Finanzprüfung: Prozess und Einhaltung von Standards

Eine Finanzprüfung dient nicht dazu, Betrugsfälle aufzudecken oder die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens zu gewährleisten. Ihr Zweck ist enger gefasst und präziser: Sie soll eine angemessene Sicherheit dass der Jahresabschluss ordnungsgemäß und wahrheitsgetreu ist und ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermittelt. Das Verständnis dieser Einschränkung hilft, zwei symmetrische Fehler zu vermeiden – nämlich von der Prüfung eine Gewähr zu erwarten, die sie nicht bietet, und den tatsächlichen Umfang des abgegebenen Prüfungsurteils zu vernachlässigen.

Rechtliche und vertragliche Prüfung

Zwei sehr unterschiedliche Sachverhalte tragen denselben Namen.

Die gesetzliche Prüfung ist die Aufgabe des Wirtschaftsprüfers, die in einem geregelten Rahmen ausgeübt wird: Bestellung für eine Amtszeit von sechs Geschäftsjahren, verbindliche Berufsstandards, strenge Unvereinbarkeiten, Offenlegungspflichten. Der Wirtschaftsprüfer ist kein Berater des Unternehmens: Er wird von den Gesellschaftern bestellt und ist diesen gegenüber rechenschaftspflichtig.

Die Vertragsprüfung ist ein frei zwischen dem Unternehmen und einem Fachmann definierter Auftrag: begrenzte Prüfung, Akquisitionsprüfung, Prüfung eines bestimmten Postens. Sein Umfang, sein Adressat und sein Sicherheitsniveau ergeben sich aus dem Auftragsschreiben. Er beinhaltet keine der mit einem Mandat verbundenen gesetzlichen Verpflichtungen.

Wer beides verwechselt, überschätzt die Tragweite eines Vertragsverhältnisses, dessen Geltungsbereich sehr begrenzt sein kann.

Wann ist die Benennung vorgeschrieben?

Die Bestellung eines Wirtschaftsprüfers ist erforderlich, wenn das Unternehmen zwei der drei Schwellenwerte bezüglich Bilanzsumme, Umsatz und Mitarbeiterzahl. Diese Schwellenwerte werden regelmäßig angepasst und müssen für das jeweilige Geschäftsjahr überprüft werden.

Zu diesem Grundsatz kommen drei Sonderfälle hinzu:

• Unternehmen Gruppenleiter Muttergesellschaften, die andere Unternehmen kontrollieren, unterliegen eigenen Vorschriften, die auf der Ebene des Gesamtkonzerns bewertet werden.
• Die wesentliche Tochtergesellschaften eines Konzerns, der bereits über einen Wirtschaftsprüfer verfügt, muss möglicherweise einen solchen benennen.
• Ein Minderheitsgesellschafter kann gerichtlich die Bestellung eines Insolvenzverwalters beantragen, auch wenn die Schwellenwerte nicht erreicht sind.

Eine freiwillige Benennung ist weiterhin möglich und kommt häufig vor, wenn ein Finanzpartner dies verlangt. Sie ist dann mit denselben Verpflichtungen verbunden wie eine obligatorische Benennung.

Ablauf des Auftrags

Die Prüfung erfolgt in drei Schritten, die über das Geschäftsjahr verteilt sind und sich nicht auf den Jahresabschluss konzentrieren.

Kenntnisnahme und Bewertung der Risiken. Der Prüfer analysiert die Geschäftstätigkeit, das Umfeld und die internen Kontrollen, um Bereiche zu identifizieren, in denen eine wesentliche Unregelmäßigkeit wahrscheinlich ist. Dieser Schritt bestimmt alles Weitere: Die nachfolgenden Prüfungen stehen in einem angemessenen Verhältnis zu den identifizierten Risiken.

Zwischenprüfungen. Sie werden im Laufe des Geschäftsjahres durchgeführt und beziehen sich auf die Verfahren und laufenden Abläufe. Dies ist der Zeitpunkt, an dem die Schwachstellen der Buchführung werden behandelt – Chronologie, Belege, Aufgabentrennung.

Die abschließenden Kontrollen. Nach dem Jahresabschluss konzentrieren sich die Prüfungen auf die Jahresabschlüsse selbst: Bestätigung der Salden, Übermittlung an Dritte, Überprüfung der bilanziellen Schätzungen. Letztere stehen im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit, da sie auf Ermessensentscheidungen beruhen: Wertberichtigungen auf Forderungen, Bestimmungen, Aufbewahrungsfristen vonAbschreibung.

Die Stellungnahme und ihre drei Formen

Der Bericht schließt mit einer Stellungnahme, deren Formulierung standardisiert ist und bei der jede Variante eine präzise Bedeutung hat.

Zertifizierung ohne Vorbehalt besagt, dass der Jahresabschluss ordnungsgemäß und wahrheitsgetreu ist und ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermittelt.

Die Zertifizierung mit Vorbehalt weist auf eine Meinungsverschiedenheit oder Einschränkung hin, deren Auswirkungen zwar erheblich, aber nicht allgemein gültig sind. Es handelt sich um ein starkes Signal, das von Dritten oft falsch interpretiert und fälschlicherweise als bloße Bemerkung angesehen wird.

Die Verweigerung der Zertifizierung kommt zum Tragen, wenn die Auswirkung sowohl wesentlich als auch weitreichend ist oder wenn der Prüfer die erforderlichen Nachweise nicht zusammenstellen konnte.

Ein Anmerkung kann hinzugefügt werden, ohne die Stellungnahme zu beeinflussen: Sie lenkt die Aufmerksamkeit auf einen Punkt im Anhang, typischerweise eine Unsicherheit hinsichtlich der Fortführung der Geschäftstätigkeit. Sie stellt keinen Vorbehalt dar.

Die spezifischen Pflichten des Wirtschaftsprüfers

Zwei Verpflichtungen unterscheiden den gesetzlichen Auftrag deutlich von einem vertraglichen Auftrag.

Aufdeckung strafbarer Handlungen. Ein Kommissar, der Sachverhalte feststellt, die strafrechtlich relevant sein könnten, muss diese dem Staatsanwalt melden. Diese Verpflichtung unterliegt keiner Ermessensprüfung, und ihre Unterlassung zieht eine Haftung nach sich.

Das Warnverfahren. Stellt er Sachverhalte fest, die den Fortbestand des Unternehmens gefährden könnten, leitet er ein abgestuftes Verfahren ein: Aufforderung zur Stellungnahme an die Geschäftsführung, Unterrichtung der Gesellschaftsorgane, anschließend Unterrichtung des Gerichtspräsidenten. Ziel ist es, noch vor der Zahlungseinstellung eine Reaktion auszulösen – ein Aspekt, der in direktem Zusammenhang mit der persönlichen Haftung der Führungskraft steht, die in unserem Artikel über die Haftung des Geschäftsführers.

Anwendungsszenarien

Überschreitung der Schwellenwerte. Die Bestellung wird zum Bilanzstichtag wirksam und gilt für sechs Geschäftsjahre. Durch eine vorzeitige Ernennung um ein Geschäftsjahr können die Verfahren vorbereitet werden, anstatt sich einer ersten Prüfung einer unvorbereiteten Buchhaltung unterziehen zu müssen.

Kapitalbeschaffung oder Veräußerung. Das Akquisitions-Audit ist vertraglich geregelt, und sein Umfang ist verhandelbar. Eine genaue Festlegung dessen, was geprüft wird – und was nicht –, vermeidet Missverständnisse hinsichtlich des Umfangs des vorgelegten Berichts.

Angekündigter Vorbehalt. Den Sachverhalt vor dem nächsten Jahresabschluss klären. Eine von einem Geschäftsjahr auf das nächste übertragene Rückstellung belastet die Beziehung zu den Finanzpartnern erheblich.

Häufig gestellte Fragen

Wann ist ein Wirtschaftsprüfer vorgeschrieben? Bei Überschreitung von zwei der drei Schwellenwerte in Bezug auf Bilanzsumme, Umsatz und Mitarbeiterzahl sowie in besonderen Situationen im Zusammenhang mit Unternehmensgruppen oder auf Antrag einer Minderheit der Gesellschafter.

Was ist der Unterschied zwischen einer gesetzlichen und einer vertraglichen Prüfung? Die gesetzliche Abschlussprüfung erfolgt in einem geregelten Rahmen mit einem sechsjährigen Mandat und spezifischen Verpflichtungen. Die vertragliche Prüfung hat den im Prüfungsauftrag festgelegten Umfang, ohne diese Verpflichtungen.

Erkennt der Prüfer Betrugsfälle? Dies ist nicht der Schwerpunkt seines Auftrags, der sich auf wesentliche Unregelmäßigkeiten in den Abschlüssen bezieht. Er gestaltet seine Prüfungen jedoch unter Berücksichtigung des Betrugsrisikos.

Was bedeutet eine Zertifizierung mit Vorbehalt? Eine erhebliche, aber nicht allgemeine Abweichung oder Wirkungsbeschränkung. Dies ist ein ernstzunehmendes Signal, das sich von einer einfachen Feststellung unterscheidet, die keinen Einfluss auf das Prüfungsurteil hat.

Was ist das Warnverfahren? Ein abgestuftes Verfahren, das ausgelöst wird, wenn die Betriebsfortführung gefährdet erscheint, und das von der Aufforderung zur Stellungnahme an die Geschäftsführung bis zur Unterrichtung des Gerichtspräsidenten reicht.

Kann der Beauftragte das Unternehmen beraten? Nicht bei Themen, die in seinen Aufgabenbereich fallen: Die Regeln zur Unabhängigkeit und zu Unvereinbarkeiten verbieten ihm dies. Er ist nicht der Berater des Unternehmens, sondern berichtet den Gesellschaftern.

Das Wichtigste auf einen Blick

Die Prüfung liefert eine hinreichende Sicherheit hinsichtlich der Ordnungsmäßigkeit und Richtigkeit des Jahresabschlusses – sie ist jedoch weder eine Garantie für die Betrugsfreiheit noch eine Einschätzung der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens. Dieser begrenzte Umfang sollte vor dem Lesen eines Prüfungsberichts unbedingt beachtet werden.

Drei Aspekte verdienen die Aufmerksamkeit einer Führungskraft. Die genaue Formulierung des Gutachtens, da die Nuance zwischen Feststellung, Vorbehalt und Ablehnung für Dritte entscheidend ist. Die spezifischen Pflichten des Wirtschaftsprüfers – Offenlegung und Warnung –, die ihn von einem reinen Dienstleister unterscheiden. Und die Tatsache, dass der Großteil seiner Arbeit sich auf die buchhalterische Schätzungen: Hier werden die Entscheidungen des Unternehmens geprüft, und hier kommt die Qualität der Dokumentation zum Tragen, wie bei einem Steuerprüfung.