Überstunden: Erhöhung und gesetzliche Berechnung 2026

Die Berechnung von Überstunden erscheint einfach: Über 35 Stunden hinaus wird ein Zuschlag gezahlt. In der Praxis betreffen die meisten Beitragsnachforderungen und arbeitsgerichtlichen Verurteilungen jedoch nicht den angewandten Satz, sondern drei Punkte, die Arbeitgeber selten mit derselben Sorgfalt behandeln: die Arbeitszeiterfassung, die Überschreitung des Jahreskontingents und den Nachweis. Dieser Artikel stellt zunächst die geltenden Regeln dar und geht dann auf diese drei kritischen Punkte ein.

Was eine Überstunde auslöst

Die gesetzliche tatsächliche Arbeitszeit beträgt 35 Stunden pro Woche. Jede darüber hinaus auf Anordnung des Arbeitgebers geleistete Stunde stellt eine Überstunde dar. Die Erfassung erfolgt pro Kalenderwoche, sofern keine abweichende Arbeitszeitregelung durch Vereinbarung besteht. Diese Regeln gelten unabhängig von der Vertragsart: Der Unterschied zwischen unbefristetem und befristetem Arbeitsvertrag spielt hier keine Rolle, denn auch ein Arbeitnehmer mit befristetem Vertrag hat unter denselben Bedingungen Anspruch auf Überstunden.

Zwei Klarstellungen verändern viele praktische Situationen erheblich.

Zunächst muss die Anordnung des Arbeitgebers nicht schriftlich erfolgen. Eine stillschweigende Zustimmung genügt: Wenn der Arbeitgeber von den geleisteten Stunden Kenntnis hat und dem nicht widerspricht, sind sie ihm gegenüber wirksam. Ein Verbot von Überstunden in einer internen Mitteilung reicht daher nicht aus, um deren Vergütung auszuschließen, wenn die Arbeitsbelastung sie erforderlich machte.

Zudem zählt allein die tatsächliche Arbeitszeit, also die Zeit, während der der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber zur Verfügung steht und dessen Anweisungen befolgt, ohne sich persönlichen Angelegenheiten widmen zu können. Pausenzeiten sind davon ausgenommen, sofern sie dieser Definition nicht entsprechen.

Die Zuschlagssätze

Mangels Tarifvereinbarung gelten folgende Sätze:

• 25 % für die ersten acht Überstunden der Woche, also von der 36. bis zur 43. Stunde.
• 50 % ab der 44. Stunde.

Eine Betriebsvereinbarung oder, in deren Ermangelung, ein Branchentarifvertrag kann einen abweichenden Satz festlegen. Diese Möglichkeit ist nicht unbegrenzt: Der vertraglich vereinbarte Satz darf 10 % nicht unterschreiten. Besteht eine solche Vereinbarung, gilt sie, selbst wenn sie ungünstiger ist als die gesetzlichen Ersatzsätze — weshalb es wichtig ist, den anwendbaren Tarifvertrag vor jeder Berechnung zu prüfen.

Das Jahreskontingent und der Freizeitausgleich

Das ist die am häufigsten übersehene Schwelle, weil sie sich auf einer einzelnen Gehaltsabrechnung nicht zeigt.

Mangels Vereinbarung beträgt das jährliche Überstundenkontingent 220 Stunden pro Jahr und Arbeitnehmer. Bis zu diesem Wert werden die Stunden lediglich mit einem Zuschlag vergütet, mehr nicht. Darüber hinaus kommt ein obligatorischer Freizeitausgleich zum Zuschlag hinzu: Er beträgt 50 % der außerhalb des Kontingents geleisteten Stunden in Unternehmen mit höchstens zwanzig Arbeitnehmern und 100 % bei mehr als zwanzig Arbeitnehmern.

Dieser Ausgleich ist keine Option für den Arbeitnehmer, sondern eine Pflicht. Ein Unternehmen mit dreißig Arbeitnehmern, das zehn Stunden über das Kontingent hinaus leisten lässt, schuldet zehn Stunden Freizeitausgleich zusätzlich zur zuschlagspflichtigen Vergütung. Das ist ein Verbindlichkeitsposten, der sich unbemerkt anhäuft, wenn niemand die jährliche Summe pro Arbeitnehmer verfolgt. Diese Überwachung fällt in den Bereich der Lohnbuchhaltung, denn nur dort wird die jährliche Summe wirklich sichtbar, bevor die Grenze überschritten wird.

Der Ersatzruhezeitausgleich

Ein Tarifvertrag kann vorsehen, dass die Vergütung der Überstunden ganz oder teilweise durch eine gleichwertige Freizeit ersetzt wird. Eine mit 25 % zuschlagspflichtige Stunde wird dann zu einer Stunde und fünfzehn Minuten Freizeit.

Zwei Punkte verdienen Aufmerksamkeit. Die Ersatzruhezeit hebt, wenn sie die Stunde und ihren Zuschlag vollständig abdeckt, die Anrechnung auf das Jahreskontingent auf. Und sie ist nicht mit dem oben erwähnten obligatorischen Freizeitausgleich zu verwechseln, der zusätzlich gewährt wird und nichts ersetzt.

Die nicht zu überschreitenden Höchstgrenzen

Unabhängig von der Vergütung gelten zwingende Höchstarbeitszeiten:

• 10 Stunden pro Tag, außer bei Ausnahmeregelung.
• 48 Stunden in derselben Woche, absolute Obergrenze.
• 44 Stunden im Durchschnitt über zwölf aufeinanderfolgende Wochen.

Die Überschreitung dieser Höchstgrenzen lässt sich nicht durch eine Zahlung heilen: Sie stellt unabhängig vom gezahlten Zuschlag eine Ordnungswidrigkeit dar. Die Rechtsprechung erkennt zudem an, dass allein die Feststellung der Überschreitung der Höchstarbeitszeit dem Arbeitnehmer einen Schaden zufügt, ohne dass er diesen nachweisen müsste.

Die Arbeitszeiterfassung: die Pflicht, die über Streitigkeiten entscheidet

Der Arbeitgeber muss eine Arbeitszeiterfassung führen, wenn die Arbeitnehmer nicht nach einem ausgehängten Kollektivarbeitszeitplan arbeiten. Dies ist eine eigenständige Pflicht und der eigentliche Streitpunkt in Rechtsstreitigkeiten.

Im Streitfall ist die Beweislast geteilt. Der Arbeitnehmer muss hinreichend genaue Angaben vorlegen, die es dem Arbeitgeber ermöglichen, darauf zu antworten – eine Stundentabelle, zeitgestempelte E-Mails, Zugangsprotokolle. Der Arbeitgeber muss anschließend seine eigenen Erfassungsunterlagen vorlegen. Andernfalls entscheidet das Gericht allein anhand der Angaben des Arbeitnehmers, und der Ausgang ist absehbar.

Die praktische Konsequenz ist eindeutig: Ein Unternehmen, das keine verlässliche Arbeitszeiterfassung führt, verliert nicht, weil der Arbeitnehmer recht hat, sondern weil es nichts entgegenzusetzen hat. Ein vom Arbeitnehmer bestätigter, datierter und nachträglich nicht veränderbarer monatlicher Nachweis verändert die Ausgangslage vollständig. Dieselbe beweisrechtliche Logik gilt für die digitale Gehaltsabrechnung, deren Beweiswert im Streitfall von der nachweisbaren Unversehrtheit des Dokuments und seiner Aufbewahrung über die gesamte gesetzliche Frist abhängt.

Der Fall der Tagespauschalvereinbarungen

Führungskräfte, die bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeit über echte Autonomie verfügen, können einer jährlichen Tagespauschalvereinbarung unterliegen. Sie erfassen dann ihre Stunden nicht und erwirtschaften keine Überstunden.

Dieser Ausschluss ist anfällig und Gegenstand zahlreicher Rechtsstreitigkeiten. Die Tagespauschalvereinbarung setzt einen sie zulassenden Tarifvertrag voraus, und eine vom Arbeitnehmer unterzeichnete individuelle schriftliche Vereinbarung. Sie setzt außerdem eine tatsächliche Überwachung der Arbeitsbelastung und ein Jahresgespräch voraus. Fehlt eines dieser Elemente, ist die Pauschalvereinbarung unwirksam: Der Arbeitnehmer fällt zurück auf die stundenweise Erfassung und kann die rückwirkende Zahlung seiner Überstunden samt entsprechender Zuschläge verlangen.

Hier zählt die formale Absicherung am meisten. Die individuelle Pauschalvereinbarung ist ein unterschriebenes Schriftstück, dessen Existenz und Datum noch Jahre später nachweisbar sein müssen — ebenso wie die Zusatzvereinbarungen, die ihre Bedingungen ändern, oder die Dokumente, die die Telearbeit regeln, ein weiterer Bereich, in dem die Schriftform über die Wirksamkeit entscheidet.

Anwendungsszenarien

KMU ohne ausgehängten Kollektivarbeitszeitplan. Die Pflicht zur individuellen Zeiterfassung gilt uneingeschränkt. Ein monatlich vom Arbeitnehmer bestätigter Selbstauskunftsnachweis ist das vertretbare Minimum und muss aufbewahrt werden.

Überschreitung des Kontingents. Sobald sich ein Arbeitnehmer den 220 Jahresstunden nähert, wird der obligatorische Freizeitausgleich für jede weitere Stunde fällig. Die Überwachung muss jährlich und pro Arbeitnehmer erfolgen, nicht monatlich und global.

Führungskräfte mit Tagespauschalvereinbarung. Drei Dinge sind zu prüfen: Der Tarifvertrag lässt sie zu, die individuelle Vereinbarung ist unterzeichnet, die Überwachung der Arbeitsbelastung ist dokumentiert. Fehlt auch nur eines dieser Elemente, droht eine Umqualifizierung.

Häufig gestellte Fragen

Kann ein Arbeitgeber die Zahlung von nicht ausdrücklich angeordneten Stunden verweigern? Kaum. Eine stillschweigende Zustimmung genügt: Kannte der Arbeitgeber die geleisteten Stunden und widersprach dem nicht, sind sie geschuldet. Ein grundsätzliches Verbot steht der Zahlung nicht entgegen, wenn die übertragene Arbeitsbelastung diese Stunden erforderlich machte.

Welche Zuschlagssätze gelten? 25 % für die ersten acht Stunden über 35 Stunden hinaus, danach 50 %, sofern kein Tarifvertrag andere Sätze vorsieht, die jedoch nicht unter 10 % liegen dürfen.

Kann Freizeitausgleich die Vergütung ersetzen? Ja, wenn ein Tarifvertrag dies vorsieht. Die Freizeit muss der zuschlagspflichtigen Vergütung entsprechen. Sie ist nicht mit dem oberhalb des Kontingents geschuldeten obligatorischen Freizeitausgleich zu verwechseln, der zusätzlich gewährt wird.

Was geschieht bei mehr als 220 Stunden pro Jahr? Die Stunden bleiben zuschlagspflichtig geschuldet, und zusätzlich kommt ein obligatorischer Freizeitausgleich hinzu, 50 % in Unternehmen mit höchstens zwanzig Arbeitnehmern und 100 % darüber hinaus.

Sind Überstunden steuerfrei? Sie profitieren von einer Ermäßigung der Arbeitnehmerbeiträge sowie von einer Einkommensteuerbefreiung innerhalb einer jährlichen Obergrenze. Diese Obergrenze ändert sich: Sie muss für das betreffende Jahr vor jeder Nettoberechnung überprüft werden.

Kann ein Arbeitnehmer mit Tagespauschalvereinbarung Überstunden geltend machen? Ja, wenn die Pauschalvereinbarung unwirksam ist – etwa mangels eines sie zulassenden Tarifvertrags, einer unterzeichneten individuellen Vereinbarung oder einer tatsächlichen Überwachung der Arbeitsbelastung. Der Arbeitnehmer fällt dann rückwirkend auf die stundenweise Erfassung zurück.

Das Wichtigste in Kürze

Die Zuschlagssätze sind der einfache Teil des Themas und derjenige, der die wenigsten Streitigkeiten verursacht. Teuer wird es durch drei parallele Pflichten: das jährliche Kontingent pro Arbeitnehmer zu überwachen, damit sich keine unsichtbare Freizeitschuld ansammelt, die Höchstarbeitszeiten einzuhalten, die durch keine Zahlung geheilt werden können, und vor allem eine rechtssichere Arbeitszeiterfassung zu führen.

Bei diesem letzten Punkt geht es nicht um formale Konformität, sondern um die Beweisposition. Im Streitfall kann der Arbeitgeber, der eine datierte, vom Arbeitnehmer bestätigte und nachträglich nicht veränderbare Erfassung vorlegt, die Fakten diskutieren. Wer keine vorlegt, muss die des Gegners hinnehmen.