Enpresa-dokumentuen desmaterializazioa

Desmaterializazioa: sinaduraz harago

Handesmaterializazioapaperezko dokumentu eta prozesuen baliokide digitalekin erabat ordezkatzeari egiten dio erreferentzia. Dauden artxiboen digitalizazioa, dokumentu elektronikoak berez sortzea, sinadura eta froga-balioarekin artxibatzea barne hartzen ditu.

Sinadura elektronikoa izan ohi da pasabidea, baina desmaterializazioa haratago doa.

Perimetro tipikoa

• fluxu komertzialak: aurrekontuak, erosketa-aginduak, kontratuak, fakturak
• HR fluxua: kontratuak, zuzenketak, buletinak, epaiak
• erosketa-fluxua: eskaerak, eskaerak, hornitzaileen fakturak
• finantza-fluxuak: mandatuak, transferentzia-aginduak
• barne dokumentu-fluxuak: memorandumak, prozedurak

Desmaterializazio proiektu baten 4 faseak

1. Paper-fluxuen mapa

Enpresak igortzen edo jasotzen dituen dokumentu guztiak zerrendatu, haien bolumena, aktoreak, bizi-zikloa.

2. Lehenetsi ROI arabera

Hasi bolumen handiko eta marruskadura handiko fluxuetatik: salmentak, HR, erosketak lehentasun gisa.

3. Aukeratu tresnak

• sinadura elektronikoa
• Sailkapenerako EDM (Electronic Document Management).
• faktura elektronikoa (apurka-apurka derrigorrezkoa)
• froga-balioarekin artxibatzea

4. Pixkanaka zabaldu

Kudeatu fluxu bakoitza bereizita: probak, prestakuntza, orokortzea, ROI neurketa.

Faktura elektronikoa: betebeharra

2024az geroztik, pixkanaka faktura elektronikoa derrigorrezkoa bihurtu da B2Bn Frantzian. Egutegia:

• enpresa handiak eta ETIak: 2026
• ETEak eta ETEak: 2027

Aurreikusi epe hori zure fakturazio-fluxuak orain desmaterializatuz.

Onura neurgarriak

• Aurreztu denbora: %30-50 administrazio-prozesuetan
• Kostuen murrizketa: %50-80 paper-fluxuetan
• Trazabilitatea: dokumentu bakoitza denbora-zigilua eta trazagarria
• Betetzea: artxibo legal automatikoa
• ESK: karbono aztarna murriztua

Kontserbazio betebeharrak

Desmaterializatuta ere, dokumentuak legezko epeetan gorde behar dira:

• 10 urte merkataritza-kontratuetarako
• 6 urte zerga dokumentuetarako
• Lan-kontratuetarako 5 urte iraungi eta gero

Ikusisinatutako dokumentuak gordetzea.

Ohiko akatsak

• Dena aldi berean digitalizatu nahi izatea
• Ez taldeak entrenatzen
• Aukeratu interfazea ez duten tresnak
• Balio frogagarria duen artxiboa ahaztea
• OCRrik gabeko eskanerra (ezin dira dokumentuak aurkitu)

Erabilera kasua: ETE industriala

120 laguneko ETE bat, 50 urteko paperezko artxiboak 18 hilabetetan desmaterializatuta:

• 1-3 hilabeteak: sinadura elektronikoa (HR + merkataritza-kontratuak)
• 4-6 hilabeteak: bezeroen fakturazioaren desmaterializazioa
• 7-12 hilabeteak: EDM eta barneko lan-fluxuak
• 13-18 hilabeteak: artxibo historikoen digitalizazioa

Emaitza: 200 m²-ko artxiboetatik askatutako bulegoak, 2 FTE berriro banatuta, 2027rako zerga betetzea aurreikusita.

Nola laguntzen dizu Certyneok

Certyneok berez estaltzen du desmaterializazio-proiekturen edozein desmaterializazio-proiekturen “sinadura elektronikoa + artxiboa balio frogagarriarekin” osagaia. EDM arruntekin (GoogleDrive, SharePoint, OneDrive, Dropbox) integrazioak, automatizazio konplexuetarako APIa.

Ezagutu Certyneo sinadura elektronikoaren irtenbidea

Ohiko galderak

Fakturazio elektronikoa derrigorrezkoa al da?

Bai, pixkanaka-pixkanaka 2026tik (enpresa handiak) 2027ra (EBE/ETE).

Paperezko artxibo guztiak eskaneatu behar al ditugu?

Ez, lehenetsi dokumentu aktiboak (azken 10 urteak). Gainerakoak fisikoki artxibatu daitezke.

Zer kostatzen zaio ETE bati?

Aldakorra irismenaren arabera: 5.000 eurotik 50.000 eurora proiektu oso baterako.

Espero duzun ROI?

Normalean 1-2 urte.

Dokumentuak galtzeko arriskua?

Ez artxibatzeak froga-balioa badu eta erredundantea bada.

Ondorioa

Desmaterializazioa eraldaketa proiektu egituratzailea da. Hasi sinadurarekin (irabazi azkarra), gero zabaldu. ROI-a lehen hilabeteetatik neur daiteke.

Saiatu Certyneo zure dokumentuak linean bidaltzeko, sinatzeko eta jarraitzeko, modu errazean, azkar eta seguruan.