Certyneo ir Make: parašų automatizavimas inžinerijoje

Kodėl automatizuoti elektroninį parašą inžinerijoje naudojant Make?

Inžinerijos sektoriui būdingas didelis kontraktinių dokumentų kiekis: architekto/projektuotojo sutartys, papildiniai, priėmimo aktai, subrangovų sutartys, atitikties sertifikatai ir studijų ataskaitos. Pasak McKinsey studijos (2024), inžinerijos komandos vidutiniškai skiria 27 % savo darbo laiko kartotiniams administraciniams darbams, iš kurių parašų surinkimas ir stebėjimas yra tarp labiausiai laiko reikalaujančių.

Sujungus Certyneo su automatizavimo platforma, tokia kaip Make (anksčiau Integromat), galima šiuos rankinio darbo procesus transformuoti į intelektualius workflows, kuriuose kiekvienas parašas yra suaktyvintas, stebimas ir archivuojamas be žmogaus įsikišimo. Šis vadovas žingsnis po žingsnio paaiškina, kaip nustatyti šią integraciją B2B inžinerijos kontekste, atitinkant eIDAS reglamento reikalavimus.

Iš eilės aptarsime integracijos architektūrą, žingsnis po žingsnio Make konfigūraciją, turimus spustukus ir veiksmus, o tada - geriausias praktikas, skirtas inžinerijos sektoriui.

---

Supraskite Make + Certyneo architektūrą inžinerijai

Make (Integromat): be kodo orkestracija platforma

Make yra integracijos ir automatizavimo platforma, kuri leidžia kurti scenarijus, jungiančius šimtus programėlių per drag-and-drop modulius. Skirtingai nuo Zapier, Make siūlo pažangią sąlyginę logiką, iteratorius, agregatores ir maršrutizatorius, todėl jis yra ypač tinkamas sudėtingiems inžinerijos workflows (su keliais šalimis, keliais etapais, dokumentais su keliais pasirašymui asmenimis).

Make veikia tarp jūsų verslo įrankių (ERP, CRM, projektų valdymo įrankių, tokių kaip Autodesk Construction Cloud, Procore ar Microsoft Project) ir Certyneo, orkestruodama duomenų srautus ir parašo spustukus.

Certyneo API: integracijos įėjimo taškas

Certyneo išveda pilnąją RESTful API, leidžiančią atlikti visas operacijas, prieinamas iš grafinės sąsajos: parašo prašymų sukūrimą, pasirašiusių asmenų pridėjimą, parašo laukų nustatymą, pranešimų siuntimą, būsenos gavimą ir pasirašytų dokumentų atsisiuntimą. API naudoja OAuth 2.0 autentifikavimą ir JSON formatą, kas garantuoja savą suderinamumą su Make per HTTP modulį arba, idealiu atveju, per dedikuotą Certyneo jungtį.

Certyneo API atitinka interoperabilumo standartus, nustatytus ETSI EN 319 132 normoje XAdES parašui ir ETSI EN 319 122 CAdES parašui, garantuojant, kad kiekvienas sukurtas parašas yra teisiškai galiojantis visoje Europos Sąjungoje.

Tipiška inžinerijos workflow topologija

Projektavimo biure ar inžinerijos įmonėje tipinis workflow atrodo taip:

1. Spustukas: ERP (pvz., SAP, Sage ar BTP projektų valdymo įrankis) sukuriamas naujas subrangovo kontraktas.
2. Išsaugojimas: Make gauna kontrakto metaduomenis (šalis, sumą, statybvietės nuorodas).
3. Dokumento generavimas: Certyneo AI kontraktų generatorius sukuria struktūrizuotą PDF dokumentą.
4. Parašo prašymo kūrimas: Make iškviečia Certyneo API, norėdama sukurti prašymą ir pridėti pasirašiusiuosius nustatytoje tvaroje.
5. Nuoseklusis arba lygiagretus parašas: Certyneo siunčia parašų nuorodas atitinkamiems asmenims.
6. Pranešimas ir archivavimas: kiekvieną gautą parašą Make suaktyvina Slack/Teams pranešimą ir archivuoja pasirašytą dokumentą jūsų dokumentų valdymo sistemoje (SharePoint, Google Drive, Egnyte ir kt.).

Ši architektūra pašalina rankinio darbo el. laišką keistis ir garantuoja visišką sekamumą, kuris būtinas audituojant inžinerijos projektus.

---

Žingsnis po žingsnio Make integracijos konfigūracija

1 žingsnis — Sukurkite scenarijų ir sukonfigūruokite Certyneo ryšį

Savo Make erdvėje sukurkite naują scenarijų. Jei Make marketplace'e prieinamas natyvus Certyneo jungiklis, pasirinkite jį tiesiai; priešingu atveju naudokite HTTP > Make a request arba HTTP > Make an OAuth 2.0 request modulį.

Norėdami sukonfigūruoti ryšį:

• Bazinis URL: `https://api.certyneo.com/v1`
• Autentifikacijos metodas: OAuth 2.0 (Client Credentials) arba API raktas Bearer Token, priklausomai nuo jūsų Certyneo paskyros konfigūracijos
• API raktas: prieinamas jūsų Certyneo skydelyje, skiltyje Nustatymai > Integracijos > API

Saugokite API raktą Make ryšių tvarkytuve (o ne standartiniame scenarijuje), kad atitiktumėte saugumo geriausias praktikas.

2 žingsnis — Apibrėžkite spustukus, tinkamą inžinerijos sektoriui

Spustuko pasirinkimas yra sprendžiamasis veiksnys. Inžinerijoje dažniausi spustukai yra:

| Spustukas | Make modulis | Naudojimo atvejis | |---|---|---| | Naujas failas SharePoint aplanke | SharePoint > Watch Files | Komercinio padarytas kontraktas | | Nauja eilutė Google Sheets skaičiuoklėje | Google Sheets > Watch Rows | Rinkos, kurias reikia pasirašyti, sekimas | | Webhook iš ERP | Webhooks > Custom Webhook | Pataisa patvirtinta SAP | | Naujas Jira/Asana bilietas | Jira > Watch Issues | Pristatymas, reikalaujantis kliento patvirtinimo |

Sudėlingiesiem inžinerijos workflows (pvz., gavedalio sutarties parašymui, kurio reikalinga tiesioginio techninio direktoriaus ir teisinio direktoriaus parašai), webhook iš ERP siūlo didžiausią lankstumą.

3 žingsnis — Sukurkite parašo prašymą naudodami Certyneo API

Kai spustukas sukonfigūruotas, pridėkite HTTP modulį, nurodantį į Certyneo parašo prašymo sukūrimo galinį tašką:

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

Prašymo JSON tekstas apima:

```json { "name": "Subrangovo kontraktas - Projektas {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

Atkreipkite dėmesį į `advanced` parašo lygio naudojimą (išplėstinis elektroninis parašas, SEA), atitinkant eIDAS reikalavimus reikšmingos vertės inžinerijos kontraktams. Dokumentams su mažu riziką pakanka `simple` lygio.

4 žingsnis — Tvarkyti pranešimus ir archivavimą po parašo

Po prašymo sukūrimo pridėkite antrą šaką savo Make scenarijuje, suaktyvintą Certyneo Webhook signalizuojančia parašo užbaigimą. Certyneo automatiškai siunčia POST į URL webhook, kurią turėsite nustatyti prašymo nustatymuose.

Gavus šį webhook, jūsų scenarijus gali:

• Atsisiųsti pasirašytą ir laiko žymą versegitą PDF per `GET /signature-requests/{id}/signed-document`
• Archivuoti ją jūsų dokumentų valdymo sistemoje (SharePoint, Egnyte, Google Drive)
• Atnaujinti kontrakto būseną jūsų ERP ar CRM
• Siųsti automatinį pranešimą projektų komandai per Slack, Teams ar el. paštą
• Suaktyvinti sąskaitų faktūrų išdavimą ar naujo projekto atidarymo procesą jūsų valdymo įrakyje

Ši veiksmų grandinė garantuoja visišką sekamumą dokumentų ciklo eigoje, pagrindinė reikalavimas projektams, tiems turintiems būti auditams (ISO 9001 sertifikacija, viešieji konkursai, Seveso projektai).

---

Geriausios praktikos, skirtos inžinerijos sektoriui

Tvarkyti kelių šalių parašus ir nuoseklius workflows

Inžinerija dažnai apima dokumentus, reikalingus keliems pasirašiusiems asmenims nustatyta tvarka: pirma projektų vadovas, tada techninis direktorius, galiausiai kliento įmonės juridinis atstovas. Certyneo iš prigimties tvarko nuoseklų parašymą naudodama `order` parametrą pasirašiusiųjų sąraše.

Make gali dinamiškai sukurti pasirašiusiųjų masyvą naudodama Array Aggregator, kuris rinksiduomenų iš jūsų ERP ar atskaitos lentelės apie pasirašiusiuosius, prieš juos injektuojant į Certyneo API prašymą. Šis metodas leidžia valdyti rinkas su 5-10 pasirašiusiaisiais nekeičiant scenarijaus.

Susieti parašus su projektų aplankalais

Inžinerijoje kiekvienas pasirašytas dokumentas turi būti susietas su konkrečiu projekto aplankalu. Naudokite Certyneo pasirinktinių metaduomenų, norėdami saugoti bylos numerį, projektų fazę ir rinkos kodą. Šie metaduomenys bus grąžinti užbaigimo webhook ir gali būti naudojami Make archivuojant dokumentą tinklamame jūsų dokumentų valdymo sistemos aplanke.

Ši praktika atitinka NF EN ISO 19650 normos reikalavimus (informacijos valdymas BIM) ir palengvina dokumentų auditų pabaigoje projekto.

Stebėti workflow kokybę ir klaidas

Make siūlo išsamią kiekvieno scenarijaus vykdymo žurnalą. Profesiniame kontekste sukonfigūruokite el. pašto arba Slack pavojų scenarijams su klaidomis ir naudokite Make Error Handler modulį, norėdami tvarkyti Certyneo API gedimo atvejus (ribojimas, per didelis dokumentas, nesurastas pasirašiusysis).

Jei norite palyginti Certyneo galimybes su kitais rinkoje esančiais sprendimais prieš pradėdami integraciją, žr. mūsų elektroninių parašų sprendimų palyginimą, norėdami nustatyti geriausiai tinkamą sprendimą jūsų inžinerijos kontekstui.

Galiausiai, norėdami maksimaliai padidinti savo automatizuoto workflow ROI, mūsų elektroninių parašų ROI skaičiuoklė leidžia tiksliai įvertinti laiko sutaupymus ir ekonomiją, kurią realiai galite pasiekti priklausomai nuo dokumentų tūrio, kurį apdoroja jūsų projektavimo biuras.

Teisinė elektroniniam parašui taikoma sistema

Elektroninio parašo teisiniai pamatai

Pagal Prancūzijos teisyną elektroninio parašo teisinė vertė remiasi Civilinio kodekso 1366 straipsniu, kuriame nurodoma, kad „elektroninės formos raštas yra priimtas kaip įrodymas tokiu pat mastu, kaip ir popierinė rašyta forma", ir 1367 straipsniu, kuriame nurodoma, kad „parašas, būtinas juridinio akto tobulinimui, identifikuoja jo autorių ir pasireiškia jo sutikimu".

Europos lygiu eIDAS reglamentas Nr. 910/2014 (Elektroninė identifikacija, autentifikacija ir pasitikėjimo paslaugos), papildytas eIDAS 2.0 (Reglamentas ES 2024/1183), apibrėžia tris elektroninio parašo lygius:

• SES (Paprastas elektroninis parašas): tinka vidiniams dokumentams su mažu riziką.
• SEA (Išplėstinis elektroninis parašas): rekomenduojamas įprastiniams inžinerijos kontraktams, subrangovo rinkom ir pirkimo užsakymams. Garantuoja patikimą pasirašiusiojo identifikavimą ir dokumento vientisumą.
• SEQ (Kvalifikuotas elektroninis parašas): reikalingas autentiškiems aktams ir kai kuriems didelio masto viešiesiems konkursam.

Specifiniai inžinerijos sektoriaus reikalavimai

Viešųjų konkursų kontekste, dekretas Nr. 2016-360 dėl viešųjų konkursų nustato visišką dematerializavimą virš tam tikrų ribų. Įsipareigojimai atlikti ir subrangovo kontraktai turi būti pasirašyti SEA ar SEQ, atitinkančia eIDAS, kurią gamina kvalifikuotas pasitikėjimo paslaugų teikėjas (QTSP), įtrauktas į Europos Pasitikėjimo sąrašą.

ETSI EN 319 132 norma apibrėžia XAdES profilius, naudojamus XML parašui, o ETSI EN 319 122 apima CAdES profilius dvejetainių dokumentų parašui. Certyneo atitinka šiuos standartus, garantuojant suderinamumą ir tarpvalstybinį parašų pripažinimą.

GDPR ir pasirašiusiųjų duomenų apsauga

Pasirašiusiųjų asmeninių duomenų (vardas, el. paštas, parašo biometriniai duomenys) apdorojimas yra reglamentuojamas GDPR reglamentu Nr. 2016/679. Kaip atsakingas asmuo, jūsų inžinerijos įmonė turi užtikrinti, kad Certyneo veiktų kaip GDPR 28 straipsnio nuostatoms atitinkantis duomenų procesorius, turėdamas sudarytas DPA (duomenų apdorojimo sutartis). Parašo duomenys turi būti saugomi tiek, kiek taikoma senaties trukmė (5 metai komercinėms sutartims pagal Komercinio kodekso 110-4 straipsnį, 10 metų statybos rinkoms dėl dešimties metų garantijos).

NIS2 direktyva ir automatizuotų workflows saugumas

Inžinerijos įmonės, veikiančios kritinėse sferose (energija, transportas, vanduo), gali būti NIS2 direktyvos (2022/2555/ES) objektas, perkeltas į Prancūzijos teisyną įstatymu (2025 m. balandžio 14). Ši direktyva nustato IT sistemų saugumo reikalavimus, įskaitant Make ir Certyneo tokiems automatizavimo workflows. Reikėtų dokumentuoti duomenų srautus, šifruoti komunikaciją (TLS 1.3 minimaliai) ir prižiūrėti skaitmeninių subrangotojų registrą.

Naudojimo scenarijai: Make + Certyneo inžinerijoje

1 scenarijus — Geotechnikos projektavimo biuras, valdantis 300 misijų ataskaitas per metus

Geotechnikos specialistas biuras, turintis apie 15 inžinierių, per metus gamina vidutiniškai 300 misijų ataskaitų ir paslaugų sutarčių. Prieš Make + Certyneo integraciją, kiekviena ataskaita reikalavo rankinio siuntimo el. paštu, pasekimo skambučio po 5 dienų be atsakymo ir rankinio archivavimo failų serveryje. Vidutinis parašų rinkimo laikas siekė 8 darbo dienas.

Po automatizuoto workflow diegimo - suaktyvintas SharePoint ataskaitos deponavimo metu - Make scenarijus automatiškai sukuria Certyneo parašo prašymą, siunčia pranešimą klientui ir automatiškai reklamina po 3 dienų, jei parašas dar nebuvo gauts. Pasirašytas dokumentas iš karto archivuojamas atitinkamame projektų aplanke.

Rezultatas: parašo laiko sumažėjimas nuo 8 dienų iki 1,8 dienos vidutiniškai (−78 %), sutaupyta apie 2,5 val. asistento valandų per savaitę, t. y. maždaug 3 500 € per metus administratyvių apdorojimo kaštais. Šios skaičiaus tvarka atitinka sektoriaus benchmark'us, paskelbtas Forrester Research apie dokumentų automatizavimą (2024).

2 scenarijus — Pramoninės inžinerijos įmonė, valdanti kelių šalių subrangovo rinkas

Vidutinės dydžio (80-150 darbuotojų) pramoninės inžinerijos įmonė valdo projektus, reikalingus pasirašyti rinkas su 3-6 šalimis: investuotoju, architektūros vadovu, 1 ir 2 eilės subrangovais. Kiekviena rinka reikalinga nuoseklaus pasirašymo dėl sutarties ir draudimo priežasčių.

Make + Certyneo workflow suaktyvintas pirkimo užsakymo patvirtinimu ERP. Make dinamiškai sukuria iš duomenų bazės nuosekliai sutvarkytą pasirašiusiųjų sąrašą, sukuria Certyneo parašo prašymą su nuosekliais parametrais ir sertifikuoja kiekvieną šalį savo eilėje. Užbaigus, pasirašyta rinka archivuojama Procore ir kontrakto būsena atnaujinama ERP.

Rezultatas: nuoseklaus parašymo klaidų (subrangtojas, kuris pasirašo prieš architekturą) sumažėjimas 100 % dėl automatinio pasirašymo tvarkos valdymo. Vidutinis rinkų užbaigimo laikas sumažintas nuo 12 dienų iki 4 dienų (−67 %), kas paspartina faktinį statybvietės pradžią.

3 scenarijus — Inžinerijos ir konsultacijų kabinetas, tvarkytas taisomai dėl jų taikymo

Inžinerijos ir konsultacijų kabinetas, lydintas pramoninių klientų jų produktų transformacijos projektuose, dažnai rašo taisomas (amendments) misijoje, reikalingos greitam sutvirtinimui, siekiant nepasmerkti projekto. Šios taisomos anksčiau buvo spausdinamos, pasirašomos susitikime arba siunčiamos paštu, sudarant vėlavimus, nesuderintus su agiliųjų projektų greičiu.

Su Make + Certyneo, taisos sutvirtinimas projektų valdymo įrankyje automatiškai spust parašo prašymą. Klientas gauna mobilaus ryšio parašo nuorodą, leidžiančią pasirašyti iš savo telefono per mažiau nei 2 minutes, net keliaujant statybvietėje. Taikomas pažangiausias parašo lygis (SEA), garantuojant taisos teisinę vertę.

Rezultatas: taisų sutvirtinimo laikas sumažintas nuo 5-7 dienų iki mažiau nei 24 valandų 85% atvejų. Patenkintumas klientu pasibojimas ir perimto perimto nedokumentuoto risko sumažėjimas, dažna ginčų šaltinis inžinerijos konsultacijoje.

Išvada

Certyneo integravimas su Make (Integromat) yra svarbi efektyvumo palanka inžinerijos sektoriaus subjektams. Automatizuojant visą dokumentų ciklo eigą - nuo kontrakto kūrimo iki pasirašyto dokumento archivavimo - panaudosite kartotinus rankinio darbo pagrindus, sumažinsite parašo laikus nuo 67 iki 78 % vidutiniškai ir garantuosite visišką eIDAS atitiktį kiekvienam pagamintam dokumentui.

Techninis nustatymas, nors reikalingas pirmasis atidus diegimas, yra pasiekiamas be kodo komandai ar Make integratoriui. Naudos pasireiškia per pirmąsias panaudojimo savaites, matomas ROI administracijos kaštui ir statybvietės pradžios laikui.

Pasiruošę transformuoti savo dokumentų workflows? Nemokamai sukurkite savo Certyneo paskyrą ir prijunkite savo pirmąjį Make scenarijų per mažiau nei valandą, arba susisiekite su mūsų komanda dėl personalizuotos pagalbos, pritaikytos jūsų inžinerijos kontekstui.