Darba tiesību juridiskā atbilstība: Darba devēja pienākumi

Juridiskā atbilstība darba tiesībās ir stratēģiiska prioritāte jebkuram uzņēmumam neatkarīgi no tā lieluma. Francijas Darba kodekss darba devējam uzspiež precīzus pienākumus, kas attiecas uz līgumu sagatavošanu, atvaļinājuma pārvaldību, profesionālo risku novēršanu un darbinieku personīgo datu aizsardzību. Šo pienākumu neizpilde uzņēmumu ekspozē administratīviem, krimināltiesiskiem un civiltiesiskiem soda pasākumiem, kas var būt ievērojami. Paātrinātas digitalizācijas kontekstā personālistikas dokumentu dematerialinācija — darba līgumi, pielikumi, uzņēmuma nienākšanas vienošanās — izraisa jaunus jautājumus par juridisko derīgumu. Šis raksts apkopo galvenos darba devēja pienākumus, saistītos riskus un labas prakses pasākumus darba tiesību atbilstības nodrošināšanai.

Darba devēja pamatpienākumi līgumsaistības jomā

Darba devējs ir pienākums darba attiecības formalizēt rakstiskā veidā lielākajā daļā situāciju. Šis pienākums, kas ilgu laiku bija ierobežots uz noteikta termiņa darba līgumiem (CDD), bija ievērojami paplašināts Eiropas tiesību ietekmē.

Darba līgums: obligātors saturs un termiņi

Kopš direktīvas (ES) 2019/1152 transponēšanas par pārredzamiem un paredzamiem darba apstākļiem, kas kodificēta Francijas Darba kodeksa 1221.-5 pantā un turpmākajos pantos, darba devējam jāpasniedz darbiniekam rakstisks dokuments, kas satur vismaz:

• Pušu identifikācija un darba vieta

• Amata nosaukums, nodarbinātības kategorija un darba veids

• Darba attiecību sākuma datums

• Darba laiks (pilna laika vai daļlaika)

• Atlīdzība (pamatmaksājums, prēmijas un priekrocības)

• Gada apmaksātā atvaļinājuma ilgums

• Procedūra, kas jārespektē darba devējam un darbiniekam, beidzot darba attiecības

• Piemērojamie kolektīvie līgumi

CDI gadījumā, lai gan Darba kodekss neparedz obligātu darba līguma sagatavošanu, vienota informācijas dokumenta (DUI) sniegšana ir obligāta kopš 2022. gada 1. augusta. Šī pienākuma neizpilde darba devēju ekspozē naudas soda 750 € par katru attiecīgo darbinieku (4. klases pārkāpums).

Pielikumi un darba līguma izmaiņas

Jebkurš darba līguma būtiska elementa maiņa — atlīdzība, darba laika ilgums, darba vieta ar ģeogrāfiskā sektora izmaiņu — prasa darbinieka rakstisku un parakstītu piekrišanu. Kasācijas tiesas jurisprudence šajā punktā ir konsekventa: vienpusēja būtiska elementa izmaiņa ir smags pārkāpums, kas var pamatot darbinieka apgalvojumu pret darba devēju (Cass. Soc., 1987. gada 8. oktobris, nr. 84-41.902 un konsekventa jurisprudence).

Šo dokumentu dematerialinācija, izmantojot elektroniskās parakstīšanas risinājumu HR, ļauj paātrināt procesus, vienlaikus nodrošinot apmaiņas izsekojamību un pierādījuma vērtību.

Pienākumi veselības, drošības un profesionālo risku novēršanas jomā

Darba kodeksa 4121.-1 pants darba devējam uzspiež droša darba rezultāta pienākumu attiecībā pret saviem darbiniekiem. Šis pienākums balstās uz vairākiem obligātiem dokumentu noformējumiem.

Profesionālo risku novērtējuma vienīgais dokuments (DUERP)

DUERP ir obligāts visiem uzņēmumiem, sākot no pirmā darbinieka, saskaņā ar dekrētu nr. 2001-1016 no 2001. gada 5. novembra, modificēts ar likumu nr. 2021-1018 no 2021. gada 2. augusta, ko sauc par "Darba veselības likumu". Kopš 2023. gada 1. jūlija uzņēmumiem ar vairāk nekā 150 darbiniekiem (un 2024. gada 1. jūlijā citiem) DUERP ir jāiesniedz digitālā portālā, ko pārvalda OPCO.

DUERP ir jāatjaunina:

• Vismaz vienu reizi gadā uzņēmumos ar 11 vai vairāk darbiniekiem

• Veicot jebkuru lēmumu par nozīmīgu darba apstākļu izmaiņu

• Kad tiek saņemta papildu informācija par risku

Sods par nolaidību: DUERP neesamība veido darba devēja nepiedodamu kļūdu darbinieka nelaimes gadījuma vai profesionālas slimības gadījumā, dodoties tiesības uz paaugstinātu rentes paaugstinājumu (Cass. Soc., 2002. gada 28. februāris, nr. 00-11.793).

Drošības apmācība un obligātie reģistri

Darba devējam ir jāorganizē praktiski un atbilstoši drošības apmācība katram jaunajai uzņemtajam darbiniekam, maiņot darba vietu vai tehniku (Darba kodeksa 4141.-2 pants). Šī apmācība jāietver apmācības reģistrā. Turklāt darba devējam jāuztur:

• Vienotais personāla reģistrs (4. pants 1221.-13)

• Nelielu darba nelaimes gadījumu reģistrs (uzņēmumiem, kuriem tas ir atļauts)

• Drošības reģistrs ERP vai uzņēmumiem, kas pakļauti Darba kodeksam

Šo reģistru digitalizācija ir atļauta ar nosacījumu, ka ir garantēta to integritāte, pieejamība un neizlaužamība, ko nodrošina eIDAS regulā atbilstīgi elektroniskās parakstīšanas risinājumi.

Darba devēja pienākumi darba laika un atlīdzības jomā

Nosacījumu ievērošana darba ilguma un algas jomā ir viena no darba inspicēšanas vadības prioritārajām kontroles asīm.

Maksimālais ilgums un obligātie atpūtas periodi

Darba kodekss nosaka stingras robežas:

• Maksimālais ikdienas ilgums: 10 stundas (4. pants 3121.-18), paaugstināts līdz 12 stundām pēc izņēmuma

• Maksimālais nedēļas ilgums: 48 stundas noteiktā nedēļā (4. pants 3121.-20) un vidēji 44 stundas 12 pēc kārtas esošās nedēļas laikā (4. pants 3121.-22)

• Ikdienas atpūta: vismaz 11 stundas nepārtraukti (4. pants 3131.-1)

• Nedēļas atpūta: vismaz 35 stundas nepārtraukti (24 stundas + 11 stundu ikdienas atpūta)

Dienu forfeitas vienošanās, kas attiecas uz vadītājiem un dažiem patstāvīgiem darbiniekiem, pakļaujas specifiskiem noteikumiem un obligāti jābalstās uz derīgu kolektīvo vienošanos (4. pants 3121.-64). Darba devējam turklāt jānodrošina regulārs darba apjoma uzraudzīšana darbiniekam forfeta dienu sistēmā, pretējā gadījumā forfets tiks uzskatīts par nepiemērojamu.

Algas lapīša dematīnā noformējums un ar to saistītie pienākumi

Elektroniskā algas lapīša ir tagad norma kopš 2017. gada 22. septembra ordonnance nr. 2017-1387: darba devējs var sniegt algas lapīti elektroniskā veidā bez darbinieka iepriekšējas piekrišanas, izņemot šī gadījuma iebilstību. Algas lapīšu jāglabā darba devējam 5 gadus un jāizdarīt darbiniekam pieejami 50 gadus vai līdz 75 gadu vecumam, izmantojot personīgo apmācības kontu vai jebkuru citu nodrošinātu digitālo vietu.

Algas lapīša atbilstība nozīmē arī ievērošanu vienkāršota noformējuma, kas izriet no 2016. gada 25. februāra dekrēta nr. 2016-190 (Darba ministrijas modelis).

Pienākumi personāla pārstāvniecības un kolektīvo vienošanos jomā

Sasniedzot noteiktus darbinieku skaita sliekšņus, darba devējam ir papildu pienākumi sociālās pārvaldības jomā.

Sociālā un ekonomiskā komiteja (CSE)

Kopš Makrona ordonnance no 2017. gada 22. septembra (ordonnance nr. 2017-1386), visiem uzņēmumiem ar vismaz 11 darbiniekiem ir jāorganizē vēlēšanas Sociālās un ekonomiskās komitejas (CSE) izveidošanai. Darba devējam ir jāveic:

• Vēlēšanu organizēšana 90 dienu laikā no darbinieku informēšanas

• CSE nodrošināšana ar nepieciešamajiem līdzekļiem (telpa, deleģēšanas stundas, budžets)

• CSE informēšana un konsultēšana par uzņēmuma stratēģiskajiem virzieniem, ekonomisko situāciju un sociālo politiku

CSE izveides vai vēlēšanu organizēšanas neesamība ir traucēšanas noziegums, par kuru juridiskajai personai piemēro sodu laikā 7 500 € naudas sods (Darba kodeksa 2317.-1 pants).

Obligāta uzņēmuma līmenī negociacīja (NOE)

Uzņēmumos ar darba arodsavienību pārstāvjiem darba devējam ir pienākums uzsākt obligātas negociacījas saskaņā ar šādu biežumu (4. pants 2242.-1 un turpmāk):

• Katru gadu: par algu, darba laiku, pievienotās vērtības dalīšanu un profesionālo vienlīdzību

• Ik trīs gadus: par darbvietu pārvaldību un profesionālajiem ceļiem (GEPP) uzņēmumos ar vairāk nekā 300 darbiniekiem

Elektroniskas parakstīšanas negociacījas protokola un uzņēmuma vienošanās, izmantojot elektroniskās parakstīšanas risinājumu, kas atbilst eIDAS regulai, nodrošina pastiprinātu pierādījumu vērtību un vienkāršo TéléAccords platformas iesniegšanas procedūru.

Darbinieku personīgo datu aizsardzība: integrēts GDPR pienākums

Darba devējs, kā apstrādes vadības atbildīgais GDPR nozīmē (Regula (ES) 2016/679), ir pienākums ievērot specifiskus pienākumus darba attiecību kontekstā.

HR apstrādes un juridiskā bāze

Personīgo datu apstrāde ir jābalsta uz derīgu juridisko bāzi. Nodarbinātības kontekstā galvenās mobilizētās juridiskās bāzes ir:

• Darba līguma izpilde (GDPR 6.1.b) algas pārvaldības, atvaļinājuma, apmācības jomā

• Juridisks pienākums (GDPR 6.1.c) DSN paziņojumam, obligāto reģistru uzturēšanai

• Likumīgi interesi (GDPR 6.1.f) dažiem uzraudzības noformējumiem, ievērojot stingru līdzsvara analīzi

Darba devējam jāinformē darbinieki par to attiecīgo datu apstrādes esamības par apstiprinājuma paziņojumu, kas pievienots darba līgumam (GDPR 13. pants). Apstrādes darbības reģistrs (RAT) obligāti jāietver HR apstrādes.

Glabāšanas ilgums un dzēšanas tiesības

CNIL ir publicējusi nozares atsauces dokumentus, kas nosaka HR datu glabāšanas ilgumu. Piemēram:

• Neizvēlēti kandidātu dati: 2 gadi maksimāli

• Darba līgumi un saistītie dokumenti: 5 gadi pēc darba beigām

• Algas lapīši: 5 gadi (darba devējs) un pieejams 50 gadus (darbinieks)

• Video uzraudzības dati uzņēmumā: 1 mēnesis parastajā gadījumā

Uzņēmumiem, kas digitalizē savus HR procesus, šie ierobežojumi jāintegrē dokumentu pārvaldības politikā. Uzziniet, kā Certyneo AI līgumu ģenerators var palīdzēt jums radīt dokumentus, kas atbilst spēkā esošajām juridiskajām prasībām.

Darba devēja juridiskā atbilstība darba tiesībās: piemērojamais juridiskais regulējums

Darba devēja juridiskā atbilstība darba tiesībās atbilst blīvam normatīvajam kopumam, savienojot nacionālo un Eiropas tiesības.

Darba kodekss (likumdošanas un normatīvā daļa): pamatots, tas regulē visas individuālās un kolektīvās darba attiecības. 1. pants 1221.-1 un turpmākie regulē darba līgumu, kamēr 4. pants 4121.-1 līdz 4121.-5 definē darba devēja drošības pienākumus.

Direktīva (ES) 2019/1152 no 2019. gada 20. jūnija par pārredzamiem un paredzamiem darba apstākļiem Eiropas Savienībā, ko transponēja Francijas tiesībās ar dekrētu nr. 2022-1173 no 2022. gada 25. augusta: tā uzspiež Vienota informācijas dokumenta (DUI) sniegšanu septiņu dienu laikā pēc nolīgšanas.

Regula eIDAS nr. 910/2014 un tās pēctece eIDAS 2.0 (Regula (ES) 2024/1183): tā definē elektroniskās parakstīšanas līmeņus (vienkārša, paplašināta, kvalificēta) un to juridisko vērtību. Saskaņā ar eIDAS 25. pantu, kvalificēta elektroniskā parakstīšana (SEQ) rada tādus pašus juridiskos sekas kā rokrakstīta parakstīšana visos dalībvalstīs. Darba līgumiem paplašinātā elektroniskās parakstīšana (SEA) nodrošina pietiekošas garantijas pārliecinošā vairumā situāciju.

Civilais kodekss, 1366. un 1367. pants: 1366. pants atzīst elektroniskajam rakstam tādu pašu pierādījumu spēku kā papīra pamatam, ar nosacījumu, ka persona ir pareizi identificēta un dokuments ir sagatavots un glabāts tā integritāti nodrošinošos apstākļos. 1367. pants precizē, ka elektroniska parakstīšana sastāv no drošas identifikācijas procedūras lietošanas, kas garantē tās saikni ar aktu.

GDPR nr. 2016/679 no 2016. gada 27. aprīļa: piemērojams visai darbinieku personīgo datu apstrādei. GDPR pienākumu neizpilde darba devēju ekspozē naudas sodiem, kas var sasniegt 4 % no gada pasaules apgrozījuma vai 20 miljonu eiro (GDPR 83. pants). Francijā CNIL ir izdevis vairākus nozīmīgus sodus darba devējiem par GDPR neizpildi HR jomā.

ETSI standarti EN 319 132 un EN 319 122: tās definē paplašinātas elektroniskas parakstīšanas formātus XAdES un CAdES, garantējot savstarpējību un parakstu ilgtspēju laika gaitā.

Likums nr. 2021-1018 no 2021. gada 2. augusta (Darba veselības likums): stiprina primārās profilakses pienākumus, jo īpaši DUERP atjaunināšanu un digitālu iesniegšanu.

Makrona ordonnance no 2017. gada 22. septembra (nr. 2017-1385, nr. 2017-1386, nr. 2017-1387, nr. 2017-1388): fundamentāli reformē darba tiesības, izveidojot CSE un liberalizējot kolektīvo negociacīju struktūru.

Darba devējs, kurš ignorē šos tekstus, ir pakļauts krimināltiesiskam sodīšanai (traucēšanas noziegums, slepta darbība), civiltiesiskam (aktu anulēšana, zaudējumu atlīdzība) un administratīvam (DRIEETS iespēja, administratīva slēgšana). Sertificētu ciparu rīku izmantošana ievērojami samazina šos riskus.

Lietošanas scenāriji: kā uzņēmumi nodrošina darba tiesību juridisko atbilstību

Scenārijs 1: 80 darbinieku liels pakalpojumu sektora uzņēmums paātrināta līguma un pielikuma parakstīšanu

80 darbinieku liels IT pakalpojumu sektora uzņēmums ar CDI un regulāru recesiju ar CDD sezonas darbinieki vidēji vajadzēja 8 līdz 12 dienas, lai savāktu parakstus darba līgumos un pielikumos. Šie termiņi uzņēmumu ekspozēja DUI sniegšanas pienākuma neizpildes riskam septiņu dienu laikā (direktīva 2019/1152). Izvietojot paplašinātas elektroniskās parakstīšanas risinājumu, kas integrēts SIRH sistēmā, uzņēmums vidējo parakstīšanas termiņu samazināja līdz mazāk nekā 24 stundām. Dokumentu daļa, kas parakstīta atbilstoši juridiskajam termiņam, pieauga no 61 % līdz 97 %. Ekonomija, kas realizēta drukas, pasta sūtīšanas un dokumentu pārvaldības izmaksās, tika novērtēta aptuveni 8 500 € gadā, tas ir, ROI pozitīvs jau ceturtajā izmantošanas mēnesī.

Scenārijs 2: 350 darbinieku liels rūpniecības koncerns digitalizē DUERP un drošības protokolus

350 darbinieku liels rūpniecības koncerns, kas darbojās uz trīs ražošanas vietām un nodarbināja 350 kolaborantus, bija jāpilda DUERP digitālās iesniegšanas pienākums, ko ieviesa 2021. gada Darba veselības likums. Vairāku vietu daudzveidība un gada atjaunināšanas sarežģītība radīja dokumentu nekonsekvences un augstu DUERP nepiemērojamības risku inspektora kontroles gadījumā. Digitalizējot visu procesu — kolaboratīvu rediģēšanu, CSE dalībnieku validāciju, izmantojot elektronisko parakstīšanu, un automātisku iesniegšanu OPCO portālā — koncerns samazināja DUERP gada atjaunināšanas laiku trīs reizes (no 6 nedēļām uz 2 nedēļām). Pastiprināta izsekojamība ļāva pierādīt atbilstību neplānotā darba inspektora pārbaudē, ierosinot izmainas lūgumu.

Scenārijs 3: Restorāna franšīzes tīkls nodrošina vienošanās un obligātas negociacījas

Restorāna ātrajā servisa franšīzes tīkls, kurš apvienoja trīsdesmit uzņēmuma filiāles, piederošas tīkla galvijai, ar kopumā vairāk nekā 400 nodarbinātajiem, bija jāorganizē katru gadu obligātas negociacījas par algu un profesionālo vienlīdzību. Darba arodsavienības pārstāvju un parakstīšanas pušu ģeogrāfiskā izkliede sarežģīja negociacījas parakstīšanas procesu un uzņēmuma vienošanās parakstīšanu. Elektroniskās parakstīšanas risinājuma izvietošana, kas atbilst eIDAS, ļāva panākt daudzu pušu parakstīšanas procesu, samazinot vienošanās finalizēšanas termiņu no vidēji 21 dienas uz mazāk nekā 5 dienām. Automātiskā iesniegšana TéléAccords, ko ģenerēja no platformas, arī novērsa kļūdu iesniegšanas procedūrā, kas bija biežs noraidījumu iemesls iepriekš.

Secinājumi

Juridiskā atbilstība darba tiesībās ir pastāvīgs projekts darba devējam: līgumsaistības pienākumi, risku novēršana, darba laika pārvaldība, personāla pārstāvniecība un datu aizsardzība veido prasīgu normatīvo kopumu, kura neizpilde var maksāt dārgi sodu un sociālās reputācijas ziņā. HR procesu digitalizācija — un jo īpaši eIDAS atbilstīga elektroniskā parakstīšana — ir mūsdienās viens no efektīvākajiem sviras, lai saistītu izpildes ātrumu, pierādījuma vērtību un normatīvo atbilstību.

Certyneo jūs pavada visu jūsu HR dokumentu nodrošināšanā: darba līgumi, pielikumi, uzņēmuma vienošanās, DUERP un daudz kā cits. Uzziniet par mūsu HR risinājumiem vai aprēķiniet jūsu ROI dažos klikšķos, lai konkrēti izmērītu iespējamos ieguvumus. Gatavs rīkoties? Izveidojiet bezmaksas kontu un sāciet parakstīt atbilstoši jau šodien.