi procesi zapošljavanja, ocene i promocije budu bez bilo kakve diskriminatorske pristrasnosti, uključujući i u algoritmima izbora ako se koriste AI alati.

Indeks profesionalne ravnopravnosti između žena i muškaraca, uspostavljen Zakonom o budućem zanimanju od 5. septembra 2018, obavezan je za preduzeća sa najmanje 50 zaposlenih od 2020. godine. Njegov proračun, objavljivanje i eventualne korekcije mere moraju biti dokumentovani i vidljivi.

Primenjivi pravni okvir za usklađenost u radnom pravu

Usklađenost poslodavca upisuje se u gustu i hijerarhizovanu normu, artikulišući nacionalno i evropsko pravo.

Francuski Kodeks rada: članovi L. 1221-1 i sledeći regulišu formiranje i izvršavanje radnog ugovora. Član L. 1242-12 nameće pisanu formu za ugovore na određeno. Članovi L. 4121-1 do L. 4121-5 definišu opštu obavezu sprečavanja profesionalnog rizika. Član L. 3243-4 postavlja rokove čuvanja plaćarnica.

Građanski kodeks: članovi 1366 i 1367 Građanskog kodeksa, rezultat uredbe od 10. februara 2016, priznaju pravnu vrednost elektronskog pisanja i elektronskog potpisa. Član 1366 navodi da je „elektronski zapis iste dokazne snage kao zapis na papiru, pod uslovom da osoba od koje potiče može biti pravilno identifikovana i da je uspostavljena i čuvana na način koji garantuje njegovu integritet". Član 1367 pojašnjava da je „potpis potreban za savršenstvo pravnog čina identifikuje njegovog autora" i da „kada je elektronski, sastoji se od korišćenja pouzdanog sredstva identifikacije koje garantuje njegovu vezu sa aktom kojem se pripaja".

Uredba eIDAS br. 910/2014/EU: ova evropska uredba, direktno primenljiva u svim državama članicama od 1. jula 2016, definiše tri nivoa elektronskog potpisa (jednostavan, napredovan, kvalifikovan) i njihovu pravnu vrednost. Kvalifikovani potpis uživа zakonsku pretpostavku pouzdanosti ekvivalentne ručnom potpisu. Uredba eIDAS 2.0, stupila je na snagu maja 2024, pojačava okvir sa uvođenjem evropskog novčinika digitalnog identiteta (EUDIW).

GDPR br. 2016/679/EU: članovi 5 do 11 definišu principe zakonitosti, poštenja, transparentnosti i ograničenja namene primenjivog na sve obrade podataka zaposlenih. Član 83 predviđa kazne koje mogu dostići 20 miliona evra ili 4% godišnjeg svetskog prometa u slučaju teške povrede. U Francuskoj, Zakon o informatici i slobodama od 6. januara 1978, izmenjen 2018, dopunjava ovaj okvir.

ETSI standardi: standard ETSI EN 319 132 definiše formate naprednog elektronskog potpisa XAdES, PAdES i CAdES korišćene u rešenjima usklađenim sa eIDAS. Standard ETSI EN 319 401 postavlja opšte politike primenjive na pružaoce usluga poverenja.

Zakon o radu od 8. avgusta 2016: legalizuje elektronsku dostavu plaćarnica i otvara put dematerijalizaciji HR dokumenata u obezbjeđenom okviru.

Rizici u slučaju neusklađenosti: poslodavac se izlaže krivičnim sankcijama (smetnje u radu, kršenja pravila zdravlja i sigurnosti), civilnim (štete zaposlenim), administrativnim (CNIL kazne, URSSAF ispravke) i reklasifikaciji precarioznih ugovora u CDI. Lična odgovornost rukovodioca može biti angažovana u slučaju teške greške ili dokazane krivične povrede.

Konkretni scenariji korišćenja

Scenario 1: Malim srednje velik uslužni sektor u rastu

Malim srednje velik uslužni sektor u digitalnoj industriji sa oko 80 zaposlenih, u fazi snažnog zapošljavanja, je do sada potpisivao radne ugovore i dopunske sporazume putem pošte. Prosečno vreme između slanja ugovora i primanja potpisanog prelazilo je 12 radnih dana, značajno produžavajući proces primanja novih zaposlenih i generišući pravne rizike (zaposleni počinju da rade bez potpisanog vraćenog ugovora).

Primenom rešenja naprednog elektronskog potpisa usklađenog sa eIDAS za sve HR tokove (CDI/CDD ugovore, dopunske sporazume, IT čarter, DUERP dokumente), ova mala srednje velika preduzeća je smanjila ovaj rok na manje od 24 sata u 90% slučajeva. Kompletan vidljiv potpis — vremenski žig, revizijska pista, bezbedno čuvanje — omogućio je pojačanu pravnu poziciju u slučaju spora na sudu rada. Procenjeni dobitak u administrativnom vremenu predstavlja oko 40% smanjenja vremena provedenog na upravljanju HR dokumentacijom.

Scenario 2: Industrijska grupa sa više lokacija podložna kompleksnim GDPR obavezama

Industrijska grupa srednje veličine (ETI), eksploatacijom nekoliko proizvodnih lokacija sa oko 600 zaposlenih, suočava se sa kompleksnim GDPR obavezama: obrada osjetljivih podataka vezana za medicinu rada, geolociranje servisnih vozila, video nadzor pristupa, upravljanje ovlašćenjima i obaveznom obukom.

Posle revizije usklađenosti, DPO grupe je identifikovan više od 35 HR obrade podataka nedokumentovane ili loše dokumentovane u registru aktivnosti obrade. Strukturirajući svoje procese dematerijalizacije i usvojivši elektronsko upravljanje dokumentima sa dokaznom vrednošću, grupa je mogla:

• Dokumentovati sve obrade i njihove pravne osnove.

• Automatizovati procedure odgovora na zahteve pristupa zaposlenih.

• Smanjiti 60% vremena obrade unutrašnjih GDPR zahteva.

• Osigurati arhiviranje ugovora sa garantovanim rokom čuvanja kontraktno.

Scenario 3: Mreža franšiza u ugostiteljstvu

Franšiza mreža u brzoj ugostiteljstvu, sastavljena od pedeset prodajnih mesta i oko 900 zaposlenih ukupno, trebala je da upravlja vrlo visokim volumenom CDD sezonski i „extra" zaposlenih, sa ugovorima ponekad zaključenim hitno. Neformalizam pisane forme prethodno je izlagao glavnu mrežu i franšizate sistematskom riziku reklasifikacije u CDI.

Standardizacijom korišćenja pre-popunjenih modela ugovora i potpisanih elektronski putem mobilnog — zaposleni mogu da potpiše sa svog pametnog telefona za manje od 5 minuta — mreža je smanjila rizik od reklasifikacije i podelila tri puta svoju stopu neuvrnutih ugovora. Korišćenje usklađenih šablona ugovora u kombinaciji sa vidljivim elektronskim potpisom bio je odlučujući adut tokom inspektorskog pregleda rada.

Zaključak

Usklađenost sa zakonom u radnom pravu je ne-pregovarajući imperativ za svakog poslodavca, bez obzira na veličinu njegove organizacije. Pokriva više međusobno zavisnih obaveza: izrada i čuvanje ugovora, zaštita ličnih podataka zaposlenih, sprečavanje profesionalnih rizika, profesionalna ravnopravnost i nediskriminacija. Nepoštovanje izlaže finansijskim, krivičnim i reputacionim sankcijama čiji uticaj može biti značajan.

Dematerijalizacija HR procesa, a posebno korišćenje kvalifikovanog ili naprednog elektronskog potpisa, predstavlja danas jedan od najefikasnijih poluga za osiguranje dokumentarne usklađenosti dok se istovremeno poboljšava operativna efikasnost. Certyneo vas prati u ovoj transformaciji sa rešenjem usklađenim sa eIDAS, osmišljenim za potrebe HR i pravnih timova.

Spreman da osiguri vaše HR procese? Saznajte više o Certyneo i započnite besplatno već od danas.