Abschreibungen in der Buchhaltung: Gesetzliche Methoden und Praktiken

Die Abschreibung ist keine willkürliche Verteilung einer Ausgabe. Sie ist die buchhalterische Erfassung des Verbrauchs des erwarteten wirtschaftlichen Nutzens eines Vermögenswerts. Diese Definition bestimmt alles Weitere: Die gewählte Nutzungsdauer muss den tatsächlichen Gebrauch des Wirtschaftsguts widerspiegeln und nicht ein steuerliches Optimum. Genau die Abweichung zwischen dem, was die Buchhaltung vorschreibt, und dem, was das Steuerrecht erlaubt, macht das Thema technisch – und ist die Ursache für die meisten Beanstandungen bei einer Prüfung.

Die Abschreibungsbasis und die Nutzungsdauer

Die Abschreibungsbasis ist der Anschaffungswert des Wirtschaftsguts abzüglich seines Restwerts, also des Betrags, den das Unternehmen bei dessen Veräußerung am Ende der Nutzung erzielen würde. Dieser Restwert wird nur berücksichtigt, wenn er sowohl wesentlich als auch messbar ist – was ihn in der Praxis auf wenige Kategorien wie Fahrzeuge oder bestimmte Geräte mit aktivem Sekundärmarkt beschränkt.

Die Nutzungsdauer ist jene, die das Unternehmen erwartet, und wird für jedes Wirtschaftsgut einzeln beurteilt. Sie ist nicht mit der technischen Lebensdauer des Geräts gleichzusetzen: Eine Maschine, die fünfzehn Jahre nutzbar ist, aber vom Unternehmen bereits nach sieben Jahren erneuert werden soll, wird über sieben Jahre abgeschrieben.

Für kleine Unternehmen besteht eine Erleichterung: Sie können die steuerlich anerkannten Nutzungsdauern anstelle der tatsächlichen Nutzungsdauer heranziehen. Diese Vereinfachung erleichtert den Nachweis, befreit aber nicht davon, den Abschreibungsplan zu überarbeiten, wenn sich die Nutzungsbedingungen wesentlich ändern.

Die Abschreibungsmethoden

Die lineare Abschreibung verteilt die Basis gleichmäßig über die Nutzungsdauer. Sie ist die gesetzliche Regelmethode, anwendbar auf jedes abschreibungsfähige Wirtschaftsgut, und die einzige zulässige Methode, wenn kein anderer Verbrauchsrhythmus nachgewiesen werden kann.

Die degressive Abschreibung konzentriert den Abzug auf die ersten Geschäftsjahre, indem ein Koeffizient auf den linearen Satz angewendet wird. Sie ist bestimmten, abschließend aufgezählten neuen Wirtschaftsgütern vorbehalten und ist ihrer Natur nach zunächst steuerlich, nicht buchhalterisch: Entspricht sie nicht dem tatsächlichen Verbrauchsrhythmus, schlägt sich die Differenz zur buchhalterischen Abschreibung in einer außerplanmäßigen (derogatorischen) Abschreibung nieder.

Die leistungsabhängige Abschreibung, berechnet anhand von Leistungseinheiten – Maschinenstunden, Kilometer, produzierte Einheiten –, ist die wirtschaftlich treueste Methode, wenn die Nutzung unregelmäßig erfolgt. Sie erfordert eine tatsächliche Erfassung dieser Einheiten, ohne die sie nicht begründbar ist.

Der Komponentenansatz

Dies ist die in kleinen Strukturen am häufigsten missachtete Verpflichtung, und sie ist nicht optional.

Umfasst ein Vermögenswert wesentliche Bestandteile mit unterschiedlichen Nutzungsdauern, müssen diese Bestandteile getrennt bilanziert und abgeschrieben werden. Ein Gebäude wird so in Rohbau, Fassade und Dichtigkeit, technische Anlagen und Einrichtungen zerlegt – jeweils mit eigener Nutzungsdauer.

Es geht dabei nicht nur um Compliance. Der Austausch einer Komponente wird aktiviert und über seine neue Nutzungsdauer abgeschrieben, während der Restbuchwert der ausgetauschten Komponente aus der Bilanz ausgebucht wird. Ohne Komponentenzerlegung wird derselbe Austausch als Aufwand verbucht, und die Prüfung stuft ihn als Anlagevermögen um – mit den üblichen Folgen, die wir in unserem Artikel über die steuerliche Betriebsprüfung.

Was nicht abgeschrieben wird

Drei Kategorien kommen systematisch vor:

• Grundstücke, deren Wert sich nicht verbraucht. Beim Erwerb eines bebauten Grundstücks ist die Aufteilung zwischen Grund und Gebäude verpflichtend, und eine offensichtlich unausgewogene Aufteilung wird berichtigt.
• Der Geschäftswert ist grundsätzlich nicht abschreibungsfähig, außer wenn seine Nutzungsdauer begrenzt und bestimmbar ist. Für kleine Unternehmen besteht eine eng gefasste Ausnahme.
• Finanzanlagen, die der Wertminderung und nicht der Abschreibung unterliegen.

Die Unterscheidung zwischen Abschreibung und Wertminderung ist grundlegend: Die Abschreibung erfasst einen erwarteten und geplanten Verbrauch, die Wertminderung erfasst einen unvorhergesehenen Wertverlust. Ein Vermögenswert kann beidem unterliegen – die Überlegung entspricht jener, die wir bei den Rückstellungen.

Die steuerlichen Grenzen

Drei Regeln begrenzen den Abzug, unabhängig von der gewählten buchhalterischen Behandlung.

Der Ausgangszeitpunkt ist bei der linearen Abschreibung die Inbetriebnahme, während die degressive Abschreibung ab dem ersten Tag des Monats der Anschaffung läuft. Die Abschreibung eines erworbenen, aber noch nicht in Betrieb genommenen Wirtschaftsguts ist ein klassischer Fehler.

Personenkraftwagen unterliegen einer Begrenzung der abzugsfähigen Abschreibung, deren Höhe von den Emissionen des Fahrzeugs abhängt. Der übersteigende Teil wird jedes Jahr außerbilanziell wieder hinzugerechnet.

Die Mindestabschreibung ist die am wenigsten bekannte und teuerste Regel. Ein Unternehmen muss zum Abschluss jedes Geschäftsjahres einen kumulierten Abschreibungsbetrag ausgewiesen haben, der mindestens dem Betrag entspricht, der sich aus der linearen Methode ergeben würde. Unrechtmäßig aufgeschobene Abschreibungen – solche, die nicht verbucht wurden, obwohl sie es hätten werden müssen – gehen für den Abzug endgültig verloren. Eine Abschreibung aufzuschieben, um ein defizitäres Ergebnis zu verbessern, verschiebt sie nicht – sie beseitigt sie.

Anwendungsszenarien

Erwerb eines Gebäudes. Grund und Gebäude aufteilen, dann das Gebäude in Komponenten zerlegen. Zu diesem Zeitpunkt ist die Zerlegung einfach; sie fünf Jahre später anlässlich von Bauarbeiten nachzuholen, ist deutlich schwieriger.

Defizitäres Geschäftsjahr. Abschreibungen nicht aussetzen. Die Regel der Mindestabschreibung verwandelt einen scheinbaren Aufschub in einen endgültigen Verlust des Abzugsrechts.

Erneuerung einer Anlage. Prüfen, ob das ersetzte Wirtschaftsgut eine identifizierte Komponente darstellte. Falls ja, wird der Austausch aktiviert und der Restwert der ausscheidenden Komponente als Aufwand verbucht. Die entsprechende dokumentarische Sorgfalt fällt unter die Buchführung.

Häufig gestellte Fragen

Welche Nutzungsdauer ist anzusetzen? Die tatsächliche, vom Unternehmen erwartete Nutzungsdauer, beurteilt für jedes Wirtschaftsgut einzeln. Kleine Unternehmen können die steuerlich anerkannten Nutzungsdauern heranziehen, was den Nachweis vereinfacht, ohne von einer Überarbeitung des Plans zu befreien, falls sich die Nutzung ändert.

Linear oder degressiv? Die lineare Methode ist die gesetzliche Regelmethode. Die degressive Methode ist bestimmten neuen Wirtschaftsgütern vorbehalten und folgt einer steuerlichen Logik: Weicht sie vom tatsächlichen Verbrauchsrhythmus ab, schlägt sich die Differenz in einer außerplanmäßigen Abschreibung nieder.

Wird ein Grundstück abgeschrieben? Nein. Beim Kauf eines bebauten Grundstücks ist die Aufteilung zwischen Grund und Gebäude verpflichtend, und eine unausgewogene Aufteilung wird berichtigt.

Kann man Abschreibungen in einem defizitären Jahr aussetzen? Nicht ohne Folgen. Der kumulierte Betrag muss mindestens dem linearen Kumulwert entsprechen, andernfalls geht der aufgeschobene Teil für den Abzug endgültig verloren.

Was ist die komponentenweise Abschreibung? Die getrennte Bilanzierung und Abschreibung der wesentlichen Bestandteile eines Vermögenswerts mit unterschiedlichen Nutzungsdauern. Sie ist verpflichtend, sobald diese Voraussetzungen erfüllt sind, und nicht optional.

Wie schreibt man ein Fahrzeug ab? Wie jedes andere Wirtschaftsgut, jedoch ist der abzugsfähige Anteil bei Personenkraftwagen gedeckelt, gemäß einem an die Emissionen gekoppelten Tarif. Der übersteigende Betrag wird jedes Jahr wieder hinzugerechnet.

Auf den Punkt gebracht

Die Abschreibung rechtfertigt sich durch die tatsächliche Nutzung des Wirtschaftsguts, niemals durch ein Ergebnisziel. Drei Punkte konzentrieren die Beanstandungen, und alle werden bereits beim Zugang des Wirtschaftsguts zum Anlagevermögen geregelt, nicht erst zum Zeitpunkt der Prüfung.

Zuerst die Aufteilung – Grund und Gebäude, dann Komponenten –, die die Behandlung aller späteren Austausche bestimmt. Danach die Konsistenz der Nutzungsdauer, die anders als durch einen bloßen Verweis auf eine Tabelle begründbar sein muss. Und schließlich die Mindestabschreibung, wegen der eine nicht rechtzeitig vorgenommene Abschreibung nicht aufgeschoben, sondern verloren ist. Diese Entscheidungen fügen sich in den weiteren Rahmen der Unternehmensbesteuerung ein, in dem die Qualität der Dokumentation darüber entscheidet, was nach einer Prüfung Bestand hat.