Kepatuhan Hukum Hukum Ketenagakerjaan: Kewajiban Pemberi Kerja

Kepatuhan hukum dalam hukum ketenagakerjaan merupakan isu strategis bagi setiap perusahaan, terlepas dari ukurannya. Di Prancis, Kode Ketenagakerjaan membebankan kepada pemberi kerja serangkaian kewajiban spesifik yang mencakup penyusunan kontrak, pengelolaan cuti, pencegahan risiko pekerjaan, dan perlindungan data pribadi karyawan. Ketidakpatuhi terhadap kewajiban-kewajiban ini membuat perusahaan berisiko terhadap sanksi administratif, pidana, dan perdata yang berpotensi berat. Dalam konteks digitalisasi yang semakin cepat, dematerialisasi dokumen HR — kontrak kerja, amandemen, perjanjian perusahaan — menimbulkan pertanyaan baru tentang validitas hukum. Artikel ini membahas kewajiban utama pemberi kerja, risiko terkait, dan praktik terbaik untuk mengamankan kepatuhan hukum ketenagakerjaan Anda.

Kewajiban kontraktual fundamental pemberi kerja

Pemberi kerja diwajibkan untuk memformalkan hubungan kerja secara tertulis dalam sebagian besar situasi. Kewajiban ini, yang dulunya terbatas pada kontrak dengan durasi tertentu (CDD), telah berkembang pesat di bawah dorongan hukum Eropa.

Kontrak kerja: konten wajib dan batas waktu

Sejak transposisi Direktif (UE) 2019/1152 mengenai kondisi kerja yang transparan dan dapat diprediksi, yang dikodifikasikan dalam pasal L1221-5 dan seterusnya dari Kode Ketenagakerjaan, pemberi kerja harus menyerahkan kepada karyawan, dalam waktu tujuh hari kalender setelah perekrutan, dokumen tertulis yang berisi paling sedikit:

• Identitas pihak-pihak dan tempat kerja

• Judul pekerjaan, kategori pekerjaan, dan sifat pekerjaan

• Tanggal dimulainya hubungan kerja

• Durasi kerja (penuh waktu atau paruh waktu)

• Remunerasi (gaji dasar, bonus, dan tunjangan)

• Durasi cuti berbayar tahunan

• Prosedur yang harus dipatuhi oleh pemberi kerja dan karyawan dalam hal pengakhiran hubungan kerja

• Perjanjian kolektif yang berlaku

Untuk CDI, meskipun tidak ada kewajiban formal untuk dokumen tertulis yang disyaratkan oleh Kode Ketenagakerjaan untuk kontrak itu sendiri, penyerahan dokumen informasi unik (DUI) kini wajib sejak 1 Agustus 2022. Ketidakpatuhan terhadap kewajiban ini membuat pemberi kerja menghadapi denda 750 € per karyawan yang terkena (pelanggaran kelas 4).

Amandemen dan modifikasi kontrak kerja

Setiap perubahan elemen penting dari kontrak kerja — remunerasi, durasi kerja, tempat kerja yang menyebabkan perubahan sektor geografis — memerlukan persetujuan tertulis dan ditandatangani oleh karyawan. Jurisprudensi Pengadilan Kasasi konsisten dalam hal ini: modifikasi sepihak dari elemen penting merupakan pelanggaran serius yang dapat membenarkan pengambilan tindakan dengan kesalahan pemberi kerja (Cass. Soc., 8 Oktober 1987, no 84-41.902 dan jurisprudensi konsisten).

Dematerialisasi dokumen-dokumen ini melalui tanda tangan elektronik memungkinkan percepatan proses sambil menjamin ketertelusuran dan nilai pembuktian pertukaran.

Kewajiban dalam hal kesehatan, keselamatan, dan pencegahan risiko

Pasal L4121-1 dari Kode Ketenagakerjaan membebankan kepada pemberi kerja kewajiban keselamatan hasil terhadap karyawannya. Kewajiban ini berdampingan dengan beberapa perangkat dokumenter wajib.

Dokumen Unik Penilaian Risiko Pekerjaan (DUERP)

DUERP wajib untuk semua perusahaan mulai dari karyawan pertama, berdasarkan dekret no 2001-1016 dari 5 November 2001, yang diubah oleh undang-undang no 2021-1018 dari 2 Agustus 2021 yang disebut "Undang-Undang Kesehatan Kerja". Sejak 1 Juli 2023 untuk perusahaan dengan lebih dari 150 karyawan (dan sejak 1 Juli 2024 untuk perusahaan lain), DUERP harus disimpan di portal digital khusus yang dikelola oleh OPCO.

DUERP harus diperbarui:

• Setidaknya sekali setahun di perusahaan dengan 11 karyawan atau lebih

• Setiap kali ada keputusan untuk perbaikan signifikan yang mengubah kondisi kerja

• Ketika informasi tambahan tentang risiko dikumpulkan

Sanksi jika terjadi kelalaian: tidak adanya DUERP merupakan kesalahan tidak dapat dimaafkan dari pemberi kerja jika terjadi kecelakaan kerja atau penyakit profesional, membuka hak untuk peningkatan rente bagi karyawan (Cass. Soc., 28 Februari 2002, no 00-11.793).

Pelatihan keselamatan dan daftar wajib

Pemberi kerja harus mengorganisir pelatihan praktis dan tepat tentang keselamatan untuk setiap pekerja yang baru direkrut, saat perubahan posisi atau teknik (pasal L4141-2 Kode Ketenagakerjaan). Pelatihan ini harus dicatat dalam daftar pelatihan. Selain itu, pemberi kerja diwajibkan untuk menyimpan dan memperbarui:

• Daftar unik personel (pasal L1221-13)

• Daftar kecelakaan kerja ringan (untuk perusahaan yang berwenang)

• Daftar keselamatan untuk ERP atau lembaga yang tunduk pada Kode Ketenagakerjaan

Digitalisasi daftar-daftar ini diizinkan asalkan menjamin integritas, aksesibilitas, dan ketakinvadialnya, yang memungkinkan solusi tanda tangan elektronik canggih yang sesuai dengan peraturan eIDAS.

Kewajiban pemberi kerja dalam hal waktu kerja dan remunerasi

Kepatuhan terhadap aturan mengenai durasi kerja dan penggajian merupakan salah satu sumbu kontrol prioritas dari inspeksi kerja.

Durasi maksimum dan istirahat wajib

Kode Ketenagakerjaan menetapkan batas ketat:

• Durasi maksimum harian: 10 jam (pasal L3121-18), dinaikkan menjadi 12 jam berdasarkan pengecualian

• Durasi maksimum mingguan: 48 jam dalam seminggu tertentu (pasal L3121-20) dan 44 jam rata-rata selama 12 minggu berturut-turut (pasal L3121-22)

• Istirahat harian: minimum 11 jam berturut-turut (pasal L3131-1)

• Istirahat mingguan: minimum 35 jam berturut-turut (24 jam + 11 jam istirahat harian)

Perjanjian forfeiture hari, berlaku untuk manajer dan karyawan mandiri tertentu, tunduk pada aturan khusus dan harus berdasarkan pada perjanjian kolektif yang valid (pasal L3121-64). Pemberi kerja juga harus memastikan pemantauan beban kerja secara teratur dari karyawan dalam forfeiture hari dengan risiko bahwa forfeiture dinyatakan tidak dapat berlaku.

Slip gaji dan kewajiban terkait

Slip gaji dematerialisasi kini menjadi norma sejak ordinance no 2017-1387 dari 22 September 2017: pemberi kerja dapat menyerahkan slip dalam bentuk elektronik tanpa persetujuan sebelumnya dari karyawan, kecuali ada keberatan dari yang terakhir. Slip harus disimpan selama 5 tahun oleh pemberi kerja dan disediakan untuk karyawan selama 50 tahun atau sampai usia 75 tahun melalui akun pembelajaran pribadi atau ruang digital aman lainnya.

Kepatuhan slip gaji juga menyiratkan menghormati presentasi yang disederhanakan dari dekret no 2016-190 dari 25 Februari 2016 (model Kementerian Kerja).

Kewajiban yang berkaitan dengan representasi personel dan negosiasi kolektif

Begitu melampaui ambang batas efektif tertentu, pemberi kerja tunduk pada kewajiban tambahan dalam hal tata kelola sosial.

Komite Sosial dan Ekonomi (CSE)

Sejak ordinance Macron dari 22 September 2017 (ordinance no 2017-1386), semua perusahaan dengan minimal 11 karyawan harus mengorganisir pemilihan untuk membentuk Komite Sosial dan Ekonomi (CSE). Pemberi kerja harus:

• Mengorganisir pemilihan dalam waktu 90 hari sejak informasi diberikan kepada karyawan

• Menyediakan CSE dengan sarana yang diperlukan (ruang kantor, jam delegasi, anggaran)

• Memberitahu dan berkonsultasi dengan CSE mengenai orientasi strategis, situasi ekonomi, dan kebijakan sosial perusahaan

Kegagalan untuk membentuk CSE atau mengorganisir pemilihan merupakan delik obstruksi yang dapat dikenakan denda 7.500 € untuk badan hukum (pasal L2317-1 Kode Ketenagakerjaan).

Negosiasi wajib di perusahaan (NOE)

Di perusahaan yang memiliki delegasi serikat pekerja, pemberi kerja diwajibkan untuk melakukan negosiasi wajib sesuai dengan periode berikut (pasal L2242-1 dan seterusnya):

• Setiap tahun: mengenai remunerasi, waktu kerja, pembagian nilai tambah, dan kesetaraan profesional

• Setiap tiga tahun: mengenai manajemen pekerjaan dan jalur profesional (GEPP) di perusahaan dengan lebih dari 300 karyawan

Tanda tangan elektronik pada notulen negosiasi dan perjanjian perusahaan, melalui tanda tangan elektronik canggih, menawarkan nilai pembuktian yang ditingkatkan dan menyederhanakan prosedur penyimpanan di platform TéléAccords.

Perlindungan data pribadi karyawan: kewajiban GDPR terintegrasi

Pemberi kerja, sebagai pengontrol data dalam pengertian GDPR (Regulasi (UE) 2016/679), harus menghormati serangkaian kewajiban spesifik dalam konteks hubungan kerja.

Pemrosesan HR dan dasar hukum

Pemrosesan data pribadi karyawan harus didasarkan pada dasar hukum yang valid. Dalam konteks pekerjaan, dasar hukum utama yang digunakan adalah:

• Pelaksanaan kontrak kerja (pasal 6.1.b GDPR) untuk pengelolaan gaji, cuti, pelatihan

• Kewajiban hukum (pasal 6.1.c) untuk deklarasi DSN, penyimpanan daftar wajib

• Kepentingan sah (pasal 6.1.f) untuk beberapa perangkat pengawasan, tunduk pada penyeimbangan yang ketat

Pemberi kerja harus menginformasikan karyawan tentang keberadaan pemrosesan yang menyangkut mereka melalui pemberitahuan informasi yang dilampirkan pada kontrak kerja (pasal 13 GDPR). Daftar kegiatan pemrosesan (RAT) harus wajib mencatat pemrosesan HR.

Durasi penyimpanan dan hak penghapusan

CNIL telah menerbitkan referensi sektoral yang menjelaskan durasi penyimpanan yang berlaku untuk data HR. Sebagai contoh:

• Data pelamar yang tidak dipilih: maksimal 2 tahun

• Kontrak kerja dan dokumen terkait: 5 tahun setelah akhir kontrak

• Slip gaji: 5 tahun (pemberi kerja) dan ketersediaan selama 50 tahun (karyawan)

• Data pengawasan video di perusahaan: 1 bulan secara umum

Perusahaan yang mendematerialisasi proses HR mereka harus mengintegrasikan kendala-kendala ini dalam kebijakan manajemen dokumenter mereka. Temukan bagaimana tanda tangan elektronik dapat membantu Anda menghasilkan dokumen yang sesuai dengan persyaratan hukum yang berlaku.

Kerangka hukum yang berlaku untuk kepatuhan pemberi kerja dalam hukum ketenagakerjaan

Kepatuhan hukum pemberi kerja dalam hukum ketenagakerjaan termasuk dalam corpus normatif yang padat, mengartikulasikan hukum nasional dan hukum Eropa.

Kode Ketenagakerjaan (bagian legislatif dan peraturan): fondasi fundamental, mengatur seluruh hubungan kerja individual dan kolektif. Pasal L1221-1 dan seterusnya mengatur kontrak kerja, sementara pasal L4121-1 hingga L4121-5 mendefinisikan kewajiban keselamatan pemberi kerja.

Direktif (UE) 2019/1152 dari 20 Juni 2019 mengenai kondisi kerja yang transparan dan dapat diprediksi di Uni Eropa, ditransposisikan ke hukum Prancis melalui dekret no 2022-1173 dari 25 Agustus 2022: menuntut penyerahan Dokumen Informasi Unik (DUI) dalam tujuh hari setelah perekrutan.

Peraturan eIDAS no 910/2014 dan penggantinya eIDAS 2.0 (Peraturan (UE) 2024/1183): mendefinisikan tingkat tanda tangan elektronik (sederhana, canggih, berkualifikasi) dan nilai hukum mereka. Sesuai dengan pasal 25 eIDAS, tanda tangan elektronik berkualifikasi (SEQ) menghasilkan efek hukum yang sama dengan tanda tangan tulisan tangan di semua negara anggota. Untuk kontrak kerja, tanda tangan elektronik canggih (SEA) menawarkan tingkat jaminan yang cukup dalam sebagian besar situasi.

Kode Sipil, pasal 1366 dan 1367: pasal 1366 mengakui dokumen tertulis elektronik memiliki kekuatan bukti yang sama dengan dokumen tertulis di atas kertas, dengan syarat bahwa orang tersebut didentifikasi dengan benar dan dokumen tersebut disusun dan disimpan dalam kondisi yang menjamin integritasnya. Pasal 1367 menjelaskan bahwa tanda tangan elektronik terdiri dari penggunaan proses identifikasi yang dapat diandalkan dari penandatangan yang menjamin hubungannya dengan tindakan.

GDPR no 2016/679 dari 27 April 2016: berlaku untuk semua pemrosesan data pribadi karyawan. Ketidakpatuhan terhadap kewajiban GDPR membuat pemberi kerja menghadapi denda hingga 4% dari pendapatan dunia tahunan atau 20 juta euro (pasal 83 GDPR). Di Prancis, CNIL telah mengenakan beberapa sanksi signifikan terhadap pemberi kerja karena ketidakpatuhan terhadap kewajiban GDPR dalam hal HR.

Norma ETSI EN 319 132 dan EN 319 122: mendefinisikan format tanda tangan elektronik canggih XAdES dan CAdES, menjamin interoperabilitas dan umur panjang tanda tangan dari waktu ke waktu.

Undang-Undang no 2021-1018 dari 2 Agustus 2021 (Undang-Undang Kesehatan Kerja): memperkuat kewajiban pencegahan primer, khususnya pembaruan dan penyimpanan digital DUERP.

Ordinance Macron dari 22 September 2017 (no 2017-1385, no 2017-1386, no 2017-1387, no 2017-1388): mereformasi hukum ketenagakerjaan secara mendalam, membentuk CSE dan melonggarkan kerangka negosiasi kolektif.

Pemberi kerja yang melanggar teks-teks ini berisiko menghadapi sanksi pidana (delik obstruksi, kerja tersembunyi), perdata (pembatalan tindakan, ganti rugi), dan administratif (peringatan DRIEETS, penutupan administratif). Penggunaan alat digital bersertifikat memungkinkan pengurangan signifikan risiko-risiko ini.

Skenario penggunaan: bagaimana perusahaan mengamankan kepatuhan hukum ketenagakerjaan mereka

Skenario 1: UKM layanan dengan 80 karyawan mempercepat penandatanganan kontrak dan amandemennya

UKM di sektor layanan teknologi informasi, mengelola sekitar 80 karyawan dalam CDI dan secara teratur menggunakan penguatan CDD musiman, menghadapi rata-rata penundaan 8 hingga 12 hari untuk mengumpulkan tanda tangan pada kontrak kerja dan amandemen. Penundaan-penundaan ini membuat perusahaan berisiko terhadap ketidakpatuhan terhadap kewajiban penyerahan DUI dalam tujuh hari (direktif 2019/1152). Dengan menggunakan solusi tanda tangan elektronik canggih terintegrasi dengan SIRH-nya, UKM mengurangi rata-rata waktu penandatanganan menjadi kurang dari 24 jam. Tingkat dokumen yang ditandatangani dalam batas waktu hukum meningkat dari 61% menjadi 97%. Penghematan yang direalisasikan untuk biaya pencetakan, pengiriman pos, dan manajemen dokumenter diperkirakan sekitar 8.500 € per tahun, yaitu ROI positif dari bulan keempat penggunaan.

Skenario 2: Grup industri dengan 350 karyawan mendigitalkan DUERP dan protokol keselamatan mereka

Grup industri berukuran menengah, beroperasi di tiga situs produksi dan mempekerjakan 350 kolaborator, harus memenuhi kewajiban penyimpanan digital DUERP yang ditetapkan oleh Undang-Undang Kesehatan Kerja 2021. Pluralitas situs dan kompleksitas pembaruan tahunan menghasilkan inkonsistensi dokumenter dan risiko tinggi ketidakaplikasian dokumen dalam kasus pemeriksaan. Dengan mendigitalkan seluruh proses — penulisan kolaboratif, validasi oleh anggota CSE melalui tanda tangan elektronik, penyimpanan otomatis di portal OPCO — grup mengurangi waktu pembaruan DUERP tahunan sebesar tiga kali lipat (dari 6 minggu menjadi 2 minggu). Ketertelusuran yang ditingkatkan memungkinkan untuk menunjukkan kepatuhan selama pemeriksaan kejutan dari inspeksi kerja, menghindari peringatan.

Skenario 3: Jaringan waralaba di layanan makanan cepat mengamankan perjanjian perusahaan dan negosiasi wajibu mereka

Jaringan waralaba di layanan makanan cepat, mengelompokkan sekitar tiga puluh lembaga afiliasi dengan jaringan induk yang mempekerjakan total lebih dari 400 karyawan, harus mengorganisir setiap tahun negosiasi wajib tentang remunerasi dan kesetaraan profesional. Dispersi geografis delegasi serikat pekerja dan penandatangan memperumit pengumpulan tanda tangan pada notulen negosiasi dan perjanjian perusahaan. Penyebaran solusi tanda tangan elektronik yang sesuai dengan eIDAS memungkinkan untuk melancirkan proses penandatanganan multi-pihak, mengurangi batas waktu finalisasi perjanjian dari rata-rata 21 hari menjadi kurang dari 5 hari. Penyimpanan otomatis di TéléAccords, yang dihasilkan dari platform, juga menghilangkan risiko kesalahan prosedur saat penyimpanan, sumber penolakan yang sering terjadi sebelumnya.

Kesimpulan

Kepatuhan hukum dalam hukum ketenagakerjaan adalah proyek berkelanjutan bagi pemberi kerja: kewajiban kontraktual, pencegahan risiko, manajemen waktu kerja, representasi personel, dan perlindungan data membentuk satu set normatif yang menuntut, yang ketidakpenuhannya dapat mahal dalam hal sanksi dan reputasi sosial. Digitalisasi proses HR — dan khususnya tanda tangan elektronik yang sesuai dengan eIDAS — kini merupakan salah satu alat paling efektif untuk menyelaraskan kecepatan eksekusi, nilai pembuktian, dan kepatuhan peraturan.

Certyneo mendampingi Anda dalam pengamanan seluruh dokumen HR Anda: kontrak kerja, amandemen, perjanjian perusahaan, DUERP, dan banyak lagi. Hubungi kami atau minta demonstrasi untuk mengukur secara konkret keuntungan yang dapat Anda raih. Siap untuk bertindak? Daftar dan mulai menandatangani sesuai hukum mulai hari ini.