כללי החוק בדין עבודה: חובות המעסיק

כללי החוק בדין עבודה מהווה אחד מעמודי התמיכה של ניהול משאבי אנוש מודרני. בין חתימת חוזי עבודה, ניהול נתונים אישיים של עובדים, ניהול רישום העובדים ופעולה לפי דרישות הצג חובה, המעסיק מתנווט בסביבה נורמטיבית צפופה ובעדכון מתמיד. אי-שמירה על חובות אלו חושפת את החברה לעונשים אזרחיים, פליליים והנהליים משמעותיים. מאמר זה מפרט את החובות החוקיות העיקריות החלות על כל מעסיק בצרפת, תוך שילוב של תרומות מדין דיגיטלי וובמיוחד השימוש בחתימה אלקטרונית בעסק כדי להבטיח ולהאיץ תהליכי תיעוד משאבי אנוש.

חובות חוזיות יסודיות של המעסיק

עריכה והעברת חוזה העבודה

סעיף L. 1221-1 של קוד העבודה מזכיר כי חוזה עבודה כפוף לכללי הדין הכללי. לחוזים לתקופה מסוימת (CDD), סעיף L. 1242-12 מטיל חובה להעביר כתב לעובד לא יאוחר מיומיים עסקיים לאחר העסקה, תחת כדי סיכון לעיד בCDI. לחוזים לעבודת חלקית (סעיף L. 3123-6), צורה בכתב היא חובה גם כן.

מאז תיאום הנהלה אירופית 2019/1152 בנוגע לתנאי עבודה שקופים וצפויים, הצו של 2 בנובמבר 2023 הרחיב את ההזכרות החובה שחייבות להופיע בחוזה או בתיעוד מידע שהוענק בעת העסקה. בין אלה: משך תקופת ההתרגלות, כללי הודעה מוקדמת, זהות גופי הגנה חברתית, או זכויות לכשרון.

הדמוניציוליזציה של חוזים אלה חוקית כיום במלואה: חתימה אלקטרונית מוקדשת או מתקדמת בהתאם לתקנון eIDAS מעניקה לחוזה החתום ערך משפטי זהה למקור נייר, לפי סעיף 1367 של קוד הציוויל.

רישום המטבחים של הצוות

סעיף L. 1221-13 של קוד העבודה מטיל על כל מעסיק חובה להחזיק רישום ייחודי של הצוות. הרישום חייב להכיל, לפי סדר כרונולוגי של העסקות, את ההזכרות הבאות: זיהוי העובד, אזרחות, תאריך לידה, מין, משרה, כישוריות, תאריכי כניסה ויציאה, סוג חוזה. הרישום חייב להשמר חמש שנים לאחר עזיבת העובד. היעדר או ניהול לא סדיר הוא כפוף קנס של 750 € לעובד המדובר (עברה כיתה 4).

תקופת ניסיון וטפסי העסקה

המעסיק חייב לבצע הצהרה מוקדמת על העסקה (DPAE) לא יאוחר משמונה ימים לפני תאריך ההעסקה החזוי, בפני URSSAF (סעיף R. 1221-1 של קוד העבודה). היעדר DPAE מהווה עברה בעבודה מוסתרת (סעיף L. 8221-5), החושפת את החברה לקנס שעלול להגיע ל-45,000 € ושנתיים מאסר לאנשים טבעיים.

חובות בעניין בריאות, בטיחות ותנאי עבודה

החובה הכללית של בטיחות

סעיף L. 4121-1 של קוד העבודה מקדש את חובת הבטיחות בתוצאה של המעסיק: הוא חייב לנקוט בצעדים הנדרשים כדי להבטיח בטיחות והגנה על בריאות פיזית וממוקדת של העובדים. חובה זו משתפכת לפעולות מניעת סיכונים מקצועיים, מידע והכשרה של עובדים, והנחת ארגון וכלים מתאימים.

התיעוד הייחודי להערכת סיכונים מקצועיים (DUERP), שנעשה חובה בפקודה של 5 בנובמבר 2001 (סעיף R. 4121-1 של קוד העבודה), חייב להיות מעוצב מהעובד הראשון, עדכון שנתי או בעת שינוי משמעותי בתנאי עבודה. חוק הבריאות בעבודה של 2 באוגוסט 2021 (חוק מס' 2021-1018) חיזק חובה זו על ידי הטלת שמירה על DUERP למשך 40 שנה וזמינות לעובדים לשעבר.

ביקור רפואי וניטור מצב בריאות

המעסיק חייב לארגן ביקור מידע והשמה (VIP) תוך שלושה חודשים לאחר כניסת העובד לתפקיד (סעיף R. 4624-10 של קוד העבודה), למעט לתפקידים בסיכון מיוחד שעבורם דרוש בדיקה רפואית של כושר טרום-העסקה. רופא העבודה יכול להוציא דעה על חוסר כושר, שהמעסיק חייב לשקול לפי חוק בסיכון של עמידה בשפיטותו.

חובות הקשורות להטרדה ולהבחנה

מאז חוק הקריירה בעתיד של 5 בספטמבר 2018 (חוק מס' 2018-771), חברות בעלות לפחות 250 עובדים חייבות למנות מתכנן הטרדה מינית בקרב ה-CSE ומתכנן משאבי אנוש ייעודי. כל חברה, ללא קשר לגודלה, כפופה לחובת הצג של קואורדינטות שירותים מסוגלים בעניין הטרדה (סעיף L. 1153-5 של קוד העבודה). אי-שמירה על נקודה זו חושפת את המעסיק לפעולות בחיוביות אזרחית ופלילית.

חובות בעניין נתונים אישיים של עובדים

ה-RGPD בשימוש משאבי אנוש

תקנון הגנה כללי על נתונים (RGPD, מס' 2016/679) חל במלואו על טיפול בנתונים של עובדים: קבצי משכורת, הערכות ביצוע, נתונים ביומטריים, ניטור היעדרויות וכו'. המעסיק פועל בתור אחראי טיפול לפי סעיף 4(7) של ה-RGPD.

חובותיו העיקריות הן:

• רישום פעילויות טיפול (סעיף 30 של ה-RGPD): חובה לכל חברה בעלת יותר מ-250 עובדים או טיפול בנתונים רגישים;

• מידע של עובדים (סעיפים 13 ו-14 של ה-RGPD): בעת איסוף נתונים, דרך הודעת מידע צלולה;

• הגבלת שמירת נתונים: נתונים של עובד לא יכולים להישמר בלי הגבלה לאחר ביטול חוזה;

• בטיחות נתונים (סעיף 32 של ה-RGPD): המעסיק חייב להנחות אמצעים טכניים וארגוניים מתאימים.

במקרה של הפרה של נתונים, למעסיק יש 72 שעות להודיע ל-CNIL (סעיף 33 של ה-RGPD). סכום הקנסות עלול להגיע ל-20 מיליון יורו או 4% מהיקף המכירות העולמי השנתי. ה-CNIL הציעה ב-2023 יותר מ-42 מיליון יורו בעונשים, שרבים מהם עסקו ישירות בטיפול משאבי אנוש.

הגנת נתונים בתהליכי חתימה אלקטרונית

בעת פריסת פתרון חתימה אלקטרונית לתיעודי משאבי אנוש (חוזים, אביציון, הסכמי חברה), המעסיק חייב להבטיח שהספק מכבד את ה-RGPD. נתונים ביומטריים שאולי נאספו בעת אימות מהווים נתונים רגישים לפי סעיף 9 של ה-RGPD. השימוש במדריך מלא של חתימה אלקטרונית מאפשר לזהות פתרונות תואמים ולהימנע מטעויות נפוצות בטיפול בנתונים.

חובות הקשורות לייצוג הצוות וליוועה קולקטיבית

הנחת והפעלת CSE

מאז פקודות Macron של 2017 (פקודות מס' 2017-1386 ו-2017-1388), הוועדה החברתית וכלכלית (CSE) היא מסגרת ייחודית של ייצוג עובדים לחברות בעלות לפחות 11 עובדים. המעסיק חייב לארגן בחירות CSE ולתת לו את הכלים הנדרשים לפעולתו: חלל, שעות משלחת, גישה למידע כלכלי וחברתי דרך בסיס נתונים כלכלי, חברתי וסביבתי (BDESE) לחברות בעלות לפחות 50 עובדים (סעיף L. 2312-36 של קוד העבודה).

היעדר ארגון בחירות מקצועיות מהווה עברה הפרעה העונש שנה אחת וקנס של 7,500 € (סעיף L. 2317-1 של קוד העבודה).

חובות משא ומתן שנתי חובה (NAO)

סעיף L. 2242-1 של קוד העבודה מטיל על חברות בעלות נציגי איגוד חובה להוביל משא ומתן שנתי החובה הנושא בחובה בעניין: תגמול, זמן עבודה, חלוקת ערך מוסף, שוויון מקצועי נשים-גברים וטיב חיי עבודה (QVT). מאז חוק חלוקת הערך של 29 בנובמבר 2023 (חוק מס' 2023-1107), חברות בעלות 11 עד 49 עובדים המממשות רווח נטו מס חיובי של לפחות 1% מהיקף המכירות במשך שלוש שנים ברציפות חייבות להנחות התקן חלוקת ערך.

דימוניציוליזציה של תיעודי משאבי אנוש: עניינים של כללי החוק ופרקטיקה טובה

התיעודים העשויים להיות דימוניציוליזציים

דימוניציוליזציה של תהליכי משאבי אנוש היא כעת מציאות תפעולית ומשפטית. כרטיס משכורת אלקטרוני מאושר מאז חוק 8 באוגוסט 2016 (חוק עבודה, סעיף L. 3243-2 של קוד העבודה), אלא בהתנגדות של עובד. חוזים, אביציון, תיעודי סיום חוזה (יתרה לחשבון הכל, אישור לעתודות) עלולים להיות חתומים אלקטרונית בתנאי שהפתרון בשימוש מבטיח אימות של החתם ואינטגריות של התיעוד.

הפתרונות משאבי אנוש ייעודיים לחתימה אלקטרונית מאפשרים לאוטומציה זרימות תיעוד אלה תוך הבטחת ערך הוכחות שלהם. לתיעודים בסיכון גבוה (סדרות CDD, הסכמי חברה), מומלץ להשתמש בחתימה אלקטרונית מתקדמת או מוקדשת לפי תקנון eIDAS. השוואה בין פתרונות חתימה אלקטרונית תעזור לכם לבחור את הכלי המתאים לעוצמות שלכם ולאילוצים סקטוריאליים.

שמירה וארכיון של תיעודי משאבי אנוש

משכי השמירה החוקיים משתנים בהתאם לאופי התיעוד:

• חוזה עבודה ואביציון: 5 שנים לאחר סוף החוזה (התיישנות דין כללי, סעיף 2224 של קוד הציוויל);

• כרטיסי משכורת: 5 שנים (התיישנות של דרישות עובדות, סעיף L. 3245-1 של קוד העבודה);

• תיעודים הנוגעים לתשלומים חברתיים: 3 שנים לבקרות URSSAF;

• DUERP: 40 שנים (חוק בריאות עבודה 2021).

מערכת ארכיון אלקטרוני (SAE) בהתאם לתקן NF Z 42-020 מבטיחה ערך הוכחות של תיעודים דימוניציוליזציים על כל משך השמירה החוקי. המחשבון ROI הזמין ב-Certyneo מאפשר להעריך במהירות את התשואה על השקעה של דיגיטליזציה מלאה של תהליכי תיעוד משאבי אנוש שלכם.

מסגרת משפטית החלה על כללי החוק של המעסיק

כללי החוק של המעסיק נתמכה במבנה נורמטיבי רבשכבתי, המשלב דין לאומי, דין אירופי ותקנים טכניים.

קוד הציוויל:

• סעיף 1366 של קוד הציוויל מכיר בכתב אלקטרוני כהוכחה באופן שווה לכתב נייר, בתנאי שזהות האדם ממנו זה נובע ודאה בראוי וכי זה מיוצר ושמור בתנאים הנדרשים להבטחת אינטגריותו.

• סעיף 1367 של קוד הציוויל מגדיר חתימה אלקטרונית ומבהיר כי זה מורכב מהשימוש בתהליך אמין של זיהוי המבטיח קישור שלה לתעודה אליה היא נצמדת.

תקנון eIDAS (מס' 910/2014): תקנון אירופי זה קובע שלוש רמות של חתימה אלקטרונית (פשוטה, מתקדמת, מוקדשת). חתימה אלקטרונית מוקדשת (SEQ) נהנית מהנחה של אמינות ולא ניתן לסרב לה כהוכחה בתביעה משפטית בתוך ה-EU. תיקון eIDAS 2.0 (תקנון 2024/1183 שנכנס לתוקף ב-20 במאי 2024) מציג את ארנק הזהות הדיגיטלית האירופאית (EUDI Wallet), שיהיה לו השפעה על תהליכי onboarding משאבי אנוש מ-2026.

RGPD (מס' 2016/679): המעסיק בתור אחראי טיפול כפוף לעקרונות של חוקיות, כנות, שקיפות, הגבלת מטרה, צמצום נתונים, דיוק, הגבלת שמירה, אינטגריות וסודיות (סעיף 5 של ה-RGPD). השימוש בספק חתימה אלקטרונית כרוך בהשלמת חוזה חוזה משנה בהתאם לסעיף 28 של ה-RGPD, המבהיר בפרט את הבטוחות של בטיחות ודרכים של החזרה או מחיקת נתונים.

תקנון NIS2 (2022/2555): המתורגם לדין צרפתי בחוק מס' 2024-449 של 21 במאי 2024, תקנון NIS2 מרחיב את חובות סייבר לגופים חיוניים חשובים, שמהם חלקים רבים של מעסיקים בסקטורי בריאות, אנרגיה והובלה. מערכות מידע משאבי אנוש טיפול בנתונים רגישים חייבות לשלב אמצעים של בטיחות חיזוקה (אימות רב-גורמי, תוכניות של סדר כלכלי, דווח של תקריות).

תקנים ETSI: תקנים ETSI EN 319 132 (פורמטים של חתימה XAdES) ו-ETSI EN 319 122 (CAdES) מגדירים את הפורמטים הטכניים של חתימות אלקטרוניות מוכרות באירופה. ספקי שירותים של אמון מוקדשים (QTSP) מופיעים ברשימת אמון הלאומית (Trust List) שפורסמה על ידי ANSSI מבטיחים את כבוד תקנים אלה.

דין עבודה: קוד העבודה (סעיפים L. 1221-1, L. 1242-12, L. 3243-2, L. 4121-1, L. 2242-1 וכו') מהווה את בסיס החובות החוזיות, הארגוניות והחברתיות של המעסיק. כל הפרה עלולה להביא לעונשים אזרחיים (עיד, נזקים בהערכה), הנהליים (קנסות CNIL, DIRECCTE) ופליליים (עברה הפרעה, עבודה מוסתרת).

תרחישי שימוש: כללי החוק של משאבי אנוש בפרקטיקה

תרחיש 1 — PME תעשייתית בעלת 80 עובדים מדיגיטליזציית החוזים שלה

PME תעשייתית בניהול בין 80 ל-120 עובדים, בעלת חילוף עצום עונתי (CDD בייצור), התמודדה עם קשיים חוזרים: עיכוב תפיסה של CDD עולה על יומיים עסקיים חוקיים, סיכון של עיד, ארכיון נייר לא מאובטח. בפריסת פתרון חתימה אלקטרונית מתקדמת בהתאם eIDAS, החברה שילבה זרימה אוטומטית: יצירת חוזה מ-SIRH, שליחה באמצעות דוא"ל מאובטח למועמד, חתימה בתוך פחות מ-10 דקות בטלפון חכם, ארכיון אוטומטי עם הנדסה מוקדשת.

תוצאות שנצפו לאחר שישה חודשים של פריסה: הפחתה של 85% בעיכוב חתימה של CDD (מ-2.4 יום בממוצע לפחות מ-4 שעות), ביטול מוחלט של סיכונים של אי-הענקה בתוך המועדים החוקיים, חיסכון משוער של 3,200 € בשנה בעלויות הדפסה, שליחה וסיווג.

תרחיש 2 — קבוצה של הפצה רבאתרית מאבטחת את BDESE וה-NAO שלה

קבוצה של הפצה בעלת כ-20 קביעות וכ-1,200 עובדים חייבת להתרכז בבסיס הנתונים הכלכלי, החברתי והסביבתי שלה (BDESE) ודימוניציוליזציית החתימה של פרוטוקולי מפגשי CSE והסכמי חברה מ-NAO. היעדר חתימה רישומית על הסכמים קולקטיביים מסוימים חשף את הקבוצה לעימות על התנאות שלהם.

בהנחת פתרון חתימה אלקטרונית מוקדשת לפעולות בסיכון משפטי גבוה (הסכמי השתתפות, צ'ארטר טלעבודה, הסכם ריבית), הקבוצה אבטחה את ערך ההוכחות של כל התיעוד החברתי שלה. הרווח בזמן על תהליכים של חתימה קולקטיבית (הכוללת 3 עד 7 חתומים לכל הסכם) הוערך ב-60% בהשוואה לסדרה נייר עם משלוחי דואר מיוחדים.

תרחיש 3 — משרד יעוץ משאבי אנוש מלווה את הלקוחות שלו TPE ב-RGPD משכורת

משרד יעוץ בתמחות משאבי אנוש, מלווה לחמישים TPE-PME, זיהה שרובם לא בעלי הודעת מידע RGPD לרכישה לעובדים בעת העסקה, ואולם חובה מאז 2018. משרד זה שילב את הייצור האוטומטי של הודעות אלה בהצעה שלו ללוויה, על הסמך של גנראטור חוזים על ידי AI ופתרון חתימה אלקטרונית לרכישה וקבלה של הדין רישומית.

התקן זה הנחיל את הלקוחות של המשרד לתאימות RGPD בתוך שבועיים, בשיעור קבלה של 94% בין עובדים המוקשרו בדרך אלקטרונית, כנגד 67% דרך סדרה נייר מסורתית. הסיכונים של קנסות CNIL בעבור היעדר מידע הושמדו באופן מלא בתיק הלקוחות מלווה.

מסקנה

כללי החוק בדין עבודה לא מסתפק בכבוד רישומי של קוד העבודה: היום הוא כוללי חובות מ-RGPD, תקנון NIS2, תקנון eIDAS וההתפתחויות חקיקה אחרונות כמו חוק חלוקת ערך. למעסיק, כל תיעוד משאבי אנוש — חוזה, אביציון, הסכם חברה, הודעת מידע — מייצג פעולה משפטית שערך ההוכחות שלה חייב להיות מבוטח.

חתימה אלקטרונית בהתאם eIDAS משלחת כמו כלי הנחת כללי החוק היעיל ביותר: זה מבטח חוזים, מאיץ תהליכי העסקה, מקל על ארכיון חוקי ומוריד משמעותית הסיכונים של עימות. Certyneo מלוות אתכם בדיגיטליזציה מלאה של זרימות תיעוד משאבי אנוש שלכם, עם פתרונות מטופחים, פשוטים לפריסה ובהתאם לדרישות חוקיות אירופה.

⟦L