Usklađenost sa zakonom u radnom pravu: Obaveze poslodavca

Pravna usklađenost u radnom pravu predstavlja jedan od stubova suvremene HR-upravljanja. Između zaključivanja ugovora o radu, upravljanja osobnim podacima zaposlenika, vođenja registra osoblja i poštovanja obaveza obaveznog javnog objave, poslodavac se kreće u gustoj i stalno evoluciji normativnom okruženju. Nepoštovanje ovih obaveza izlaže poduzeće značajnim građanskim, kaznenim i upravnim sankcijama. Ovaj članak detaljno prikazuje glavne zakonske obaveze koje počivaju na svakom poslodavcu u Francuskoj, integrirajući doprinos digitalnog prava i posebno upotrebu elektronskog potpisa u poduzeću za osiguranje i ubrzanje HR-dokumentarnih procesa.

Temeljne ugovorne obaveze poslodavca

Izradu i isporuku ugovora o radu

Članak L. 1221-1 Zakona o radu naglašava da je ugovor o radu podložan pravilima običnog prava. Za ugovore za određeno vrijeme (CDD), članak L. 1242-12 nameće prosljeđivanje pisanog dokaza zaposleniku najkasnije u roku od dva radna dana nakon zapošljavanja, pod prijetnjom reklasifikacije u CDI. Za ugovore o radu na određeno vrijeme (članak L. 3123-6), pisani oblik je također obavezan.

Sejse transpredicije Direktive EU 2019/1152 o prozirnim i predvidljive uvjetima rada, uredba od 2. listopada 2023. proširi obavezne stavke koje moraju biti u ugovoru ili u dokumendu informacije dostavljenim pri zapošljavanju. Među njima: trajanje probnog perioda, pravila napomene, identitet organa socijalne zaštite ili pravo na obuku.

Dematerijalizacija ovih ugovora je danas potpuno zakonita: kvalificirani ili napredni elektronski potpis u skladu sa regulacijom eIDAS daje potpisanom ugovoru istu pravnu vrijednost kao i originalni papirni dokument, u primjeni članka 1367 Građanskog zakonika.

Jedinstveni registar osoblja

Članak L. 1221-13 Zakona o radu nalaže svakom poslodavcu da vodi jedinstveni registar osoblja. Registar mora sadržavati kronološkim redom zapošljavanja sljedeće stavke: identificiranje zaposlenika, državljanstvo, datum rođenja, spol, zaposlenost, kvalifikacija, datumi ulaska i izlaska, vrsta ugovora. Registar se mora čuvati pet godina nakon odlaska zaposlenika. Njegova odsutnost ili neuredna vođenja kazniva je novčanom kaznom od 750 € po zaposleniku (prekršaj 4. razreda).

Probni period i formalnosti pri zapošljavanju

Poslodavac mora provesti preliminarnu deklaraciju o zapošljavanju (DPAE) najkasnije osam dana prije predvidljenog datuma zapošljavanja, pri URSSAF (članak R. 1221-1 Zakona o radu). Odsutnost DPAE-a predstavlja prekršaj od skrivenog rada (članak L. 8221-5), izlažući poduzeće novčanoj kazni do 45 000 € i dvogodišnjem zatvoru za fizičke osobe.

Obaveze u pogledu zdravlja, sigurnosti i uvjeta rada

Opća obaveza sigurnosti

Članak L. 4121-1 Zakona o radu posvećuje obavezu poslodavca za sigurnost rezultata: mora poduzeti potrebne mjere kako bi osigurao sigurnost i zaštitio fizičko i duševno zdravlje radnika. Ova obaveza se razgrađuje u mjere za prevenciju rizika na radu, informacija i obuku zaposlenika te uspostavljanje odgovarajuće organizacije i sredstava.

Jedinstveni dokument procjene rizika na radu (DUERP), obavezan prema dekretima od 5. studenog 2001. (članak R. 4121-1 Zakona o radu), mora biti izgrađen čim postoji prvi zaposlenik, ažuriran godišnje ili pri svakoj značajnoj izmjeni uvjeta rada. Zakon o zdravlju na radu od 2. kolovoza 2021. (zakon br. 2021-1018) ojačao je ovu obavezu nalaženjem čuvanja DUERP za 40 godina i dostupnosti bivšim zaposlenicima.

Medicinski pregled i praćenje zdravlja

Poslodavac mora organizirati posjet informacije i prevencije (VIP) u roku od tri mjeseca nakon početka rada zaposlenika (članak R. 4624-10 Zakona o radu), osim za mjesta posebnih rizika za koja je prethodni medicinski pregled prije zapošljavanja potreban. Liječnik rada može izdati mišljenje o nesposobnosti, koje je poslodavac dužan uzeti u obzir ili će angažirati svoju odgovornost.

Obaveze vezane uz seksualno i drugo uznemiravanje te diskriminaciju

Sejse Zakona o budućnosti profesijonalnog od 5. rujna 2018. (zakon br. 2018-771), poduzeća s najmanje 250 zaposlenika moraju Named referenta za seksualno uznemiravanje u CSE i dediciranoga HR-referencu. Bilo koje poduzeće, bez obzira na veličinu, podložno je obavezi postavljanja kontaktnih podataka nadležnih službi u vezi s uznemiravanje (članak L. 1153-5 Zakona o radu). Neusklađenost na ovoj točki izlaže poslodavca akcijama građanske i kažnjive odgovornosti.

Obaveze u pogledu osobnih podataka zaposlenika

GDPR primijenjen na ljudske resurse

Opću uredbu o zaštiti podataka (GDPR, br. 2016/679) u potpunosti se primjenjuje na obradu podataka zaposlenika: datoteke plaća, procjene performansi, biometrijski podaci, praćenje odsutnosti, itd. Poslodavac djeluje kao odgovorna osoba za obradu u smislu članka 4(7) GDPR.

Njegove glavne obaveze su:

• Registar aktivnosti obrade (članak 30 GDPR): obavezan za bilo koja poduzeća s više od 250 zaposlenika ili koja obrađuje osjetljive podatke;

• Informiranje zaposlenika (članci 13 i 14 GDPR): tijekom prikupljanja podataka, putem jasne obavijesti o informacijama;

• Ograničenja čuvanja podataka: podaci zaposlenika ne mogu se čuvati neograničeno nakon prekida ugovora;

• Sigurnost podataka (članak 32 GDPR): poslodavac mora primijeniti odgovarajuće tehnike i organizacijske mjere.

U slučaju kršenja podataka, poslodavac ima 72 sata da obavijesti CNIL (članak 33 GDPR). Visina kazni može dosegnuti 20 milijuna eura ili 4 % godišnjeg svjetskog prometa. CNIL je 2023. izrekla više od 42 milijuna eura sankcija, od kojih je nekoliko izravno tiče obrade HR-a.

Zaštita podataka u procesima elektronskog potpisa

Tijekom primjene rješenja elektronskog potpisa za HR-dokumente (ugovori, aneksi, sporazumi poduzeća), poslodavac mora osigurati da je pružatelj usluge u skladu s GDPR. Biometrijski podaci koji se mogu prikupiti tijekom autentifikacije predstavljaju osjetljive podatke u smislu članka 9 GDPR. Korištenje kompletan vodiča elektronskog potpisa omogućava prepoznavanje usklađenih rješenja i izbjegavanje čestih grešaka u obradi podataka.

Obaveze vezane uz zastupanje osoblja i kolektivne pregovore

Uspostava i funkcioniranje CSE

Sejse Ordonnances Macron 2017. (ordonnances br. 2017-1386 i 2017-1388), Odbor za društvena i gospodarska pitanja (CSE) je jedinstvena instancija reprezentacije osoblja za poduzeja s najmanje 11 zaposlenika. Poslodavac je dužan organizirati izbore CSE i dati joj potrebna sredstva za funkcioniranje: lokalitet, satnice delegacija, pristup ekonomskim i socijalnim informacijama putem Baze podataka za ekonomska, društvena i okolišna pitanja (BDESE) za poduzeća s najmanje 50 zaposlenika (članak L. 2312-36 Zakona o radu).

Neorganizacija izbornih procesuiranja predstavlja delikt sprječavanja kazniv godinom zatvora i novčanom kaznom od 7 500 € (članak L. 2317-1 Zakona o radu).

Obaveze godišnjeg obveznog pregovaranja (NAO)

Članak L. 2242-1 Zakona o radu obvezuje poduzeća s sindikatskim delegatima da vođenja godišnjih obveznih pregovora o: plaćama, vremenu rada, dijeljenju dodane vrijednosti, profesionalnoj jednakosti žena i muškaraca te kvaliteti rada i života (QVT). Sejse Zakona o dijeljenju vrijednosti od 29. studenog 2023. (zakon br. 2023-1107), poduzeća s 11 do 49 zaposlenika koja ostvaruje čist fiskalnu dobit pozitivan najmanje 1 % od proizvodnje tijekom tri uzastopne godine mora uspostaviti uređaj za dijeljenje vrijednosti.

Dematerijalizacija HR-dokumenata: pitanja usklađenosti i najbolje prakse

Dokumenti koji se mogu dematerijalizirati

Dematerijalizacija HR-procesa je sada operativna i zakonska stvarnost. Elektronska plaćanja su dozvoljena sejse Zakona od 8. kolovoza 2016. (Zakon o radu, članak L. 3243-2 Zakona o radu), osim ako zaposlenik nije protiv. Ugovori o radu, aneksi, dokumenti završetka ugovora (konačan obračun, potvrda) mogu se elektronski potpisati čim rješenje korišteno jamči identificiranje potpisnika i integritet dokumenta.

HR-rješenja posvećena elektronskom potpisu omogućavaju automatizaciju tih dokumentarnih tokova dok osiguravaju njihovu dokaznu vrijednost. Za dokumente s visokim rizikom (CDD u nizu, sporazumi poduzeća), preporučuje se korištenje naprednog ili kvalificiranog elektronskog potpisa u smislu eIDAS uredbe. Usporedba rješenja elektronskog potpisa pomoći će vam odabrati alat prikladan vašim količinama i sektorskim ograničenjima.

Čuvanje i arhiviranje HR-dokumenata

Zakonska razdoblja čuvanja variraju ovisno o vrsti dokumenta:

• Ugovor o radu i aneksi: 5 godina nakon završetka ugovora (preskripcionalan je doseg običnog prava, članak 2224 Građanskog zakonika);

• Platni listići: 5 godina (preskripcionalni rok za naknade zaposlenika, članak L. 3245-1 Zakona o radu);

• Dokumenti vezani uz socijalne doprinose: 3 godine za URSSAF nadzor;

• DUERP: 40 godina (Zakon o zdravlju na radu 2021.).

Elektronski arhivski sustav (SAE) u skladu sa NF Z 42-020 normom garantira dokaznu vrijednost dematerijaliziranih dokumenata tijekom cijelog zakonskog razdoblja čuvanja. Kalkulator ROI dostupan na Certyneo omogućava brzo procjenu povrata investicije za potpunu digitalizaciju vaših HR-procesa.

Primjenjivi zakonski okvir za usklađenost poslodavca

Usklađenost poslodavca upisuje se u višeslojni normativni korpus koji kombinira nacionalno pravo, europsko pravo i tehničke norme.

Građanski zakonik:

• Članak 1366 Građanskog zakonika priznajem elektronski dokument kao dokaz na isti način kao papirni dokument, pod uvjetom da je identitet osobe čiji je proizvoljem osiguran i da je izgrađen i čuvan u uvjetima koji jamče njegovu integrnost.

• Članak 1367 Građanskog zakonika definira elektronski potpis i pojašnjava da se sastoji od korištenja pouzdane procedure identifikacije koja jamči njegovu vezu s činom kojem je priložen.

Uredba eIDAS (br. 910/2014): Ova europska uredba uspostavlja tri razine elektronskog potpisa (jednostavan, napredni, kvalificirani). Kvalificirani elektronski potpis (SEQ) uživava pretpostavku pouzdanosti i ne može biti odbijen kao dokaz u spora u EU-u. Revidirana eIDAS 2.0 (uredba 2024/1183 stupila je na snagu 20. svibnja 2024.) uvodi Europski novčanik za digitalnu identifikaciju (EUDI Wallet), koji će utjecati na HR-procese uvođenja sejse 2026.

GDPR (br. 2016/679): Poslodavac kao odgovorna osoba za obradu podložan je principima zakonitosti, poštenja, transparentnosti, ograničenja namjena, minimalizacije podataka, točnosti, ograničenja čuvanja, integrnosti i povjerljivosti (članak 5 GDPR). Korištenje pružatelja elektronskog potpisa zahtijeva zaključenje ugovora o potporuci usklađivanja s člankom 28 GDPR, koji posebno specificira garantije sigurnosti i modalnosti vraćanja ili brisanja podataka.

Direktiva NIS2 (2022/2555): Transponirana u francusko pravo zakonom br. 2024-449 od 21. svibnja 2024., direktiva NIS2 proširuje obveze kibernetske sigurnosti na bitne i važne subjekte, među kojima su mnogi poslodavci u zdravstvu, energiji i transportu. HR-sustavi informacija koji obrađuju osjetljive podatke moraju integrirati pojačane mjere sigurnosti (autentifikacija s više čimbenika, planove kontinuiteta poslovanja, izvještavanje o incidentima).

Norme ETSI: Norme ETSI EN 319 132 (XAdES-oblici potpisa) i ETSI EN 319 122 (CAdES) definiraju tehničke oblike elektronskih potpisa priznatih u Europi. Kvalificirani pružatelji usluga povjerenja (QTSP) navedeni na popisu povjerenja nacionalne liste (Trust List) koju je objavio ANSSI jamče poštovanje tih normi.

Pravo rada: Zakon o radu (članci L. 1221-1, L. 1242-12, L. 3243-2, L. 4121-1, L. 2242-1, itd.) čini temelje ugovornih, organizacijskih i društvenih obveza poslodavca. Bilo koji prekršaj može rezultirati građanskim sankcijama (reklasifikacija, naknada štetke), upravnim sankcijama (novčane kazne CNIL, DIRECCTE) i kaznenim sankcijama (delikt sprječavanja, skriveni rad).

Scenariji korištenja: HR-usklađenost u praksi

Scenarij 1 — Mala industrijska poduzeća od 80 zaposlenika digitalizira svoje ugovore o radu

Mala industrijska poduzeća upravljajući između 80 i 120 zaposlenika, s važan godišnji promet (CDD u proizvodnji), doživljavala je česte poteškoće: rokove potpisa CDD-a koji premaš legal dva radna dana, rizik od reklasifikacije, nesiguran papirni arhiv. Uvođenjem rješenja za napredni elektronski potpis u skladu s eIDAS, poduzeće je integriralo automatizirani tok: generiranje ugovora iz SIRH-a, slanja e-poštom zaposleniku na siguran način, potpisivanja u manje od 10 minuta na mobilnom uređaju, automatsku arhivaciju s kvalificiranom vremenskom oznakom.

Rezultati promatrani nakon šest mjeseci primjene: 85 % smanjenje vremena za potpisivanje CDD (od prosječno 2,4 dana na manje od 4 sata), potpuno uklanjanje rizika od dostave izvan zakonskog roka, procijenjena štednja od 3 200 € godišnje u troškovima ispisa, slanja i klasifikacije.

Scenarij 2 — Distributivna grupa s više mjesta čini BDESE i NAO u skladu

Distributivna grupa s dvadesetak ustanova i oko 1 200 zaposlenika trebala je centralizirati svoju Bazu podataka za ekonomska, društvena i okolišna pitanja (BDESE) i dematerijalizirati potpisivanje zapisnika sa CSE-sastanaka i sporazumima poduzeća iz NAO. Odsutnost formaliziranog potpisa na određenim kolektivnim sporazumima izložila je grupu rizicima od spora oko njihove primjenjivosti.

Primjenom rješenja za kvalificirani elektronski potpis za čine s visokim pravnim rizikom (sporazumi o sudjelovanju, povjerljivi teleradio, sporazum o sudjelovanju), grupa je osigurala dokaznu vrijednost čitave svoje društvene dokumentacije. Provjere vremenske štednje na procesima potpisivanja u zajednici (uključujući 3 do 7 potpisnika po sporazumu) procijenjene su na 60 % u odnosu na papirni krug s preporučenim poštanskim slanjem.

Scenarij 3 — HR-konzultantska kabelska tvrtka prati svoje TPE-klijente na GDPR zaposlenika

HR-konzultantska tvrtka specijalizirana za ljudske resurse, prati pedeset TPE-PME, identificirala je da većina njezinih klijenta nije imala obavijesti o informaciji GDPR za dostavu zaposlenicima pri zapošljavanju, iako je obavezna sejse 2018. Tvrtka je integrirala automatsku generiranje tih obavijesti u svoju ponudu pratnje, oslanjajući se na generatora ugovora na AI i rješenje elektronskog potpisa za isporuku i formaliziranog potvrde prijema.

Ovaj sustav omogućio je klijentima tvrtke da se prilagode GDPR u manje od dva tjedna, s stopom prihvaćanja od 94 % među zaposlenicima kontaktiranim elektronskim putem, u odnosu na 67 % preko tradicionalnog papirnog kruga. Rizici od novčanih kazni CNIL zbog neispravke obavijesti u potpunosti su neutralizirani na klijentskom portfelju pratnje.

Zaključak

Pravna usklađenost u radnom pravu ne ograničava se na formalno poštovanje Zakona o radu: sada uključuje obaveze koje proizlaze iz GDPR-a, direktive NIS2, eIDAS uredbe i nedavnih zakonodavnih izmjena kao što je Zakon o dijeljenju vrijednosti. Za poslodavca, svaki HR-dokument — ugovor, aneks, sporazum poduzeća, obavijest o informaciji — predstavlja pravni čin čija dokazna vrijednost mora biti jamčena.

Elektronski potpis usklađen s eIDAS-om nameće se kao najefikasnije sredstvo za usklađenost: osigurava ugovore, ubrzava procese zapošljavanja, olakšava zakonsku arhivaciju i značajno smanjuje rizike od spora. Certyneo vas prati kroz potpunu digitalizaciju vaših HR-tokova, s certificiranim rješenjima, jednostavna za primjenu i u skladu s europskim zakonskim zahtjevima.

Otkrijte ponude Certyneo i počnite besplatno kako biste transformirali HR-usklađenost u konkurentsku prednost.