Unternehmensbesteuerung: Steuern, Abzüge und Optimierung

Die steuerliche Optimierung eines Unternehmens beginnt selten mit einer Gestaltung. Sie beginnt mit drei grundlegenden Entscheidungen – dem Besteuerungssystem, der Behandlung von Investitionen und der Sorgfalt bei den Belegen –, die den wesentlichen Teil der tatsächlichen Steuerlast bestimmen. Der Rest sind Anpassungen am Rand, deren Bedeutung oft überschätzt wird. Dieser Artikel behandelt diese drei Ebenen sowie die Punkte, bei denen die Finanzverwaltung am häufigsten Nachforderungen stellt.

Das Besteuerungssystem, eine grundlegende Entscheidung

Die Gewinne werden entweder als Einkommensteuer beim Einzelunternehmer bzw. bei den Gesellschaftern erhoben oder als Körperschaftsteuer auf Ebene des Unternehmens selbst.

Die Zuordnung hängt von der Rechtsform ab, ist aber weitgehend wählbar: Ein Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaft kann sich für die Körperschaftsteuer entscheiden, und bestimmte Kapitalgesellschaften können unter bestimmten Voraussetzungen und für einen begrenzten Zeitraum für die Besteuerung als Personengesellschaft optieren.

Die Entscheidung hängt von einem konkreten Punkt ab: dem, was der Geschäftsführer tatsächlich entnimmt. Bei der Einkommensteuer wird der gesamte Gewinn bei ihm besteuert, unabhängig davon, ob er ihn entnimmt oder nicht. Bei der Körperschaftsteuer wird der nicht ausgeschüttete Gewinn nur auf Ebene der Gesellschaft besteuert; die gezahlte Vergütung ist vom Ergebnis abzugsfähig, und Dividenden unterliegen ihrer eigenen Regelung. Ein Unternehmen, das reinvestiert, findet in der Regel Vorteile bei der Körperschaftsteuer; eine Tätigkeit, bei der der Geschäftsführer das gesamte Ergebnis entnimmt, profitiert davon nicht automatisch.

Bei den Steuersätzen gilt ein ermäßigter Satz von 15 % für eine erste Gewinnstufe, sofern Voraussetzungen hinsichtlich des Umsatzes, der vollständigen Einzahlung des Kapitals und dessen mehrheitlicher Halterung durch natürliche Personen erfüllt sind. Über diese Stufe hinaus gilt der normale Steuersatz. Da diese Schwellenwerte regelmäßig angepasst werden, müssen sie für das jeweilige Geschäftsjahr überprüft werden.

Abzugsfähige Aufwendungen: vier kumulative Voraussetzungen

Eine Aufwendung ist nur dann abzugsfähig, wenn sie alle folgenden Voraussetzungen erfüllt:

• Sie wird im Interesse des Betriebs getätigt und nicht im persönlichen Interesse des Geschäftsführers.
• Sie führt zu einer Minderung des Nettovermögens, wodurch Ausgaben ausgeschlossen sind, die in Wirklichkeit eine Aktivierung darstellen.
• Sie wird verbucht in dem Geschäftsjahr, in dem sie entstanden ist.
• Sie ist nachgewiesen durch einen tauglichen Beleg.

Die vierte Voraussetzung ist diejenige, die die meisten Abzüge zunichtemacht, und sie ist rein dokumentarischer Natur. Eine reale und völlig legitime Ausgabe wird mangels ordnungsgemäßer Rechnung nicht abzugsfähig. Dies ist auch der Bereich, in dem die Verallgemeinerung der elektronischen Rechnungsstellung die Praxis verändert: Der zuverlässige Prüfpfad, der die Rechnung mit dem Wirtschaftsfluss und der Zahlung verknüpft, wird zum Beweisstandard. Unser Artikel über den zuverlässigen Prüfpfad erläutert diese Anforderung im Detail.

Bestimmte Aufwendungen sind ihrer Natur nach ausgeschlossen, unabhängig von ihrer Nützlichkeit: Bußgelder und Strafen, unangemessene Ausgaben sowie ein Teil der Kosten für Personenkraftwagen.

Investitionen: abschreiben, zurückstellen, abziehen

Drei Behandlungsarten bestehen nebeneinander und sind nicht austauschbar.

Die Abschreibung verteilt den Abzug eines aktivierten Wirtschaftsguts über dessen Nutzungsdauer. Die Wahl der Methode und der Dauer ist nicht frei: Sie muss den tatsächlichen Verbrauch des erwarteten wirtschaftlichen Nutzens widerspiegeln. Die geltenden Regeln werden in unserem Artikel über buchhalterische Abschreibungen.

Die Rückstellung nimmt eine wahrscheinliche und klar bestimmte Aufwendung vorweg. Ihre Abzugsfähigkeit setzt voraus, dass das Ereignis zum Bilanzstichtag bereits eingetreten ist und der Betrag mit hinreichender Genauigkeit geschätzt werden kann. Eine pauschale Rückstellung, die als Prozentsatz ohne Einzelanalyse berechnet wird, wird regelmäßig zurückgewiesen – siehe unsere geltenden Regeln zu Rückstellungen.

Der Sofortabzug bleibt möglich für geringwertige Wirtschaftsgüter unterhalb eines bestimmten Einzelwerts sowie für Instandhaltungskosten, die die Lebensdauer des Wirtschaftsguts nicht verlängern. Die Grenze zwischen abzugsfähiger Instandhaltung und aktivierungspflichtiger Verbesserung ist ein klassischer Punkt für Nachforderungen.

Die Umsatzsteuer, ein ebenso liquiditäts- wie steuerrelevantes Thema

Die Umsatzsteuer stellt für das steuerpflichtige Unternehmen keine Aufwendung dar, belastet aber dessen Liquidität und macht einen erheblichen Teil der Berichtigungen aus.

Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben voraus, eine Ausgabe, die für Umsätze getätigt wird, die zum Vorsteuerabzug berechtigen, sowie die Fälligkeit der Steuer beim Lieferanten. Bestimmte Ausgaben sind vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen, insbesondere solche im Zusammenhang mit Personenkraftwagen und bestimmten Beherbergungsleistungen.

Ein Umsatzsteuerguthaben kann anstelle eines Vortrags erstattet werden, was das Liquiditätsprofil von Unternehmen in der Investitionsphase erheblich verbessert. Die Modalitäten werden in unserem Artikel über die Berichtigung und Erstattung von Umsatzsteuerguthaben.

Förderregelungen, vor der Inanspruchnahme zu bewerten

Forschungssteuergutschrift, Innovationssteuergutschrift, Ausbildungsförderungen, standortbezogene Steuerbefreiungen: Diese Regelungen stellen bedeutende Beträge dar, folgen aber alle derselben Logik. Sie setzen eine fortlaufend geführte Dokumentation voraus, nicht eine im Jahr der Prüfung nachträglich erstellte.

Eine Forschungssteuergutschrift ohne technische Nachweisunterlagen und ohne Zeiterfassung pro Projekt ist eine gefährdete Steuergutschrift. Der erhaltene Betrag und der nach einer Prüfung tatsächlich behaltene Betrag sind zwei verschiedene Dinge, und der Unterschied liegt vollständig in der Qualität der Dokumentation.

Worauf eine Prüfung achtet

Die reguläre Berichtigungsfrist erlaubt es der Finanzverwaltung, die drei vorangegangenen Geschäftsjahre zu korrigieren. Die häufigsten Beanstandungspunkte sind von Jahr zu Jahr stabil:

• Nicht oder unzureichend belegte Aufwendungen.
• Die Vermischung von privatem und betrieblichem Vermögen, insbesondere bei Fahrzeugen, Reisekosten und gemischt genutzten Räumlichkeiten.
• Unzureichend individualisierte Rückstellungen.
• Aktivierungspflichtige Ausgaben, die als Aufwand verbucht wurden.
• Umsatzsteuer, die auf vom Vorsteuerabzug ausgeschlossene Ausgaben abgezogen wurde.

Die Rechte und Pflichten während des Verfahrens – Antwortfristen, Garantien, Rechtsmittel – behandelt unser Artikel über die Steuerprüfung.

Anwendungsszenarien

Unternehmensgründung. Die Wahl des Besteuerungssystems sollte anhand einer Projektion der tatsächlichen Entnahmen des Geschäftsführers über drei Jahre getroffen werden, nicht allein anhand des angezeigten Steuersatzes. Dies ist die Entscheidung mit der größten kumulierten Wirkung.

Unerwartet gewinnbringendes Geschäftsjahr. Die legitimen Stellschrauben am Jahresende sind begrenzt: gerechtfertigte Rückstellungen bilden, tatsächlich nützliche Ausgaben vor dem Bilanzstichtag tätigen, prüfen, ob die Abschreibungen vorgenommen wurden. Entscheidungen, die nach dem Bilanzstichtag getroffen werden, haben keine rückwirkende Wirkung.

Bedeutende Investition. Die Abwägung zwischen Sofortabzug und Abschreibung muss vor der Verpflichtung vorbereitet werden, da sie von der Art des Wirtschaftsguts abhängt und nicht von einer freien Wahl.

Häufig gestellte Fragen

Welches Besteuerungssystem sollte gewählt werden? Dies hängt hauptsächlich davon ab, was der Geschäftsführer entnimmt. Die Besteuerung auf Gesellschaftsebene eignet sich für Unternehmen, die reinvestieren, da der nicht ausgeschüttete Gewinn nur auf Ebene der Gesellschaft besteuert wird. Die Besteuerung auf Ebene der Gesellschafter erfasst den gesamten Gewinn, unabhängig davon, ob er entnommen wird oder nicht.

Ist eine betriebliche Ausgabe immer abzugsfähig? Nein. Sie muss im Interesse des Betriebs getätigt werden, das Nettovermögen mindern, im richtigen Geschäftsjahr verbucht und nachgewiesen werden. Bestimmte Kategorien sind ihrer Natur nach ausgeschlossen, wie Bußgelder und unangemessene Ausgaben.

Kann ein Fahrzeug abgezogen werden? Teilweise. Für Personenkraftwagen gelten eine Deckelung der abzugsfähigen Abschreibung und ein Ausschluss vom Vorsteuerabzug. Für Nutzfahrzeuge gilt eine andere Regelung.

Ist eine Rückstellung frei abzugsfähig? Nein. Sie setzt eine wahrscheinliche, klar bestimmte Aufwendung voraus, deren Ereignis zum Bilanzstichtag bereits eingetreten ist. Eine pauschal berechnete Rückstellung ohne Einzelfallanalyse wird regelmäßig infrage gestellt.

Über wie viele Jahre kann die Finanzverwaltung zurückgehen? Die reguläre Berichtigungsfrist betrifft die drei vorangegangenen Geschäftsjahre, mit verlängerten Fristen in bestimmten Fällen, insbesondere bei verdeckter Tätigkeit.

Ist die Forschungssteuergutschrift riskant? Die Regelung selbst ist es nicht; eine nachträglich erstellte Dokumentation ist es. Die technische Dokumentation und die Zeiterfassung pro Projekt müssen fortlaufend erstellt werden, damit die erhaltene Steuergutschrift einer Prüfung standhält.

Zusammenfassung

Drei Entscheidungen bestimmen die tatsächliche Steuerlast eines Unternehmens, und sie werden im Vorfeld getroffen: das Besteuerungssystem, abgewogen anhand der tatsächlichen Entnahmen des Geschäftsführers und nicht des angezeigten Steuersatzes; die Behandlung von Investitionen, zwischen Sofortabzug, Abschreibung und Rückstellung; sowie die Qualität der Belege.

Dieser letzte Punkt ist der am wenigsten glanzvolle und der lohnendste. Die Mehrheit der Nachforderungen betrifft keine fragwürdigen Gestaltungen, sondern reale, unzureichend dokumentierte Ausgaben. Eine Buchführung, bei der jede Buchung mit einem tauglichen Beleg verknüpft ist, behält nach einer Prüfung, was eine ungenaue Buchführung nur behauptet hätte.