Certyneo und Make: Signaturautomat isierung in der Ingenieurtechnik

Warum die elektronische Signatur in der Ingenieurtechnik mit Make automatisieren?

Der Ingenieurtechnik-Sektor produziert ein erhebliches Volumen an Verträgen und Dokumenten: Lieferanten- und Subunternehmerverträge, Nachtragserklärungen, Abnahmeprotokolle, Unterauftragnehmerverträge, Konformitätsbescheinigungen und Prüfberichte. Einer Studie der McKinsey-Unternehmensberatung (2024) zufolge verwenden Engineeringteams durchschnittlich 27 % ihrer Arbeitszeit auf sich wiederholende administrative Aufgaben, wobei die Erfassung und Verfolgung von Signaturen zu den zeitaufwändigsten gehört.

Die Verbindung von Certyneo mit einer Automatisierungsplattform wie Make (ehemals Integromat) ermöglicht es Ihnen, diese manuellen Prozesse in intelligente Workflows umzuwandeln, bei denen jede Signatur ausgelöst, verfolgt und archiviert wird, ohne dass menschliche Eingriffe erforderlich sind. Dieser Leitfaden erklärt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie diese Integration im Kontext des B2B-Engineerings unter Einhaltung der eIDAS-Vorschriften umsetzen.

Wir werden nacheinander die Architektur der Integration, die Konfiguration in Make, die verfügbaren Auslöser und Aktionen sowie die spezifischen Best Practices für die Ingenieurtechnik behandeln.

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Die Architektur von Make + Certyneo für die Ingenieurtechnik verstehen

Make (Integromat): eine No-Code-Orchestrierungsplattform

Make ist eine visuelle Integrations- und Automatisierungsplattform, mit der Sie Szenarien erstellen können, die Hunderte von Anwendungen über Drag-and-Drop-Module verbinden. Im Gegensatz zu Zapier bietet Make erweiterte Bedingungslogik, Iteratoren, Aggregatoren und Router, was es zu einem besonders geeigneten Werkzeug für komplexe Engineering-Workflows macht (Multi-Party, mehrstufig, Dokumente mit mehreren Unterzeichnern).

Make positioniert sich zwischen Ihren Geschäftstools (ERP, CRM, Projektmanagement-Tools wie Autodesk Construction Cloud, Procore oder Microsoft Project) und Certyneo und orchestriert die Datenflüsse und Signatur-Auslöser.

Die Certyneo-API: der Einstiegspunkt der Integration

Certyneo stellt eine vollständige RESTful-API zur Verfügung, die alle Operationen ermöglicht, die auch über die grafische Schnittstelle verfügbar sind: Erstellen von Signaturanfragen, Hinzufügen von Unterzeichnern, Definition von Signaturfeldern, Versand von Benachrichtigungen, Statusabruf und Download von signierten Dokumenten. Die API verwendet OAuth-2.0-Authentifizierung und JSON-Format, was native Kompatibilität mit Make über das HTTP-Modul oder idealerweise über einen dedizierten Certyneo-Connector gewährleistet.

Die Certyneo-API respektiert die Interoperabilitätsstandards, die in den Normen ETSI EN 319 132 für XAdES-Signatur und ETSI EN 319 122 für CAdES definiert sind, und stellt sicher, dass jede erzeugte Signatur in der gesamten Europäischen Union rechtlich durchsetzbar ist.

Typische Topologie eines Engineering-Workflows

In einem Ingenieurbüro oder einer Ingenieurtechnik-Gesellschaft sieht ein typischer Workflow wie folgt aus:

1. Auslöser: Ein neuer Subunternehmervertrag wird im ERP erstellt (z. B. SAP, Sage oder ein BIM-Projektmanagement-Tool).
2. Extraktion: Make ruft die Metadaten des Vertrags ab (Parteien, Betrag, Baustellen-Referenzen).
3. Dokumentengenerierung: Der KI-gestützte Vertraggenerator von Certyneo erstellt das strukturierte PDF-Dokument.
4. Erstellung der Signaturanfrage: Make ruft die Certyneo-API auf, um die Anfrage zu erstellen und die Unterzeichner in der definierten Reihenfolge hinzuzufügen.
5. Sequenzielle oder parallele Signatur: Certyneo sendet Signatur-Links an die beteiligten Parteien.
6. Benachrichtigung und Archivierung: Bei Empfang jeder Signatur löst Make eine Benachrichtigung über Slack/Teams aus und archiviert das signierte Dokument in Ihrer Dokumentenverwaltung (SharePoint, Google Drive, Egnyte usw.).

Diese Architektur eliminiert manuellen E-Mail-Austausch und garantiert vollständige Nachverfolgbarkeit, die für Audits von Engineering-Projekten unerlässlich ist.

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Schritt-für-Schritt-Konfiguration der Integration in Make

Schritt 1 — Szenario erstellen und Certyneo-Verbindung konfigurieren

Erstellen Sie ein neues Szenario in Ihrem Make-Bereich. Wenn der native Certyneo-Connector im Make-Marketplace verfügbar ist, wählen Sie ihn direkt aus; verwenden Sie andernfalls das Modul HTTP > Make a request oder HTTP > Make an OAuth 2.0 request.

So konfigurieren Sie die Verbindung:

• Basis-URL: `https://api.certyneo.com/v1`
• Authentifizierungsmethode: OAuth 2.0 (Client Credentials) oder Bearer-Token-API-Schlüssel, je nach Konfiguration Ihres Certyneo-Kontos
• API-Schlüssel: verfügbar in Ihrem Certyneo-Dashboard unter Einstellungen > Integrationen > API

Bewahren Sie Ihren API-Schlüssel im Verbindungsmanager von Make auf (und nicht im Szenario selbst), um Best Practices für die Sicherheit zu befolgen.

Schritt 2 — Den für die Ingenieurtechnik geeigneten Auslöser definieren

Die Wahl des Auslösers ist entscheidend. In der Ingenieurtechnik sind die häufigsten Auslöser:

| Auslöser | Make-Modul | Anwendungsfall | |---|---|---| | Neue Datei in SharePoint-Ordner | SharePoint > Watch Files | Von Verkaufsleiter hinterlegter Vertrag | | Neue Zeile in Google Sheets-Tabelle | Google Sheets > Watch Rows | Verfolgung von zu unterzeichnenden Marktangeboten | | Webhook von ERP | Webhooks > Custom Webhook | Genehmigter Kaufauftrag in SAP | | Neues Jira/Asana-Ticket | Jira > Watch Issues | Projektmeilenstein erfordert Kundengenehmigung |

Für komplexe Engineering-Workflows (z. B. Unterzeichnung eines Hauptauftrags, der die gemeinsame Unterzeichnung eines technischen Direktors und eines Rechtsdirektors erfordert) bietet der eingehende Webhook-Auslöser vom ERP die größte Flexibilität.

Schritt 3 — Signaturanfrage über die Certyneo-API erstellen

Nachdem Sie den Auslöser konfiguriert haben, fügen Sie ein HTTP-Modul hinzu, das auf den Endpoint zur Erstellung der Signaturanfrage von Certyneo verweist:

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

Der JSON-Request-Body umfasst:

```json { "name": "Subunternehmervertrag - Projekt {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

Beachten Sie die Verwendung der Signaturebene `advanced` (fortgeschrittene elektronische Signatur, AES), gemäß eIDAS-Anforderungen für Engineering-Verträge mit erheblichem Wert. Für interne Dokumente mit geringem Risiko reicht die Stufe `simple` aus.

Schritt 4 — Benachrichtigungen und Archivierung nach der Signatur verwalten

Nach der Erstellung der Anfrage fügen Sie einen zweiten Branch in Ihrem Make-Szenario hinzu, ausgelöst durch einen Certyneo-Webhook, der die Fertigstellung der Signatur signalisiert. Certyneo sendet automatisch einen POST an die Webhook-URL, die Sie in den Parametern der Anfrage definiert haben.

Nach Empfang dieses Webhooks kann Ihr Szenario folgende Aktionen ausführen:

• Das signierte und zeitgestempelte PDF über `GET /signature-requests/{id}/signed-document` herunterladen
• Es in Ihrer Dokumentenverwaltung archivieren (SharePoint, Egnyte, Google Drive)
• Den Vertragsabwicklungsstatus in Ihrem ERP oder CRM aktualisieren
• Eine automatische Benachrichtigung an das Projektteam über Slack, Teams oder E-Mail senden
• Die Rechnungsstellung auslösen oder ein neues Projekt in Ihrem Verwaltungstool öffnen

Diese Aktionskette garantiert eine vollständige Nachverfolgbarkeit des Document-Lifecycle, eine grundlegende Anforderung in prüfungspflichtigen Projekten (ISO-9001-Zertifizierung, öffentliche Ausschreibungen, Seveso-Projekte).

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Best Practices speziell für die Ingenieurtechnik

Mehrparteien-Signaturen und sequenzielle Workflows verwalten

Die Ingenieurtechnik beinhaltet häufig Dokumente, die mehrere Unterzeichner in einer genauen Reihenfolge erfordern: zunächst der Projektleiter, dann der technische Direktor, schließlich der Rechtsbevollmächtigte des Kundenunternehmens. Certyneo verwaltet nativ sequenzielle Signaturen über den Parameter `order` in der Liste der Unterzeichner.

In Make können Sie das Unterzeichner-Array dynamisch konstruieren, indem Sie einen Array Aggregator verwenden, der Unterzeichnerdaten aus Ihrem ERP oder einer Referenztabelle sammelt, bevor Sie sie in die Certyneo-API-Anfrage einfügen. Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, Märkte mit 5 bis 10 Unterzeichnern zu verwalten, ohne das Szenario zu ändern.

Signaturen Baustellen-Ordnern zuordnen

In der Ingenieurtechnik muss jedes unterzeichnete Dokument einem bestimmten Projektordner zugeordnet werden. Verwenden Sie die benutzerdefinierten Metadaten von Certyneo, um die Geschäftsnummer, Projektphase und den Marktkode zu speichern. Diese Metadaten werden bei der Fertigstellung im Webhook zurückgegeben und können von Make verwendet werden, um das Dokument im richtigen Ordner Ihrer Dokumentenverwaltung zu archivieren.

Diese Praxis entspricht den Anforderungen der Norm NF EN ISO 19650 (Informationsverwaltung in BIM) und erleichtert Dokumentenaudits am Ende des Projekts.

Workflow-Qualität und Fehler überwachen

Make bietet ein detailliertes Ausführungsprotokoll für jedes Szenario. In einem professionellen Kontext sollten Sie E-Mail- oder Slack-Warnungen für fehlerhafte Szenarien konfigurieren und das Error Handler-Modul von Make verwenden, um Fehler der Certyneo-API zu verwalten (Rate Limiting, zu großes Dokument, Unterzeichner nicht gefunden).

Wenn Sie die Fähigkeiten von Certyneo mit anderen Lösungen auf dem Markt vergleichen möchten, bevor Sie sich in die Integration stürzen, konsultieren Sie unseren Vergleich von E-Signatur-Lösungen, um die beste Lösung für Ihren Engineering-Kontext zu identifizieren.

Schließlich können Sie mit unserem ROI-Rechner für elektronische Signaturen die erzielbaren Zeit- und Kosteneinsparungen je nach Dokumentenvolumen, das von Ihrem Ingenieurbüro verarbeitet wird, genau abschätzen, um die Rentabilität Ihres automatisierten Workflows zu maximieren.

Rechtlicher Rahmen für die elektronische Signatur in der Ingenieurtechnik

Rechtliche Grundlagen der elektronischen Signatur

Im französischen Recht basiert der rechtliche Wert der elektronischen Signatur auf Artikel 1366 des Code civil, der besagt, dass „eine Schrift in elektronischer Form als Beweis in gleicher Weise wie eine Schrift auf Papier zulässig ist", und auf Artikel 1367, der präzisiert, dass „die zur Vollendung eines Rechtsakts erforderliche Signatur ihren Autor kennzeichnet und sein Einverständnis zum Ausdruck bringt".

Auf europäischer Ebene definiert die eIDAS-Verordnung Nr. 910/2014 (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), ergänzt durch eIDAS 2.0 (EU-Verordnung 2024/1183), drei Ebenen der elektronischen Signatur:

• SES (Einfache Elektronische Signatur): geeignet für interne Dokumente mit geringem Risiko.
• SEA (Fortgeschrittene Elektronische Signatur): empfohlen für gewöhnliche Engineering-Verträge, Subunternehmerverträge und Kaufaufträge. Sie garantiert die verlässliche Identifizierung des Unterzeichners und die Integrität des Dokuments.
• SEQ (Qualifizierte Elektronische Signatur): erforderlich für öffentliche Urkunden und bestimmte große öffentliche Ausschreibungen.

Spezifische Anforderungen im Engineering-Sektor

Im Kontext von öffentlichen Ausschreibungen schreibt das Dekret Nr. 2016-360 zu öffentlichen Ausschreibungen die vollständige Digitalisierung oberhalb bestimmter Schwellenwerte vor. Geltungserklärungen und Subunternehmerverträge müssen mit einer eIDAS-konformen SEA oder SEQ unterzeichnet werden, die von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (QTSP) in der europäischen Trusted List erzeugt wurde.

Die Norm ETSI EN 319 132 definiert die XAdES-Profile für die fortgeschrittene XML-Signatur, während ETSI EN 319 122 die CAdES-Profile für die Signatur von Binärdokumenten abdeckt. Certyneo respektiert diese Standards und garantiert Interoperabilität und grenzüberschreitende Anerkennung von Signaturen.

GDPR und Schutz von Unterzeichnerdaten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Unterzeichnern (Name, E-Mail, biometrische Signaturdaten) unterliegt der GDPR-Verordnung Nr. 2016/679. Als Verantwortlicher für die Verarbeitung muss Ihr Engineering-Unternehmen sicherstellen, dass Certyneo als Auftragsverarbeiter im Sinne von Artikel 28 GDPR handelt, mit einer ordnungsgemäß abgeschlossenen DPA (Data Processing Agreement). Signaturdaten müssen für die geltende Verjährungsfrist aufbewahrt werden (5 Jahre für Geschäftsverträge gemäß Artikel L. 110-4 des Code de commerce, 10 Jahre für Bauverträge aufgrund der gesetzlichen Gewährleistung).

NIS2-Richtlinie und Sicherheit automatisierter Workflows

Engineering-Unternehmen, die in kritischen Sektoren tätig sind (Energie, Verkehr, Wasser), können der NIS2-Richtlinie (2022/2555/EU) unterliegen, die in französisches Recht durch das Gesetz vom 14. April 2025 umgesetzt wurde. Diese Richtlinie erlegt Informationssystemen Sicherheitsanforderungen auf, einschließlich Automatisierungs-Workflows, die mit Drittanbietern wie Make und Certyneo verbunden sind. Es ist ratsam, Datenflüsse zu dokumentieren, Kommunikation zu verschlüsseln (mindestens TLS 1.3) und ein Register der digitalen Unterauftragnehmer zu führen.

Anwendungsfälle: Make + Certyneo in der Ingenieurtechnik

Anwendungsfall 1 — Geotechnisches Ingenieurbüro mit 300 Missionsberichten pro Jahr

Ein auf Geotechnik spezialisiertes Ingenieurbüro mit etwa 15 Ingenieuren erstellt durchschnittlich 300 Missionsberichte und Leistungsverträge jährlich. Vor der Integrationierung von Make + Certyneo erforderte jeder Bericht manuelle E-Mail-Versand, telefonische Nachverfolgung nach 5 Tagen ohne Rückmeldung und manuelle Archivierung auf dem Dateiserver. Die durchschnittliche Zeit für die Erfassung von Signaturen betrug 8 Arbeitstage.

Nach der Bereitstellung des automatisierten Workflows – ausgelöst durch die Hinterlegung des abgeschlossenen Berichts in SharePoint – erstellt das Make-Szenario automatisch die Certyneo-Signaturanfrage, sendet die Benachrichtigung an den Kunden und führt automatisch nach J+3 eine Nachverfolgung durch, falls die Signatur nicht eingegangen ist. Das unterzeichnete Dokument wird sofort im entsprechenden Geschäftsordner archiviert.

Ergebnis: Verkürzung der Signaturfrist von 8 Tagen auf durchschnittlich 1,8 Tage (−78 %), Einsparung von etwa 2,5 Stunden Büroarbeit pro Woche, entsprechend etwa 3.500 € jährlichen administrativen Verarbeitungskosten. Diese Größenordnungen sind konsistent mit Branchenbenchmarks, die von Forrester Research zur dokumentarischen Automatisierung veröffentlicht wurden (2024).

Anwendungsfall 2 — Industrielles Engineering-Unternehmen mit mehrparteiigen Subunternehmerverträgen

Ein Industrieingenieur-Unternehmen mittlerer Größe (80–150 Mitarbeiter) leitet Projekte, die die Unterzeichnung von Subunternehmerverträgen mit 3 bis 6 Parteien erfordern: Auftraggeber, delegierter Projektmanager, Tiered-1- und Tiered-2-Subunternehmer. Jeder Vertrag erfordert eine strikte sequenzielle Signatur aus vertraglichen und Versicherungsgründen.

Der Make + Certyneo-Workflow wird durch die Validierung des Kaufauftrags im ERP ausgelöst. Make erstellt dynamisch die geordnete Liste der Unterzeichner aus der Lieferantendatenbank, erstellt die Certyneo-Signaturanfrage mit sequenziellen Parametern und benachrichtigt jede Partei der Reihe nach. Bei Fertigstellung wird der unterzeichnete Vertrag in Procore archiviert und der Vertragsstatus im ERP aktualisiert.

Ergebnis: Beseitigung von Sequenzierungsfehlern (ein Subunternehmer unterzeichnet vor dem Projektmanager) um 100 % durch automatische Verwaltung der Unterzeichnungsreihenfolge. Durchschnittliche Fertigungszeit von Verträgen von 12 Tagen auf 4 Tage reduziert (−67 %), was den effektiven Baustartbeginn beschleunigt.

Anwendungsfall 3 — Ingenieurberatungskanzlei mit Änderungsfeststellungen

Eine Ingenieurberatungskanzlei, die Industriekunden bei ihren Produkttransformationsprojekten begleitet, erstellt häufig Änderungsfeststellungen während der Mission, die schnelle Validierung erfordern, um den Projektverlauf nicht zu behindern. Diese Änderungsfeststellungen waren bisher üblich gedruckt und in Meetings unterzeichnet oder per Post versendet, was zu Verzögerungen führte, die mit dem Rhythmus agiler Projekte unvereinbar waren.

Mit Make + Certyneo löst die Erstellung einer Änderungsfeststellung im Projektmanagement-Tool automatisch eine Signaturanfrage aus. Der Kunde erhält einen mobil-freundlichen Signatur-Link und kann von seinem Smartphone aus, auch auf der Baustelle unterwegs, in weniger als 2 Minuten unterzeichnen. Die erweiterte Signaturebene (SEA) wird angewendet und gewährleistet den Rechtswert der Änderungsfeststellung.

Ergebnis: Validierungszeit für Änderungsfeststellungen von 5–7 Tagen auf weniger als 24 Stunden in 85 % der Fälle reduziert. Verbesserte Kundenzufriedenheit und verringerte Lieferumfangs-Abweichungsrisiken, eine häufige Streitquelle im Ingenieurberatungsgeschäft.

Fazit

Die Integration von Certyneo mit Make (Integromat) stellt einen großen Effizienzgewinn für Akteure im Engineering-Sektor dar. Durch die Automatisierung des gesamten dokumentarischen Lebenszyklus – von der Vertragserstellung bis zur Archivierung des unterzeichneten Dokuments – beseitigen Sie repetitive manuelle Aufgaben, reduzieren die Signaturfrist durchschnittlich um 67 bis 78 % und garantieren volle eIDAS-Konformität für jedes erzeugte Dokument.

Die technische Konfiguration, obwohl die anfängliche Einrichtung sorgfältig erfolgen muss, ist für Teams mit No-Code-Profil oder einem Make-Integrator zugänglich. Die Vorteile zeigen sich ab den ersten Wochen der Nutzung mit messbarem ROI bei Verwaltungskosten und Baustartfrist.

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