Juridiskā atbilstība darba tiesībās: darba devēja pienākumi

Ievads

1. gadā juridiskā atbilstība darba tiesībās ir galvenais stratēģiskais jautājums jebkuram darba devējam neatkarīgi no tā, vai viņš vada piecus darbiniekus skaitošu MIP vai grupu ar tūkstošiem darbinieku. Normatīvais regulējums ir ievērojami paplašinājies: El Khomri likums, Makrona dekrēti no 2017. gada, Darba likums no 2016. gada 8. augusta (Nr. 2016-1088), neskatoties uz VDAR vispārināšanu un elektroniskā paraksta pieaugošo nozīmi HR procesos. Atbilstības kļūda var būt dārga: līguma pārkvalifikācija, klauzulas nietigums, URSSAF pārkārtošana vai tiesas spriedums. Šis raksts izklāsta darba devēja pamatpienākumus, saistītos riskus un instrumentus jūsu prakses ilgtspējīgai drošībai.

---

Darba devēja pamatpienākumi darba tiesībās

Darba līguma formalizēšana

Darba līgums ir katras profesionālās attiecības pamats. Lai gan neierobežota laika darba līgums (NDL) var teorētiski būt mutvārdu vienkāršiem amatiem, Eiropas direktīva 2019/1152 no 2019. gada 20. jūnija — pārnesta Francijas tiesībās ar dekrētu Nr. 2022-1272 no 2022. gada 29. septembra — tagad nosaka rakstiska vai elektroniska dokumenta nodošanu darbiniekam septiņu dienu laikā pēc nolīgšanas. Šajā dokumentā jāpiemin vismaz: pušu identitāte, sākuma datums, ilgums un atlaides noteikumi, atlīdzība, dienas vai nedēļas darba ilgums, apmaksātie atvaļinājumi un piemērojamā kolektīvā vienošanās.

Noteiktā laika darba līgumam (NDLL) Darba kodeksa 1242.-12. pants padara obligātu rakstisku formu ar sodu — automātisku pārkvalifikāciju par NDL. Līdzīgi pagaidu darba līgums (darbs), mācību un kvalifikācijas līgumi katrs prasa savu formalitāti. Elektroniskais paraksts HR jomā šodien ir apstiprinājies kā stabila risinājuma attiecībā uz eIDAS regulējumu.

Informācijas un apmācības pienākumu ievērošana

Darba devējam jāinformē katrs darbinieks par viņa tiesībām nolīgšanā: personīgais apmācības konts (CPF), apmācības tiesības, piekļuve dokumentam "Profesionālo risku novērtēšana" (DUERP). DUERP — obligāts ar dekrētu Nr. 2001-1016 un pastiprināts ar 2021. gada 2. augusta veselības un drošības likumu (Nr. 2021-1018) — jāatjaunina vismaz reizi gadā un pēc jebkādas darba apstākļu būtiskas izmaiņas. Tā dematerializācija un elektroniskā konservācija tagad ir iespējama, nodrošinot dokumenta integritāti un izsekojamību.

Turklāt, sākot ar 2022. gada 1. oktobri, jebkuram darba devējam ar vismaz 50 darbiniekiem jāiesniedz DUERP dematerializētā nacionāla portālā, ko pārvalda nozares preventīvās organizācijas. Šis pienākums pakāpeniski paplašinās uz uzņēmumiem ar mazāk nekā 50 darbiniekiem.

Darba laika un atvaļinājumu atbilstības nodrošināšana

Darba laika regulējums (Darba kodeksa 3121.-1. un sekojoši panti) nosaka stingrus maksimālus: 10 stundas dienā, 48 stundas nedēļā (vidēji 44 stundas 12 secīgajās nedēļās). Virsstundas jāapmaksā vai jākompensē atbilstoši piemērojamās kolektīvās vienošanās noteikumiem. Šo noteikumu neievērošana darba devējam var uzlikt sodus (Darba kodeksa 3171.-4. pants) un algu piedevas.

Attiecībā uz apmaksātajiem atvaļinājumiem, Kasācijas tiesas spriedums no 2023. gada 13. septembra (Nr. 22-17.340) — saskaņā ar CJEU judikatūru — paplašināja apmaksāto atvaļinājumu uzkrāšanu slimības dēļ pieņemto brīvdienās. Kopš tā laika darba devējiem jāpārskata skaits un darbinieki jāinformē rakstiski desmit mēnešu laikā no likuma publicēšanas (Nr. 2024-364 no 2024. gada 22. aprīļa).

---

Pienākumi darbinieku personīgo datu aizsardzības jomā

VDAR un HR datu apstrāde

Darba devējs ir atbildīgais par apstrādi VDAR nozīmē (Regulējums Nr. 2016/679). Šajā nolūkā viņam jāveda apstrādes darbību reģistrs, nepieciešamības gadījumā jāieceļ datu aizsardzības delegāts (DAD) (VDAR 37. pants) un jānodrošina katras sava darbinieka personīgo datu apstrādes likumīgums. Galvenās pieejamās juridiskās bāzes ir līguma izpilde (6. p. 1.b), likumīgais pienākums (6. p. 1.c) un pamatots interese (6. p. 1.f).

CNIL ir publicējušis īpašus ieteikumus personāllīdzekļiem: ierobežoti glabāšanas periodi (piemēram, trīs gadi nepieņemtiem kandidātiem), elektronisko algas čeku drošums, videonozoges uzraudzības ierobežošana darba vietā. Datu pārkāpuma gadījumā darba devējam ir 72 stundas, lai paziņotu CNIL (VDAR 33. pants), risks — naudas sodi līdz 4% no pasaules tīrā apjoma.

HR informācijas sistēmu drošība

NIS2 direktīva (EU direktīva 2022/2555), pārnesta Francijas tiesībās ar likumu Nr. 2023-703 no 2023. gada 1. augusta un 2024. gada pieņemšanas dekrētiem, nosaka kritiskas nozīmes operatoriem un būtiskajām/nozīmīgajām subjektiem pastiprinātas kiberdrošības normas. Pat darba devēji, kuri nav tieši pakļauti, var labvēlīgi audēt savu HR rīku drošību (SIRH, elektroniskais seifs, paraksta platforma), jo atbildība datu noplūdes gadījumā var būt jāuzņemas.

Lai uzzinātu vairāk par tehniskajiem standartiem, Certyneo elektroniskā paraksta pilnais ceļvedis sīki apraksta nepieciešamos drošības līmeņus atbilstoši dokumentu tipiem.

---

HR dokumentu dematerializācija: noteikumi un labākā prakse

Elektroniskā darba līguma juridiskā vērtība

Kopš dekrēta Nr. 2005-674 no 2005. gada 16. jūnija, darba līgumu var noslēgt, pārveidot un parakstīt elektroniski. Civilkodeksa 1366. pants paredzēja, ka "elektroniskajam rakstam ir tāda pati pierādīšanas spēks kā papīra rakstam", ja garantēta personas identitāte, no kuras tas izriet, un dokuments glabāts tā, lai nodrošinātu tā integritāti.

Nepieciešamais paraksta līmenis ir atkarīgs no dokumenta nozīmības. Progresīvi vai kvalificēti elektroniskais paraksts (saskaņā ar eIDAS regulējumu Nr. 910/2014) ir ieteicams aktiem, kas būtiski saistās puses — rupijas atbrīvošanai, darījums, līguma grozījums. Elektroniskā paraksta risinājums uzņēmumam tāpēc jāizvēlas rūpīgi, pārbaudot pakalpojuma sniedzēja eIDAS atbilstību.

Dokumentu saglabāšana un arhīvēšana

Glabāšanas pienākumi atšķiras atkarībā no dokumentiem: piecus gadus algas čekam (Darba kodeksa 3243.-4. pants), piecus gadus darba līgumiem pēc darba attiecību beigšanas, trīsdesmit gadus dokumentiem par profesionālo risku iedarbībai. Darba devējam jāgarantē elektronisko arhīvu integritāte, lasāmība un pieejamība visas glabāšanas likumīgā ilguma laikā.

Darbinieka ciparu seifs, paredzēts El Khomri likumā un darbināts ar akreditētiem uzticības trešajiem pušēm, ļauj algas čekus uzreiz padarīt pieejamus darbiniekam drošā personīgā telpā. Dematerializēta piegāde ir derīga, kamēr darbinieks tai nav iebilsis (Darba kodeksa 3243.-2. pants).

Rupiju pārvaldīšana un disciplināras procedūras

Apstiprināta rupības atbrīvošanās (Darba kodeksa 1237.-11. pants) prasa CERFA veidlapiņas Nr. 14598*01 parakstīšanu. Kopš 2022. gada TéléRC tālumprocedūra ļauj pilnībā dematerializēt šo procesu. Tomēr elektroniskā paraksta izmantošana šajām veidlapām prasa īpašu uzmanību: DREETS (Reģionālais ekonomikas, nodarbinātības, darba un solidaritātes valsts padoms) ir precizējis, ka elektroniskais kvalificētais paraksts ir nepieciešams, lai garantētu abas puses piekrišanas autentiskumu.

Disciplinārajiem procedūrām (brīdinājums, piesardzības laiks, atlaišana), paziņojums ar ieteicamo vēstuli ar saņemšanas apstiprinājumu joprojām ir standarts, bet elektroniskā ieteicamā vēstule (EIV), atzīta ar Elektroniskās komunikācijas kodeksa 100. pantu, piedāvā pilnvērtīgu alternatīvu. Šos attīstības notikumus Certyneo sīki apraksta elektroniskā paraksta risinājumu salīdzinājuma materiālu.

---

Sociālā dialogs un kolektīvo saruņu pienākumi

Obligāta gada sarunīšanās

Uzņēmumos ar arodbiedrības pārstāvi darba devējam katru gadu jāuzsāk sarunas par likumā noteiktajiem tematiem (Darba kodeksa 2242.-1. un sekojoši panti): faktiskā atlīdzība, darba laika ilgums un organizācija, dzimumu līdztiesība profesionālo kārtībā, darba kvalitāte dzīvē. Sarunas neesamība uzliek kontroles iemaksu paaugstinājumu.

CSE konsultācijas un spriedumu protokolu dematerializācija

Sociālā un ekonomiskā komiteja (CSE), izveidota Makrona dekrētiem 2017. gadā uzņēmumiem ar vismaz 11 darbiniekiem, ir jākonsultē par lieliem lēmumiem, kas ietekmē uzņēmumu (darba apstākļi, reorganizācija, jaunu tehnoloģiju ieviešana). CSE sanāksmes spriedumu protokolus var parakstīt elektronski, kas paātrina to izplatīšanu un arhīvēšanu. Elektroniskais paraksts juridiskajiem kabinetiem un HR dienestiem tieši atbilst šiem dokumentu izsekošanas un autentiskuma jautājumiem.

Kolektīvo vienošanās jomā, 2018. gada 29. marta likums (Nr. 2018-217) ir atzinīs iespēju elektronski parakstīt uzņēmuma vienošanās, ja katram parakstītājam ir derīgs elektroniskā paraksta sertifikāts. Šis solis ievērojami vienkāršo daudzvietīgus gadījumus un tāldarbības situācijas.

Juridiskais regulējums, kas piemērojams HR atbilstībai

Juridiskā atbilstība darba tiesībās atbilst nacionālo un Eiropas tekstu pārklājumam, kuru jebkuram darba devējam ir jāapgūst.

Francijas Darba kodekss : Pantu 1221.-1 līdz 1221.-26 regulē darba līguma noslēgšanu. 1242.-12. pants nosaka NDLL rakstveidu sodu pārkvalifikācijas veidā. Panti 3121.-1 līdz 3121.-67 regulē darba ilgumu. 3243.-2. pants atļauj dematerializētu algas čeka piegādi. 1237.-11. pants regulē rupības atbrīvošanu.

Civilkodekss : 1366. pants nosaka elektroniskā un papīra raksta ekvivalenci. 1367. pants definē elektroniskā paraksta derīguma noteikumus (identificēšanas procesa uzticamība, saikne ar aktu). Šie noteikumi tieši attiecas uz dematerializētiem darba līgumiem.

eIDAS regulējums Nr. 910/2014 : Tas izveido trīs elektroniskā paraksta līmeņus — vienkāršs, progresīvs, kvalificēts — un to savstarpējo atzīšanu Eiropas Savienībā. Jutīgiem HR aktiem (rupības atbrīvošana, darījums, kolektīvā vienošanās), ieteicams progresīvs vai kvalificēts paraksts. eIDAS 2.0 pārskatīšana (EU regulējums 2024/1183) pastiprināja savietojamību un ievieš Eiropas ciparu identitātes portfeli (EUDIW).

VDAR Nr. 2016/679 : Panti 6, 13, 14, 33 un 37 ir īpaši nozīmīgi darbinieka personīgo datu apstrādei. Darba devējam jāinformē darbinieki par datu apstrādi (panti 13-14), paziņojuma CNIL pārkāpuma gadījumā (pants 33) un, atsevišķos gadījumos, jāieceļ DAD (pants 37).

NIS2 direktīva (2022/2555) un Francijas likums Nr. 2023-703 : Uzliek pastiprinātas kiberdrošības normas būtiskajām un svarīgajām subjektām, pakāpeniski paplašinot apakšuzņēmējiem un piegādātājiem. Sistēmas, kas apstrādā sensitīvus datus, ir iesaistītas.

ETSI standarti : ETSI EN 319 132 normatīvi nosaka progresīvā elektroniskā paraksta formātus (XAdES, PAdES, CAdES). Kvalificēti uzticības pakalpojumu sniedzēji ir jāievēro ETSI EN 319 411.

Direktīva 2019/1152, kas pārnesta ar dekrētu Nr. 2022-1272 : Nosaka rakstiska vai elektroniska dokumenta nodošanu septiņu dienu laikā pēc nolīgšanas.

Veselības un drošības likums Nr. 2021-1018 : Pastiprināti pienākumi attiecībā uz DUERP un profesionālo risku profilaksi.

Riski neatbilstības gadījumā : NDLL pārkvalifikācija, klauzulu nietigums, tiesas spriedumi (atlīdzība līdz 20 mēnešu algai bezpamatoti atlaistam darbiniekam uzņēmumos ar vairāk nekā 10 darbiniekiem), CNIL naudas sodi līdz 20 miljoniem eiro vai 4% no pasaules apjoma, URSSAF pārkārtošanas un DREETS sodi. Vadības personas kriminālistā atbildība var tikt izsaukta nozīmīgu drošības noteikumu pārkāpuma gadījumā (Darba kodeksa 4741.-1. un sekojoši panti).

Lietošanas scenāriji: HR atbilstība praksē

1. scenārijs — Rūpniecības MVU ar 150 darbinieku gadā

Aptuveni 250 darbinieku rūpniecības MVU, kas specializējusies mehāniskajā apakšuzņēmējdarbībā, saskaras ar augstu sezonālu nolīgšanas apjomu: aptuveni 150 NDLL un darbvietas gadā. Līgumi tika izdrukāti, parakstīti manuāli, skenēti un arhivēti fiziskajos failos. Vidējais laiks starp nolīgšanas lēmumu un faktiskās parakstīšanas vidēji bija 4,8 darba dienas, regulāri radot nokaves ievadīšanā un risku pārkvalifikācijai, kad darbinieks sāka darbu pirms parakstīšanas.

Izvietojot progresīvu elektroniskā paraksta risinājumu, kas atbilst eIDAS visiem saviem HR līgumiem, šī MVU samazināja parakstīšanas laiku līdz vidēji mazāk nekā 4 stundām. Līgumu procentuālā daļa, kas parakstīti pirms pirmā darba dienas, palielinājās no 61% uz 98%. Taupījumi par drukāšanu, pašu frankeprievadu un fiziskās glabāšanas izmaksām tika aprēķināti aptuveni 18 000 eiro gadā, kas nozīmē pozitīvu ROI jau trešajā izmantošanas mēnesī. Elektroniskā izsekojamība bija ļāvusi bez laika kavējuma nodoties pierādījumiem, kas nepieciešami URSSAF revīzijas laikā.

2. scenārijs — Izplatīšanas grupa ar vairāk vietu un vispārēju tāldarbību

Izplatīšanas grupa ar divdesmit filiālēm visā valsts teritorijā bija jāpārvalda tāldarbības grozījumi aptuveni 800 sadarbībniekiem pēc reorganizācijas. Papīra process prasīja pašu sūtīšanu grozījumiem, vidēji 12 dienu atgriešanas laiku un manuālu sarežģītu sekošanu. Aptuveni 15% grozījumu atgriezās nepilnīgi vai bez paraksta.

Migrējot uz elektroniskā paraksta platformu, kas integrēta viņu SIRH, grupa varēja vienlaicīgi emisiju 800 grozījumus ar automātu darbplūsmām. Parakstīšanas likme 48 stundu laikā sasniedza 94%. HR dienests novērtēja 70% samazinājumu administratīvā laika, kas veltīts sekošanai. Elektroniskā grozījumu glabāšana ar laika zīmēm un automātiku arhīvēšanu vienkāršoja atbildes uz vairākiem individuāliem tiesas jautājumiem, sniedzot tuvu pierādījumu par pušu vienošanos.

3. scenārijs — Personāla atlases birojs ar jutīgiem kandidāta datiem

Personāla atlases birojs, kas specializējies augstā līmeņa profiliem, apstrādāja aptuveni 3000 kandidatūru gadā, bija saņēmis CNIL brīdinājumu par nepārmērīgu datu glabāšanu par nepieņemtiem kandidātiem (glabāšanas ilgums ilgāks par trim gadiem bez likumīgas bāzes). Birojam nebija formalizēta apstrādes darbību reģistra, un tam nebija procedūras automātiskai datu dzēšanai.

Pēc VDAR atbilstības audita birojs ieviesa dematerializētu dokumentu pārvaldības procesu, kas ietver elektroniskos parakstus uz kandidātu piekrišanas veidlapām, parametrizētas glabāšanas ilgumus un automātiskas dzēšanas darbplūsmas. Kandidāti tagad saņem elektronski parakstītu saiti, precizējot viņu datu apstrādes nosacījumus. Šis instruments ļāva slēgt CNIL procedūru un demonstrēt proaktīvu atbilstību, stiprinot birojā darba uzņēmumu klientu uzticamību.

Secinājums

Juridiskā atbilstība darba tiesībās nav vienkāršs pienākums: tā ir nepārtraukts process, kas norāda uz darba devēja atbildību katra svarīga profesionālo attiecību stadija laikā — no nolīgšanas līdz rupībai, ieskaitant ikdienas personīgo datu pārvaldību un sociālo dialogu. Teksti palielinās, kontroles tiek pastiprinājušas, un sodi sasniedz nozīmīgus līmeņus. Šajā kontekstā drošinātā dematerializācija HR dokumentiem ar elektroniskā paraksta risinājumiem, kas atbilst eIDAS, kļūst par atbilstības sviru tikpat labi kā operacionālā veiktspējas instrumentu.

Certyneo pavada darba devējus šajā pārejā ar sertificētu, prasīgāko HR jautājumu pieņemstībai paredzētu platformu. Aprēķiniet sava HR dematerializācijas investīciju atdevi ar mūsu ROI kalkulatoru, vai kontaktējiet mūsu ekspertus personīgam jūsu dokumentu procesu audita sesiju.