Digiteerida haldusprotsesse

Miks haldusprotsesse digitaliseerida

Administraatoriprotsessid (arved, kuluaruanded, puhkused, sisemised tellimused) digitaliseeritakse sageli viimastena, kuigi need võtavad palju aega. Nende digitaliseerimine vabastab meeskonnad lisaväärtust loovate ülesannete jaoks.

Protsessid prioritiseerimiseks

ROI-d vähendades:

1. Lepingute allkirjastamine: kohene võimendus, hõõrdumine elimineeritud
2. Kuluaruanded: OCR + hierarhiline valideerimine
3. Lahku juhtimine: valideerimise töövoog + automaatne tasakaal
4. Kliendi arveldamine: genereerimine, saatmine, jälgimine
5. Ostud ja tellimused: tsitaat → BC → arve
6. Onboarding / offboarding: HR dokumendid + IT juurdepääs
7. Aruandlus: reaalajas armatuurlauad vs. arvutustabelid

5-astmeline meetod

1. Kaardistada protsessid

Loetlege iga protsess, selle osalised, etapid, maht, praegune kestus.

2. Tehke kindlaks hõõrdepunktid

Raisatud aeg, vead, rahulolematus. See on koht, kus digi toob kõige rohkem kaasa.

3. Valige õiged tööriistad

• elektrooniline allkiri
• HR tööriistad/kuluaruanded (Spendesk, Jenji)
• valideerimistööriistad (Zapier, Make, kohandatud töövood)
• CRM, ERP, EDM vastavalt vajadusele

4. Integreerige tööriistad omavahel

Tõeline tootlikkus tuleneb integreerimisest: vältige uuesti sisenemist, levitage automaatselt.

5. Treeni ja mõõda

Koolitage kasutajaid, mõõtke kasu, kohandage.

Töövoo näide

Tüüpiline administreerimisprotsess: lahkumistaotlus

• Enne: pabervorm → juhi kabinet → HR → uuesti HRIS-i sisestatud
• Pärast: sisenemine Lucca/PayFiti kaudu → valideerimishaldur ühe klõpsuga → saldot värskendatakse automaatselt → HR teade

Kasum: 3 päevast 10 minutini.

Kvantitatiivsed eelised

• Administraatori aeg: -40 kuni -60%
• Sisestusvead: -90%
• Töötajate rahulolu: tavaliselt +30%.
• Tsükli aeg(onboarding, tellimine, arveldamine): jagatud 3-ga

Levinud vead

• Paberiprotsessi digiteerimine praegusel kujul (optimiseerimisvõimaluse kaotamine)
• Virna tööriistu ilma neid integreerimata
• Ei treeni → vastupanu muutustele
• GDPR-i järgimise ja seadusliku arhiveerimise ignoreerimine
• Integratsioonikulude alahindamine

Kuidas Certyneo teid aitab

Certyneo hõlmab mis tahes administraatori digitaliseerimisprojekti "elektroonilise allkirja" komponenti. Integreerub personalitööriistadega (PayFit, Lucca), kuluaruannetega (Spendesk), CRM-iga (HubSpot, Pipedrive), EDM-iga (SharePoint, Drive).

Avastage Certyneo elektroonilise allkirja lahendus

KKK-d

Kui palju digitaliseerimine maksab?

Väga muutlik. "Allkiri + kuluaruanded + puhkus" ulatus on umbes 3-10 €/kasutaja/kuus.

Millist ROI-d oodata?

Tavaliselt 6–18 kuud, suuremahuliste voogude puhul lühem.

Kas vajate haldamiseks CIO-d?

Soovitatav keskmise suurusega ettevõtetele, mitte vajalik väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele, kes saavad tugineda väliskonsultandile.

Kas kõik tööriistad on GDPR-iga ühilduvad?

Eelistage vastavuse lihtsustamiseks ELi lahendusi.

Kuidas meeskondi veenda?

Alusta kõige valusamast protsessist. Nähtav ROI avab ülejäänu.

Kokkuvõte

Administraatori digitaliseerimine on trajektoor, mitte "suure paugu" projekt. Alustage suurima ROI-ga voogudest, mõõtke, laiendage. 18 kuuga muudeti ettevõte ümber.

Proovige Certyneot lihtsalt, kiiresti ja turvaliselt oma dokumente võrgus saata, allkirjastada ja jälgida.