Mietpreis vs. Miete: rechtliche Unterscheidung im Mietvertrag

Ein Vermieter kann nicht selbst entscheiden, was er weiterberechnet. Die Liste der auf den Mieter umlegbaren Nebenkosten ist per Verordnung festgelegt, und sie ist abschließend: Was dort nicht aufgeführt ist, bleibt zulasten des Vermieters, unabhängig davon, wie der Mietvertrag formuliert ist. Diese einfache Regel verursacht jedoch den Großteil der Mietstreitigkeiten, weil sie auf eine hartnäckige Intuition stößt — die Vorstellung, dass jede mit der Wohnung verbundene Ausgabe umlegbar sein müsse.

Zwei Beträge unterschiedlicher Natur

Die Miete ist die Gegenleistung für die Überlassung der Wohnung. Sie ist bei Neuvermietung frei vereinbar, außer in Gebieten mit Mietpreisbindung, und sie muss nicht begründet werden.

Die Nebenkosten, auch umlegbare Kosten genannt, sind die Erstattung von Ausgaben, die der Vermieter im Namen des Mieters verauslagt hat. Sie sind kein Einkommen: Sie müssen nachgewiesen, abgerechnet und ausgeglichen werden. Beide zu verwechseln ist der erste Fehler, und er hat eine unmittelbare Folge — ein als Nebenkosten geforderter Betrag, der nicht belegt werden kann, ist nicht geschuldet.

Drei Kategorien, und nichts anderes

Die Verordnung, die die Liste festlegt, unterscheidet drei Gruppen umlegbarer Ausgaben:

• Die dem Mieter erbrachten Leistungen. Kalt- und Warmwasser, Sammelheizung, Strom für Gemeinschaftsbereiche, Aufzug.
• Die Ausgaben für die laufende Instandhaltung und kleinere Reparaturen an den Gemeinschaftsbereichen und Gemeinschaftseinrichtungen. Der Schlüsselbegriff ist Instandhaltung, im Gegensatz zum Austausch.
• Die Abgaben, die Leistungen entsprechen, von denen der Mieter profitiert. Die Müllabfuhrgebühr ist das typische Beispiel dafür.

Die Abgrenzung entscheidet sich fast immer bei der zweiten Kategorie, und die Grenze lautet: Instandhaltung ist umlegbar, Austausch nicht. Der Wartungsvertrag für die Heizung ist umlegbar; eine neue Heizung ist es nicht. Die Reinigung der Gemeinschaftsbereiche ist umlegbar; die Fassadensanierung ist es nicht.

Was niemals umlegbar ist

Vier Posten tauchen systematisch in angefochtenen Abrechnungen auf, und keiner von ihnen ist umlegbar:

• Die größeren Bauarbeiten sowie der Austausch von Anlagen, auch wenn dadurch der Wohnkomfort des Mieters verbessert wird.
• Die Verwaltungsgebühren, die an einen Immobilienverwalter oder eine Agentur gezahlt werden.
• Die Verfahrenskosten, die der Vermieter aufwendet, auch wenn sie gegen den Mieter selbst gerichtet sind.
• Die Versicherungsprämien des Eigentümers, insbesondere die Nichtnutzer-Eigentümerversicherung.

Eine Mietvertragsklausel, die etwas anderes vorsieht, gilt als nicht geschrieben. Der Mietvertrag kann eine Liste, die die Verordnung als abschließend gewollt hat, nicht erweitern.

Vorauszahlungen, Abrechnung und Pauschale

Die normale Regelung ist die der monatlichen Vorauszahlungen, gefolgt von einer jährlichen Abrechnung. Die Abrechnung ist keine Option: Sie ist verpflichtend und setzt voraus, dass dem Mieter die Abrechnung nach Kostenart sowie der Verteilungsschlüssel zwischen den Einheiten mitgeteilt wird.

Der Vermieter muss die Belege dem Mieter sechs Monate nach Versand dieser Abrechnung zur Verfügung stellen. Diese Bereitstellung ist der Dreh- und Angelpunkt des Systems: Ohne einsehbare Belege wird der geforderte Betrag unhaltbar. Diese Aufbewahrung nach Geschäftsjahr und Einheit zu organisieren, gehört zu den Routinen, die in unserem Leitfaden zur Mietverwaltung.

Zwei Mechanismen schützen den Mieter vor einer Anhäufung:

• Wenn die Abrechnung nicht vor Ende des auf ihre Fälligkeit folgenden Kalenderjahres erfolgt ist, kann der Mieter verlangen, die Zahlung über zwölf Monate zu strecken.
• Zu Unrecht erhobene Beträge verjähren, ebenso wie unbezahlt gebliebene, nach drei Jahren.

Die Nebenkostenpauschale stellt die andere mögliche Regelung dar. Sie ist bei möblierter Vermietung und Wohngemeinschaften zulässig. Ihre Höhe muss angemessen im Verhältnis zu den tatsächlichen Kosten festgelegt werden, und dann gibt es weder eine Abrechnung noch beizubringende Belege — sie ist aber auch nicht nachträglich anpassbar mit der Begründung, die tatsächlichen Kosten hätten die Pauschale überschritten. Es handelt sich um eine Abwägung zwischen Einfachheit und Flexibilität, die bereits bei der Abfassung des Mietvertrags getroffen werden muss, und nicht während der Vertragslaufzeit.

Der Fall des Gewerbemietvertrags

Die Regelung ist eine völlig andere, und ein Vermieter, der beide Arten verwaltet, kann nicht analog vorgehen.

Im Gewerbemietrecht gibt es keine abschließende Liste umlegbarer Nebenkosten. Es gilt der Grundsatz der Vertragsfreiheit, die jedoch reglementiert ist: Der Mietvertrag muss ein genaues und abschließendes Verzeichnis der mit dem Mietvertrag verbundenen Kostenkategorien, Steuern, Abgaben und Gebühren enthalten, mit Angabe ihrer Aufteilung zwischen Vermieter und Mieter. Bestimmte Ausgaben können dem Mieter nicht auferlegt werden, insbesondere größere Instandsetzungen im Sinne des Code civil und Konformitätsarbeiten, die zu diesen größeren Instandsetzungen gehören.

Der Vermieter muss außerdem eine Vorausschau der geplanten Arbeiten sowie eine zusammenfassende Übersicht der durchgeführten Arbeiten mitteilen. Fehlt das Verzeichnis im Mietvertrag, macht dies den Vertrag nicht ungültig, entzieht dem Vermieter jedoch die Möglichkeit, die Kosten weiterzuberechnen.

Anwendungsszenarien

Einzug. Die Höhe der Vorauszahlungen muss anhand der letzten tatsächlichen Abrechnung festgelegt werden und darf nicht unverändert vom vorherigen Mieter übernommen werden, wenn sich der Verbrauch geändert hat. Eine offensichtlich zu niedrig angesetzte Vorauszahlung führt zu einer hohen Nachzahlung, die angefochten wird.

Jährliche Abrechnung. Die Abrechnung muss mit den Einzelheiten nach Kostenart versandt werden. Den Nachweis über Versand und Datum aufzubewahren, erspart es, zwei Jahre später beweisen zu müssen, dass sie tatsächlich zugestellt wurde.

Auszug des Mieters. Der Wirksamkeitstermin der Kündigung, deren Modalitäten in unserem Artikel über die Kündigung des Mietvertrags ausführlich beschrieben sind, begrenzt den abzurechnenden Nebenkostenzeitraum. Noch nicht abgerechnete Nebenkosten können nicht frei mit der Kaution verrechnet werden: Deren Rückzahlung unterliegt eigenen Fristen, und ein nicht gerechtfertigter Einbehalt zieht Verzugsstrafen nach sich, die pro angefangenem Monat berechnet werden.

Häufig gestellte Fragen

Kann der Vermieter die Grundsteuer umlegen? Nein, mit Ausnahme der Müllabfuhrgebühr, die einer Leistung entspricht, von der der Mieter profitiert. Der übrige Teil der Grundsteuer bleibt zulasten des Eigentümers.

Kann eine Mietvertragsklausel umlegbare Nebenkosten hinzufügen? Bei Wohnraummiete nein: Die per Verordnung festgelegte Liste ist abschließend, und jede entgegenstehende Klausel gilt als nicht geschrieben. Beim Gewerbemietvertrag kehrt sich die Logik um — es ist das im Mietvertrag enthaltene Verzeichnis, das festlegt, was weiterberechnet werden kann.

Was tun, wenn der Vermieter die Nebenkosten nie abrechnet? Der Mieter kann die Abrechnung einfordern und, wenn sie verspätet erfolgt, die Streckung der Zahlung über zwölf Monate verlangen. Die betreffenden Beträge verjähren nach drei Jahren.

Kann der Mieter die Rechnungen einsehen? Er kann die Belege einsehen, die der Vermieter sechs Monate nach Versand der Abrechnung zur Verfügung stellen muss. Diese Einsicht beschränkt sich nicht auf die Gesamtabrechnung: Sie betrifft die Belege selbst.

Ist der Austausch einer Heizung umlegbar? Nein. Der Wartungsvertrag ist es, der Austausch der Anlage ist es nicht. Die Grenze verläuft zwischen Instandhaltung und Austausch, nicht zwischen notwendig und überflüssig.

Ist die Nebenkostenpauschale anpassbar? Sie entwickelt sich nach den im Mietvertrag vorgesehenen Modalitäten, kann aber nicht nachträglich angepasst werden, weil sich die tatsächlichen Kosten als höher erwiesen haben. Das ist der Ausgleich dafür, dass keine Abrechnung und keine Belege erforderlich sind.

Fazit

Die Regel lässt sich in einem Satz zusammenfassen: Bei Wohnraummiete ist die Liste der umlegbaren Nebenkosten per Verordnung festgelegt und abschließend, und der Mietvertrag kann sie nicht erweitern. Alles andere ergibt sich daraus — Instandhaltung ist umlegbar, Austausch nicht; Verwaltungsgebühren, die Versicherung des Eigentümers und Verfahrenskosten werden niemals weiterberechnet.

In der Praxis entscheiden zwei Pflichten über den Ausgang eines Streits: jährlich abzurechnen und dabei eine detaillierte Aufstellung mitzuteilen, sowie die Belege sechs Monate lang zur Verfügung zu halten. Ein Vermieter, der beides tut und einen datierten Nachweis darüber aufbewahrt, gewinnt Streitfälle. Wer Vorauszahlungen fordert, ohne je abzurechnen, verliert, selbst wenn die Beträge geschuldet waren.