Elektroniskā parakstīšana notāriem: pilnīgs ceļvedis 2026

Elektroniskā parakstīšana notāriem: pilnīgs ceļvedis 2026

Franču notariālo profesiju skar bezprecedenta digitāla transformācija. Kopš 2005. gada 4. jūlija ordonnances nr. 2005-759 un tās sekojošajiem dekrētiem elektroniskā parakstīšana pakāpeniski ir kļuvusi par neaizvietojamu instrumentu notariālajos biuos. 2026. gadā praktiski visi elektronisko autentisko aktu (AAE) ir parakstīti attālumā, ievērojami samazinot termiņus un loģistikas ierobežojumus pusēm. Šis raksts detalizēti skaidro, kā izmantot elektronisko parakstīšanu franču notāru biuos: kuri akti ir attiecīgi, kuri parakstīšanas līmeņi attiecas, kā konkrēti norisinās procedūra un kādus rīkus izvēlēties, lai nodrošinātu atbilstību eIDAS regulamientam un notariālajam regulējumam.

Elektroniskās parakstīšanas notariālais regulējums

Notariālā profesija ne tikai piemēro elektroniskās parakstīšanas vispārējos noteikumus. Tā labojusies ar atbrīvošanas un stiprinātu regulējumu, kas izriet no vairākiem pamatdokumentiem, kas piešķir elektroniskajam autentiskajam aktam (AAE) tādu pašu pierādvērtību kā papīra autentiskajam aktam.

Elektroniskais autentisks akts (AAE): definīcija un tvērums

AAE ir definēts 2005. gada 10. augusta dekrētā nr. 2005-973, kuru grozīja 2020. gada 3. aprīļa dekrēts nr. 2020-395, kas paplašināja iespēju piedalīties attālumā. Elektronisks autentisks akts ir tāds pats kā papīra akts: to saņem kompetents valsts amats, tas ir pierādīts līdz viltojuma piereģistrēšanai un tas ir izpildāms pats par sevi.

Lai AAE būtu derīgs, ir jāizpilda trīs kumulatīvi nosacījumi:

• Notāram jālieto kvalificēta elektroniskā parakstīšana (SEQ) eIDAS regulamenta izpratnē, augstākais līmenis Eiropas hierarhijā;
• Akts ir jāsaglabā centralizētajā elektroniskajā minūtierī, ko pārvalda Depozītu un noguldījumu kase Notariālo lietu augstākās padomes (CSN) vārdā;
• Pušu piedalīšanās var būt klāt vai, kopš 2020. gada, pilnīgi attālumā caur drošu elektronisko attālo piedalīšanos (ARDI sistēma).

Notariālo lietu augstākās padomes apstiprinātie rīki

CSN spēlē centrālo lomu profesijas digitālajā pārvaldībā. Tā ir izstrādājusi un apstiprinājusi vairākus specifiskus rīkus:

• Real.not: elektronisko autentisku aktu parakstīšanas un pārvaldības platforma, kas integrēta notariālo biuou programmatūras vidē;
• Notāru privāts virtuālais tīkls (RPVN): drošā infrastruktūra, caur kuru iziet visi akti un jutīgie apmaiņas dati;
• ARDI (Akts, kas saņemts attālumā caur Iegremdēšanu): attālo piedalīšanās sistēma caur drošu videokonferenci, kas apkopota kopš 2020. gada dekrēta.

Ir svarīgi saprast, ka notāri nevar izmantot jebkuru komerciālu elektroniskās parakstīšanas risinājumu AAE parakstīšanai. Tikai CSN apstiprinātie rīki, kas balstīti uz kvalificētiem sertifikātiem, kurus izdevusi CSN atzīta uzticības dienestu sniedzēja (QTSP), uz kuras vietu norāda ANSSI, ir pieņemami autentiskiem aktiem.

Dažādi aktu veidi un piemērojamie parakstīšanas līmeņi

Ne visi notariālajā biuō veiktie paraksti prasa vienādu drošības līmeni. Atšķirība starp autentiskiem un privātu parakstu aktiem ir pamatfaktors.

Elektroniskie autentiskie akti: obligāta kvalificēta parakstīšana

AAE — nekustamā īpašuma pārdošana, dāvanas, notariālie testamenti, laulības līgumi, ķīlas kredīti — kvalificēta elektroniskā parakstīšana (SEQ) ir obligāta. Šī parakstīšana balstās uz:

• Kvalificētu sertifikātu, kas izsniegts pēc identitātes pārbaudes klāt klāt (vai caur videokonferenci atbilstoši ETSI EN 319 401 standartam);
• Drošu parakstīšanas izveides iekārtu (QSCD), parasti kriptogrāfiskā USB atslēga vai mākoņa HSM modulis;
• Kvalificētu laika marķējumu, kas garantē parakstīšanas pārliecīgu datumu.

Notāram ir kvalificēts profesionāls sertifikāts, ko izdevusi CSN uzticības dienestus sniedzējā. Ar to saistītā privātā atslēga nekad nevar atstāt drošo iekārtu, kas garantē akta integritāti.

Akti privātā parakstā, ko kontrasignē notārs

Dažus aktus, piemēram, pārdošanas kompromisus, pilnvaras vai biznesa nomas noslēgumus ar kontrasignējumu, var izmantot paaugstinātu elektronisko parakstīšanu (SEA), eIDAS regulamenta starpposma līmeni. Šajā gadījumā puses var parakstīt no savas drošas personīgās vietas, caur saiti, kas nosūtīta pa e-pastu, pēc identitātes pārbaudes ar OTP SMS vai dokumentu verifikācijas procesu (IDnow, Ubble utt.).

Šī elastīgums ļauj notāram piedāvāt pilnīgi elektronizētu klienta maršrutu aktiem, kas nepieprasa kvalificēto līmeni. Pierādvērtība ir mazāka nekā AAE, taču joprojām ir augstāka par skenētu rokrakstu.

Iekšējie dokumenti un parastā darbības akti

Vēstulēm, vienkāršām pilnvarām, honorāru līgumiem vai dienestu vēstulēm vienkārša elektroniskā parakstīšana (SES) vai paaugstināta parakstīšana parasti ir pietiekama. SaaS risinājumi, kas atbilst eIDAS — piemēram, Certyneo, kas specializējas elektroniskā parakstīšanā juridiskiem biuriem — ļauj automatizēt šos parakstīšanas plūsmus bez nepieciešamības pēc CSN smagās infrastruktūras.

Kā konkrēti norisinās elektroniskā parakstīšana notāra biuō

1. posms: akta sagatavošana un identitātes pārbaude

Pirms jebkuras parakstīšanas notāram jāpārbaud pušu identitāte. ARDI attālas piedalīšanās gadījumā šī pārbaude notiek caur drošu videokonferenci. Notārs reālajā laikā pārbauda identifikācijas dokumentus, kas parādīti kamerai, un vaicā FICOBA, FICOVIE vai FNIDL reģistrus atkarībā no akta rakstura. Šis posms nav norunājams: notārs uzņemas personīgu atbildību pušu identitātei.

2. posms: akta nolasīšana un apstiprināšana

Saskaņā ar 1971. gada 26. novembra dekrēta (grozīta) 23. pantu notāram jānolasa akts pusēm, pat attālumā. Elektroniskā sistēmā šī nolasīšana var notikt caur ekrāna koplietošanu ARDI sesijas laikā. Katra puse var drošā veidā piekļūt dokumentam, lai to pārskatītu pirms parakstīšanas.

3. posms: vairāku pušu parakstīšana un arhivēšana

Kad akts ir nolasīts un apstiprinājis, katra puse paraksta notāra noteiktajā secībā. Notārs pēdējais izsaka savu kvalificēto parakstu, kas aktu padarītu autentisku. Akts pēc tam automātiski tiek pārraidīts centralizētajam elektroniskajam minūtierim (MCE), ko pārvalda Depozītu un noguldījumu kase. Elektronisko izpildāmo kopiju var nekavējoties paziņot attiecīgajām pusēm.

Viss process no izsaukuma līdz kopiju izsniegšanai tagad var notikt mazāk nekā 48 stundu laikā vienkāršiem aktiem, salīdzinot ar vienu līdz trīs nedēļām tradicionālā papīra formātā. Pētījumiem, kas vēlas optimizēt savu parakstīšanas plūsmu ne-autentiskiem aktiem, rīki, piemēram, Certyneo ROI kalkulators, ļauj precīzi novērtēt produktivitātes pieaugumu.

Izmērāmi ieguvumi notariālajiem biuriem

Termiņu samazināšana un produktivitātes pieaugums

AAE vispārināšana ļāvusi ievērojami samazināt apstrādes termiņus. Saskaņā ar Notariālo lietu augstākās padomes 2024. gada gada ziņojumā publicētajiem datiem vairāk nekā 85 % nekustamā īpašuma pārdošanas tagad iekļauj vismaz vienu elektronizētu posmu, bet 60 % norisinās pilnīgi attālumā. Pētījumam, kas apstrādā 300 aktu gadā, pāreja uz pilnīgi elektronisko sistēmu nozīmē aprēķināto ietaupījumu starp 15 un 25 % no administratīvā laika, kas atbilst 0,5 līdz 1 darba vietai, ko var pārnest uz augstākas vērtības uzdevumiem.

Pastiprināta drošība un pilnīga izsekojamība

Atšķirībā no papīra akta AAE labojusies ar pilnīgu izsekojamību: katra darbība ir laika marķēta, reģistrēta un pārbaudāma. Centralizētais elektroniskais minūtieris garantē dokumenta integritāti neierobežotu laiku bez zaudējuma, pasliktošanās vai falsifikācijas riska. Ar katru aktu saistītais audita žurnāls veido nesarāvēju pierādījumu strīdos.

Ģeogrāfiskā pieejamība un pušu iekļaušana

Attāla piedalīšanās ir dziļi pārveidojusi attiecības starp notāriem un viņu klientiem. Veca vai pārvietlības traucējumiem pakļauta persona, izceļotājs, kas no ārvalstīm pārvalda mantojumu, vai ārzemnieks nepieciešams var parakstīt autentisku aktu, neatstājoties no fiziska vietas Francijā. Šī pieejamība ir galvenā konkurences priekšrocība pētījumiem, kas investējuši šajos rīkos. Pētījumiem, kas pārvalda arī sarežģītus nekustamā īpašuma aspektus, Certyneo nekustamā īpašuma risinājums noderīgi papildina CSN piedāvājumu ne-autentiskiem aktiem.

Pāreja uz pilnīgi elektronizu sistēmu: brīdināšanas punkti

Darbinieku apmācība un izmaiņu vadīšana

Elektroniskās parakstīšanas pieņemšana notariālajā biuē aprobežojas nevis ar tehniskiem jauninājumiem. Tā iesaista biznesa procesu pārskatīšanu. Darbiniekiem jāapmāca rīki (Real.not, ARDI), izņēmumu vadīšana (savienojuma atteice, atteikums parakstīt attālumā) un ētikas pienākumi, kas paliek nemainīgi neskatoties uz elektronizāciju.

Hibrīdu plūsmu pārvaldīšana

Pārejas periodā — kas var ilgt vairākus gadus biuriem, kas apstrādā starptautiskus aktus vai puses ar mazu digitālo pratību — biuriem jāsaglabā spēja apstrādāt aktus papīra formātā. Šo hibrīdo plūsmu pārvaldīšana prasa stingru organizāciju, lai nekļūfī sajaukuma starp abām apstrādes ķēdēm. Savstarpēji savietojami risinājumi, piemēram, elektroniskās parakstīšanas risinājumu salīdzinājumā, atvieglo šo līdzeksļu eksistenci.

Kiberdrošība un datu aizsardzība

Notariālie biuri apstrādā datus starp jūtīgākajiem: mantas, mantojumus, ģimenes situācijas. GDPR regulaments (nr. 2016/679) un NIS2 direktīva uzliek pastiprinātus pienākumus informācijas sistēmu aizsardzībā. Piekļuve RPVN un CSN infrastruktūrai nodrošina augstu aizsardzības līmeni, taču katrs biurs joprojām ir atbildīgs par sava darba stacija drošību un paroles politiku. Gada kiberdrošības audits ir stingri ieteicams, jo īpaši biuriem, kas migrējuši uz mākoņi.

Piemērojamais tiesisks regulējums elektroniskajai parakstīšanai notariālos

Elektroniskās parakstīšanas tiesiskā derīguma notariālajos nozīmē balstās uz sarežģītu artikulāciju starp Eiropas tiesībām, Francijas civilo tiesību un specifiskajām notariālajām tiesībām.

Regulaments eIDAS nr. 910/2014 (un tā pārskatīšana eIDAS 2.0, kas šobrīd tiek izvietota) veido Eiropas pamatni. Tas definē trīs elektroniskās parakstīšanas līmeņus (vienkāršs, paaugstināts, kvalificēts) un izvirza principu par nediskrimināciju: dokumentu ar elektroniskas parakstītas nevar noraidīt vienīgi tāpēc, ka tas ir elektroniskā formā. Kvalificēta parakstīšana labojusies ar likumīgu pieņēmumu par uzticamību un tiesiskai ekvivalencei ar rokrakstu visos dalībvalstīs.

Civilkodeksa 1366. un 1367. pants nostāda pamatdiskusiju: elektronisks raksts ir tāds pats pierādvērtības kā papīra raksts ar nosacījumu, ka tā autoru var pareizi identificēt un dokumenta integritāte ir garantēta. 1367. pants precizē, ka procedūras uzticamība tiek pieņemta, ja vien nav pretējos pierādījums, ja tiek izmantota kvalificēta elektroniskā parakstīšana.

Ordonnance nr. 2005-759 (4. jūlijs, 2005) ieviesu elektroniskās autentisku aktu Francijas tiesībās, grozījumi 1971. gada 26. novembra dekrētā par civilo aktu. Dekrēts nr. 2005-973 (10. augusts, 2005) nosaka tā tehniskās modalitātes, jo īpaši centralizētā elektroniskā minūtiera lietošanas obligātību.

Dekrēts nr. 2020-395 (3. aprīlis, 2020) bija izšķirošs posms, apkopojot pušu attālo piedalīšanos autentiskiem aktiem, sākotnēji paredzētu pagaidu pamatā krīzes kontekstā, taču pēc tam īstenotu caur ASAP likumu.

ETSI EN 319 132 standarts (XAdES paraksti), ETSI EN 319 122 (CAdES) un ETSI EN 319 162 (ASiC) definē elektroniskās parakstīšanas tehniskos formātus, kas atzīti eIDAS kontekstā. AAE galvenokārt izmanto PAdES formātu (PDF Advanced Electronic Signatures, ETSI EN 319 102) PDF formāta dokumentiem.

GDPR nr. 2016/679 nosaka notāram, kā atbildīgajam pūlim rīkoties, lai ieviestu atbilstošus tehniskos un organizatoriskus pasākumus pušu personīgo datu aizsardzībai. GDPR 32. pants īpaši pieprasa datu šifrēšanu pārvadē un atpūtā, obligācija pilnīgi apmierināta RPVN infrastruktūrā.

NIS2 direktīva (transponēta Francijas tiesībās ar likumu nr. 2023-703 (1. augusts, 2023)) uzliek operatoriem, kas sniedz būtiskus pakalpojumus — kategorija, kurai pieder daži uzticības dienestu sniedzēji, kas iesaistīti notariālajā ķēdē, deklarēt savus nozīmīgus drošības incidentus ANSSI 24 stundu laikā.

Jebkurs šo obligāciju pārkāpums nodara notāru disciplinārajiem soda pasākumiem, kurus pieņem Notāru kamera, kā arī civilo un penālo sodu iespējamībai, kas var iet līdz akta nulitātei.

Konkrēti lietošanas scenāriji

Scenārijs 1: vidējā lieluma notariālais biurs, kas apstrādā starptautiskus mantojumus

Notariāls biurs ar apmēram desmit darbiniekus, specializējies patrimonā tiesībās un starptautiskajās privāttiesībās, katru gadu pārvalda starp 80 un 120 mantojumiem ar mantiniekus Francijas ārpusē (Eiropas Savienība, Ziemeļamerika, frankofonā Āfrika). Pirms attālas piedalīšanās ieviešanas caur ARDI, katra patiesības deklarācijas vai mantojuma deklarācijas parakstīšana prasa fizisks apmeklējums vai notariālo procūru iestāšanu attiecīgajās valstīs — procedūra, kas var ilgt 4 līdz 8 nedēļas un radīt ievērojamus izmaksas ģimenēm.

Kopš AAE attāles risinājuma pilnas izvēršanas šis biurs ir samazinājis vidējo apstrādes laiku starptautiskajiem mantojumiem par 65 %, nomainot vidējo 11 nedēļu uz mazāk nekā 4 nedēļām. Klienta apmierinātība ir paaugstinājusies uzmanījamā, un biurs spēja absorbēt 20 % aktu skaita palielināšanu bez papildu darbinieka nolīgšanas.

Scenārijs 2: reģionāls nekustamā īpašuma izstrādātājs, kas apstrādā pārdošanu turpmākā pabeigšanā (VEFA)

Nekustamā īpašuma izstrādātājs, kas katru gadu veic starp 150 un 200 VEFA pārdošanas, darbojas ar trim partneru notariālajiem biuriem. Daudzo dalībnieku (pircēji, izstrādātājs, bankas, garantijas) klātbūtne padarīja parakstu koordināciju īpaši sarežģītu papīra formātā, nepieciešama tikšanās organizēšana, kuras bieži tika atlikt, un daudz atkārtotu dokumentu pārmaiņu vadīšana.

Pēc elektroniskās parakstīšanas kopējās pieņemšanas priekšlīgumos (privātā paraksta ar paaugstinātu līmeni) un galīgajos aktos (AAE ar kvalificēto līmeni), vidējais pārdošanas cikls tika samazināts par 3 nedēļām. Incidenti, kas saistīti ar paraksta kļūdām vai aizmirkstiem, samazinājās par 90 %, un notariālie komandi ietaupīja aptuveni 25 % laika, kas veltīts pušu atgādinājumiem. Ne-autentiskiem aktiem biuri izmanto B2B parakstīšanas risinājumu, kas atbilst eIDAS, ļaujot pircējiem parakstīties no viņu viedtālruņa mazāk nekā 5 minūtēs.

Scenārijs 3: lauku notariālais biurs, kas pavada veco klientūru ar zemu digitālu pratību

Lauku notariālais biurs, kas apkalpo retumājas apdzīvotības teritoriju, saskaras ar īpašu problēmu: nozīmīga tā klientūras daļa, kurā dominē cilvēki virs 70 gadiem, ir maz pazīstami ar digitālajiem rīkiem. Tomēr ģeogrāfiskais attālums (daži klienti dzīvo vairāk nekā 45 minūtes no biura) padarīs ceļojumus bīstamos, jo īpaši vienkāršiem aktiem, piemēram, dāvanas starp laulātajiem vai pilnvarām.

Biurs ir izstrādājis hibrīdu atbalsta sistēmu: kolega dodas uz klienta mājām ar iepriekš konfigurētu planšetdatoru pārvietlības traucējumu gadījumos, kamēr autonomie klienti paraksta no sava aprīkojuma. Šī sistēma ļāvusi saglabāt proksimitāti, vienlaikus samazinot biura ceļojuma izmaksas par aptuveni 30 %. Papīra samazināšana (drukāšana, pasta sūtīšana, fiziskā arhivēšana) nozīmē gada ietaupījumus, kas novērtēti daudzu tūkstošu eiro apmērā.

Secinājums

Elektroniskā parakstīšana šodien ir pilnīgi integrēta Francijas notariālās profesijas praksē. No centralizētā elektroniskā minūtiera līdz attālo piedalīšanai caur ARDI, caur kvalificēto parakstīšanu, kas ir obligāta autentiskiem aktiem, tiesisks un tehnisks regulējums ir stabils, nobriedis un atzīts Eiropas līmenī, pateicoties eIDAS regulamentam. Ne-autentiskiem aktiem, honorāru līgumiem un iekšējiem dokumentu plūsmiem notariālajiem biuriem ir ieteicams paļauties uz specializētu SaaS risinājumu, kas atbilst eIDAS un ir pielāgots juridiskā sektora ierobežojumiem.

Certyneo pavada juridiskos speciālistus viņu digitālajā transformācijā ar platformu, kas veidota, lai atbilstu augstākajiem atbilstības prasībām. Iepazīstieties ar Certyneo risinājumu, kas paredzēts juridiskajiem biuriem, vai sāciet bez maksas, lai novērtētu ietekmi uz jūsu dokumentu procesiem.