Certyneo un Make: automatizēt parakstīšanu inženierzinātnēs

Kāpēc automatizēt elektronisko parakstīšanu inženierzinātnēs ar Make?

Inženieriju nozare ģenerē uzkrājušos kontraktu dokumentu apjomu: būvuzrauga līgumus, grozījumus, pieņemšanas protokolus, apakšuzņēmēju līgumus, atbilstības sertifikātus un pētījumu ziņojumus. Saskaņā ar McKinsey kabineta pētījumu (2024), inženieriju komandas vidēji velta 27% no savas darba laika atkārtotiem administratīviem uzdevumiem, no kuriem parakstu vākšana un uzraudzība ir viens no vislaika paņemošākiem.

Savienojot Certyneo ar automatizācijas platformu, piemēram, Make (agrāk Integromat), jūs varat pārvērst šos manuālos procesus intelektiem darbplūsmos, kur katrs paraksts tiek aktivizēts, uzraudzīts un arhivēts bez cilvēka iesaistes. Šis ceļvedis soli pa solim izskaidro, kā iestatīt šo integrāciju B2B inženieriju kontekstā, ievērojot eIDAS normatīvās prasības.

Mēs secīgi aplūkosim integrācijas arhitektūru, Make konfigurēšanu soli pa solim, pieejamos aktivizatorus un darbības, pēc tam labās prakses, kas raksturīgas inženieriju nozarei.

---

Make + Certyneo arhitektūras izpratne inženierzinātnēm

Make (Integromat): bez koda orķestrācijas platforma

Make ir integrācijas un vizuālās automatizācijas platforma, kas ļauj izveidot scenārijus, kas savieno simtus programmu, izmantojot drag-and-drop moduļus. Atšķirībā no Zapier, Make nodrošina uzlabotu nosacītu loģiku, iteratorus, agregātorus un maršrutētājus, kas to padara īpaši piemērotu sarežģītiem inženieriju darbplūsmiem (daudzpusējiem, daudzpakāpjeniskiem, dokumentiem ar vairākiem parakstītājiem).

Make pozicionējas starp jūsu biznesa rīkiem (ERP, CRM, projektu vadības rīki, piemēram, Autodesk Construction Cloud, Procore vai Microsoft Project) un Certyneo, orķestrējot datu plūsmas un parakstīšanas aktivizatorus.

Certyneo API: integrācijas ieejas punkts

Certyneo pieņem pilnīgu RESTful API, kas ļauj veikt visas operācijas, kas pieejamas no grafiskā interfeisa: parakstīšanas pieprasījumu izveide, parakstītāju pievienošana, parakstīšanas lauku definēšana, paziņojumu nosūtīšana, statusa iegūšana un parakstītu dokumentu lejupielāde. API izmanto OAuth 2.0 autentifikāciju un JSON formātu, kas garantē vietēju saderību ar Make, izmantojot HTTP moduli vai ideāli — caur Certyneo īpašu savienotāju.

Certyneo API ievēro standartus interoperabilitātei, kas noteikti ETSI EN 319 132 standartā XAdES parakstam un ETSI EN 319 122 standartā CAdES, nodrošinot, ka katrs ražotais paraksts ir juridiski spēkā visā Eiropas Savienībā.

Tipiska inženieriju darbplūsma topoloģija

Projektēšanas bīroja vai inženieriju uzņēmuma gadījumā tipiska darbplūsma izskatās šādi:

1. Aktivizators: jaunas apakšuzņēmēju līgums tiek izveidots ERP (piemēram, SAP, Sage vai BIM projektu vadības rīks).
2. Ekstrakcija: Make iegūst līguma metadatus (puses, summa, projekta atsauces).
3. Dokumenta ģenerēšana: Certyneo AI līgumu ģenerators ražo strukturētu PDF.
4. Parakstīšanas pieprasījuma izveide: Make izsauc Certyneo API, lai izveidotu pieprasījumu un pievienotu parakstītājus noteiktā secībā.
5. Secīga vai paralēla parakstīšana: Certyneo sūta parakstīšanas saites attiecīgajām pusēm.
6. Paziņojums un arhivēšana: saņemot katru parakstu, Make aktivizē Slack/Teams paziņojumu un arhivē parakstīto dokumentu jūsu GED (SharePoint, Google Drive, Egnyte utt.).

Šī arhitektūra novērš manuālas e-pasta apmaiņas un garantē pilnīgu izsekojamību, kas ir obligāta inženieriju projektu auditu laikā.

---

Soli pa solim integrācijas konfigurācija Make

1. solis — Izveidojiet scenāriju un konfigurējiet Certyneo savienojumu

Jūsu Make telpā izveidojiet jaunu scenāriju. Ja vietējais Certyneo savienotājs ir pieejams Make tirgus vietas, atlasiet to tieši; pretējā gadījumā izmantojiet HTTP > Veikt pieprasījumu vai HTTP > Veikt OAuth 2.0 pieprasījumu moduli.

Savienojuma konfigurēšanai:

• Pamata URL: `https://api.certyneo.com/v1`
• Autentifikācijas metode: OAuth 2.0 (Client Credentials) vai API atslēga Bearer Token, atkarībā no jūsu Certyneo konta konfigurācijas
• API atslēga: pieejama jūsu Certyneo informācijas paneļa sadaļā Iestatījumi > Integrācijas > API

Glabājiet savu API atslēgu Make savienojuma pārvaldniekā (ne sīkā kodā scenārijā), lai ievērotu drošības labās prakses.

2. solis — Nosakiet inženierzinātnēm piemērotu aktivizatoru

Aktivizatora izvēle ir noteicošā. Inženierzinātnēs biežākie aktivizatori ir:

| Aktivizators | Make modulis | Izmantošanas gadījums | |---|---|---| | Jauns fails SharePoint mapē | SharePoint > Skatīt failus | Līgums, ko iesniedza komercspeciālists | | Jauna rinda Google Sheets tabulā | Google Sheets > Skatīt rindas | Parakstīšanas tirgus izsekošana | | Webhook no ERP | Webhooks > Pielāgots Webhook | Apstiprināts pasūtījums SAP | | Jauns Jira/Asana biļete | Jira > Skatīt problēmas | Projekta fāzes rezultāts, kam nepieciešama klienta validācija |

Sarežģītiem inženieriju darbplūsmiem (piemēram, uzrauga līguma parakstīšana, kam nepieciešama tehniskā direktora un juridiskā direktora kopparaksts), webhook no ERP nodrošina lielāko elastību.

3. solis — Izveidojiet parakstīšanas pieprasījumu, izmantojot Certyneo API

Kad aktivizators ir konfigurēts, pievienojiet HTTP moduli, kas norāda uz Certyneo parakstīšanas pieprasījuma izveides galveno punktu:

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

Pieprasījuma JSON pamatne ietver:

```json { "name": "Apakšuzņēmēju līgums - Projekts {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

Ņemiet vērā paraksta līmeņa izmantošanu `advanced` (uzlabota elektroniska paraksta, UEP), saskaņā ar eIDAS prasībām inženieriju līgumiem ar nozīmīgu vērtību. Iekšējiem dokumentiem ar mazu risku pietiek ar `simple` līmeni.

4. solis — Pārvaldiet paziņojumus un pēcparaksta arhivēšanu

Pēc pieprasījuma izveides pievienojiet scenārijā otro nozari, ko aktivizē Certyneo Webhook, kas signalizē paraksta pabeigšanu. Certyneo automātiski sūta POST uz webhook URL, ko jūs esat definējuši pieprasījuma parametros.

Saņemot šo webhook, jūs varat:

• Lejupielādēt parakstīto un laika zīmē versiju PDF, izmantojot `GET /signature-requests/{id}/signed-document`
• Arhivēt to jūsu GED (SharePoint, Egnyte, Google Drive)
• Atjaunināt līguma statusu jūsu ERP vai CRM
• Nosūtīt automātisku paziņojumu projekta komandai caur Slack, Teams vai e-pastu
• Aktivizēt izrakstīšanu vai jauna projekta atvēršanu jūsu vadības rīkā

Šī darbību ķēde garantē pilnīgu izsekojamību dokumenta dzīves cikls laikā, kas ir fundamentāla prasība auditējamiem projektiem (ISO 9001 sertifikācija, publiki iepirkumi, Seveso projekti).

---

Labās prakses, kas raksturīgas inženieriju nozarei

Daudzpusējās parakstīšanas un secīgu darbplūsmu pārvaldīšana

Inženierijā bieži ir dokumenti, kuriem nepieciešami vairāki parakstītāji noteiktā secībā: pirmajā vietā projekta vadītājs, pēc tam tehniskais direktors, visbeidzot klienta uzņēmuma juridiskais pārstāvis. Certyneo vietēji administrē secīgo parakstīšanu, izmantojot `order` parametru parakstītāju sarakstā.

Make jūs varat dinamiski konstruēt parakstītāju masīvu, izmantojot Array Aggregator, kas savāc parakstītāju datus no jūsu ERP vai atsauces tabulas, pirms tos ievietojat Certyneo API pieprasījumā. Šī pieeja ļauj pārvaldīt tirgus ar 5 līdz 10 parakstītājiem bez scenārija modificēšanas.

Parakstu saistīšana ar projekta mapēm

Inženierzinātnēs katrs parakstītais dokuments ir jāsaista ar precīzu projekta mapi. Izmantojiet Certyneo pielāgotos metadatus, lai saglabātu biznesa numuru, projekta fāzi un līguma kodu. Šie metadati tiks atgriezti pabeigšanas webhook un varēs tikt izmantoti Make, lai arhivētu dokumentu pareizajā GED mapē.

Šī prakse atbilst NF EN ISO 19650 (informācijas pārvaldīšana BIM) prasībām un atvieglo dokumentu auditus projekta beigās.

Darbplūsmu kvalitātes un kļūdu uzraudzība

Make nodrošina detalizētu izpildes žurnālu katram scenārijam. Profesionālajā kontekstā konfigurējiet e-pasta vai Slack brīdinājumus scenārijiem ar kļūdām un izmantojiet Make Error Handler moduli, lai pārvaldītu Certyneo API kļūmes (rate limiting, pārāk liels dokuments, neatrastais parakstītājs).

Ja vēlaties salīdzināt Certyneo spējas ar citiem tirgus risinājumiem, pirms sākat integrāciju, skatiet mūsu elektronisko parakstu risinājumu salīdzinājumu, lai identificētu risinājumu, kas vislabāk piemērots jūsu inženieriju kontekstam.

Visbeidzot, lai maksimāli palielinātu jūsu automatizēta darbplūsma ieguldījuma atdevi, mūsu elektronisko parakstu ROI kalkulators ļauj jums precīzi novērtēt laika uzkrājumus un iespējamās ekonomijas atbilstošu dokumentu skaita un projektēšanas bīroja darbības apjomam.

Elektroniskā paraksta juridiskais regulējums inženierzinātnēs

Elektroniska paraksta juridiskais pamats

Franču tiesībās elektroniskā paraksta juridiskā vērtība ir balstīta uz Civilkodeksa 1366. pantu, kurš nosaka, ka "elektroniskā forma saņemts rakstīts ir pieņemts par pierādījumu tāpat kā rakstīts uz papīra", un uz 1367. pantu, kurš precizē, ka "paraksts juridiska akta perfekcionēšanai nepieciešams, lai identificētu tā autoru un izpaustuņotu viņa piekrišanu".

Eiropas līmenī Regula eIDAS Nr. 910/2014 (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), papildināta ar eIDAS 2.0 (Regula ES 2024/1183), nosaka trīs elektroniska paraksta līmeņus:

• SEIP (Vienkārša elektroniska paraksta/Signature Electronique Simple): piemērota dokumentiem ar zemu risku.
• SEIU (Uzlabota elektroniska paraksta/Signature Electronique Avancée): ieteicama parastajiem inženieriju līgumiem, uzrauga līgumiem un pasūtījumiem. Tā garantē parakstītāja uzticamu identificēšanu un dokumenta integritāti.
• SEIK (Kvalificēta elektroniska paraksta/Signature Electronique Qualifiée): obligāta autentikiem aktiem un dažiem liela mēroga publiskiem iepirkumiem.

Īpašās inženieriju nozares prasības

Publisko iepirkumu kontekstā dekrets Nr. 2016-360 par publiskiem iepirkumiem nosaka pilnīgu dematerializāciju virs noteiktiem sliekšņiem. Saistības akti un apakšuzņēmēju līgumi ir jāparaksta ar SEIU vai SEIK, kas atbilst eIDAS, kura izsūtīta pārtikušā pakalpojumu sniedzēja (QTSP), kas iekļauts Eiropas Uzticības sarakstā.

Standarts ETSI EN 319 132 nosaka XAdES profiliem XML parakstam, savukārt ETSI EN 319 122 skaita CAdES profiliem binārajiem dokumentiem. Certyneo ievēro šos standartus, garantējot saderību un tarpparapaskaidrošanu.

GDPR un parakstītāju datu aizsardzība

Parakstītāju personīgo datu apstrāde (vārds, e-pasts, paraksta biometriskie dati) ir pakļauta Regulai GDPR Nr. 2016/679. Kā datu apstrādes vadības puse, jūsu inženieriju uzņēmums ir nodrošināts, ka Certyneo darbojas kā apstrādes vieta saskaņā ar GDPR 28. pantu, ar pareizu DPA (Datu apstrādes līguma). Paraksta dati ir jāglabā noteiktā laikā (5 gadi komercdarījumiem saskaņā ar Komerclikuma 110-4 pantu, 10 gadi būvniecības līgumiem sakarā ar desmit gadu garantiju).

NIS2 direktīva un automatizēto darbplūsmu drošība

Inženieriju uzņēmumi, kuri darbojas kritiskos sektoros (enerģija, transports, ūdenvads), var pakļauties NIS2 direktīvai (2022/2555/ES), kas transponēta Francijas tiesībās ar 2025. gada 14. aprīļa likumu. Šī direktīva nosaka drošības prasības informācijas sistēmām, ieskaitant automatizācijas darbplūsmas, kas savienotas ar trešām pusēm, piemēram, Make un Certyneo. Ir jādokumentē datu plūsmas, jāšifrē komunikācija (TLS 1.3 minimums) un jāuztur skaitļošanas pakalpojumu sniedzēju reģistrs.

Izmantošanas scenāriji: Make + Certyneo inženierzinātnēs

1. scenārijs — Ģeotehniskais projektēšanas bīrogs, kas gadā apstrādā 300 misiju ziņojumus

Ģeotehnikas jomā specializējies projektēšanas bīrois, kura sastāvā ir aptuveni piecpadsmit inženieri, gadā ražo vidēji 300 misiju ziņojumus un pakalpojumu līgumus. Pirms Make + Certyneo integrācijas, katrs ziņojums bija jāsūta manuāli pa e-pastu, nepieciešama pēcpārdošanas izsaukuma piezvana pēc 5 dienām bez atgriezeniskās saites un manuāla arhivēšana failu serverī. Parakstu vākšanas vidējais laiks sasniedza 8 darba dienas.

Pēc automatizēta darbplūsma izvietošanas — aktivizēta ar pabeigta ziņojuma ievietošanu SharePoint — Make scenārijs automātiski izveido Certyneo parakstīšanas pieprasījumu, sūta paziņojumu klientam un automātiski atgādina 3.dienā, ja paraksts nav saņemts. Parakstītais dokuments tiek tūlīt arhivēts atbilstošajā lietas mapē.

Rezultāts: paraksta laika samazinājums no 8 dienām uz vidēji 1,8 dienām (−78%), ekonomija aptuveni 2,5 stundas asistences nedēļā, aptuveni 3500€ gadā administratīvā apstrādes izmaksos. Šie lielumi ir saskaņā ar Forrester Research publicētajiem nozares etalon par dokumentu automatizāciju (2024).

2. scenārijs — Rūpnieciskās inženierijas uzņēmums, kas pārvalda daudzpusējus apakšuzņēmēju līgumus

Vidēja izmēra rūpnieciskās inženierijas uzņēmums (80 līdz 150 darbinieki) vada projektus, kuriem nepieciešama apakšuzņēmēju līgumu parakstīšana, kurā iesaistītas 3 līdz 6 puses: pasūtītājs, projekta vadītājs, 1. un 2. rangu apakšuzņēmumi. Katram līgumam nepieciešams secīgs paraksts, noslēguma iemeslu un asigurācijas dēļ.

Make + Certyneo darbplūsmu aktivizē ERP pārbaudītā pasūtījuma validācija. Make dinamiski izveido parakstītāju sakārtoto sarakstu no piegādātāja datu bāzes, izveido Certyneo parakstīšanas pieprasījumu ar secības parametriem un paziņo katrai pusei. Pabeigšanas laikā parakstītais līgums tiek arhivēts Procore un līguma statuss tiek atjaunināts ERP.

Rezultāts: secīguma kļūdu elimination (apakšuzņēmējs paraksta pirms projekta vadītāja) ar 100% ņemot vērā automātisku secības pārvaldīšanu. Vidējais līgumu finalizācijas laiks samazināts no 12 dienām uz 4 dienām (−67%), kas paātrina faktisko darbu uzsākšanu.

3. scenārijs — Inženierijas-konsultāciju bīrois, kas pārvalda tvēruma izmaiņu grozījumus

Inženierijas konsultāciju bīrois, kas atbalsta ražošanas klientus viņu projektu transformācijā, bieži veido grozījumus (amendments) misijas laikā, kuriem nepieciešama ātra validācija, lai nepievēnot projektu. Šie grozījumi iepriekš tika izdrukāti, parakstīti sanāksmē vai nosūtīti pa pastu, radot aizkavēšanos, kas neatbilst ātriem projektiem.

Ar Make + Certyneo, grozījuma izveide projektu vadības rīkā automātiski aktivizē parakstīšanas pieprasījumu. Klients saņem mobilā-draudzīgas parakstīšanas saiti, kas ļauj viņam parakstīt no viņa viedtālruņa desmit minūšu laikā, pat objektivitātes vietas darbu vietas. Uzlabotais paraksts (UEP) tiek pielietots, nodrošinot grozījuma juridisko vērtību.

Rezultāts: grozījumu validācijas laika samazinājums no 5 līdz 7 dienām uz mazāk nekā 24 stundām 85% gadījumos. Uzlabota klienta apmierinātība un samazināts tvēruma novirzes bez dokumentācijas risks, kas bieži izraisa nesaskaņas inženierijas konsultācijā.

Secinājums

Certyneo integrācija ar Make (Integromat) ir nozīmīgs efektivitātes svira inženieriju nozares spēlētājiem. Automatizējot visu dokumentu dzīves ciklu — no līguma izveides līdz parakstīta dokumenta arhivēšanai — jūs novērsiet atkārtotus manuālos uzdevumus, samazināsiet paraksta laiku par vidēji 67 līdz 78%, un garantēsiet pilnīgu eIDAS atbilstību katram ražotajam dokumentam.

Tehniskā konfigurācija, lai gan prasa rūpīgu sākotnēju iestatīšanu, ir pieejama komandām ar bez koda profilu vai Make integrējušo. Ieguvumi izpaužas pirmajās izmantošanas nedēļās, ar izmērāmu atdevi administratīvo izmaksu un darbu uzsākšanas laika ziņā.

Gatavs pārveidot savus dokumentu darbplūsmus? Izveidojiet savu Certyneo kontu bez maksas un savienojiet savu pirmo Make scenāriju mazāk nekā stundā, vai sazinieties ar mūsu komandu personalizētam atbalstam jūsu inženieriju kontekstam.