Pasirašymo dokumento inžinerijos sektoriuje siuntimas

Įvadas: elektroninis parašas inžinerijos projektų centre

Inžinerijos sektoriuje ir projektavimo biuruose (PB) dokumentų valdymas yra nuolatinis iššūkis. Kiekvienas projektas sukuria dešimtis sutartinių dokumentų: užduočių užsakymai, pakeitimai, priėmimo protokolai, subrangos sutartys, konsorciumu sudarytos konvencijos, techninių patikrinimų ataskaitai. Dokumento siuntimas pasirašyti inžinerijos sektoriuje nėra paprastas administracinis formalumas: tai yra teisinis aktas, kurio sekimumas ir įrodymo vertė sąlygoja sėkmingą projekto vykdymą. Susiduriant su daugybe suinteresuotų šalių — darbų užsakovais, projektų vadovais, bendrai atsakingais atliekančiaisiais, subrangovais, draudikais — elektroninis parašas tampa veiksmingiausia ir saugiausia atsakymo priemone.

Inžinerijos ir projektavimo biurų dokumentų specifika

Prieš pasirenkant sprendimą ir siuntimo protokolą, būtina suklasifikuoti dokumentų tipus, kuriuos sukuria projektavimo biuras ar inžinerinė įmonė. Šie dokumentai neturi vienodo teisinio svarbos lygio, o šis parametras tiesiogiai nulemia elektroninio parašo lygį, kurį reikia naudoti.

Dokumentai su dideliu sutartiniu risku

Kai kurie aktai šiaurintojų ar projektavimo biurų pilnos atsakomybės terminu:

• Projektavimo vadybos sutartys (dalinė ar pilna misija pagal 1985 m. liepos 12 d. MOP įstatymą): šie dokumentai nustato apimtį, honorarus ir rezultatų ar priemonių įsipareigojimus. Negalidos parašo nebuvimas gali padaryti sutartį neprieštaringą.
• Subrangos sutartys: reguliuojamos 1975 m. gruodžio 31 d. n°75-1334 įstatymu dėl subrangos, jos reikalauja griežto formalizmo. Išplėstinis ar kvalifikuotas elektroninis parašas labai rekomenduojamas.
• Darbų priėmimo protokolai: jų data ir autentiškumas sąlygoja dešimtametės ir dvimetės garantijos pradžią (Civilinio kodekso 1792 ir tolesniai straipsniai).
• Pakeitimo aktai: bet kuris blogai pasirašytas arba neregistruotas pakeitimas gali sukelti ginčus dėl apimties pakeitimų.

Projekto koordinavimo dokumentai

Kiti dokumentai, mažiau teisiškai įpareigojantys, bet esminiai operacinei klaidymui, taip pat naudojasi elektroninio parašo privalumais:

• Statybvietės susitikimų protokolai, patvirtinti šalių
• Projektų vadovo išduoti darbų nurodymai
• Patvirtinti ir pritarti atliekamų darbų planai
• Neatitikties kortelės ir rezervų panaikinimas

Šiems dokumentams paprastai pakanka paprasto arba išplėstinio elektroninio parašo, jeigu pasirinktas sprendimas suteikia patikimą audito kelią.

Pasirinkite tinkamą parašo lygį pagal dokumentą

EIDIAS reglamentas (n°910/2014/UE) nustato tris elektroninio parašo lygius, kurių kiekvienas atitinka skirtingą saugumo ir įrodymo vertės lygį. Projektavimo biurams ir inžinerinėms įmonėms šis pasirinkimas yra lemiamas.

Paprastas elektroninis parašas (PEP)

Tinkamas mažai svarbos vidiniam dokumentams: ataskaitos patvirtinimai, techninių dokumentų platinimas peržiūrai, darbotvarkės. Jis grindžiamas paprasta pasirašančiojo identifikacija (paprastai e-pašto nuoroda). Jo įrodymo vertė yra ribota ir nepakanka sutartiniams aktams, kurie susieja kelis juridinius asmenis.

Išplėstinis elektroninis parašas (IEP)

Tai labiausiai tinkamas lygis daugeliui projektavimo biurų sutartinių aktų. IEP garantuoja pasirašančiojo tapatybę per sustiprintą autentifikavimo procesą (OTP SMS, dokumentinės tapatybės patikrinimas), pasirašyto dokumento vientisumą ir neprieštaringumą. Jis atitinka EIDIAS reglamento 26 straipsnio reikalavimus. Norėdami daugiau sužinoti apie lygių skirtumus, EIDIAS 2.0 reglamentą išsamiai paaiškintą būtina perskaityti.

Kvalifikuotas elektroninis parašas (KEP)

Skirtas labai aukšto riziko aktams arba didelio masto viešiesiems pirkimams, KEP grindžiamas sertifikatu, kurį išduoda patikimo paslaugų teikėjas (QTSP), įtrauktas į Europos pasitikėjimo sąrašą (EIDIAS Trust List). Jis suteikia teisinę pagrindą jo galiojimui ir atitinka Prancūzijos Civilinio kodekso 1367 straipsnio rankraščio parašo sąlygas.

Inžinieriams, veikiantiems kaip mandatariai viešųjų pirkimų metu, elektroninis parašas į verslą su kvalifikuotu sertifikatu gali būti reikalingas viešojo pirkimo pirkėjams demateriazuotuose procesuose.

Žingsnis po žingsnio procesas dokumentui siųsti pasirašyti inžinerijoje

Projektavimo biure su elektroninio parašo srautu diegimas reikalauja griežtos metodikos. Štai pagrindiniai žingsniai, taikytini tiek tvarkydami MOE sutartį, tiek subrangos pakeitimą.

1 žingsnis — Paruoškite dokumentą ir nustatykite pasirašytojai

Dokumentų paruošimas yra pats kritiškiausias etapas. Dokumentas turi būti finalinis, peržiūrėtas ir techniškai validuotas prieš jį siųsti pasirašyti. Certyneo sistemoje nusiuntate PDF failą ir vizualiai nustatote parašo zonas kiekvienam pasirašytojui. Platforma automatiškai tvarko parašo tvarką (nuoseklią arba lygiagrečią), o tai labai svarbu projektavimo vadybos konsorciumuose, kur dalyvauja keletas bendrakopūsų.

Tiksliai identifikuokite kiekvieną pasirašytoją:

• Vardą, pavardę, profesinę el. pašto adresą
• Kokybę (teisėtą atstovą, įgaliotąjį asmenį, projekto vadovą)
• Reikalingą parašo lygį pagal dokumentų pobūdį

2 žingsnis — Pasirinkite tinkamą parašo grandinę projektui

Inžinerijos projektuose dažnai yra daugybė suinteresuotų šalių ir nuoseklūs tvirtinimai. Certyneo leidžia nustatyti:

• Nuoseklus parašas: dokumentas iš eilės perduodamas kiekvienam pasirašytojui apibrėžta tvarka (pvz., atsakingas inžinierius pasirašo, prieš dokumentą siunčiant statybos užsakovui).
• Lygiagretus parašas: visi pasirašytojai vienu metu gauna kvietimą pasirašyti, o tai sumažina laiko sąnaudas skubiais atvejais (rezervų panaikinimas prieš priėmimą).
• Mišrieji parašas: abiejų režimų kombinacija, ypač naudinga bendrų arba solidarių konsorciumu sutarčių metu.

Parsisiunčiamos sutarčių šablonai Certyneo sistemoje apima iš anksto sukonfigūruotus šablonus bendriems statybų ir inžinerijos sektoriaus aktams.

3 žingsnis — Siųskite kvietimą ir užtikrinkite stebėseną

Konfigūravus grandinę, Certyneo automatiškai siunčia el. pašto pranešimą kiekvienam pasirašytojui su saugia nuoroda į dokumentą. Platforma tvarko:

• Automatinės paraiškos (J+2, J+5 ir t. t.)
• Pasirašytojo tapatybės patikrinimą pagal pasirinktą lygį
• Kvalifikuotą kiekvieno parašo laikodarbaį
• Automatinį audito žurnalo generavimą (pilnas veiksmų daugmenė)

Realaus laiko prietaisų skaitymo lenta leidžia projekto vadovui iš karto pamatyti kiekvieno dokumento būklę: laukiamas, vykdomas, pasirašytas, atmestas. Ši regėjimas yra ypač vertinga kritinėse projekto fazėse (leidimų pateikimas, šaltinkšalių konsultavimas, darbų priėmimas).

4 žingsnis — Archyvuoti ir integruoti į darbo įrankius

Kai visi pasirašytojai pasirašė, Certyneo sukuria galutinį dokumentą su integruotais parašais ir pridėtu parašo sertifikatu. Šis dokumentas saugiai archyvuojamas ir bet kuriuo metu pasiekiamas iš platformos.

Projektavimo biurams, kurie naudoja projekto valdymo arba DED (Elektroninio dokumento valdymo) programas, tokias kaip Primavera, MS Project, Procore arba Autodesk Construction Cloud, Certyneo siūlo REST API, leidžiančius nativiniu būdu integruoti parašo srautą į esamą infrastruktūrą. Elektroninio parašo ROI skaičiuoklė jums leis įvertinti konkrečius jūsų struktūros pelnus.

Klaidos, kurių reikia vengti projektavimo biuruose ir inžinerinių kabinetų

Elektroninio parašo įdiegimas inžinerijos sektoriuje atskleidžia pasikartojančias klaidas, kurios gali pažaloti aktų teisinę vertę arba sukelti operacinius nesklandumus.

Nesuprasti reikalingą parašo lygį

Paprasto parašo naudojimas pilnai projektavimo vadybos sutarčiai pastatyti projektavimo biurą ginčo rizikai. Blogai ketintis bendrakopūsis galėtų teigti, kad nėra formaliai nustatyto sutikimo. Taisyklė paprasta: kuo aukštesni finansiniai rizikas ir įsipareigojimai, tuo galingesnis parašo lygis turi būti.

Neatsižvelgti į teisėtų atstovų identifikavimą

Vidutinio dydžio inžinerinėse įmonėse įprastas pasirašytojas ne visada yra teisėtas atstovas. Būtina patikrinti, kad pasirinktas pasirašytojas turi galiojantį įgalio deleguojimo dokumentą ir kad šis įgalio dokumentas yra dokumentuotas. Certyneo leidžia parašų dosjeui pridėti įgalio justifikavimą.

Pamiršti atsisakymų ir ginčų valdymą

Bet kuris parašo grandinės turi sumatyti atvejį, kai pasirašytojas atsisako pasirašyti arba formuluoja išlygos. Certyneo platforma registruoja šiuos atsisakymus su jų priežastimi audito žurnale, o tai sudaro dokumentinį įrodymą, jei vėliau kiltų ginčo. Struktūroms, norinčioms sustipinti savo priemonę, elektroninio parašo sprendimų palyginimas detalizuoja rinkoje prieinamas funkcijas.

Teisingas pagrindas elektroniniam parašui inžinerijoje

Elektroninio parašo teisingas galiojimas inžinerijos sektoriuje remiasi Europos ir nacionaliniu reguliaciniu pagrindžiu, kurį būtina suprasti.

Prancūzijos pilietinis kodeksas: 1366 ir 1367 straipsniai

Pilietinio kodekso 1366 straipsnis nustatytas, kad « elektroninis dokumentas turi tokią pat įrodininkos galią, kaip dokumentas ant popierinės pagrindu, su sąlyga, kad galima būtų patikimai identifikuoti asmenį, nuo kurio jis yra kilęs, ir jis būtų sudarytas ir saugomas sąlygomis, kurios garantuoja jo vientisumą ». 1367 straipsnis paaiškina, kad elektroninis parašas « susideda iš patikimo identifikavimo būdo panaudojimo, kuris garantuoja jo ryšį su aktu, kuriam jis yra skirtas », ir jei jis yra elektroninis, « šio būdo patikimumas yra manomas iki priešingo įrodymo, kai elektroninis parašas sudaromas, pasirašytojo tapatybė užtikrinama ir akto vientisumas garantuotas, sąlygomis, nustatytos dekretu », jį išduoda Valstybės Tarybos dekretus. Šis dekretus yra 2017 m. rugsėjo 28 d. n°2017-1416 dekretus, kuris priimtas EIDIAS reglamentą atitinkančius parašus kaip šios patikimumo pretenzijos naudą.

EIDIAS reglamentas n°910/2014/UE

Europos EIDIAS reglamentas (Electronic IDentification, Authentication and trust Services) yra pagrindinis pagrindas. Jis nustato tris parašo lygius (paprastą, išplėstinį, kvalifikuotą), nustato techninius reikalavimus, taikomus kiekvienam iš jų ir reikalauja tarpusavio pripažinimo tarp valstybių narių. 25 straipsnis 2 dalis yra ypač svarbu: kvalifikuotas elektroninis parašas turi rankraščio parašo teisinį efektą. EIDIAS 2.0 peržiūra (Reglamentas 2024/1183), taikomas nuo 2025 m., sustiprina reikalavimus skaitmeninės tapatybės ir tarpvalstybinio persiuntimo srityje, o tai tiesiogiai palietė biurus, dirbančius su Europos infrastruktūros projektais.

Taikytinos ETSI normos

ETSI (Europos telekomunikacijų standartų institutas) paskelbtose normose nurodomi elektroninio parašo formatai, kurie yra pripažinti: XAdES (XML Advanced Electronic Signatures, ETSI EN 319 132), PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures, ETSI EN 319 122) ir CAdES. Inžinerijos dokumentams PDF formatu PAdES-B yra tinkamiausia ir dažniausiai akceptuotina viešųjų ir privačių pirkėjų.

MOP įstatymas ir projektavimo vadybos rinkos

1985 m. liepos 12 d. n°85-704 įstatymas dėl projektavimo vadybos (MOP įstatymas) reglamentuoja projektavimo vadybos sutartis viešiesiems darbams. Šiame kontekste dematerializuoti rinkos yra privalomi viršijus tam tikrus slenkščius (nuo 2018 m. visi viešieji pirkimai viršijantys 40 000 € be PVM turi būti vykdomi elektroninės formos pagal Viešųjų pirkimų kodeksą, R.2132-1 straipsnis). Viešosios pirkimo pirkėjas gali reikalauti kvalifikuoto elektroninio parašo rinkos dalžuose.

BDAR ir pasirašytojų duomenų apsauga

Pasirašytojų asmeninių duomenų apdorojimas (vardas, pavardė, el. paštas, tapatybės duomenys IEP/KEP atveju) yra reguliuojamas BDAR reguliamentiniu n°2016/679. Certyneo platforma veikia kaip subtūrėjas BDAR 28 straipsnio prasme ir disponuoja atitinkamu DPA (Data Processing Agreement). Pasirašytojų duomenys laikomis Europos Sąjungos duomenų centruose, garantuojant atitiktį duomenų lokalizacijos principui.

Naudojimo scenarijai projektavimo biuruose ir inžinerinėse įmonėse

Scenarijus 1 — Statybos inžinerijos projektavimo biuras, valdantis 150 sutarčių per metus

Plidisciplininis projektavimo biuras iš maždaug penkiolikos inžinierių, specializuotas jėgose, skysčiuose ir šilumoje, privačių ir viešųjų darbų užsakovams, kasmet pagamina maždaug 150 sutarčių ir pakeitimų. Tradicinis procesas — spausdinimas, pašto siuntimas arba nuscanavimas/el. paštas — sudarė vidutiniškai 8 iki 14 darbo dienų parašo uždelso per aktą, su pašto sąnaudoms ir administraciniam valdymui skirtomis sąnaudomis, kurios siekė kelis tūkstančius eurų per metus.

Po išplėstinio elektroninio parašo sprendimo diegimo su nuosekliai sukonfigūruotomis grandinėmis pagal projekto tipą, vidutinis parašo laikas sumažėjo iki mažiau nei 48 valandos. Projektavimo biuras sumažino savo administracinių dokumentų valdymo sąnaudas apie 60 %, pasak AFNOR sektoriaus ataskaitų, susijusių su demateriazacija mažose verslo paslaugose (2024). Pakeitimų nuoseklumas buvo visiškai atstatytas, panaikinant ginčus dėl nuorodų sutarčių versijos.

Scenarijus 2 — Projektavimo vadybos konsorciumas viešojo pirkimo infrastruktūroje

Trys inžinerinės įmonės, susijusios konsorciumą su projekto vadybos konsorciumais transporto infrastruktūroje (MOE biudžetas viršijas 2 mln. €), turėjo pasirašyti viešojo pirkimo rinkos įgyvendinimo aktą ir konsorciumu susitarimus. Darbo savininkas reikalavo elektroninio parašo, suderinamo su viešųjų pirkimų demateriazavimo platforma.

Naudojant Certyneo su lygiagrečiu konsorciumu trijų atstovų parašu, po to su mandatarijaus nuoseklia validacija, visų sutartinių dokumentų parašo procesas (įgyvendinimo aktas, konsorciumu susitarimas, patvirtinti CCAP ir CCTP parašai) buvo užbaigtas per mažiau nei 72 valandas, lyginant su 15 iki 20 dienų ankstesniais rinkos popieriaus formatu. Audito žurnalas, suteiktas, buvo viešojo darbo savininko teisės paslaugos priimtas be išlygų.

Scenarijus 3 — Inžinerinės konsultacijos kabinetas, valdantis tarptautinius pramonės projektus

Keturiasdešimties samdinės inžinerinės konsultacijos kabinetas, dirbantis pramonės projektais Prancūzijoje ir keliose Europos Sąjungos valstybėse, turėjo pasirašyti užduočių užsakymus ir pagrindinės sutartys su kontaktais, esančiais Vokietijoje, Belgijoje ir Nyderlanduose. Skirtingų laiko zonų ir organizacinių suvaržymų daugymas darė popieriaus mainų kronikines ir klaidų šaltinius (daugybes versijų, cirkuliuojančios vienu metu).

Dėl gegutinio pripažinimo, atitinkančio EIDIAS reglamentą visuose Sąjungos valstybėse narėse, dokumentai, pasirašyti per Certyneo, buvo priimti be ginčų europiečių bendrakopūsių. Kabinetas sumažino laiką, kurį jo valstybės atstovai skyrė pasirašytojų paraiškoms, 75 %, todėl vadavo inžinerinio laiko vertingai pridėtą misijoms. Visų aktyviųjų sutarčių centralizavimas į vieną dokumentų sritį taip pat palengvino metines vidines auditus.

Išvada

Dokumento siuntimas pasirašyti inžinerijos sektoriuje ir projektavimo biuruose nėra vienodas procesas: jis reikalauja išankstinio dokumento tipo, teisiškai tinkamo parašo lygio ir projektą sudarančios šalies atitinkamos validavimo grandinės analizės. Teisingai iš diegus, elektroninis parašas paverčia tradiciniu lėtą ir rizikingą procesą sklandžiu, nuosekliu ir atitinkančiu EIDIAS reglamento bei Prancūzijos pilietinio kodekso reikalavimus.

Certyneo buvo suprojektuotas, atitinkant konkrečius inžinerinių struktūrų reikalavimus: kelių pasirašytojų grandinės, konfigūruotini parašo lygiai, API integravimas su projekto valdymo įrankiais ir saugus archyvavimas su audito žurnalu. Nesvarbu, ar jūs esate 5 inžinierių projektavimo biuras ar 200 darbuotojų inžinerinė įmonė, platforma pritaikoma jūsų tūriui ir sektoriaus suvaržymams.

Skirkite 5 minutes, kad nemokamai pradėtumėte Certyneo ir siųskite savo pirmuosius dokumentus pasirašyti per kelis spustelėjimus, visiškai atitinkant normas.