Certyneo i Make : automatizacija potpisivanja u inženjerstvu

Zašto automatizirati elektronsko potpisivanje u inženjerstvu s Make-om?

Sektor inženjerstva proizvodi značajnu količinu ugovornih dokumenata : ugovore o nadzoru, dodatke, zapisnike pregleda, ugovore o podizvodjenju, izjave o usklađenosti i izvještaje o istraživanjima. Prema studiji savjetodavne kuće McKinsey (2024), timovi inženjerstva u prosjeku troše 27 % svoga vremena rada na ponavljajuće administrativne zadatke, od kojih je prikupljanje i praćenje potpisa među najpotrosnijima.

Povezivanje Certyneoa s platformom za automatizaciju kao što je Make (prethodno Integromat) omogućava vam transformaciju tih ručnih procesa u inteligentne tokove rada, gdje je svaki potpis pokrenut, praćen i arhiviran bez ljudske intervencije. Ovaj vodič objašnjava korak po korak kako uspostaviti ovu integraciju u kontekstu B2B inženjerstva, u skladu sa zahtjevima propisa eIDAS.

Redom će se obrađivati arhitektura integracije, konfiguracija korak po korak u Make-u, dostupni okidači i akcije, te najbolje prakse specifične za sektor inženjerstva.

---

Razumijevanje arhitekture Make + Certyneo za inženjerstvo

Make (Integromat) : platforma orkestriranja bez koda

Make je platforma za integraciju i vizualnu automatizaciju koja omogućava stvaranje scenarija koji povezuju stotine aplikacija через module drag-and-drop. Za razliku od Zapiera, Make nudi naprednu uvjetnu logiku, iteratore, agregatore i usmjerivače, što ga čini posebno prikladnim za kompleksne tokove rada inženjerstva (više strana, više koraka, dokumenti s više potpisnika).

Make se pozicionira između vaših poslovnih alata (ERP, CRM, alata za upravljanje projektima kao Autodesk Construction Cloud, Procore ili Microsoft Project) i Certyneoa, orkestrirajući tokove podataka i okidače potpisivanja.

API Certyneoa : ulazna točka integracije

Certyneo izlaže kompletan RESTful API koji omogućava izvršavanje svih dostupnih operacija iz grafičkog sučelja : stvaranje zahtjeva za potpisivanje, dodavanje potpisnika, definiranje polja potpisa, slanje obavijesti, dohvaćanje statusa i preuzimanje potpisanih dokumenata. API koristi OAuth 2.0 autentifikaciju i JSON format, što garantira nativnu kompatibilnost s Make-om preko modula HTTP ili, idealno, preko blagajnika Certyneoa.

API Certyneoa poštuje standarde interoperabilnosti definirane normom ETSI EN 319 132 za XAdES potpis i ETSI EN 319 122 za CAdES, osiguravajući da je svaki proizvedeni potpis pravno valjao u cijeloj Evropskoj uniji.

Tipična topologija toka rada inženjerstva

U uredu za studije ili društvu inženjerstva, tipičan tok rada izgleda ovako :

1. Okidač : novi ugovor o podizvodjenju se kreira u ERP-u (npr. SAP, Sage ili alat za upravljanje BTP projektima).
2. Ekstrakcija : Make preuzima metapodatke ugovora (stranke, iznos, reference gradilišta).
3. Generiranje dokumenta : AI generator ugovora Certyneoa proizvodi strukturirani PDF dokument.
4. Stvaranje zahtjeva za potpisivanje : Make poziva API Certyneoa kako bi kreirao zahtjev i dodao potpisnike prema definiranom redoslijedu.
5. Sekvencijalno ili paralelno potpisivanje : Certyneo šalje linkove za potpisivanje zainteresiranim stranama.
6. Obavijest i arhiviranje : po primitku svakog potpisa, Make pokreće obavijest Slack-a/Teams-a i arhivira potpisani dokument u vašu GED (SharePoint, Google Drive, Egnyte, itd.).

Ova arhitektura eliminiše ručne e-mail razmjene i garantira kompletan nadzor, bitan pri provjerama inženjerskih projekata.

---

Konfiguracija korak po korak integracije u Make-u

Korak 1 — Stvaranje scenarija i konfiguracija Certyneo veze

U vašem Make prostoru, kreirajte novi scenarij. Ako je nativni Certyneo konektor dostupan na Make tržištu, odaberite ga izravno ; inače koristite modul HTTP > Make a request ili HTTP > Make an OAuth 2.0 request.

Za konfiguraciju veze :

• Osnovni URL : `https://api.certyneo.com/v1`
• Metoda autentifikacije : OAuth 2.0 (Client Credentials) ili API ključ Bearer Token, ovisno o konfiguraciji vašeg Certyneo računa
• API ključ : dostupan u vašoj Certyneo kontrolnoj ploči, odjeljak Postavke > Integracije > API

Čuvaj API ključ u upravitelju veza Make-a (a ne ugrađen u scenarij) kako bi se poštovale najbolje prakse sigurnosti.

Korak 2 — Definiranje okidača prikladnog za sektor inženjerstva

Odabir okidača je odlučujući. U inženjerstvu, najčešće korišteni okidači su :

| Okidač | Make modul | Slučaj upotrebe | |---|---|---| | Novaja datoteka u SharePoint mapi | SharePoint > Watch Files | Ugovor postavljen od strane komercijalista | | Novi red u Google Sheets tablici | Google Sheets > Watch Rows | Praćenje tržišta koja trebaju biti potpisana | | Webhook ulaznog podatka iz ERP-a | Webhooks > Custom Webhook | Narudžbenica validirana u SAP-u | | Novi Jira/Asana ticket | Jira > Watch Issues | Isporučivi faze koji zahtijevaju validaciju klijenta |

Za kompleksne tokove rada inženjerstva (npr. potpisivanje ugovora o nadzoru koji zahtijevaju ko-potpisivanje tehnološkog direktora i pravnog direktora), ulazni Webhook iz ERP-a nudi najveću fleksibilnost.

Korak 3 — Stvaranje zahtjeva za potpisivanje preko Certyneo API-ja

Kada je okidač konfiguriran, dodajte HTTP modul koji pokazuje na Certyneo endpoint za stvaranje zahtjeva za potpisivanje :

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

Tijelo zahtjeva JSON uključuje :

```json { "name": "Ugovor o podizvodjenju - Projekt {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

Primijetite korištenje razine potpisivanja `advanced` (napredni elektronski potpis, SEA), u skladu sa zahtjevima eIDAS-a za inženjerske ugovore značajne vrijednosti. Za interne dokumente niske važnosti, razina `simple` je dovoljna.

Korak 4 — Upravljanje obavijestima i arhiviranjem nakon potpisivanja

Nakon stvaranja zahtjeva, dodajte drugi ogranak u vašem Make scenariju, pokrenut Certyneo Webhook-om koji signalizira dovršetak potpisivanja. Certyneo automatski šalje POST prema URL-u webhook-a koji ste definirali u parametrima zahtjeva.

Po primitku ovog webhook-a, vaš scenarij može :

• Preuzeti potpisani i vremenski označeni PDF preko `GET /signature-requests/{id}/signed-document`
• Arhivirati ga u vašu GED (SharePoint, Egnyte, Google Drive)
• Ažurirati status ugovora u vašem ERP-u ili CRM-u
• Poslati automatsku obavijest projektnom timu preko Slack-a, Teams-a ili e-pošte
• Pokrenuti naplatu ili otvaranje novog projekta u vašem alatu za upravljanje

Ovaj lanac akcija garantira potpunu pratljivost životnog ciklusa dokumenta, temeljni zahtjev u projektima koji su predmet revizije (sertifikacija ISO 9001, javne nabave, Seveso projekti).

---

Najbolje prakse specifične za sektor inženjerstva

Upravljanje potpisima više strana i sekvencijalnim tokovima rada

Inženjerstvo često uključuje dokumente koji zahtijevaju više potpisnika u preciznom redoslijedu : prvo voditelj projekta, zatim tehnološki direktor, napokon zastupnik pravne osobe klijenta. Certyneo nativno upravlja sekvencijalnim potpisivanjem preko parametra `order` u listi potpisnika.

U Make-u možete dinamički konstruirati niz potpisnika koristeći Array Aggregator koji prikuplja podatke potpisnika iz vašeg ERP-a ili referentne tablice, prije nego što ih ubacite u zahtjev API Certyneoa. Ovaj pristup omogućava upravljanje tržišima sa 5 do 10 potpisnika bez izmjene scenarija.

Povezivanje potpisa sa mapama gradilišta

U inženjerstvu, svaki potpisani dokument mora biti povezan s određenom mapom projekta. Koristite prilagođena svojstva Certyneoa za spremanje broja pothvata, faze projekta i koda tržišta. Ova svojstva će biti vraćena u webhook dovršetka i korisnik može ih koristiti za arhiviranje dokumenta u pravi direktorij vaše GED-a.

Ova praksa poštuje zahtjeve standarda NF EN ISO 19650 (upravljanje informacijama u BIM-u) i olakšava revizije dokumenata na kraju projekta.

Praćenje kvalitete i grešaka toka rada

Make nudi detaljnu evidenciju izvršavanja za svaki scenarij. U profesionalnom kontekstu, konfigurajte e-mail ili Slack upozorenja na scenarije u grešci, i koristite Make modul Error Handler za upravljanje slučajevima neuspjeha API Certyneoa (ograničenje brzine, prevelik dokument, potpisnik nije pronađen).

Ako želite usporediti mogućnosti Certyneoa s drugim rješenjima na tržištu prije nego što se upustite u integraciju, pogledajte našu usporedbu rješenja elektronskog potpisivanja kako biste identificirali rješenje najbolje dostojno vašem kontekstu inženjerstva.

Konačno, kako biste maksimizirali povrat ulaganja vašeg automatiziranog toka rada, naš kalkulator ROI elektronskog potpisivanja omogućava vam preciznu procjenu dobitaka u vremenu i ušteda ostvarive prema količini dokumenata obrađenih od vašeg ureda za studije.

Pravni okvir primjenjiv na elektronsko potpisivanje u inženjerstvu

Pravne osnove elektronskog potpisivanja

U francuskom pravu, pravna vrijednost elektronskog potpisa počiva na članku 1366 Građanskog zakonika, koji određuje da je "pisani oblik u elektroničkom obliku prihvaćen kao dokaz na isti način kao pisana forma na papirnati nosač", i na članku 1367, koji pojašnjava da "potpis nužan za savršenstvo pravnog čina identificira autora i iskazuje njegov pristanak".

Na razini Europe, Uredba eIDAS br. 910/2014 (Elektronička identifikacija, autentifikacija i usluge povjerenja), dopunjena s eIDAS 2.0 (EU Uredba 2024/1183), definira tri razine elektronskog potpisivanja :

• SES (Jednostavni elektronski potpis) : prikladan za interne dokumente niske važnosti.
• SEA (Napredni elektronski potpis) : preporučen za uobičajene inženjerske ugovore, ugovore o podizvodjenju i narudžbenice. Garantira pouzdanu identifikaciju potpisnika i cjelovitost dokumenta.
• SEQ (Kvalificirani elektronski potpis) : obavezan za autentične akte i određene javne nabave velike vrijednosti.

Obveze specifične za sektor inženjerstva

U okviru javnih nabava, Dekret br. 2016-360 o javnim nabavama nameće kompletan dematerijalizaciju iznad određenih praga. Akti obvezivanja i ugovori o podizvodjenju moraju biti potpisani s SEA ili SEQ sukladnim eIDAS-u, proizvedeni od strane pružatelja usluge povjerenja sa kvalifikacijom (QTSP) na listi europske Trusted List.

Norma ETSI EN 319 132 definira XAdES profile korištene za napredni XML potpis, dok ETSI EN 319 122 pokriva CAdES profile za potpis binarnih dokumenata. Certyneo poštuje te standarde, garantirajući međuoperabilnost i međunacionalnu priznanje potpisa.

GDPR i zaštita podataka potpisnika

Obrada osobnih podataka potpisnika (ime, e-pošta, biometrijski podaci potpisa) podvrgava se Uredbi GDPR br. 2016/679. Kao rukovodeći subjekt, vaše inženjersko društvo mora osigurati da Certyneo djeluje kao potprocesor u smislu članka 28 GDPR-a, s DPA-om (Sporazumom o obradi podataka) u obrazcu. Podaci potpisa trebaju biti čuvani tijekom roka zastare koji se primjenjuje (5 godina za trgovačke ugovore prema članku L. 110-4 Trgovačkog zakonika, 10 godina za građevinske ugovore zbog deseteročne garancije).

Direktiva NIS2 i sigurnost automatiziranih tokova rada

Inženjerska društva koja posluju u kritičnim sektorima (energija, transport, voda) mogu biti podvrgnutu Direktivi NIS2 (2022/2555/EU), prenesen u francusko pravo Zakonom od 14. travnja 2025. Ova direktiva nameće zahtjeve sigurnosti na informacijske sisteme, uključujući tokove rada automatizacije povezane s trećim stranama kao što su Make i Certyneo. Trebalo bi dokumentirati tokove podataka, šifrirati komunikacije (TLS 1.3 minimalno) i održavati registar digitalnih podprocesatora.

Scenariji upotrebe : Make + Certyneo u inženjerstvu

Scenarij 1 — Ured za geoharmonijske studije koji upravlja 300 izvještaja o misiji godišnje

Ured za studije specijaliziran za geotehniku, sastavljen od petnaestero inženjera, godišnje proizvodi prosječno 300 izvještaja o misiji i ugovore o uslugama. Prije integracije Make + Certyneoa, svaki izvještaj zahtijevao je ručni e-mail, telefonsku podsjetnik nakon 5 dana bez odgovora i ručno arhiviranje na server datoteka. Prosječno vrijeme prikupljanja potpisa doseglo je 8 radnih dana.

Nakon primjene automatiziranog toka rada — pokrenut depozitom završnog izvještaja u SharePoint — Make scenarij automatski kreira zahtjev za Certyneo potpisivanje, šalje obavijest klijentu, i automatski ponovno poziva J+3 ako se potpis nije primio. Potpisani dokument je odmah arhiviran u odgovarajući direktorij pothvata.

Rezultat : smanjenje vremena potpisivanja s 8 dana na 1,8 dana u prosjeku (−78 %), ušteda od 2,5 sati asistencije tjedno, što je otprilike 3 500 € godišnje u troškovima administrativne obrade. Ova reda veličine su sukladna s benchmarkovima sektora objavljenima od Forrester Research-a o automatizaciji dokumenata (2024).

Scenarij 2 — Društvo za industrijsko inženjerstvo koje upravlja tržištima podizvodjenja s više strana

Društvo za industrijsko inženjerstvo srednje veličine (80 do 150 suradnika) vodi projekte koji zahtijevaju potpisivanje tržišta o podizvodjenju s uključenim 3 do 6 strana : naručitelj, povjereni voditelj, podizvođači rangova 1 i 2. Svako tržište zahtijeva strogo sekvencijalno potpisivanje iz ugovornih i osiguravajućih razloga.

Make + Certyneo tok rada je pokrenut validacijom narudžbenice u ERP-u. Make dinamički konstruira uređenu listu potpisnika iz baze podataka dobavljača, kreira zahtjev za Certyneo potpisivanje s sekvencijalnim parametrima, i obavještava svaku stranku po redoslijedu. Po dovršetku, potpisano tržište je arhivirano u Procore i status ugovora je ažuriran u ERP-u.

Rezultat : smanjenje grešaka sekvencijalizacije (podizvođač koji potpisuje prije vodje) sa 100 % zahvaljujući automatskoj upravljanju redoslijeda potpisivanja. Prosječno vrijeme finalizacije tržišta s 12 dana na 4 dana (−67 %), što ubrzava učinkovit početak gradilišta.

Scenarij 3 — Kabinet za inženjerstvo-savjetovanje koji upravlja dodatnim izmjenama područja

Kabinet za inženjersko-savjetovanje koji prati industrijske klijente u svojim projektima transformacije proizvoda često proizvodi dodatke (amendments) tijekom misije, zahtijevajući brzu validaciju kako ne bi blokirao projekt. Ovi dodatci su prethodno bili ispisani, potpisani na sastanku ili poslani poštom, što je stvaralo kašnjenja neusklađena s tempom agilnih projekata.

Sa Make + Certyneom, stvaranje dodatka u alatu za upravljanje projektima automatski pokreće zahtjev za potpisivanje. Klijent prima link za potpisivanje mobilnog prikladnog što mu omogućava potpisivanje sa svog pametnog telefona za manje od 2 minute, čak i tijekom putovanja na mjestu. Razina naprednog potpisivanja (SEA) primjenjuje se, osiguravajući pravnu vrijednost dodatka.

Rezultat : vrijeme validacije dodatka smanjeno s 5 do 7 dana na manje od 24 sata u 85 % slučajeva. Poboljšana zadovoljstvo klijenta i smanjenje rizika od pomicanja dogovora nedokumentiranog, čest izvor sporova u inženjerskom savjetovanju.

Zaključak

Integracija Certyneoa s Make-om (Integromat) predstavlja važnu polugu učinkovitosti za aktere u sektoru inženjerstva. Automatizacijom kompletan životnog ciklusa dokumenta — od stvaranja ugovora do arhiviranje potpisanog dokumenta — eliminirate ponavljajuće ručne zadatke, smanjite vremenske rokove potpisivanja za 67 do 78 % u prosjeku, i garantirate potpunu sukladnost eIDAS-a za svaki proizvedeni dokument.

Tehnička konfiguracija, iako zahtijeva suradnju na inicijalnu postavku, dostupna je timovima koji raspolažu bez-koda profilom ili Make integratora. Dobitci se manifestiraju već u prve nekoliko tjedana korištenja, s mjerljivim ROI-om na troškove administracije i vremenske rokove početka gradilišta.

Spremni transformirati vaše tokove rada dokumenata? Kreirajte Certyneo račun besplatno i spojite svoj prvi Make scenarij za manje od sata, ili kontaktirajte naš tim za prilagođenu podršku prilagođenu vašem kontekstu inženjerstva.