Tööõiguse Õiguslik Vastavus: Tööandja Kohustused

Õiguslik vastavus tööõiguses on strateegiline väljakutse igale ettevõttele, sõltumata selle suurusest. Prantsusmaal kehtestab Tööseadustik tööandjale hulga täpseid kohustusi, mis hõlmavad lepingute koostamist, puhkuse korraldamist, kutsealaste riskide vältimine ja töötajate isikuandmete kaitse. Nende kohustuste rikkumine seab ettevõtte vastamaks halduslike, kriminaal- ja tsiviilõiguslike sanktsioonidele, mis võivad olla märkimisväärsed. Kiirenevate digitaliseerimise tingimustes tekitab HR-dokumentide (tööleping, muudatused, ettevõtte kokkuleppeid) dematerjaliseerimine uusi küsimusi õiguslikust kehtivusest. See artikkel teeb ülevaate tööandja peamistest kohustustest, seotud riskidest ja headest praktikatest oma tööõiguse vastavuse turvamiseks.

Tööandja põhilised lepingulised kohustused

Tööandja peab formaliseerima töösuhe kirjalikult valdavas enamuses juhtudest. See kohustus, mis oli kaua aja jooksul piiratud määratajaajalisele lepingule (CDD), on oluliselt laienenud Euroopa õiguse survel.

Tööleping: kohustuslik sisu ja tähtajad

Alates direktiivi (EL) 2019/1152 transponeerimisest läbipaistvate ja ettenähtavate töötingimuste kohta, mis on kodifitseeritud Tööseadustiku artiklites L1221-5 ja järgmised, peab tööandja andma töötajale 7 kalendripäeva jooksul pärast palkamist kirjaliku dokumendi, mis sisaldab vähemalt:

• Poolte identiteeti ja töö tegemise kohta

• Ametinimetust, töötaja kategooriat ja töö olemust

• Töösuhe alguse kuupäeva

• Töö kestust (täiskohaga või osa-ajaga)

• Kompensatsiooni (põhipalk, boonused ja hüvitised)

• Aastase puhkuse kestust

• Protseduuri, mida tööandja ja töötaja peavad järgima töösuhe lõpetamisel

• Kohaldatavaid kollektiivlepinguid

CDI puhul, kuigi Tööseadustik ei nõua esmalt kontraktis kirjaliku vormi, on ühtse teabedokumendi (DUI) esitamine kohustuslik alates 1. augustist 2022. Selle kohustuse rikkumine seab tööandja määratud summa trahvi alla mõlema kaasatud töötaja kohta (neljanda kategooria rikkumine).

Muudatused ja tööleping muutused

Tööleping oluline element muudatus - palk, töö kestus, töö koht mis kaasab muutuse geograafilises sektoris - nõuab kirjalikku ja allkirjastatud töötaja nõusolek. Kassatsiooni Kohtu seadusandlus on järjepidev: ühepoolne muudatus olulise elemendi aitab õigustada tööandja poolt halva käitumise tunistamist (Kass. Sots., 8. oktoober 1987, n°84-41.902 ja järjepidev seadusandlus).

Nende dokumentide dematerjaliseerimine elektrooniliste allkirjade kaudu võimaldab kiirendada protsesse, andes ühtlasi tegevuse jälgitavuse ja vahetustegevuste tõestusväärtuse.

Tervise, ohutuse ja kutsealaste riskide vältimine kohustused

Tööseadustiku artikkel L4121-1 kehtestab tööandjale tulemuse turvalisuse kohustuse oma töötajate suhtes. See kohustus põhineb mitmel kohustusliku dokumentide süsteemil.

Kutsealaste Riskide Hindamise Ühtne Dokument (DUERP)

DUERP on kohustuslik kõigile ettevõtetele alates esimesest töötajast vastavalt dekreedile n°2001-1016 5. novembrist 2001, muudetud seadusega n°2021-1018 2. augustist 2021 nimega "Töö Tervishoiu seadus". Alates 1. juulist 2023 ettevõtetest üle 150 töötaja (ja 1. juulist 2024 teistele) peab DUERP olema esitatud spetsiaalsel arvutiportaali, mida juhatab OPCO.

DUERP tuleb värskendada:

• Vähemalt kord aastas ettevõtetes, kus on 11 töötajat või rohkem

• Mis tahes olulist tööolusi muutva otsuse puhul

• Kui kogutakse täiendavat teavet riski kohta

Karistus puudumise korral: DUERP puudumine moodustab tööandja vääritut süütust juhtumil, kui juhtub tööõnnetus või kutsehaigus, mis avab töötajale rendiosa suurendamise õiguse (Kass. Sots., 28. veebruar 2002, n°00-11.793).

Ohutuse koolitamine ja kohustuslikud registrid

Tööandja peab korraldama praktilise ja asjakohase ohutuskoolituse kõigile vastvalitud töötajatele, positsiooni või tehnika muutmisel (Tööseadustiku artikkel L4141-2). See koolitus peab olema kirja pandud koolituse registrisse. Lisaks peab tööandja hooldama:

• Personali ühtsed registrid (artikkel L1221-13)

• Kergete tööõnnetuste registrid (ettevõtetele, kes on selleks volitatud)

• Turvaregistrid ERP-ide ja Tööseadustiku alamjaotiste kehtestamise kohta

Nende registrite digiteerimine on lubatud tingimusel, et tagada nende tervis, juurdepääsetavus ja muutumatus, mida võimaldavad eIDAS määrusega vastavalt olevad elektroonilised allkirjad.

Tööaja ja tasustamise kohustused tööandjale

Tööaja kestuse ja palkade regulatsioonide järgimine kuulub tööinspektsiooni prioriteetsete kontrollide hulka.

Maksimaalse aja ja kohustuslik puhkus

Tööseadustik kehtestab ranged piirid:

• Maksimaalne päevane kestus: 10 tundi (artikkel L3121-18), suurendatud 12 tunnini erandi kaudu

• Maksimaalne nädalaline kestus: 48 tundi antud nädalal (artikkel L3121-20) ja 44 tundi keskmiselt 12 järjestikuse nädala jooksul (artikkel L3121-22)

• Päevane puhkus: minimaalselt 11 järjestikust tundi (artikkel L3131-1)

• Nädalaline puhkus: minimaalselt 35 järjestikust tundi (24h + 11h päevast puhkust)

Päevade forfeiti kokkulepped, mis rakenduvad juhtkonnale ja teatavale autonoomsele personalile, peavad kindlasti toetuma kehtivale kollektiivlepingule (artikkel L3121-64). Tööandja peab tagama regulaarse töökoorma jälgimise forfeiti päevale personalile, muul juhul võidakse forfeiti lugeda rakendatamatuks.

Palgatšekk ja seotud kohustused

Dematerialiseeritud palgatšekk on nüüd norm alates määrusest n°2017-1387 22. septembrist 2017: tööandja võib esitada palgatšeki elektrooniliselt ilma eelneva töötaja nõusolek, välja arvatud juhul, kui töötaja sellele vastu seisab. Palgatšekki tuleb hoida 5 aastat tööandja poolt ja pääseda ligi 50 aasta jooksul või kuni 75. eluaastani isikliku koolitusekorpuse kaudu või muu turvalisel numbrilises ruumis.

Palgatšeki vastavus tähendab ka lihtsustatud esituse järgimist määrusest n°2016-190 25. veebruarist 2016 (Tööministeeriumil olev mudel).

Personali esindamine ja kollektiivnegotsiatsioonide kohustused

Pärast teatud töötajate arvule jõudmist, on tööandja allutatud täiendavatele kohustustele sotsiaalse valitsemise osas.

Ühiskonna ja Majanduse Komitee (CSE)

Alates Macroni määrustest 22. septembrist 2017 (määrus n°2017-1386), peavad kõik ettevõtted vähemalt 11 töötajaga korraldama valimisi Ühiskonna ja Majanduse Komitee (CSE) seadmiseks. Tööandja peab:

• Korraldama valimised 90 päeva jooksul pärast töötajate teavitamist

• Panema CSE-le kättesaadavaks vajalikud vahendid (ruum, delegatsiooni tunnid, eelarve)

• Teavitama ja konsulteerima CSE-ga strategiliste suundade, ettevõtte majandusolukordi ja sotsiaalpoliitika kohta

CSE mittekorraldamine või valimiste mittekorraldamine kuulub takistamisdelikte alla, mis teeb isikule vastutavaks 7 500 € trahviga (Tööseadustiku artikkel L2317-1).

Kohustusliku ettevõttes negotsieerimise (NOE)

Ettevõtetes, millel on ametiühingud esindajad, peavad tööandja alustama kohustusliku negotsieerimise järgmise sagedusega (artiklid L2242-1 ja järgmised):

• Igal aastal: tasustamise, töö aja, väärtuse lisandväärtuse jagamise ja kutsetegevuse võrdsuse kohta

• Iga kolme aasta järel: palkamiste juhtimise ja kutsealade arengu (GEPP) plaani kohta ettevõtetes, kus on rohkem kui 300 töötajat

Negotsieerimisprotokollide ja ettevõtte lepingute elektrooniliste allkirjade, eIDAS määruse kaudu, pakkuvad tugevdatud tõestusväärtuse ja lihtsustavad protsessi TéléAccords platvormile esitamisel.

Töötajate isikuandmete kaitse: GDPR-iga integreeritud kohustus

Tööandja, vastutava isiku ajal GDPR määruse (EL) 2016/679 alusel, peab järgima kindlate kohustuste kogumit töösuhtega seotud kontekstis.

HR-i töötlused ja õiguslik alus

Töötajate isikuandmete töötlemine peab toetuma kehtivale õiguslikule alusele. Tööhõive kontekstis on peamised kasutatavad õiguslikud alused:

• Tööleping täitmise tegevused (GDPR artikkel 6.1.b) palkamise, puhkuse, koolituste korraldamiseks

• Õiguslik kohustus (artikkel 6.1.c) DSN-i deklaratsiooni jaoks, kohustuslike registrite hoidmiseks

• Õigustatud huvi (artikkel 6.1.f) teatud järelevalve seadmetele, tingimusel kui kaalutud hoolikalt

Tööandja peab teavitama töötajaid neid puudutavatest töötlemistest kaudu teavituslehe, mis on lisatud töölepingu (GDPR artikkel 13). Töötlemiskulude registri (RAT) peab tingimata loetlema HR-i töötlemised.

Säilitamise perioodid ja õigus kustutamisele

CNIL on avaldanud sektoriaalse viiteid, mis määratlevad HR-i andmetele kohaldatavad säilitamise perioodid. Näiteks:

• Valimata kandidaatide andmeid: maksimaalselt 2 aastat

• Töölepingud ja nende dokumendid: 5 aastat pärast lepingu lõppu

• Palkakontrollid: 5 aastat (tööandja) ja juurdepääs 50 aasta jooksul (töötaja)

• Videonägemise andmeid ettevõttes: üldreegel 1 kuu

Ettevõtted, kes dematerialiseerivad oma HR-i protsessid, peavad integreerima neid piiranguid oma dokumentide haldusepoliitikas. Avastage, kuidas elektrooniline allkiri võib aitaa teil toota õiguslike nõuete järgimist tagavaid dokumente.

Tööõiguse tööandja vastavuse rakendatav õiguslik raamistik

Tööõiguses tööandja õiguslik vastavus asetseb tihedalt artikuleeritud õigusaktide kogus, mis ühendab rahvuslikku ja Euroopa õigust.

Tööseadustik (seadusandlik ja regulatiivne osa): põhiliselt, see reguleerib kõiki individuaalse ja kollektiivse töösuhteid. Artiklid L1221-1 ja järgmised reguleerivad töölepingut, samal ajal kui artiklid L4121-1 kuni L4121-5 määravad tööandja turvaohutuse kohustused.

Direktiiv (EL) 2019/1152 20. juunist 2019 läbipaistvate ja ettenähtavate töötingimuste kohta Euroopa Liidus, transpandeeritud Prantsusmaa õigusse määrusega n°2022-1173 25. augustist 2022: see kehtestab teabedokumendi (DUI) esitamise seitsme päeva jooksul pärast palkamist.

Määrus eIDAS n°910/2014 ja selle järglane eIDAS 2.0 (Määrus (EL) 2024/1183): need määravad elektroonilise allkirja tasemed (lihtne, täiustatud, kvalifitseeritud) ja nende õiguslik väärtus. Vastavalt eIDASi artiklile 25, kvalifitseeritud elektrooniline allkiri (SEQ) avaldab sama õigusliku mõju, kui käsitsi allkiri kõigis liikmesriikides. Töölepingu puhul pakub täiustatud elektrooniline allkiri (SEA) piisavat garantiiastet valdavas enamuses juhtudest.

Tsiviilkoodeks, artiklid 1366 ja 1367: artikkel 1366 tunnustab elektroonilisele kirjale sama tõendilise väärtuse kui paberkandjal olevale kirjale, tingimusel et isik on asjakohaselt identifitseeritud ja dokument on koostatud ning hoiutatud tingimustes, mis tagavad tema tervitsuse. Artikkel 1367 täpsustab, et elektrooniline allkiri koosneb allkirja andja usaldusväärsest identifitseerimise protsessist garanteerides tema sidet aktiga.

GDPR n°2016/679 27. aprillist 2016: kohaldatav kõigile töötajate isikuandmete töötlemistele. GDPR kohustuste rikkumine seab tööandja vastamaks trahvidele, mis võivad saavutada 4% aastasel rahvusvahelisel mahumahusel või 20 miljoni euro (GDPR artikkel 83). Prantsusmaal on CNIL on määranud mitmed märkimisväärsed trahvid tööandjatele GDPR kohustuste rikkumiseks HR valdkonnas.

ETSI EN 319 132 ja EN 319 122 standardid: need määravad täiustatud elektroonilise allkirja formaateid XAdES ja CAdES, garanteerides signatuuride vastastikkoostoimivuse ja pikaajaliste aja kohal.

Seadus n°2021-1018 2. augustist 2021 (Töö Tervise seadus): tugevdab esmasel ennetamise kohustusi, eriti DUERP värskendamisest ja numbrilisel digitaliseerimisel.

Macroni määrused 22. septembrist 2017 (n°2017-1385, n°2017-1386, n°2017-1387, n°2017-1388): reformivad tööõigust põhjalikult, kehtestades CSE-d ja paindlikumad kollektiivnegotsiatsioonide raamid.

Tööandja, kes rikkub neid tekste, seisab silmitsi kriminaal sanktsioonidega (takistamise kohtuasi, varjatud töö), tsiviilõigusega (tühisus, kahjuhüvitis) ja haldusõigusega (DRIEETS ettekirjutus, halduslik sulgemine). Arvutisüsteemide kasutamine, mis on sertifitseeritud, võimaldab oluliselt vähendada neid riske.

Kasutusjuhud: kuidas ettevõtted turvavad oma tööõiguse vastavust

Juhtum 1: teenuste 80-töötajast koosnev väikeettevõte kiirendab oma lepingute ja muudatuste allkirjastamist

Teenuste IT sektori väikeettevõte, mis hallitselt umbes 80 CDI töötajat ja kasutab regulaarselt hooajalist CDD-i tugevdust, seisus silmitsi keskmiste 8-12 päevastega lepingute ja muudatuste allkirjade kogumine. Need viivitused seadsid ettevõtte kokkupanevasse riskile õiguse vastavust suhtes DUI esitamise kohustuse seitsme päevaga (direktiiv 2019/1152). Murmurides elektroonilise allkirja täiustatud lahenduse SIRH-i, vähendas väikeettevõte keskmise allkirja viivituse vähem kui 24 tunni. Õiguslikul ajal allkirjastatud dokumentide määr tõusis 61% 97%-ks. Säästud trükkimis-, postikulu ja dokumentide haldamise kuludele hinnatakse umbes 8 500 € aastas, mis moodustab ROI-i positiivseks neljandal kuul kasutamist.

Juhtum 2: 350-töötajast koosnev tööstusgrupp teostab oma DUERP ja turvalisuse protokollide digiteerimine

Keskmise tööstusgrupi, mis tegutseb kolmel tootmiskohal ja palkab 350 töötajat, pidi vastama DUERP digitaalliku depositooriumi nõudele, mis on kehtestatud 2021. aasta töötervishoiuseadusega. Mitme koha mitmekesisus ja aastase värskenduse keerukus tekitasid dokumentide vastuolud ja kõrget riski dokumentide mitterakendatavusest kontrolli juhul. Numeraliseerimise tervikliku protsessi - koostamine, CSE liikmete valideerimise, digitaalse allkirja kaudu, automaatne TéléAccords portaali depositoor - teostamisel vähendas grupp aastast DUERP värskenduse aega kolmekordne (6 nädalast 2 nädalale). Tugevdatud jälgitavus võimaldas vastavust näidata tööinspektsiooni ootamatu kontrolli ajal, aidates vältida ettekirjutust.

Juhtum 3: kiirtoidu franchiiside võrgustik turvab oma ettevõtte lepinguid ja kohustusliku negotsieerimise

Kiirtoidu franchiiside võrgustik, mis grupieerib umbes kolmekümne erinevat ettevõtet, mis kuuluvad võrgustiku emaettevõttele 400+ töötajaga, pidi igal aastal organiseerima kohustuslikke negotsiaatioone tasustamiste ja kutsekolleegi võrdlemise kohta. Geograafiline hajumine ametiühingu esindajate ja allkirjastajate vahel raskendas allkirjade kogumist negotsieerimis protokollidele ja ettevõtte lepingutele. Elektroonilise allkirja lahenduse juurutamine, mis on eIDAS vastavalt, edastas fluidiseerida mitut poolet allkirjastamise protsessi, vähendades lepingute lõpuleviimise viivitust keskmiselt 21 päevast vähem kui 5 päevani. Automatiseeritud deponeerimine TéléAccordssile, genereeritud platvormist, eemaldas ka protseduuride vigu depositooriumi ajal, regulaarsete tagasilükkamiste allikad.

Järeldus

Õiguslik vastavus tööõiguses on tööandja jaoks pidev ettevõtmine: lepingulised kohustused, riskide vältimine, tööaja haldus, personali esindamine ja andmekaitse moodustavad nõudliku õiguslikule raamistikule, mille rikkumine võib maksma maksta sanktsioonide ja sotsiaalreputatsiooni kulude arvelt. HR-i protsesside digitalimine - eriti eIDAS-vastav elektrooniline allkiri - on tänapäeval üks kõige tõhusam hoob, et ühendada kiiruslikus täitmisel, tõestamisväärtuses ja regulatiivselt vastavuses.

Certyneol on spetsialiseeritult juhendavad teie HR-dokumente: töölepingud, muudatused, ettevõtte lepingud, DUERP ja palju muud. Kontakteeruge meid, et hinnata teie konkreetseid vajadusi ja seada mõõdikud vastavalt. Olge valmis tegevuseks ja alustage conformselt allkirjastamist täna.