Elektroniskā parakstīšana pašvaldības iestādēm: normatīvais ietvars, praktiski risinājumi un dēļvērtības gadījumi

Kāpēc elektroniskā parakstīšana ir kļuvusi neizbēgama pašvaldības iestādēm

Administratīvo procedūru digitalizācija šodien ir prioritāte pašvaldības iestādēm, reģioniem, viņu iestādēm un vietējiem publiskajiem iestādēm. Kopš 2014. gada 6. novembra dekrēta nr. 2014-1329 stāšanās spēkā par pašvaldības iestāžu deliberatīvo orgānu attālo sesiju procedūru, un jo īpaši pēc valdības "Action Publique 2022" programmas uzsākšanas, elektroniskā parakstīšana pašvaldības iestādēm ir kļuvusi par stratēģisku modernizācijas sviru. 2026. gadā gandrīz 87% Francijas reģionu ir ieviesto vismaz vienu digitālās parakstīšanas sistēmu, pamatojoties uz SGMAP datiem, un kustība paplašinās arī uz pašvaldībām ar mazāk nekā 3 500 iedzīvotāju.

Dokumentu digitalizācijas vispārināšana pašvaldības iestādēs — publiskos iepirkumus, partnerības konvencijas, lēmumus, dekrētus — atbilst trīsfoldam loģikai: operacionālā efektivitāte, tiesiskā drošība un sabiedrības prasība pēc pārredzamības. Šis raksts jūs iepazīstinās ar normatīvajiem pamatiem, piemērojamajiem parakstīšanas līmeņiem, konkrētiem lietošanas gadījumiem un labās prakses norādījumiem jūsu digitālās transformācijas veiksmei.

Normatīvais ietvars, kas aktīvi veidojas

Eiropas direktīva par publisko iepirkumu iesniegšanu (2014/24/ES), transponēta Francijas tiesībās ar dekrētu nr. 2016-360, nozīmē pilnīgu publisko iepirkumu procedūru digitalizāciju sumām, kas pārsniedz 40 000 € bez PVN kopš 2018. gada 1. oktobra. Tajā pašā laikā eIDAS regulējums nr. 910/2014 ir izstrādājis harmonizētu sistēmu elektronisko parakstu savstarpējai atzīšanai visos Eiropas Savienības dalībvalstīs, bāzi, ko eIDAS 2.0 pārskatīšana (ES regulējums 2024/1183, kas stājies spēkā 2024. gada maijā) vēl vairāk stiprina ar Eiropas digitālās identitātes portfeļa (EUDIW) ieviešanu.

Pašvaldības iestādēm tas nozīmē praktiski, ka jebkurš akts, kas apstiprina juridisko personu — pašvaldības dekrēts, publiskais iepirkums, sabiedriskā pakalpojuma delegēšanas konvencija — var un drīkst tikt parakstīts elektroniski, ar nosacījumu, ka tiek izvēlēts pareizais parakstīšanas līmenis atkarībā no akta rakstura un riska.

Trīs elektroniskās parakstīšanas līmeņi, kuri piemērojami pašvaldības iestādēm

Regulējums eIDAS noraida trīs parakstīšanas līmeņus, kuru nozīme atšķiras atkarībā no skaņotā administratīvā akta.

Vienkāršā elektroniskā parakstīšana (VEP)

Vienkāršā elektroniskā parakstīšana ir minimālais līmenis. Tā balstās uz elektroniskajiem datiem, kas pievienoti citiem datiem (noklikšķinājums pieņemšanai, pārbaudīta e-pasta adrese) bez jebkādu sertifikācijas prasību. Tā ir piemērota zems juridiski riski aktiem: saņemšanas apstiprinājumi, iekšējie uzaicinājumi, parastā administratīvā veidlapas. Pašvaldībai tas var tikt izmantots tiešsaistes reģistrācijas un administratīvās konsultācijas apstiprinājuma pārvaldībai.

Uzmanība: vienkāršais paraksts sniedz tikai ierobežotu pieņemamības pieņēmumu un tā opozīcija tiesvedībā var tikt apstrīdēta. Tāpēc tas ir nepiemērots līgumiem, kas ietver nozīmīgus izdevumus, vai aktiem, kas ir pakļauti tiesiskuma kontrolei.

Progresīvā elektroniskā parakstīšana (PEP)

Progresīvais paraksts ir unikāli saistīts ar parakstītāju, ļauj viņu identificēt, tiek izveidots no datiem, ko parakstītājs var paturēt pilnīgi sava kontrolē, un ir saistīts ar parakstītiem datiem tādu veidu, lai atklātu jebkuras turpmākas izmaiņas. Tas parasti balstās uz digitālo sertifikātu, ko izdevusi kvalificēta uzticības pakalpojuma sniedzēja (UUPS) atsevišķa Francijas uzticamības saraksta (Trust Service Status List – TSL) klasē.

Publisko iepirkumu vidējiem līmenim un starpvaldību partnerības konvencijām progresīvais paraksts ir laba līdzsvara vieta starp drošību un operacionālo plūsmu. Daudzas modernas SaaS risinājumi, tostarp Certyneo, ļauj ieviест šo līmeni ar stipru autentifikāciju (OTP SMS + dokumentu pārbaude), neprasot materiālu atslēgu.

Kvalificēta elektroniskā parakstīšana (KEP)

Kvalificēts paraksts ir augstākais eIDAS paredzētais līmenis. Tas obligāti balstās uz kvalificētu sertifikātu, ko izdevusi akreditēta UUPS, un parasti tiek izveidots, izmantojot kvalificētu paraksta izveides ierīci (KPII) — čipkarte, USB pilnivarījums vai, kopš eIDAS 2.0, attāls kvalificēts paraksta izveides pakalpojums. Tas gūst juridisku pieņēmumu par līdzvērtību ar roku parakstu visos Eiropas Savienības dalībvalstīs (eIDAS regulējuma 25. pantā 2. punkts).

Šis paraksts ir ieteicams — vai pat obligāts — vissenākajiem aktiem: jaunas parakstīšanas delegācijas no jaunas vai padomes vadītāja, liela apjoma publiskos iepirkumus, aktiem, kas ir pakļauti prefekta tiesiskuma kontrolei. Īstenošanas izmaksas un sarežģītība ir augstākas, bet absolūtā tiesiskā drošība, ko tas nodrošina, padara to par neizbēgami standarta pašvaldības iestādēm, kas pārvalda lielu kontraktu skaitu ar augstu risku.

Elektroniskās parakstīšanas risinājumu salīdzinājuma skaidrojumam tirgū, Certyneo elektroniskās parakstīšanas risinājumu salīdzinājums ļaus jums ātri novērtēt piedāvājumus saskaņā ar jūsu budžeta un tehniskajos ierobežojumiem.

Dokumentu digitalizācija: kuri akti praktiski ir iesaistīti?

Dokumentu digitalizācija pašvaldību iestādēs un pašvaldībās aptver ļoti plašu administratīvo aktu spektru. Izpratne par to, kuri ir prioritāri, ļauj organizēt pakāpenisku un kontrolētu ieviešanu.

Publiskais iepirkums un sistēmas nolīgumi

Kopš 2019. gada 22. marta dekrēta, kas nosaka paziņojuma dokumentu pieejamības un komunikācijas procesu starp pircējiem un ekonomikas dalībniekiem, elektroniskā parakstīšana ir obligāta formalizētiem iepirkumiem (slengs > 215 000 € bez PVN piegādei un pakalpojumiem). Publiskā konkurences uzaicinājums, vispārējie iepirkuma noteikumi, specifiskie iepirkuma noteikumi un dalības akti ir jāparaksta pašvaldības iestādes juridiskajam pārstāvim un iepirkuma ieguvējam.

Pircēja profils (publisko iepirkumu digitalizācijas platforma) jābūt savienojamam ar parakstīšanas rīkami. API integrācija ar Certyneo risinājumu ļauj automatizēt dokumentu nosūtīšanu, parakstu ievākšanu un arhivēšanu ar pierādmūsjēgiskumienu elektroniskajā seifā, kas atbilst NF Z 42-013.

Konvencijas un lēmumi

Sabiedriskā pakalpojuma delegēšanas konvencijas (DSP), publiskā domēna deminutas konvencijas, partnerības konvencijas ar asociācijām vai citām juridiskām personām, kā arī pašvaldības domes vai deliberatīvā sapulces lēmumi visi var tikt digitalizēti. Pēdējiem, dekrēts nr. 2020-1407 no 2020. gada 18. novembra ir padarījis elastīgākas attālo sesiju nosacījumus, atverot ceļu elektroniskajai parakstīšanai procesu-verbāli.

Stāvokļa akti un administratīvie dekrēti

Bīstamības dekrēti, policijas administratīvie dekrēti, plānošanas akti (būvniecības atļaujas, iepriekšēji paziņojumi) var tikt arī parakstīti elektroniski. Juridiskās un administratīvās informācijas direkcija (DILA) ir izstrādājusi @ctes portālu digitalizētu aktu nosūtīšanai uz prefektūru ar tiesiskuma kontroli, ar integrētu elektronisko parakstīšanu no pašvaldības vadītāja vai padomes vadītāja.

Ja jūsu pašvaldības iestāde arī ievieš elektronisko parakstīšanu savos HR procesos — darbā pieņemšana, kontrakta piedevas, apmācība — elektroniskās parakstīšanas HR vadlīnijas nodrošinās jums precīzu atsauces sistēmu.

Piemērota elektroniskās parakstīšanas sistēmas izvēle un ieviešana publiskā sektora ierobežojumiem

Pašvaldības iestādes saskaras ar specifiskiem ierobežojumiem, ko vispārējie tirgus risinājumi ne vienmēr ņem vērā: datu glabāšana valsts vai Eiropas teritorijā, savienojamība ar esošajām informācijas sistēmām (Berger-Levrault, Sedit Marianne, Civil Net...), autorizācijas pārvaldīšana par delegāciju un tiesiskuma atklāšanas prasības.

Atbilstoša risinājuma izvēles kritēriji

Vairāki kritēriji jāvadās:

• Sniedzēja kvalifikācija: sniedzējam jābūt uzticamības nacionālajā sarakstā (Francijas TSL, ko publicēja ANSSI) vai konsolidētajā Eiropas sarakstā (EU Trusted Lists). eIDAS kvalifikācija ir minimāla obligāta garantija.
• Suvereņa glabāšana: dati, ko apstrādā pašvaldības iestādes, bieži vien ir administratīvā noslēpuma vai personas datu jēdzienā saskaņā ar VDAR. Glabāšana, kas sertificēta HDS (Veselības datu glabātāju) vai kvalificēta SecNumCloud, ir stingri ieteicama visjutīgākajiem apstrādei.
• Savienojamība: sistēmai jāintegrējas caur API REST ar lietotāja attiecību pārvaldības sistēmām (GRU), profesionālo programmatūru un publisko iepirkumu platformām (AWS, Klekoon, e-Marchés publics...).
• Arhivēšana ar pierādmūsjēgiskumu vērtību: parakstīts dokuments, kas papildināts ar metadatiem (sertifikātu rinda, laika zīme, pārbaudes pārskata), jāarhivē sistēmā, kas atbilst NF Z 42-013 vai ISO 14721 (OAIS).
• Delegāciju un autorizāciju pārvaldīšana: pašvaldībai jābūt iespējai konfigurēt parakstīšanas darbplūsmas, kas atspoguļo tās iekšējās delegācijas (jaunas delegācija DGA, divu amatpersonu kopīga parakstīšana u.c.).

Pakāpeniska ieviešana: ieteiktā metode

DGFIP un AMF (Francijas jaunas asociācija) ieteic trīsfāžu pieeju: (1) esošā stāvokļa audits un digitalizējamo aktu kartēšana, (2) izmēģinājums ierobežotā tvērumā (piem., standarta materiālu iepirkumi), (3) vispārinājums ar aģentu apmācību un komunikāciju ar ārējiem partneriem.

Certyneo ROI kalkulators var palīdzēt jums aprēķināt paredzamo investīciju atdevi atkarībā no gada laikā apstrādāto kontraktu apjoma jūsu pašvaldības iestādē, ņemot vērā drukāšanas, pasta, fiziskas glabāšanas un administratīvās vadības izmaksas.

Visbeidzot, pašvaldības iestādēm, kas jau ir aprīkotas ar esošu sistēmu un vēlas migrēt uz produktīvāku platformu, migrācijas piedāvājums uz Certyneo piedāvā pilnībā atbalstītu servisu, ieskaitant datu pārņemšanu un notiekošo darbplūsmu nepārtrauktību.

Elektroniskajai parakstīšanai piemērojamais juridiski ietvars pašvaldības iestādēs

Elektroniskā parakstīšana, ko lieto pašvaldības iestādes, darbojas normatīvu saskaņota kopuma ietvaros, ko nepieciešams apzināties, lai nodrošinātu katras digitalizētas operācijas drošību.

Pamatlikuma 1366. un 1367. pants: 1366. pants nosaka, ka „elektroniskā rakstvēlētā pieraksts ir tāds pats tiesiskais spēks kā papīra dokumentam, ar nosacījumu, ka var tikt atbilstošo identificēta persona, no kuras tā izriet, un to ir konceptualizēts un paturēts apstākļos, kas garantē tā integritāti." 1367. pants atzīst elektroniskā paraksta derīgumu, ja tas „sastāv no uzticamas identifikācijas metodes lietošanas, kas garantē tā saikni ar aktu, uz ko tas atsaucas", ar pastiprinātu pieņēmumu par uzticamību, kad tiek izmantots eIDAS kvalificēts paraksts.

Regulējums eIDAS nr. 910/2014 no Eiropas Parlamenta un Padomes: Šis regulējums ir tieši piemērojams visos Eiropas Savienības dalībvalstīs un nosaka trīs elektroniskās parakstīšanas līmeņus (vienkāršs, progresīvs, kvalificēts), nosaka prasības, kas piemērojamas kvalificētiem uzticības pakalpojuma sniedzējiem un garantē parakstu savstarpējo atzīšanu starp valstīm (25. pants). eIDAS 2.0 pārskatīšana (ES regulējums 2024/1183) stiprina šos noteikumus un ieved Eiropas digitālās identitātes portfeli (EUDIW).

Regulējums VDAR nr. 2016/679: Personas datu apstrāde parakstītāju identitāte, kontakti, biometrijas dati) ir pakļauta VDAR minimalizācijas, nolūka un drošības principiem. Pašvaldības iestādēm jāglabā apstrādes reģistrs un jāpārliecinās, ka to sniedzējs darbojas kā apakšlīgumnieks ar DPA (Datu apstrādes nolīgums), kas atbilst 28. pantam.

Direktīva NIS2 (ES 2022/2555): Transponēta Francijas tiesībās ar likumu nr. 2023-703 no 2023. gada 1. augusta un tās īstenošanas dekrētiem, direktīva NIS2 nozīmē administrācijas ielās — ieskaitant nozīmīgas pašvaldības iestādes — pastiprinātās kiberdrošības prasības, īpaši risku vadībai, kas saistīta ar ciparu piegādes ķēdi. Paraksta sniedzējam jābūt iespējai dokumentēt viņa drošības pasākumus.

Standarti ETSI EN 319 132 un EN 319 122: Šie standarti nosaka elektroniskās parakstīšanas progresīvos formātus (XAdES, CAdES, PAdES), kas pieņemti publiskajos iepirkumos. PAdES-B-LTA formāts (PDF progresīvā elektroniskā parakstīšana ar ilgstošu arhivēšanu) ir īpaši ieteicams dokumentiem, kas jāglabā ilgus laika periodus.

Dekrēts nr. 2014-1329 un dekrēts nr. 2020-1407: Šie teksti reglamentē attālas sesijas un elektronisko parakstīšanu pašvaldības iestāžu deliberatīvo orgānu aktos.

Tiesiskais risks pie neatbilstības: Ar neatbilstošu parakstīšanas līmeni vai ne-kvalificēta sniedzēja parakstīts akts var tikt anulēts administratīvā tiesā, ja tiesvedība. Prefekta tiesiskuma kontrole var arī noraidīt aktus, kas nosūtīti caur neatbilstošiem kanāliem. Tāpēc ļoti svarīgi, ka pašvaldības iestādes datu aizsargtājs (DPO) un tiesiskais dienests apstiprina ieviešanas sistēmu pirms jebkādas ražošanas uzsākšanas.

Praktiski izmantošanas scenāriji pašvaldības iestādēs

Scenārijs 1 — Vidējas lieluma pašvaldība digitalizē savus ceļu publiskos iepirkumus

Pašvaldība ar apmēram 25 000 iedzīvotāju vadīti vidēji 40 līdz 60 publiskos iepirkumus gadā, no kuriem apmēram 20 pārsniedz formalizēta konkursa slieksni. Pirms digitalizācijas katrs iepirkums prasīja drukāt 3 līdz 5 eksemplārus kontrakta dosseja, fizisku parakstīšanas ķēdi, kurā bija iesaistīti jaunā, DGA un publiskā grāmatvēža (DGFIP pārstāvja), tad ieteiktās pakas ģenerālkunga un prefekta tiesiskuma kontrolei. Vidējais laiks starp atribūciju un iepirkuma paziņošanu sasniedza 18 darba dienas.

Pēc elektroniskās parakstīšanas risinājuma ar kvalificētu parakstu ieviešanas, kas integrēts viņu pircēja profilā, pašvaldība šo termiņu samazinājās uz 4 darba dienām, tas ir, samazinājums par 78%. Tiešās ekonomijas par drukāšanas, pasta un arhivizācijas pārvaldības izmaksām tika novērtētas aptuveni 12 000 € gadā. Tiesiskuma kontrole, kas tagad tiek veikta caur @ctes portālu ar elektronisko parakstu, tiek veikta 48 stundu laikā pret iepriekš vidējo 7 dienas.

Scenārijs 2 — Padome digitalizē savas subsīdiju konvencijas asociācijām

Padome piešķir gadā vairāk nekā 1 200 subsīdijas vietējām asociācijām, katra dod vietu abpusējai konvencijai. Papīra vadība mobilizēja 4 aģentu komandu daļēji laiku 3 mēnešus gadā, ar parakstīto konvenciju atgriešanas attiecību laika termiņos vos nedaudz vairāk par 60% — asociācijas bieži uzkavējās dokumentu atgriešanu.

Pēc elektroniskās parakstīšanas risinājuma ar vienkāršu progresīvu parakstu ieviešanas ar beļķu marķējumu padome automatizēja konvenciju nosūtīšanu elektroniskā veidā ar automātiskām atgādinājumiem. Parakstīšanas attiecība laika termiņos pieauga līdz 94% jau pirmajā gadā. Laika ekvivalenta ieguvums ir aptuveni 1,2 ETP gadā. Automātiskā arhivēšana digitālajā seifā, kas atbilst prasībām, arī ļāva samazināt fiziskās glabāšanas izmaksas par 35%.

Scenārijs 3 — Savienības iestāde nodrošina savus padomes lēmumus

Aglomerācijas kopiena, kas apvieno 18 pašvaldības, vidēji rīko 12 padomes sēdes gadā, katra producējot 20 līdz 50 lēmumus. Katra lēmuma fiziskā parakstīšana no priekšsēdētāja un jaunas vietpriekšsēdētāju iesaista smagu loģistiku, ar pārvietošanos, kas dažkārt ir grūta amatpersonām, kas dzīvo perifējās pašvaldībās.

Ieviešot kvalificēta paraksta darbplūsmu attālumā, kas ļauj katram iestādes vadītājam parakstīties no sava viedtālruņa vai datora ar viņa personīgo sertifikātu, savienības iestāde izsāka ģeogrāfiskos ierobežojumus un samazinājās vidējo lēmumu noslēgšanas termiņu no 12 dienām uz 2 dienām. Pārvietošanās ekonomija (kilometrāžu izmaksas, aģentu laiks) tika novērtēta aptuveni 8 500 € gadā. Pilna parakstu un laika zīmju izsekošana arī vienkāršoja atbildes uz tiesvedības apeliem.

Secinājumi

Elektroniskā parakstīšana ir kļuvusi par strukturējošu līdzekli pašvaldības iestāžu modernizācijai. Vai tas ir publiskais iepirkums, partnerības konvencijas, lēmumi vai administratīvie dekrēti, dokumentu digitalizācija pašvaldības iestādēs un pašvaldībās nodrošina izmērāmus ieguvumus: apstrādes termiņu samazinājums, tiešas ekonomijas par administratīvajām izmaksām, parakstīto aktu tiesiskās drošības stiprināšana un attiecību uzlabošana ar partneriem un pakalpojumu sniedzējiem. Normatīvais ietvars — eIDAS, Pamatlikums, VDAR, NIS2 — nodrošina cieši pamatni šai pārejai, ar nosacījumu, ka tiek izvēlēts kvalificēts sniedzējs un kalibrēts parakstīšanas līmenis atbilstošie katram aktam.

Certyneo pārvada pašvaldības iestādes šajā transformācijā ar eIDAS atbilstošu platformu, kas glabājas Eiropā, aprīkota ar progresīvu delegāciju pārvaldību un API integrāciju ar galvenajiem publiskā sektora informācijas sistēmām. Uzziniet mūsu cenas un īpašus publiskā sektora piedāvājumus vai sazinieties ar mūsu komandu personalizētai demonstrācijai.