Certyneo ו-Make: אוטומציה של חתימה בהנדסה

למה לאוטומציה של חתימה אלקטרונית בהנדסה עם Make?

סקטור ההנדסה מייצר נפח משמעותי של מסמכים חוזיים: חוזי ניהול, שינויים, פרוטוקולי קבלה, חוזי קבלנות משנה, תעודות קונפורמיות ודוחות חקר. על פי מחקר של משרד ייעוץ McKinsey (2024), צוותי הנדסה מוציאים בממוצע 27% מזמן העבודה שלהם לתפקידים ניהוליים חוזרים ונשנים, ששגרור וניטור חתימות נמנים עם הכרוניקיים ביותר.

חיבור Certyneo לפלטפורמת אוטומציה כמו Make (בעבר Integromat) מאפשר להפוך תהליכים ידניים אלה לזרימות עבודה חכמות, כאשר כל חתימה מופעלת, עוקבת ומאוחסנת ללא התערבות אנושית. מדריך זה מסביר לך, שלב אחר שלב, כיצד ליישם שילוב זה בהקשר של הנדסה B2B, תוך הקפדה על דרישות רגולטוריות של eIDAS.

נעסוק ברציפות בארכיטקטורה של השילוב, התצורה שלב-אחר-שלב ב-Make, ההפעלים והפעולות הזמינות, ולאחר מכן בשיטות עבודה תקינות הנוגעות לסקטור ההנדסה.

---

הבנת ארכיטקטורת Make + Certyneo להנדסה

Make (Integromat): פלטפורמת אורכסטרציה ללא קוד

Make היא פלטפורמת שילוב ואוטומציה ויזואלית המאפשרת ליצור תרחישים המקשרים מאות יישומים דרך מודולים drag-and-drop. בניגוד ל-Zapier, Make מציע לוגיקה תנאית מתקדמת, איטרטורים, אגרגטורים ונתבים, מה שהופך אותה לכלי מותאם במיוחד לזרימות עבודה מורכבות בהנדסה (מרובות צדדים, מרובות שלבים, מסמכים עם מספר חותמים).

Make ממוקמת בין כלי הביזנס שלך (ERP, CRM, כלי ניהול פרויקטים כמו Autodesk Construction Cloud, Procore, או Microsoft Project) לבין Certyneo, תוך תיאום זרימות נתונים והפעלים של חתימה.

ה-API של Certyneo: נקודת הכניסה של השילוב

Certyneo חושפת API RESTful מלאה המאפשרת לבצע את כל הפעולות הזמינות מהממשק הגרפי: יצירת בקשות חתימה, הוספת חתמים, הגדרת שדות חתימה, שליחת התראות, קבלת סטטוס והורדת מסמכים חתומים. ה-API משתמשת בהתחייבות OAuth 2.0 ובתבנית JSON, מה שמבטיח תאימות מקורית עם Make דרך המודול HTTP או, באופן אידיאלי, דרך מחבר Certyneo ייעודי.

ה-API של Certyneo עומדת בתקנים של הבנויות שהוגדרו בתקן ETSI EN 319 132 לחתימת XAdES ו-ETSI EN 319 122 ל-CAdES, וכך מבטיחה שכל חתימה שהופקה היא משפטית באופן תיקוני בכל האיחוד האירופי.

טופולוגיה טיפוסית של זרימת עבודה בהנדסה

בחוקרי הנדסה או חברת הנדסה, זרימת עבודה טיפוסית נראית כך:

1. הפעיל: חוזה קבלנות משנה חדש נוצר ב-ERP (למשל SAP, Sage, או כלי ניהול פרויקטים BTP).
2. הוצאה: Make משחזרת את המטא-נתונים של החוזה (צדדים, סכום, הפניות לאתר הבנייה).
3. יצירת מסמך: מחולל חוזים בעזרת AI של Certyneo יוצר את מסמך ה-PDF המובנה.
4. יצירת בקשת חתימה: Make קוראת ל-API של Certyneo כדי ליצור את הבקשה ולהוסיף חתמים בסדר המוגדר.
5. חתימה רציפה או מקבילה: Certyneo שולחת קישורי חתימה לצדדים הרלוונטיים.
6. הודעה והנדסה: עם קבלת כל חתימה, Make מפעילה הודעה Slack/Teams ומנדסת את המסמך החתום בתיקייה ה-GED שלך (SharePoint, Google Drive, Egnyte, וכו').

ארכיטקטורה זו מסלקת החלפות דואר אלקטרוני ידניות ומבטיחה מעקב מלא, הכרחי בעת ביקורתות של פרויקטי הנדסה.

---

תצורה שלב-אחר-שלב של השילוב ב-Make

שלב 1 — יצירת התרחיש ותצורת חיבור Certyneo

בחלל Make שלך, צור תרחיש חדש. אם מחבר ה-Certyneo המקורי זמין בשוק Make, בחר בו ישירות; בחלופה, השתמש במודול HTTP > Make a request או HTTP > Make an OAuth 2.0 request.

לתצורת החיבור:

• Base URL: `https://api.certyneo.com/v1`
• שיטת הסמכה: OAuth 2.0 (Client Credentials) או Bearer Token של מפתח API, בהתאם לתצורה של חשבון Certyneo שלך
• מפתח API: זמין בלוח הבקרה של Certyneo שלך, בחלק Settings > Integrations > API

שמור את מפתח ה-API שלך במנהל החיבורים של Make (ולא קודי בתוך התרחיש) כדי להקפיד על שיטות עבודה טובות של אבטחה.

שלב 2 — הגדר את ההפעיל המתאים לסקטור הנדסה

בחירת ההפעיל היא קריטית. בהנדסה, ההפעלים השכיחים ביותר הם:

| הפעיל | מודול Make | מקרה שימוש | |---|---|---| | קובץ חדש בתיקייה SharePoint | SharePoint > Watch Files | חוזה שהופקד על ידי המסחר | | שורה חדשה בגליון Sheets של Google | Google Sheets > Watch Rows | ניטור שוקי לחתימה | | Webhook הנכנס מה-ERP | Webhooks > Custom Webhook | צו רכישה המאושר ב-SAP | | כרטיס חדש ב-Jira/Asana | Jira > Watch Issues | סליל של שלב הדורש אימות לקוח |

לזרימות עבודה הנדסיות מורכבות (למשל חתימה של שוק ניהול העל הדורש חתימה משותפת של מנהל טכני ומנהל משפטי), ה-Webhook הנכנס מה-ERP מציע את הגמישות הגדולה ביותר.

שלב 3 — צור בקשת חתימה דרך ה-API של Certyneo

לאחר הגדרת ההפעיל, הוסף מודול HTTP המצביע על נקודת הקצה של יצירת בקשת החתימה של Certyneo:

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

גוף הבקשה JSON כולל:

```json { "name": "Contrat sous-traitance - Projet {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

שימו לב לשימוש ברמת חתימה `advanced` (חתימה אלקטרונית מתקדמת, SEA), בהתאם לדרישות eIDAS לחוזי הנדסה בערך משמעותי. למסמכים פנימיים בנתח נמוך, רמה `simple` מספיקה.

שלב 4 — ניהול התראות והנדסה לאחר חתימה

לאחר יצירת הבקשה, הוסף ענף שני בתרחיש Make שלך, המופעל על ידי Webhook Certyneo המסמן השלמה של החתימה. Certyneo שולחת באופן אוטומטי POST ל-URL של webhook שהגדרת בהגדרות הבקשה.

בעת קבלת webhook זה, התרחיש שלך יכול ל:

• הורדת ה-PDF החתום והמחותם דרך `GET /signature-requests/{id}/signed-document`
• להנדסה זאת במרחק ה-GED שלך (SharePoint, Egnyte, Google Drive)
• עדכון סטטוס החוזה ב-ERP או CRM שלך
• שליחת הודעה אוטומטית לצוות הפרויקט דרך Slack, Teams או בדוא"ל
• הפעלת חיוב או פתיחת פרויקט חדש בכלי הניהול שלך

שרשרת פעולות זו מבטיחה מעקב מקצה לקצה של מחזור החיים של המסמך, דרישה בסיסית בפרויקטים הסמוכים לביקורת (הסמכה ISO 9001, שווקים ציבוריים, פרויקטי Seveso).

---

שיטות עבודה תקינות הנוגעות לסקטור ההנדסה

ניהול חתימות מרובות צדדים וזרימות עבודה רציפות

הנדסה כוללת לעתים קרובות מסמכים הדורשים מספר חתמים בסדר מדויק: קודם כל מנהל הפרויקט, לאחר מכן מנהל טכני, סוף סוף נציג משפטי של החברה לקוח. Certyneo מנהלת באופן מקורי חתימה רציפה דרך הפרמטר `order` ברשימת החתמים.

ב-Make, אתה יכול לבנות באופן דינאמי את מערך החתמים באמצעות Array Aggregator אשר אוסף נתונים של חתמים מה-ERP שלך או טבלת התייחסות, לפני הזרקתם לבקשת API של Certyneo. גישה זו מאפשרת ניהול שווקים עם 5 עד 10 חתמים ללא שינוי התרחיש.

התייחסות לחתימות לתיקיות של אתר הבנייה

בהנדסה, כל מסמך חתום חייב להיות קשור לתיקייה של פרויקט ספציפי. השתמשו בmetadata מותאם אישית של Certyneo לאחסון מספר עניין, שלב פרויקט וקוד שוק. metadata אלו יוחזרו ב-webhook של השלמה ויוכלו לשמש ל-Make להנדסת המסמך בתיקייה הנכונה של ה-GED שלך.

פרקטיקה זו מתיישרת עם דרישות הסטנדרט NF EN ISO 19650 (ניהול מידע בתוך BIM) וממלא תפקיד בהקלת ביקורתות מסמכים בסוף הפרויקט.

ניטור איכות ושגיאות זרימת עבודה

Make מציעה עיתון ביצוע מפורט לכל תרחיש. בהקשר מקצועי, הגדר התראות דוא"ל או Slack על תרחישים בשגיאה, והשתמש במודול Error Handler של Make לניהול מקרים של כישלון API של Certyneo (rate limiting, מסמך גדול מדי, חותם לא נמצא).

אם ברצונך להשוות את יכולות Certyneo עם פתרונות אחרים בשוק לפני שתחל בשילוב, עיין בשלנו השוואה של פתרונות חתימה אלקטרונית כדי לזהות את הפתרון המותאם ביותר להקשר ההנדסה שלך.

לבסוף, כדי למקסימום את התשואה על השקעה של זרימת העבודה המאוטומטית שלך, המחשבון ROI של חתימה אלקטרונית שלנו מאפשר לך להעריך בדיוק את הרווחים של זמן והחיסכון המושגים בהתאם לנפח המסמכים המטופלים על ידי חוקרי הנדסה שלך.

מסגרת משפטית הרלוונטית לחתימה אלקטרונית בהנדסה

יסודות משפטיים של חתימה אלקטרונית

בחוק צרפתי, הערך המשפטי של חתימה אלקטרונית מבוסס על סעיף 1366 של קוד אזרחי, אשר קובע כי "כתיבה בצורה אלקטרונית מקובלת בראיות באותה מידה כמו כתיבה על נייר", ובסעיף 1367, אשר מוציא כי "החתימה הדרושה למושלמות של מעשה משפטי מזהה את מחבר שלה ומגדירה את הסכמתו".

ברמה אירופית, Regulation eIDAS No 910/2014 (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), המשלימה ב-eIDAS 2.0 (Regulation UE 2024/1183), מגדירה שלוש רמות של חתימה אלקטרונית:

• SES (חתימה אלקטרונית פשוטה): מתאימה למסמכים פנימיים בנתח נמוך.
• SEA (חתימה אלקטרונית מתקדמת): מומלצת לחוזי הנדסה שגרתיים, שווקי קבלנות משנה ופקודות רכישה. היא מבטיחה זיהוי אמין של החתם ואת שלמות המסמך.
• SEQ (חתימה אלקטרונית מוסמכת): נדרשת לשנאים אמיתיים וחלק מהשווקים הציבוריים בהיקף גדול.

חובות ספציפיות לסקטור הנדסה

בהקשר של שווקים ציבוריים, צו No 2016-360 הנוגע לשווקים ציבוריים מטיל דימטריוליזציה מלאה מעל סף מסוים. מעשי התחייבות וחוזי קבלנות משנה חייבים להיות חתומים עם SEA או SEQ עקביות eIDAS, שהופקה על ידי ספק שירותי אמון מוסמך (QTSP) הרשום בתוך Trusted List אירופית.

סטנדרט ETSI EN 319 132 מגדיר את פרופילי XAdES המשמשים לחתימה XML מתקדמת, בעוד ETSI EN 319 122 מכסה פרופילים של CAdES לחתימה של מסמכים בינאריים. Certyneo מקפדת על תקנים אלו, וכך מבטיחה בנוסף ללא חסם מעבר קווי של חתימות.

GDPR והגנה על נתוני החותמים

עיבוד הנתונים האישיים של החתמים (שם, דוא"ל, נתונים ביומטריים של חתימה) כפוף ל-Regulation GDPR No 2016/679. כאחראי התיחסות, חברת הנדסה שלך חייבת להבטיח כי Certyneo פועלת כמנהלת משנה למשמעות סעיף 28 GDPR, עם DPA (Data Processing Agreement) בצורה ראויה. נתוני חתימה חייבים להיות שמורים לתקופה של הוראה להחלה (5 שנים לחוזים מסחריים על פי סעיף L. 110-4 של קוד המסחר, 10 שנים לשווקי בנייה בגלל הבטוחת עשור).

Directive NIS2 וביטחון של זרימות עבודה מאוטומטיות

חברות הנדסה הפועלות בסקטורים קריטיים (אנרגיה, הובלה, מים) עלולות להיות כפופות ל-Directive NIS2 (2022/2555/UE), המשדרגת בחוק צרפתי בחוק מ-14 באפריל 2025. directive זו מטילה דרישות ביטחון על מערכות מידע, כולל זרימות עבודה של אוטומציה המחוברות לספקים של צדדים שלישיים כמו Make ו-Certyneo. יש לתעד זרימות נתונים, להצפין תקשורת (TLS 1.3 מינימום) ולשמור רישום של קבלנות דיגיטליות.

תרחישי שימוש: Make + Certyneo בהנדסה

תרחיש 1 — משרד מחקר ביולוגי בנושא ג'יוטכני ניהול 300 דוחות משימה בשנה

משרד מחקר בעיסוק גיאוטכני, שמנה חמישה עשר מהנדסים בערך, מייצר בממוצע 300 דוחות של משימה וחוזי שירות בשנה. לפני השילוב Make + Certyneo, כל דוח דרש משלוח ידני בדוא"ל, דחיקה טלפונית לאחר 5 ימים ללא תגובה, והנדסה ידנית בשרת הקבצים. זמן הארכה הממוצע של אוסף החתימות הגיע ל-8 ימים עסקיים.

לאחר פריסת זרימת העבודה המאוטומטית — המופעלת על ידי הפקדת הדוח המוגמר ב-SharePoint — התרחיש Make יוצר באופן אוטומטי את בקשת החתימה של Certyneo, שולח התראה ללקוח, וחוזרת באופן אוטומטי ב-J+3 אם החתימה לא התקבלה. המסמך החתום מנודסה באופן מידי בתיקייה של העניין המתאימה.

תוצאה: הפחתה של משך החתימה מ-8 ימים ל-1.8 ימים בממוצע (−78%), חיסכון משוער של 2.5 שעות של סיוע בשבוע, כלומר בערך 3,500 € בשנה בעלויות עיבוד ניהולי. צווי גודל אלו עולים בקנה אחד עם נקודות התייחסות סקטוריות שפרסמו Forrester Research על אוטומציה מסמכית (2024).

תרחיש 2 — חברת הנדסה תעשייתית ניהול שווקי קבלנות משנה מרובי צדדים

חברת הנדסה תעשייתית בגודל ממוצע (80 עד 150 שיתופי פעולה) מנהלת פרויקטים הדורשים חתימה של שווקי קבלנות משנה הממשיכים עם 3 עד 6 צדדים: מעסיק, מנהל עבודה משוודגד, קבלנים קבלנות משנה בדרגות 1 ו-2. כל שוק דורש חתימה רציפה קפדנית מסיבות חוזיות וביטוח.

זרימת עבודה Make + Certyneo מופעלת על ידי אימות פקודת הרכישה ב-ERP. Make בונה באופן דינאמי את הרשימה המסודרת של החתמים מבסיס הנתונים של הספקים, יוצר את בקשת החתימה של Certyneo עם הפרמטרים הרציפים, ומודיעה לכל צד בתורו. בעת השלמה, השוק החתום מנודסה ב-Procore וסטטוס החוזה מתעדכן ב-ERP.

תוצאה: הפחתה של שגיאות של סדרנות (קבלן שחותם לפני מנהל העבודה) של 100% בגלל ניהול אוטומטי של סדר החתימה. משך זמן ממוצע להשלמת השווקים ירוד מ-12 ימים ל-4 ימים (−67%), מה שמאיץ את ההשקה לעתה של אתרי בנייה.

תרחיש 3 — קבינט הנדסה-ייעוץ ניהול שינויים של אוגנדות של שינוי הגודל

קבינט הנדסה-ייעוץ המלווה לקוחות תעשייתיים בפרויקטי הטרנספורמציה של המוצר בתדירות בתרחישי שינוי גודל (תיקונים) במהלך משימה, הדורשים אימות מהיר לא להקפיא את הפרויקט. בתרחישים שלפני, אוגנדות הטיהור הודפסו, חתומות בישיבה או נשלחו בדוא"ל, וייצרו עיכובים לא תואמים לקצב הפרויקטים הגמישים.

עם Make + Certyneo, יצירת אוגנדת בכלי ניהול הפרויקטים מופעלת באופן אוטומטי בקשת חתימה. הלקוח מקבל קישור חתימה טוב לנייד, שמאפשר לו לחתום מטלפון ההנדסה שלו בפחות מ-2 דקות, אפילו בתור בשטח. רמת החתימה המתקדמת (SEA) מיושמת, וכן מבטיחה את הערך המשפטי של אוגנדה.

תוצאה: זמן אימות של אוגנדות ירוד מ-5 עד 7 ימים לפחות מ-24 שעות ב-85% מהמקרים. שביעות רצון לקוח משופרת והפחתת הסיכון של סחיפת הגדרות ללא תיעוד, מקור תדיר של מחלוקות בהנדסה-ייעוץ.

סיכום

שילוב של Certyneo עם Make (Integromat) מייצג מנוף יעילות משמעותי לעוסקים בסקטור ההנדסה. על ידי אוטומציה של מחזור חיים מסמכי מלא — מיצירת החוזה להנדסת המסמך החתום — אתה מסלק משימות ידניות חוזרות ונשנות, הפחתת זמני חתימה בממוצע של 67 עד 78%, וכן וודאות של עקביות eIDAS מלאה לכל מסמך שהופק.

התצורה הטכנית, אם כי דורשת הנחה ראשונה זהירה, נגישה לצוותים בעלי פרופיל ללא קוד או משלב Make. ההטבות מתגלות בשבועות הראשונים של שימוש, עם ROI מדיד על עלויות ניהול וזמני הפעלה של אתרי בנייה.

מוכן להפוך את זרימות העבודה המסמכיות שלך? Créez votre compte Certyneo gratuitementצור את חשבון Certyneo שלך בחינם⟦/L