Certyneo ve Make: Mühendislikte İmza Otomasyonu

Neden Make ile Mühendislikte Elektronik İmza Otomasyonu?

Mühendislik sektörü önemli miktarda sözleşme belgesi üretir: tasarım danışmanlık sözleşmeleri, ek sözleşmeler, teslimat tutanakları, alt yüklenici sözleşmeleri, uygunluk onayları ve çalışma raporları. McKinsey danışmanlık firmasının 2024 yılı araştırmasına göre, mühendislik ekipleri ortalama olarak çalışma zamanının %27'sini tekrarlayan idari görevlere ayırmaktadır; imza toplama ve takibi bu görevlerin en zaman alan kısımlarını oluşturmaktadır.

Certyneo'yu Make (eski adıyla Integromat) gibi bir otomasyon platformuna bağlamak, bu manuel süreçleri akıllı iş akışlarına dönüştürmenizi sağlar; burada her imza tetiklenir, izlenir ve insan müdahalesi olmaksızın arşivlenir. Bu rehber, eIDAS düzenlemelerine uygun olarak B2B mühendislik bağlamında bu entegrasyonu adım adım nasıl kurulacağını açıklamaktadır.

Sırasıyla entegrasyonun mimarisi, Make'de adım adım konfigürasyon, kullanılabilir tetikleyiciler ve eylemler, ardından mühendislik sektörüne özgü en iyi uygulamalar ele alınacaktır.

---

Make + Certyneo Mimarisini Mühendislik İçin Anlamak

Make (Integromat): Kod-Gerektirmeyen Orkestrasyon Platformu

Make, yüzlerce uygulamayı sürükle-bırak modüller aracılığıyla bağlayan senaryolar oluşturmayı sağlayan görsel bir entegrasyon ve otomasyon platformudur. Zapier'in aksine, Make gelişmiş koşullu mantık, yineleyiciler, toplayıcılar ve yönlendiriciler sunar; bu da onu mühendislik karmaşık iş akışları için özellikle uygun bir araç haline getirir (çok taraflı, çok aşamalı, birden fazla imzacı içeren belgeler).

Make, ticari araçlarınız (ERP, CRM, Autodesk Construction Cloud, Procore veya Microsoft Project gibi proje yönetim araçları) ile Certyneo arasında konumlanır ve veri akışlarını ile imza tetikleyicilerini yönetir.

Certyneo API'si: Entegrasyonun Giriş Noktası

Certyneo, grafik arayüzden kullanılabilir tüm işlemleri gerçekleştirmeyi sağlayan kapsamlı bir RESTful API ortaya koymaktadır: imza istekleri oluşturma, imzacı ekleme, imza alanlarını tanımlama, bildirimleri gönderme, durumu alma ve imzalı belgeleri indirme. API, OAuth 2.0 kimlik doğrulamasını ve JSON formatını kullanır; bu, Make içinde HTTP modülü aracılığıyla veya ideal olarak adanmış bir Certyneo bağlayıcısı aracılığıyla yerel uyumluluğu garantiler.

Certyneo API'si, XAdES imzası için ETSI EN 319 132 ve CAdES için ETSI EN 319 122 normu tarafından tanımlanan birlikte çalışabilirlik standartlarına uyum sağlar; bu da her üretilen imzanın tüm Avrupa Birliği'nde hukuki olarak geçerli olmasını sağlar.

Tipik Bir Mühendislik İş Akışı Topolojisi

Bir mühendislik ofisinde veya danışmanlık şirketinde, tipik bir iş akışı şöyle görünür:

1. Tetikleyici: yeni bir alt yüklenici sözleşmesi ERP'de (ör. SAP, Sage veya BT proje yönetim aracı) oluşturulur.
2. Çıkarma: Make, sözleşmenin meta verilerini alır (taraflar, tutarlar, şantiye referansları).
3. Belge Oluşturma: Certyneo'nun yapay zeka destekli sözleşme üreteçi yapılandırılmış PDF belgesini üretir.
4. İmza İsteği Oluşturma: Make, imza isteği oluşturmak ve imzacıları tanımlanan sıraya göre eklemek için Certyneo API'sini çağırır.
5. Sıralı veya Paralel İmzalama: Certyneo, ilgili taraflara imza bağlantıları gönderir.
6. Bildirim ve Arşivleme: her imza alındığında, Make Slack/Teams bildirimini tetikler ve imzalı belgeyi elektronik arşivinize (SharePoint, Google Drive, Egnyte, vb.) kaydeder.

Bu mimari manuel e-posta alışverişini ortadan kaldırır ve mühendislik projelerinin denetiminde gerekli olan tam izlenebilirliği garantiler.

---

Make'de Entegrasyonun Adım Adım Konfigürasyonu

Adım 1 — Senaryoyu Oluştur ve Certyneo Bağlantısını Yapılandır

Make alanınızda yeni bir senaryo oluşturun. Certyneo yerel bağlayıcısı Make pazar yerinde mevcutsa, doğrudan seçin; aksi takdirde HTTP > Make a request veya HTTP > Make an OAuth 2.0 request modülünü kullanın.

Bağlantıyı yapılandırmak için:

• Temel URL: `https://api.certyneo.com/v1`
• Kimlik Doğrulama Yöntemi: OAuth 2.0 (İstemci Kimlik Bilgileri) veya Certyneo hesap yapılandırmanıza bağlı olarak Bearer Token API anahtarı
• API Anahtarı: Certyneo panonunuzda, Ayarlar > Entegrasyonlar > API bölümünde kullanılabilir

API anahtarınızı Make'nin bağlantı yöneticisinde saklayın (senaryoda doğrudan değil) güvenlik en iyi uygulamalarına uyum sağlamak için.

Adım 2 — Mühendislik Sektörüne Uygun Tetikleyiciyi Tanımla

Tetikleyici seçimi belirleyicidir. Mühendislikte en yaygın tetikleyiciler şunlardır:

| Tetikleyici | Make Modülü | Kullanım Durumu | |---|---|---| | SharePoint klasöründe yeni dosya | SharePoint > Watch Files | Ticari tarafından yüklenen sözleşme | | Google Sheets'te yeni satır | Google Sheets > Watch Rows | İmzalanması gereken anlaşmalarının izlenmesi | | ERP'den gelen Webhook | Webhooks > Custom Webhook | SAP'de onaylanan satın alma siparişi | | Yeni Jira/Asana sorunu | Jira > Watch Issues | Müşteri doğrulaması gerektiren aşama çıktısı |

Karmaşık mühendislik iş akışları için (ör. teknik direktör ve hukuk müdürünün ortak imzası gerektiren tasarım danışmanlığı sözleşmesi), ERP'den gelen Webhook tetikleyicisi en fazla esneklik sunmaktadır.

Adım 3 — Certyneo API'si Aracılığıyla İmza İsteği Oluştur

Tetikleyici yapılandırıldıktan sonra, Certyneo imza isteği oluşturma uç noktasına işaret eden bir HTTP modülü ekleyin:

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

JSON istek gövdesi şunları içerir:

```json { "name": "Alt Yüklenici Sözleşmesi - Proje {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

İmza seviyesi `advanced` (İleri Elektronik İmza, SEA) kullanımına dikkat edin; bu, eIDAS gereksinimleriyle önemli değere sahip mühendislik sözleşmeleri için uyumludur. Düşük değer taşıyan iç belgeler için `simple` seviyesi yeterlidir.

Adım 4 — İmza Sonrası Bildirim ve Arşivlemeyi Yönet

İstek oluşturulduktan sonra, imza tamamlandığını belirten Webhook Certyneo tarafından tetiklenen senaryonuzda ikinci bir dal ekleyin. Certyneo, parametrelerde tanımladığınız URL webhook'una otomatik olarak bir POST gönderir.

Bu webhook alındığında, senaryonuz:

• İmzalı ve zaman damgalı PDF'yi `GET /signature-requests/{id}/signed-document` aracılığıyla indir
• İçinize (SharePoint, Egnyte, Google Drive) arşivle
• ERP veya CRM'nizdeki sözleşme durumunu güncelle
• Slack, Teams veya e-posta aracılığıyla proje ekibine otomatik bildirim gönder
• Faturalandırmayı tetikle veya yönetim aracınızda yeni bir proje aç

Bu eylem zinciri, belgenin yaşam döngüsünün tam izlenebilirliğini garantiler; bu denetim konusu işletmelerde temel bir gereksinimdir (ISO 9001 sertifikasyonu, kamu ihaleleri, Seveso projeleri).

---

Mühendislik Sektörüne Özgü En İyi Uygulamalar

Çok Taraflı İmza ve Sıralı İş Akışlarını Yönetme

Mühendislik, sıklıkla belirli bir sıraya göre birden fazla imzacı gerektiren belgeleri içerir: ilk önce proje müdürü, sonra teknik müdür, son olarak müşteri şirketinin temsilcisi. Certyneo, imzacı listesinde `order` parametresi aracılığıyla sıralı imzalamayı yerel olarak yönetir.

Make'de, ERP'nizden imzacı verilerini toplayan bir Array Aggregator kullanarak dinamik olarak imzacı dizisini oluşturabilirsiniz; bu, senaryoyu değiştirmeden 5 ile 10 imzacı içeren sözleşmeleri yönetmeyi sağlar.

İmzaları Şantiye Klasörleriyle İlişkilendirme

Mühendislikte her imzalı belge, belirli bir proje klasörüyle ilişkilendirilmelidir. Certyneo'nun özel meta verilerini kullanarak dosya numarası, proje aşaması ve anlaşma kodunu depolayın. Bu meta veriler, tamamlama webhook'unda döndürülecek ve Make tarafından belgeyi elektronik arşivinizin doğru klasörüne kaydetmek için kullanılabilecektir.

Bu uygulama, BIM'deki bilgi yönetimi için NF EN ISO 19650 normu gereksinimlerine uyum sağlar ve proje sonunda dokümanter denetimleri kolaylaştırır.

İş Akışı Kalitesini ve Hatalarını İzleme

Make her senaryo için ayrıntılı bir yürütme günlüğü sunar. Profesyonel bağlamda, hata durumunda e-posta veya Slack uyarıları yapılandırın ve Certyneo API'sinin başarısız olması durumunu yönetmek için Make'nin Error Handler modülünü kullanın (hız sınırı aşımı, çok büyük belge, imzacı bulunamadı).

Certyneo'nun kapasitelerini entegrasyona başlamadan önce diğer pazardaki çözümlerle karşılaştırmak istiyorsanız, mühendislik bağlamınıza en uygun çözümü belirlemek için elektronik imza çözümleri karşılaştırması'na bakın.

Son olarak, otomatikleştirilmiş iş akışınızın yatırım getirisi maksimize etmek için, elektronik imza ROI hesaplayıcısı, muhasebeci büronuzun işlediği belge hacmine göre tam olarak zamanı kazanma ve gerçekleştirilebilir tasarrufları tahmin etmenizi sağlar.

Mühendislikte Elektronik İmza İçin Geçerli Yasal Çerçeve

Elektronik İmzanın Yasal Temelleri

Fransız hukukunda, elektronik imzanın hukuki değeri Medeni Kanun'un 1366. maddesine dayanır; burada elektronik biçimdeki yazılı belgelerin kâğıda yazılmış belgeler ile aynı ispat değerine sahip olduğu belirtilir; 1367. madde ise imzanın hukuki işlemin tamamlanması için yazarını tanımladığını ve rızasını tezahür ettirdiğini açıklar.

Avrupa seviyesinde, eIDAS Yönetmeliği No 910/2014 (Elektronik Kimlik, Kimlik Doğrulama ve Güven Hizmetleri), eIDAS 2.0 (AB Yönetmeliği 2024/1183) tarafından tamamlanmış, üç düzeyde elektronik imza tanımlanmıştır:

• SES (Basit Elektronik İmza): düşük değer taşıyan iç belgeler için uygun.
• SEA (İleri Elektronik İmza): olağan mühendislik sözleşmeleri, alt yüklenici anlaşmaları ve satın alma siparişleri için önerilir. İmzacının güvenilir tanımlanmasını ve belgenin bütünlüğünü garantiler.
• SEQ (Nitelikli Elektronik İmza): imzalı senetler ve büyük ölçekli kamu ihaleleri için gereklidir.

Mühendislik Sektörüne Özgü Yükümlülükler

Kamu ihaleleri çerçevesinde, kamu ihaleleri ile ilgili No 2016-360 kararnamesi belirli eşiklerin üzerinde tam demateryalizasyonu zorunlu kılar. İştirak belgesi ve alt yüklenici sözleşmeleri, eIDAS uyumlu SEA veya SEQ ile imzalanmalı; Avrupa Güven Listesinde yer alan nitelikli güven hizmeti sağlayıcı (QTSP) tarafından üretilmiş olmalıdır.

ETSI EN 319 132 normu, XML imzası için XAdES profillerini tanımlar; ETSI EN 319 122 ise ikili belgeler için CAdES profillerini kapsar. Certyneo bu standartlara uyum sağlayarak sınır ötesi birlikte çalışabilirlik ve imza tanınması garantiler.

KVKK ve İmzacı Kişisel Verileri Koruma

İmzacıların kişisel verilerinin (ad, e-posta, imza biyometrik verileri) işlenmesi KVKK Yönetmeliği No 2016/679'a tabidir. Sorumluluk sahibi olarak, mühendislik şirketiniz Certyneo'nun KVKK'nın 28. maddesine uygun olarak bir alt işlemci olarak hareket etmesini sağlamak zorundadır ve Veri İşleme Anlaşması (DPA) imzalanmalıdır. İmza verileri, uygulanabilir hükümet müddeti boyunca tutulmalıdır (Ticaret Kanunu'nun L. 110-4 maddesine göre ticari sözleşmeler için 5 yıl, 10 yıllık garanti nedeniyle inşaat anlaşmaları için 10 yıl).

NIS2 Yönergesi ve Otomatikleştirilmiş İş Akışlarının Güvenliği

Kritik sektörlerde (enerji, ulaştırma, su) faaliyet gösteren mühendislik şirketleri NIS2 Yönergesi (2022/2555/AB)'ne tabi olabilir; bu Fransız hukuku tarafından 14 Nisan 2025 tarihli bir kanunla aktarılmıştır. Bu yönerge, Make ve Certyneo gibi üçüncü taraf sağlayıcılara bağlı iş akışları da dahil olmak üzere bilgi işlem sistemleri üzerinde güvenlik gereksinimleri getirir. Veri akışlarını belgelemek (en az TLS 1.3), iletişimi şifrelemek ve sayısal alt işlemcilerin kaydını tutmak gerekmektedir.

Mühendislikte Kullanım Senaryoları: Make + Certyneo

Senaryo 1 — Jeoteknik Yıllık 300 Rapor Yönetimi

Jeoteknik konusunda uzmanlaşmış bir mühendislik bürosu, 15 mühendisten oluşan bir ekiple yılda ortalama 300 misyon raporunu ve danışmanlık sözleşmesini üretir. Entegrasyon öncesinde, her rapor manuel e-posta gönderimi, imza alınmadığında 5 gün sonra telefon takibi ve sunucu dosya sisteminde manuel arşivleme gerektiriyordu. Ortalama imza toplama süresi 8 iş günü idi.

Make + Certyneo otomatik iş akışı dağıtımından sonra — tamamlanan raporun SharePoint'e yüklenmesini tetikleyen — senaryo Make otomatik olarak Certyneo imza isteğini oluşturur, müşteriye bildirim gönderir ve imza alınmadığında J+3'te otomatik olarak takip yapar. İmzalı belge anında karşılık gelen proje klasörüne arşivlenir.

Sonuç: İmza süresi 8 günden ortalama 1,8 güne düşer (−%78), sekreterlik maliyeti haftada 2,5 saat tasarrufu, yıllık yaklaşık 3.500 € idari işlem maliyeti tasarrufu. Bu rakamlar Forrester Araştırması'nın 2024'teki belge otomasyon sektörü karşılaştırması ile uyumludur.

Senaryo 2 — Çok Taraflı Alt Yüklenici Sözleşmelerini Yöneten Endüstriyel Mühendislik Şirketi

Orta ölçekli endüstriyel mühendislik şirketi (80 ila 150 çalışan), 3 ile 6 taraf içeren alt yüklenici anlaşmaları imzalatması gereken projeler yönetir: müşteri, tasarım danışmanı, birinci ve ikinci dereceden alt yükleniciler. Her sözleşme, sözleşmesel ve sigorta nedenleriyle katı sıralı imza gerektirir.

Make + Certyneo iş akışı, ERP'de satın alma siparişinin onaylanmasını tetikler. Make, sağlayıcı veritabanından imzacıların sıralı listesini dinamik olarak oluşturur, sıralı imzalama parametreleriyle Certyneo imza isteğini oluşturur ve her tarafı sırasıyla bilgilendirir. Tamamlanma sırasında, imzalı anlaşma Procore'a arşivlenir ve sözleşme durumu ERP'de güncellenir.

Sonuç: Sıralamadaki hatalar (bir alt yüklenici tasarım danışmanından önce imzaladı) %100 ortadan kalkar; bu, otomatik sıra yönetimi sayesinde mümkündür. Sözleşmelerin ortalama tamamlama süresi 12 günden 4 güne düşer (−%67); bu şantiye başlangıç hızlandırır.

Senaryo 3 — Kapsam Değişikliği Ek Sözleşmelerini Yöneten Mühendislik Danışmanlık Şirketi

Müşterileri endüstriyel dönüşüm projelerine yardımcı olan danışmanlık şirketi, misyon sırasında ek sözleşmeler (değişiklikler) sık üretir; bu da proje engellememek için hızlı onay gerektirir. Ek sözleşmeler daha önce basılıp toplantıda imzalanıyor veya posta ile gönderiliyordu; bu da proje hızıyla uyumsuz gecikmelere neden oluyordu.

Make + Certyneo ile, proje yönetim aracında ek sözleşme oluşturma otomatik olarak imza isteği tetikler. Müşteri, akıllı telefonda imzalama bağlantısı alır; bu da saha dışında olsa bile 2 dakikadan kısa sürede imzala olanağı sağlar. İleri elektronik imza seviyesi (SEA) uygulanarak ek sözleşmenin hukuki değeri sağlanır.

Sonuç: Ek sözleşme onayı süresi 5–7 günden %85 durumda 24 saatten az hale düşer. Müşteri memnuniyeti iyileştirilir; belgelenmeyen kapsam kayması riskine (mühendislik danışmanlığında sık uyuşmazlık kaynağı) ait riskler düşer.

Sonuç

Certyneo'nun Make (Integromat) ile entegrasyonu, mühendislik sektörü aktörleri için önemli bir verimlilik yükseltmesidir. Belge yaşam döngüsünü — sözleşme oluşturulmasından imzalı belge arşivlemesine kadar — otomatikleştirerek, tekrarlanan manuel görevleri ortadan kaldırırsınız; imza sürelerini ortalama %67–78 azaltır ve her belge için tam eIDAS uyumluluğu garantiler.

Teknik konfigürasyon, ilk başta dikkatli bir kuruluma ihtiyaç girse de, kod-gerektirmeyen profili veya Make entegratörü olan ekipleri tarafından erişilebilir. Yararlar ilk haftalarda görülecektir; ölçülebilir ROI idari maliyetlerde ve şantiye başlama sürelerinde kendini gösterir.

İş akışlarınızı dönüştürmeye hazır mısınız? Certyneo hesabınızı ücretsiz oluşturun ve ilk Make senaryonuzu 1 saatten az sürede bağlayın; veya ekibimizle iletişim kurun mühendislik bağlamınıza özgü kişiselleştirilmiş destek için.