Boekhoudplicht Bedrijf: Volledige Wettelijke Verplichtingen

Inleiding

Het voeren van boekhoudkundig administratie vormt een onmisbare pijler van bedrijfsvoering in Frankrijk. Of het gaat om een micro-onderneming, een KMO, een MKB of een zelfstandige ondernemer, elke onderneming is onderworpen aan strikte boekhoudkundige verplichtingen zoals gedefinieerd in de Handelscodex, het Algemeen Boekhoudplan (PCG) en de Algemene Belastingcodex. Deze verplichtingen beperken zich niet tot eenvoudige boekhoudregistratie: zij omvatten het bewaren van ondersteunende stukken, het voeren van verplichte registers, het opstellen van conform facturen en de jaarlijkse publicatie van financiële staten. Deze gids behandelt alle toepasselijke regels, drempels die u moet kennen en aanbevolen praktijken om uw bedrijfsactiviteit juridisch veilig te stellen en uw financiële beheer te optimaliseren.

1. Verplichte boekhoudregisters

Artikel L. 123-12 van de Handelscodex schrijft voor dat elke handelaar drie fundamentele registers moet voeren: het dagboek, het grootboek en het inventarisboek (dit laatste is afgeschaft voor boekjaren die na 2016 openen, maar het inventarisdocument blijft verplicht). Het dagboek registreert chronologisch alle handelingen die het vermogen van het bedrijf beïnvloeden, terwijl het grootboek deze boekingen ingedeeld per rekening opneemt.

Voor micro-ondernemers is het stelsel vereenvoudigd: slechts een boek met inkomsten is vereist, aangevuld met een register van aankopen voor bedrijven met verhandeling van goederen (artikel 50-0 van de CGI). Deze registers moeten zonder blanco's of wijzigingen worden bijgehouden en kunnen nu worden gedigitaliseerd overeenkomstig de beschikking van 22 maart 2017, op voorwaarde dat de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de gegevens gedurende de volledige wettelijke bewaartermijn worden gewaarborgd.

Nalatigheid bij het voeren van deze registers kan leiden tot verwerping van de boekhoudadministratie door de belastingdiensten, met zware gevolgen: ambtshalve aanslag, verhogingen en boetes.

2. Facturen en ondersteunende stukken: compliance en bewaring

Elke uitgegeven factuur moet voldoen aan de verplichte vermeldingen opgesomd in artikel 242 nonies A van bijlage II van de CGI en artikel L. 441-9 van de Handelscodex: identificatie van partijen, SIREN-nummer, btw-identificatienummer, nauwkeurige omschrijving van goederen of diensten, btw-tarief en bedrag, betalingsvoorwaarden en betalingsachterstandsvergoedingen.

Sinds de wet Sapin II (wet nr. 2016-1691) en in het kader van de hervorming van elektronische facturering voorzien in verordening nr. 2021-1190, moeten Franse bedrijven geleidelijk overstappen naar verplichte elektronische facturering via het Chorus Pro-platform of partnervergde digitalisatie-platforms (PDP) tussen 2026 en 2027.

Ondersteunende stukken (facturen, contracten, bankafschriften, leveringsbonnen) moeten 10 jaar na afsluiting van het boekjaar worden bewaard (artikel L. 123-22 van de Handelscodex) en 6 jaar voor fiscale documenten (artikel L. 102 B van de LPF). Een ontbrekend ondersteunend stuk kan een boeking ongeldig maken en kan leiden tot verlies van aftrekbaarheid van een uitgave.

3. Boekhoudregistratie en geldende normen

Boekhoudregistratie moet in overeenstemming zijn met het Algemeen Boekhoudplan (regelgeving ANC nr. 2014-03) dat de nomenclatuur van rekeningen en waarderingsregels bepaalt. MKB's die twee van de volgende drie drempels overschrijden (€4 miljoen balans, €8 miljoen omzet, 50 werknemers) moeten volledige jaarrekeningen opstellen: balans, exploitatierekening en bijlagen.

Beursgenoteerde groepen of groepen die een openbare inschrijving doen volgen de IAS/IFRS-normen overeenkomstig verordening EG nr. 1606/2002. Hoewel kleine- en middelgrote ondernemingen niet direct betrokken zijn, moeten bedrijven die met internationale partners werken of financieringsrondes nastreven, zich hieraan bekend maken.

De registratie moet worden uitgevoerd volgens het dubbelboekhoudingsprincipe, met een betrouwbaar auditspoor (artikel L. 13-0 C van de LPF). Gebruikte boekhoudkundige software moet in overeenstemming zijn met de FEC-indeling (Fichier des Écritures Comptables) zoals vereist in geval van fiscale controle.

4. Specifieke verplichtingen naar gelang van status

Micro-ondernemers genieten vereenvoudigde boekhoudadministratie maar moeten facturen opstellen met de opmerking "btw niet van toepassing, art. 293 B van de CGI" onder de exemplagevrijstellingsdrempels. Zelfstandige ondernemers onder het werkelijk stelsel moeten volledige handelsadministratie voeren. KMO's in vennootschapsvorm (SARL, SAS) moeten hun jaarrekeningen bovendien binnen een maand na goedkeuring bij het handelsregister indienen (artikel L. 232-23 van de Handelscodex).