Sinadura elektronikoa enpresan : erabilera kasuak eta ezarrera
Eguneratua
Sinadura desmaterializazioa edozein tamainako enpresentzat lehiakortasun bihatea bihurtu da. Gidalerroa honetan departamenduz kasu praktikoak, irabazi mesuragarriak, ezarrerako zerrenda eta nola sinadura elektronikoa dagoeneko tresnekin integratu.
Zergatik hartzen dute enpreseek sinadura elektronikoa
Frantzioan, enpresa ertainaren tamainakoak batez beste ehunaka kontratuzko dokumentu prozesatzen ditu hilean. Sinadura eskuzko bakoitzak prozesu luzea dakarrela: inprimaketa, posta bidez bidaltzea edo eskaneatzeab, abisurik gabe berriro, itzulera, fitxategi fisikoan archiboa. Prozesu honek batez beste 5 egun hartzen du eta 15 eta 35 € bitartean kostatzen ditu dokumentuak (papera, franko, administratzaileen kudeaketa denbora).
Sinadura elektronikoak prozesu hau orduetan murrizten du, mugimendurik gabe, inprimaketarik gabe, galtzeko arrisku gabe. Sinadatzaileek eposta bidez esteka jasotzen dute, beren telefonotik edo ordenagailutik sinatu, eta sinaturatako dokumentua beregainatik dago aski parte guztientzat.
Denbora irabazitzearen gainetik, sinadura elektronikoak paperina baino trazabilitate hobea ekartzen du: ekintza gukorotzu ordua mugatua dago eta jasotzen dena, sinaturaren edo konprometitzeko dataren bona fide leharketa egitea posibilitate ezina egiten da.
ROI eta irabazi mesuragarriak
Onurak konkretuak eta kuantifiagarriak desplieguearen lehenengo hilabeteetan.
Erabilera kasuak departamenduz
Enpresen departamendu bakoitzak bere dokumentua fluxuak ditu. Nola sinadura elektronikoa integratzen den erakusten dugu.
Giza Baliabideak
Onboarding denbora 5 egunetik orduetatara murriztu
- Laneko kontratua (Mugagabea, Mugatua, Txandakakoa, Aldi baterakoa)
- Abendu eta kontratuen aldaketak
- Informatika arauak eta etxeko erreglamenduak
- Postaren fitxak eta misioen gutuneak
- Sekretutasun akordiak (NDA) sarri datorrenekin
- Kontu-likidazioak eta amaierako dokumentuak
Zuzenbide Zuzendaritza
Traza osoa eta audit-arrastoa aktu bakoitzerako
- Kontrata komertialak eta elkartzeak
- Sekretutasun akordiak (NDA) B2B
- Salmenta eta erosketa orokorren baldintzak
- Transakcio-protokoloak
- Mandatua eta prokurazioak
- Taldekatzeko konbentzioak eta asmozko gutuneak
Merkatal Zuzendaritza
Presupuesten sinadura 3x azkarrago, bihurketa-tasa hobea
- Presupuestuak eta merkatal proposamenak
- Salmenta-kontratua eta eskari-oniontsuak
- Prezio-eskaak eta prezio-taulak
- Harpidetzako eta zerbitzu-kontratua
- Berritzeak eta berritzapenak
- Banatze-akordiak eta merkatal elkartzeak
Erosketak Zuzendaritza
Hornitzaileen konpromiso guztien zentralizazioa eta trazabilitatea
- Hornitzaileen kontratua eta azpikontratazio
- Eskari-oniontsuak eta baieztapenak
- Marko-akordiak eta katalogazioak
- Hornitzaileen etika-arauak
- Abendu eta prezio-aldaketak
- Hartzeko akta
Enpresesan ezarpen zerrenda
Ondo egitako bulkada lau fase garrantzitsuk jarraitzen du. Zerrenda hau enpresaren neurrira aplikagarria da.
1. Fasea — Mugaraketa (1 astea)
- Lehentasunezkoak diren dokumentu-fluxuak digitalizatzeko identifikatu
- Documento-mota bakoitzari egokia den sinadura-maila aukeratu
- Sinadura-soluzio aproposa aukeratu (irizpideak: eIDAS-eko nahikotasuna, UE-ko hosting, API, prezioa)
- Barneko erreferentzia hautatu bulkadaren aurrean
2. Fasea — Teknika-ezarpena (1-4 astea)
- Erabiltzaileen kontua sortu eta paperak zehaztu
- Berrerabiltzen diren dokumentu-ereduak konfiguratu
- API bidez integratu CRM/ERP-rekin behar bada
- Fluxuak proba-dokumentuekin aztertu
3. Fasea — Prestakuntza eta bulkada (2 astea)
- Taldeak plataformaren erabileraren prestakuntzatu
- Sinadura-barneprozesuak berritsi
- Kanpoko partaideak jakinarazi (bezeroak, hornitzaileak)
- Kontserbazio- eta artxibatze-politika zehaztu
4. Fasea — Jarraipena eta optimizazioa (etengabea)
- Erabileraren metrikak jarraitu (epeak, sinadura-tasa, ordezpenak)
- Pixkanaka besteren adanetara hedatu
- Eguneratu ereduak lurreko emaitzaren arabera
- Egiaztatzeko urteko berrikuspen bat egin
Bateratzea zure dauden tresnekin API bidez
Bolumen handiak dituztela edo sinadura automatizatutako prozesuan integratu nahi dutela duten enpresentzat, Certyneoren API REST zure CRM, ERP, SIRH edo beste edozein software negoziotik zuzenean sinaduren aukerak ahalbidetzen du.
Tipikoa den bateratzeak honako eskema hau jarraitzen du: zure sistemak dokumentua sortzen du eta Certyneo API deitzen du enboloa sortzeko. Certyneok sinaduriendela izapidetzen ditu. Sinadura osoa egiten denean, webhook batek zure sistema abisatzen du eta sinaturiko PDFa automatikoki lortu dezakezu API bidez.
Oharra: API sarrera Business plangoan dago. Harremanetan jarri gure taldearekin bateratzea nola egiten den aurkezteko.
Maiz egiten diren galderak — Sinadura enpresan
Lan-kontratua elektronikoki sinatu daiteke?
Bai. Francian, CDI eta CDD lan-kontratua elektronikoki sinatu daiteke balidesatzearen baldintzak (sinatagiaren identifikazioa, dokumentuaren osotasuna) bete ezean. Sinadura aurreratua (AES) OTP bikoitzarekin gomendatzen da ebidentzian baliorik izateko. Kontratuen zenbaitetan (prestakuntza, txandakakoa) konbenio kolektiboen arabera exigentzia bereziak egon daitezke.
Sinadura elektronikoa PMEentzat egokia dago?
Erabat. Sinadura elektronikoa bereziki onuragarria da papergintza-prozesua kudeatzeko baliabiderik ez duten PMEentzat. Certyneok bezalako soluzioak 0 €/hilean hasita planak proposatzen ditu, hardware inbertsinorik gabe eta ikastaro teknikorik gabe. Inbertsioaren bueltakoa normalean lehen hilean ikus daiteke.
Nola integratu sinadura elektronikoa CRM edo ERP batean?
Sinadura-soluzio modernoen gehienak API REST bat proposatzen dute edozein software negoziotik sinatu nahi diren dokumentuak bidaltzeko. Certyneok API osoa (Business plana) eskaintzen du enbolo sortzea, sinaduriak gehitzea, egoera jarraitzea eta sinaturiko dokumentuak lortzea ahalbidetzen duena. Webhooks hirugarren sistemak denbora errealean abisatzen ditu sinadura-gertakarien gainean.
Zenbat denbora behar da sinadura elektronikoa enpresan inplementatzeko?
Web-interfazea erabiliz teknikarik gabe inplementatzean, despliegua berehalakoa da—lehen dokumentuak eguna berean sinatu daitezke. API bateratzea dagoen software batean, 1etik 4 asteari bitartez konplexutasunaren arabera. Organisaziozko prozesuen ezartzea (prestakuntza, barne-prozedurak) 2etik 6 aste gehigarri hartzen ditu.
Zein dira sinadura elektronikoaren arriskuak enpresan?
Arrisku nagusiak: dokumentu-motagatik batez ez duen sinadura-maizia hautatzea (enjuak altuak diren kontratuentzat sinadura soilak erabiltzea), auditoria-saioa legez beharrezko denboran ez kontserbatzea, edo datu-hornitzaile bat EU kanpo ostalatzen duena RGPD saria erabiltzeaz. Arrisku hauek eIDAS bat betzen duen soluzio bat, EU ostalatzea eta dokumentaziozko kontserbatzea aukeratuz txikiagoak dira.
Zein da sinadura elektronikoaren batez besteko ROIa enpresan?
Sektore-ikerketak (Aberdeen Group, Forrester) sinadura elektronikoak sinadura-denbora % 80 gutxitzen duela adierazten dute batez beste (egun batzuetan ordutarietatik), eta € 20tik 30 bitartean deskuentu zuzenak sortzen ditu dokumento bakoitzeko (inprimaketa, bidalketa, archiboa). Hilean kontratua 100 kurtsatzen duen enpresa batentzat, urteko ROIa 30.000 € gainditu dezake, produktibitate-irabaziak kontatu gabe.