Gestión de alquileres completa: Guía del propietario arrendador

Alquilar una vivienda pone en juego una sucesión de obligaciones, cada una con su propio calendario y su propia sanción. La dificultad no es conocerlas una por una, sino no dejar pasar ninguna en el momento en que se activa: un diagnóstico vencido al momento de la firma, una regularización de gastos nunca realizada, un preaviso notificado demasiado tarde. Esta guía sigue el orden cronológico de un alquiler, desde la puesta en el mercado hasta la salida del inquilino.

Antes de la puesta en alquiler

Tres verificaciones condicionan el derecho mismo de alquilar.

La habitabilidad de la vivienda. Superficie mínima, ausencia de riesgo para la seguridad y la salud, equipamiento básico. A estos criterios se suma ahora una exigencia de rendimiento energético: las viviendas más ineficientes energéticamente quedan progresivamente excluidas del alquiler, por etapas sucesivas. Una vivienda no habitable no es solamente criticable, expone a una suspensión del alquiler.

El expediente de diagnóstico técnico. Debe estar completo y actualizado al momento de la firma, y anexado al contrato de alquiler. Los plazos de validez en alquiler difieren de los aplicables a la venta, lo que hace riesgoso reutilizar un expediente de venta — el detalle figura en nuestro artículo sobre los diagnósticos inmobiliarios obligatorios.

El régimen de fijación del alquiler. En zona de regulación, el alquiler está limitado por un alquiler de referencia incrementado, con un complemento posible solo si la vivienda presenta características excepcionales. Fuera de esas zonas, el alquiler es libre en la primera locación pero está regulado en la relocación en determinados municipios.

Elegir entre alquiler sin muebles y amueblado

Esta elección no es solo fiscal, determina la duración del contrato y la mecánica del preaviso.

En el alquiler sin muebles, el contrato es de tres años cuando el locador es una persona física, y el preaviso de aviso de terminación del locador es de seis meses. En el amueblado, el contrato es de un año —o nueve meses para un estudiante, sin renovación tácita— y el preaviso del locador se reduce a tres meses.

El amueblado ofrece más flexibilidad y un régimen fiscal a menudo más favorable, a costa de una rotación más rápida y de una obligación de equipamiento cuya lista está fijada por decreto. Una vivienda presentada como amueblada pero incompleta puede ser recalificada como alquiler sin muebles, con aplicación retroactiva del contrato de tres años.

Seleccionar al inquilino

Los documentos que el locador puede exigir están enumerados de manera taxativa por decreto. Reclamar un documento fuera de esa lista —resumen de cuenta bancaria, certificado de ausencia de crédito, historial médico— está prohibido y es sancionable.

La selección no puede basarse en ningún criterio discriminatorio. En cambio, puede apoyarse en la solvencia, evaluada a partir de los comprobantes autorizados, y en las garantías propuestas: fianza solidaria, garantía locativa pública, seguro de impago de alquileres. Estas dos últimas no se pueden acumular libremente con una fianza de persona física, salvo excepciones.

El contrato de alquiler y sus anexos

El contrato de alquiler de una vivienda destinada a residencia principal sigue un contrato tipo reglamentario. A esto se suman anexos obligatorios: la nota informativa, el expediente de diagnóstico técnico, y en régimen de propiedad horizontal los extractos del reglamento relativos al destino del inmueble, al goce y al uso de las partes comunes.

Estos anexos no son decorativos: su ausencia puede alegarse en juicio, y priva al locador de la oponibilidad de los documentos correspondientes. Firmar el contrato de alquiler y sus anexos en un mismo conjunto fechado, del cual pueda establecerse que no fue recompuesto después, resuelve esta cuestión de manera duradera — este es el principal aporte de la firma electrónica de un contrato de alquiler de vivienda.

El acta de estado de la vivienda, pieza clave de la salida

El acta de estado de entrada solo tiene interés en comparación con la de salida. Su valor radica entonces en su precisión: habitación por habitación, equipamiento por equipamiento, con un nivel de detalle que permitirá, dos o tres años más tarde, distinguir un deterioro de un desgaste normal.

A falta de acta de estado de entrada, se presume que la vivienda fue recibida en buen estado, y no puede efectuarse ninguna retención al momento de la salida. Esta es la sanción más grave del dispositivo, y es automática. La firma de un acta de estado de la vivienda con sello de tiempo y no modificable después elimina el debate sobre la fecha y el contenido del documento.

Durante la vigencia del contrato

Cuatro obligaciones se repiten, cada una con su propio ritmo:

• El recibo de pago, que debe entregarse gratuitamente a pedido del inquilino.
• La revisión del alquiler, posible solo si una cláusula del contrato la prevé, dentro del límite del índice de referencia de alquileres, y dentro de un plazo de un año después de su fecha de entrada en vigencia — pasado ese plazo, la revisión de ese año se pierde.
• La regularización anual de gastos, obligatoria, con comunicación del detalle por tipo de gasto. El límite entre lo que es recuperable y lo que queda a cargo del propietario es el tema de nuestro artículo sobre los gastos locativos.
• Las obras, repartidas entre las reparaciones locativas a cargo del inquilino, cuya lista está fijada por decreto, y todo el resto, que corresponde al locador.

El fin del contrato de alquiler

El inquilino puede notificar la terminación en cualquier momento, con un preaviso de tres meses, reducido a un mes en zona de mercado tenso y en varias situaciones personales.

El locador solo puede hacerlo al vencimiento del contrato, con un preaviso de seis meses en el alquiler sin muebles, y por uno de los tres motivos admitidos de manera taxativa: la recuperación para habitar, la venta, o un motivo legítimo y serio. El aviso de terminación debe indicar el motivo, y un aviso de terminación por recuperación o por venta incluye menciones obligatorias, bajo pena de nulidad. Las modalidades precisas se detallan en nuestro artículo sobre la rescisión del contrato de alquiler.

El depósito en garantía se restituye dentro de un plazo de un mes cuando el acta de estado de salida coincide con la de entrada, y de dos meses en caso contrario. Toda retención debe justificarse con comprobantes —presupuesto, factura, constatación— y el retraso genera penalidades calculadas por mes iniciado, sin que deba demostrarse ninguna falta.

Escenarios de uso

Primer inmueble puesto en alquiler. El orden a respetar es diagnósticos, habitabilidad, verificación de la regulación, y luego redacción del contrato. Invertir este orden lleva a firmar un contrato al que le falta un anexo o cuyo alquiler es irregular.

Impago de alquiler. La reacción rápida cuenta más que el monto. Intimación, luego activación de la cláusula resolutoria mediante requerimiento de pago notificado por oficial de justicia. Los plazos procesales hacen que la pasividad cueste más caro que la acción.

Gestión de varias unidades. El tema se vuelve una cuestión de calendario: vencimientos de diagnósticos, fechas de revisión anual, fechas límite de regularización, preavisos. Un seguimiento por vencimiento y por unidad es el único dispositivo que se sostiene más allá de dos o tres inmuebles.

Preguntas frecuentes

¿Puede el locador rechazar a un inquilino sin motivo? Elige libremente, pero sin criterio discriminatorio, y sin exigir documentos fuera de la lista fijada por decreto. El rechazo no debe estar motivado; el método de selección, si se lo cuestiona, debe poder justificarse.

¿Qué preaviso se necesita para dar por terminado el contrato? Tres meses para el inquilino, reducidos a un mes en zona de mercado tenso y en varios casos particulares. Seis meses para el locador en alquiler sin muebles, tres meses en amueblado, únicamente al vencimiento y por un motivo admitido.

¿Qué pasa sin acta de estado de entrada? Se presume que la vivienda fue entregada en buen estado. Ninguna retención sobre el depósito en garantía es entonces posible al momento de la salida, cualquiera sea la realidad de los deterioros.

¿Puede aumentarse el alquiler durante la vigencia del contrato? Solo si una cláusula de revisión figura en el contrato, dentro del límite del índice de referencia, y a condición de aplicarse dentro del año siguiente a la fecha de entrada en vigencia. Pasado ese plazo, la revisión de ese año ya no puede recuperarse.

¿En qué plazo debe restituirse el depósito en garantía? Un mes si el acta de estado de salida coincide con la de entrada, dos meses en caso contrario. Toda retención debe justificarse con comprobantes, y el incumplimiento del plazo genera penalidades.

¿Puede recalificarse un contrato amueblado incompleto? Sí. Si el equipamiento no corresponde a la lista reglamentaria, el contrato puede recalificarse como alquiler sin muebles, con las consecuencias correspondientes sobre la duración y sobre el preaviso.

Para recordar

La gestión locativa es menos una cuestión de derecho que una cuestión de calendario. Las obligaciones son conocidas; son sus plazos los que generan los litigios — un diagnóstico vencido el día de la firma, una revisión de alquiler reclamada trece meses después de su fecha de entrada en vigencia, una regularización de gastos nunca realizada, un aviso de terminación notificado a cinco meses en lugar de seis.

Dos documentos concentran la mayor parte del riesgo económico: el contrato de alquiler con sus anexos, y el acta de estado de entrada. En estos dos, lo que protege no es solo el contenido, sino la capacidad de establecer años más tarde qué se firmó, por quién y en qué fecha.