Juridiskā atbilstība darba tiesībās: darba devēja pienākumi

Juridiskā atbilstība darba tiesībās ir viens no sarežģītākajiem izaicinājumiem, ar kuriem saskaras darba devēji Francijā un Eiropā. Starp Darba kodeksa prasībām, GDPR imperatīviem, kolektīvajiem līgumiem un nepārtrauktiem ciparu prakses pārmaiņām, lai saglabātu bezjūtīgu atbilstību, nepieciešama stingra organizācija un atbilstoši rīki. Šis raksts sniedz detalizētu pārskatu par darba devēja pienākumiem, pārkāpuma gadījumā iespējamiem riskiem un konkrētiem risinājumiem — jo īpaši e-parakstīšanu cilvēkresursu jomā — dokumentu procesu nodrošināšanai.

Darba tiesību atbilstības pamati

Juridiskā atbilstība darba tiesībās balstās uz imperatīvu noteikumu pamatu, ko katram darba devējam ir jāapgūst neatkarīgi no viņa uzņēmuma lieluma.

Darba līgumu redakcija un glabāšana

Darba līgums ir dokumentāls pamats darba devēja un darbinieka attiecībām. Francijā Darba kodeksa 1242.-12. pants nosaka rakstveida formu CDD gadījumā, pretējā gadījumā tas var tikt pārkvalificēts kā nenoteikts laika darba līgums. Nenoteiktā termiņa darba līgumiem pilna laika darbiniekiem rakstiska forma likumā nav obligāta, bet tā ir praktiski nepieciešama pierādījumu un juridiskās drošības nolūkā.

Kopš 2018. gada ESSOC likuma un 2017. gada Makrona ordonnansēm darba līgumu dematerializācija ir pilnībā atzīta. Darba devējs tagad var izmantot e-parakstīšanu, kas atbilst eIDAS, lai pavalidētu līgumus, grozījumus un citus cilvēkresursu dokumentus, ja paraksta līmenis atbilst juridiskajam riskam.

Darba līguma glabāšanas ilgums ir noteikts 5 gadi pēc līguma beigām saskaņā ar Darba kodeksa 3243.-4. pantu attiecībā uz algas lapām, un 30 gadi dažiem dokumentiem, kas saistīti ar pensiju (karjeras reģistri, profesionālās ekspozīcijas apliecinājumi). Šie termiņi prasa strukturētu un izsekojamu dokumentu pārvaldību.

Obligāt reģistri un sociālo dokumentu uzturēšana

Darba devējs ir pienākums uzturēt vairākus obligātus reģistrus un dokumentus:

• Personāla vienotais reģistrs (Darba kodeksa 1221.-13. pants): katrs darbinieks ir jāreģistrē tā iziešanas brīdī hronoloģiskā secībā. Nepareiza uzturēšana nozīmē sodu par 750 € par nereģistrētu darbinieku.

• Unikāls profesionālo risku novērtēšanas dokuments (DUERP): tas ir obligāts saskaņā ar 2001. gada 5. novembra noteikumu, tas ir jāatjaunina vismaz reizi gadā un jāsaglabā 40 gadus saskaņā ar 2021. gada 2. augusta likumu.

• Darba iekšējais noteikums: tas ir obligāts uzņēmumiem ar vismaz 50 darbniekiem (Darba kodeksa 1311.-2. pants), tas ir jāiesniedz Darba strīdu padomes reģistrā.

• Uzņēmuma līgumi un personāla pārstāvības iestādes (CSE) protokoli: to saglabāšana ir būtiska strīda gadījumā.

Darbinieku personīgo datu aizsardzība: GDPR pienākumi

Kopš Vispārējās datu aizsardzības regulas (GDPR) ieviešanas 2018. gada maijā darba devēji ir pakļauti specifiskiem pienākumiem kā datu apstrādes vadītāji saistībā ar savu darbinieku personīgajiem datiem.

Cilvēkresursu apstrādes juridiskais pamats

Darba attiecības rada daudzus datu apstrādes procesus: algas vadība, atvaļinājuma uzraudzība, profesionālā novērtēšana, piekļuves kontrole, pakalpojuma transporta ģeolokacijaacija, videonovērošana... Katrai apstrādei ir jābalstās uz vienu no sešiem GDPR 6. panta noteiktajiem juridiskajiem pamatiem.

Cilvēkresursu vadības gadījumā visbiežāk izmantotie juridiskais pamati ir:

• Darba līguma izpilde: alga, atvaļinājuma vadība, izmaksu atlīdzināšana.

• Juridiskais pienākums: sociālie paziņojumi, darbavietā iegūtā medicīna.

• Darba devēja legitīmās intereses: datorā pieņemtā rīka lietošanas kontrole, ņemot vērā darbinieku tiesības.

Darbinieka piekrišana reti ir derīgs juridiskais pamats profesionālos apstākļos, ņemot vērā darba attiecību imanentus nelīdzsvars, kā to atcerējusi CNIL.

Apstrādes aktivitāšu reģistrs un darbinieku tiesības

Katram darba devējam, kurš nodarbina vismaz 250 darbiniekus (un bieži arī zemāk, ja apstrāde rada augstu risku), ir jāuztur apstrādes aktivitāšu reģistrs (GDPR 30. pants). Šis reģistrs ieskaitā katru apstrādi, tās mērķi, ievāktos datus, saņēmējus un glabāšanas ilgumu.

Darbinieki izmanto visas GDPR tiesības: piekļuves tiesības, labošanas tiesības, dzēšanas tiesības (ņemot vērā glabāšanas juridiskos pienākumus), apstrādes ierobežošanas tiesības un datu pārneses tiesības. Darba devējam parasti ir mēnesis lai atbildētu uz jebkuru tiesību izmantošanas pieprasījumu.

Datu pārkāpuma gadījumā (noplūde, uzbrukums, nejaušs zudums) darba devējs ir pienākums informēt CNIL 72 stundu laikā un, ja pārkāpums rada augstu risku darbinieku tiesībām un brīvībām, informēt ietekmētos darbiniekus.

Cilvēkresursu dokumentu dematerializācija: regulējums un labā prakse

Cilvēkresursu ciparu transformācija ir ievērojami paātrināta. Algas lapas elektroniska izsniegšana, līgumu un grozījumu elektroniskā parakstīšana vai onboarding dokumentu elektroniskā pārvaldība ir mūsdienās bieži prakticētas. Bet tās padodas precīziem noteikumiem.

Algas lapu elektroniska izsniegšana

Kopš 2016. gada 8. augusta Darba likuma algas lapu elektroniskā izsniegšana ir atļauta bez darbinieka iepriekšējas piekrišanas, ar nosacījumu, ka darba devējs garantē:

• Datu integritāte tiek pārraidīta.

• Pieejamība algas lapai vismaz 50 gadus vai līdz darbinieka 75 gadu vecumam.

• Konfidencialitāte: tikai ietekmētais darbinieks var piekļūt savai algas lapai.

Darbinieks jebkurā laikā var iebilst pret elektronisko izsniegšanu un prasīt papīra versiju.

Darba līgumu un cilvēkresursu dokumentu e-parakstīšana

Elektroniskās parakstīšanas izmantošana uzņēmumos ir kļuvusi izplatīta attiecībā uz darba līgumiem, grozījumiem, uzdevuma vēstulēm un onboarding dokumentiem. Regulējums eIDAS paredz trīs paraksta līmeņus:

• Vienkārša elektroniskā paraksts (SES): pietiekams dokumentiem ar zemu likvidējumu (pieņemšanas apstiprinājumi, iekšējie veidlapas).

• Uzlabota elektroniskā paraksts (SEA): ieteicams standarta darba līgumiem, CDD, grozījumiem.

• Kvalificēta elektroniskā paraksts (SEQ): ekvivalents roku parakstam, nepieciešams jutīgāko aktu gadījumā.

Darba līgumiem uzlabota vai kvalificēta paraksts nodrošina optimālu juridisko drošību. Elektroniskā parakstīšanas risinājums, kas atbilst prasībām ne tikai paātrina nolīgšanas procesus, bet arī garantē parakstīto dokumentu izsekojamību un integritāti, kas ir izšķiroši darba strīdu gadījumā.

Elektroniskā dokumentu pārvaldība (GED) un pierādījumu arhīvēšana

Elektronisks arhīvējums ar pierādījumu vērtību balstās uz vairākām tehniskām prasībām: kvalificēts laika marķējums, dokumentu aizzīmēšana, piekļuves izsekošana un integritāte, kas garantēta ilgstoši. Šīs prasības nosaka norma NF Z 42-020 un ANSSI ieteikumi.

Darba devējs, kurš nevar iesniegt darba strīdu padomei parakstītu darba līgumu vai grozījumu pienācīgā un regulārā formā, ir pakļauts risku, ka viņa argumenti tiks vājināti. Pierādījumu arhīvēšana tāpēc ir juridiskās drošības ieguldījums, nevis tikai tehniskas izmaksas.

Higiēna un drošība, uzmākšana un diskriminācija: proaktīvie pienākumi

Atbilstība darba tiesībās neaprobežojas ar dokumentu pārvaldību. Tā ietver būtiskus pienākumus risku novēršanas un darbinieku aizsardzības jomā.

Pārskatīta drošības obligācija rezultāta ziņā

Kopš 2002. gada Asbestā sprieduma Kasācijas tiesa bija atļāvusi drošības obligāciju rezultāta ziņā uz darba devēja rēķina. Kopš 2015. gada jurisprudence ir attīstījusies uz stiprinātu drošības obligāciju vidēji: darba devējs, kurš pamato, ka veicis visas nepieciešamās pasākumus, kas paredzēti Darba kodeksa L. 4121-1 un turpmākajos pantos, var atbrīvoties no atbildības.

Praktiski tas nozīmē:

• Regulāra un dokumentēta risku novērtēšana (DUERP).

• Novēršanas un apmācības pasākumu ieviešanu.

• Palīdzības organizēšanu un kompetenta darbinieka vai novēršanas pakalpojuma norīkošanu.

Morālas un seksuālas uzmākšanas novēršana

Kopš 2018. gada 5. septembra likuma katram darba devējam, kurš nodarbina vismaz 250 darbiniekus, ir jānorīko seksuālas uzmākšanas koordinators CSE ietvaros. Turklāt darba devējs ir pienākums veikt preventīvus pasākumus (informācija, apmācība) un kuratīvus (iekšēja izmeklēšana, disciplinārā soda piemērošana), tiklīdz viņam zināms par faktiem, kas varētu veidot uzmākšanu.

Darba kodeksa 1153.-5. pants naka darba devējam pieņemt visus nepieciešamos pasākumus seksuālas uzmākšanas novēršanai. Iekšējās procedūras vai apmācības neesamība var iesaistīt darba devēja civilo un kriminālpolitisko atbildību neatkarīgi no viņa labas ticības.

Diskriminācijas aizliegums un profesionālā vienlīdzība

Darba kodeksa 1132.-1. pants satur sarakstu ar 25 aizliegtiem diskriminācijas kritērijiem (izcelsme, dzimums, vecums, invaliditāte, sindikālie uzsikti utt.). Darba devējam ir jānodrošina, ka viņa nolīgšanas, novērtēšanas un veicināšanas procesi ir atbrīvoti no jebkāda diskriminācijas aizsprieduma, tostarp algoritmos, ja tiek izmantoti mākslīgā intelekta rīki.

Profesionālās vienlīdzības indekss starp sievietēm un vīriešiem, kas noteikts 2018. gada 5. septembra Nākotnes profesionālā likumā, ir obligāts uzņēmumiem ar vismaz 50 darbniekiem kopš 2020. gada. Tā aprēķins, publicēšana un iespējamie koriģējošie pasākumi ir jādokumentē un jāizseko.

Juridiskais regulējums, kas piemērojams atbilstībai darba tiesībās

Darba devēja juridiskā atbilstība ir ietvertas normatīvajā kodoļa, kas savieno valsts un Eiropas tiesības.

Francijas Darba kodekss: artikuli L. 1221-1 un turpmākie regulē darba līguma slēgšanu un izpildi. 1242.-12. pants nosaka CDD rakstveida formu. Artikuli L. 4121-1 uz L. 4121-5 nosaka vispārējo pienākumu profesionālo risku novēršanai. 3243.-4. pants noteic algas lapu glabāšanas termiņus.

Civiltiesību kodekss: Civiltiesību kodeksa 1366. un 1367. pants, kas izvietots no 2016. gada 10. februāra ordonnansēm, atzīst elektronisks rakstveida dokumentu un elektronisko parakstu juridisko vērtību. 1366. pants nosaka, ka „elektroniskam tekstam ir tāds pats pierādīšanas spēks kā papīrā ierakstītam tekstam, izņemot gadījumus, kad vēl var tikt pamatoti identificēta persona, no kuras tas nāk, un ja tas tiek reģistrēts un glabāts apstākļos, kas ļauj garantēt viņa viengalvību". 1367. pants noskaidro, ka „paraksts, kas nepieciešams juridiska akta pabeigšanai, identificē viņa autoru" un ka „ja tas ir elektronisks, tas sastāv no uzticama identifikācijas procesa izmantošanas tā sakaru garantijai ar aktu, pie kura tas tiek pievienots".

Regulējums eIDAS Nr. 910/2014/ES: šis Eiropas regulējums, kas ir tieši piemērojams visos dalībvalstīs kopš 2016. gada 1. jūlija, nosaka trīs elektroniskās parakstīšanas līmeņus (vienkāršs, uzlabots, kvalificēts) un to juridisko vērtību. Kvalificētam parakstam ir juridiska prezumpcija par tā uzticamību, kas ekvivalenta roku parakstam. Regulējums eIDAS 2.0, kas stājās spēkā 2024. gada maijā, pastiprina sistēmu, ievadot Eiropas digitālo identitātes maketu (EUDIW).

GDPR Nr. 2016/679/ES: 5. līdz 11. panti nosaka licencēšanas, godīguma, pārredzamības un mērķa ierobežojuma principus, kas piemērojami visiem darbinieku datu apstrādes procesiem. 83. pants paredz naudas sodus, kas var sasniegt 20 miljonu eiro vai 4 % no gada pasaules ieņēmumu apjoma smagas pārkāpuma gadījumā. Francijā Informatīkas un Brīvību likums no 1978. gada 6. janvāra, grozīts 2018. gadā, papildina šo sistēmu.

ETSI normas: norma ETSI EN 319 132 nosaka uzlabotās elektroniskās parakstīšanas formātus XAdES, PAdES un CAdES, ko izmanto eIDAS-atbilstīgos risinājumos. Norma ETSI EN 319 401 nosaka vispārējus politikas, kas piemērojamas uzticamības pakalpojumu sniedzējiem.

Darba likums no 2016. gada 8. augusta: tas ir likumojis algas lapu elektronisko izsniegšanu un atvēris ceļu cilvēkresursu dokumentu dematerializācijai drošā sistēmā.

Juridiski riski neatbilstības gadījumā: darba devējs ir pakļauts kriminālas soda riskiem (pretdarbības noziedzīgums, higiēnas un drošības noteikumu pārkāpumi), civilo (naudas kompensācija darbinieki), administratīvo (CNIL naudas sodi, URSSAF naudas sodi) un līgumu pārkvalificēšanas riskus precārus nākamos CDI. Vadības vadības personīgā atbildība var tikt pieņemta aizrādītas vainas vai konstatēta kriminālā noziedzīguma gadījumā.

Konkrēti lietošanas scenāriji

Scenārijs 1: pakalpojumu MVU ciparu izaugsmē

Pakalpojumu MVU ar aptuveni 80 darbniekiem ciparu sektorā, agri izaugsmē, līdz šim bija parakstīts darba līgumus un grozījumus pa pastu. Vidējais laiks starp līguma nosūtīšanu un parakstītas saņemšanu pārsniedza 12 darba dienas, ievērojami pagarinot onboarding procesu un radot juridiskos riskus (darbinieki sāk strādāt bez parakstīta līguma).

Ieviešot uzlabota elektroniskaparakstīšana sistēmu, kas atbilst eIDAS, visiem cilvēkresursu plūsmām (CDI/CDD līgumi, grozījumi, datoru politikas, DUERP dokumenti), šī MVU ir samazinājusi šo termiņu līdz mazāk par 24 stundām 90 % gadījumu. Parakstu pilnīga izsekojamība — laika marķējums, revīzijas pēda, drošs glabāšana — ir ļāvusi nofortificēt juridisko pozīciju strīdus gadījumā. Aprēķinātais labums administratīvajā laikā pārstāv aptuveni 40 % samazinājumu cilvēkresursu dokumentu pārvaldības laikā.

Scenārijs 2: multinacionāls rūpniecības uzņēmums ar sarežģītiem GDPR pienākumiem

Vidējā rūpniecības uzņēmuma grupa, kas pārvalda vairākus ražošanas uzņēmumus ar aptuveni 600 darbniekiem, bija saskaras ar sarežģītiem GDPR pienākumiem: sensīvu datu apstrāde, kas saistīta ar darbavietas medicīnu, pakalpojuma transporta ģeolokacijai, piekļuves video novērošana, atļauju un obligāto apmācības pārvaldība.

Pēc atbilstības audita Datu aizsardzības vadītājs grupā identificēja vairāk kā 35 cilvēkresursu apstrādes procesu, kas nav dokumentēti vai nepietiekami dokumentēti apstrādes aktivitāšu reģistrā. Strukturējot demateralizācijas procesus un pieņemot elektronisko dokumentu pārvaldības rīku ar pierādījumu vērtību, grupa varēja:

• Dokumentēt visus apstrādes procesus un to juridiskos pamatus.

• Automatizēt darbinieka piekļuves tiesību pieprasījumu atbildes procedūras.

• Samazināt 60 % GDPR iekšējo pieprasījumu apstrādes laiku.

• Nodrošināt līgumu glabāšanu ar garantētu uzglabāšanas ilgumu.

Scenārijs 3: franšīžu tīkls ātrajā uztiesā

Franšīžu tīkls ātrajā ēdienlielā ar apmēram 50 pārdošanas vietām un kopumā apmēram 900 darbniekiem bija jāpārvada ļoti liels CDD sezonālo un papilddarbinieku apjoms, ar līgumiem dažkārt slēgtiem steidzamības gadījumā. Iepriekšēja rakstveida formalizācija neesamība bija izlikusi tīkla vadību un franšīzējumus sistēmiskas pārkvalificēšana CDI riskam.

Standartizējot elektroniskas parakstīšanas izmantošanu iepriekš aizpildītiem līgumu modeļiem caur mobilā tālruni — darbinieks var parakstīt no viņa viedtālruņa mazāk nekā 5 minūtēs — tīkls ir samazinājis pārkvalificēšanas riskus un ir trīskārtīgi samazinājis neparakstītu atgriezto līgumu skaitu. Atbilstīgu līgumu modeļu izmantošana kombinācijā ar izsekojamu elektronisko parakstu ir bijusi atšķirīga priekšrocība darba inspektora pārbaudes laikā.

Secinājums

Juridiskā atbilstība darba tiesībās ir neapspriežams imperatīvs katram darba devējam neatkarīgi no viņa organizācijas lieluma. Tā aptver vairākus savstarpējus pienākumus: līgumu redakcija un glabāšana, darbinieku personīgo datu aizsardzība, profesionālo risku novēršana, profesionālā vienlīdzība un diskriminācijas aizliegums. Pārkāpumi rada finanšu, kriminālpolitiskas un reputācijas sodus, kuru ietekme var būt ievērojama.

Cilvēkresursu procesu dematerializācija, jo īpaši atsaucoties uz kvalificētu vai uzlabotu elektroniskarsti, pārstāv vienu no efektīvākajiem sviras dokumentu atbilstības nodrošināšanai, vienlaikus iegūstot operacionālo efektivitāti. Certyneo jūs pavada šajā transformācijā ar eIDAS-atbilstīgu risinājumu, kuru sākotnēji izdomāja cilvēkresursu un juridisko komandu vajadzības.

Gatavs nodrošināt savus cilvēkresursu procesus? Iepazīstiet Certyneo un sāciet bez maksas šodien.