서명할 문서를 보내는 방법

5단계 절차

전자 서명할 문서를 보내는 데는 5분도 채 걸리지 않습니다. 다음은 단계별 프로세스입니다.

1. 문서 준비

• PDF로 내보내기(권장)
• 모바일 가독성 확인(서명인의 80%가 모바일에서 서명)
• 오타 및 오류 제거를 위한 교정
• 필요한 경우 필수 부록 첨부

2. 봉투 만들기

서명 플랫폼에서:

• 새 문서 → PDF 업로드
• 봉투 이름 지정(문서 제목 + 서명자)

3. 서명자 추가

각 서명자에 대해:

• 성명
• 이메일
• 전화(AES인 경우 OTP SMS용)
• 역할(서명자, 승인자, CC)

순서 정의: 병렬(동시에 모두) 또는 순차적.

4. 필드 배치

PDF로 드래그:

• 서명 필드(필수)
• 옵션 필드: 날짜, 이름, 자유 텍스트, 확인란, 페이지당 이니셜

각 필드를 올바른 서명자와 연결합니다(다른 색상).

5. 구성 및 보내기

구성 옵션:

• 서명 수준: SES 또는 AES
• 만료 날짜(일반적으로 15~30일)
• 자동 알림(D+3, D+7)
• 개인 메시지

클릭 "보내기". 서명자는 즉시 이메일을 받습니다.

문서 추적

대시보드에서 실시간으로 확인:

• 전송 → 열림 → 서명
• 알림(이메일, Slack, Teams)
• 수동 재시작 가능

모범 사례

• 중요한 전송 전에 항상 동료와 테스트
• 초보 서명자를 위한 연락 채널 제공
• 서명된 문서를 체계적으로 보관
• 금요일 저녁이나 주말에 전송하지 않기

잦은 오류

• 잘못된 이메일(서체 또는 이전 주소)
• 서명자 추가를 잊어버린 경우
• 서명 필드를 넣지 마세요
• 파일이 너무 큽니다(> 10MB → 모바일에서 느림)
• 교정 없이 보내기

구체적인 사례: 영업사원

영업사원이 일주일에 20개의 견적을 보냅니다. 루틴:

1. HubSpot에서 생성(견적 + CGV)
2. 통합을 통해 SES에서 자동 전송
3. 알림 D+2 및 D+5
4. 실시간 Slack 알림
5. 서명 시 CRM 업데이트

휴먼 시간: 배송당 0분.

Certyneo의 도움

Certyneo는 직관적인 드래그-드롭 인터페이스, 반복 문서용 템플릿, CRM 통합, 실시간 모니터링, 자동 알림 등 빠르고 안정적으로 서명할 문서를 보냅니다. 이 모든 것이 3분 이내에 완료됩니다.

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FAQ

배송은 얼마나 걸리나요?

간단한 문서의 경우 2~5분 정도 소요됩니다.

동일한 문서를 여러 서명자에게 보낼 수 있나요?

예, 모두 동일한 봉투, 병렬 또는 순차적 순서입니다.

서명인에게 미리 알려야 합니까?

필수는 아니지만 초보 서명자에게 권장됩니다.

배송을 취소할 수 있나요?

네, 서명하기 전에요. 그다음에는 아니죠.

서명자가 다른 사람에게 양도할 수 있나요?

구성에 따라 다름. 기본적으로는 그렇지 않습니다.

결론

서명을 위해 문서를 보내는 것은 일상이 된 간단한 동작입니다. 루틴이 확립되면 계약 주기가 변형됩니다.

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