Elektrooniline allkiri SARL-i põhikirjade jaoks 2026. aastal

Sissejuhatus: SARL-i asutamise demateriaaliseerimine — kinnitatud õigustegelik reaalsus

Alates 2019. aasta PACTE-seadusest ja 15. septembri 2021. aasta määrusest nr 2021-1192, mis reformib tagatisõiguse seadust ja kinnitab avaliku dokumentide elektroonilise allkirjaga tõendamisväärtuse, on SARL-i põhikirjade elektrooniline allkiri õiguslikult kehtiv Prantsusmaal. 2026. aastal nõustuvad enamik kaubanduskohtute greffasid käsitlema täiesti dematerialiseeritud loomise dosseesid INPI ühtse akna kaudu, mis avati 2023. aasta jaanuaris. Ettevõtjate, osanikele ja pearaamatupidajatele on muutunud oluliseks pädevuseks mõista, millal ja kuidas kasutada elektroonilist allkirja ühingu asutamisel. See artikkel kirjeldab kohaldatavat raamistikku, nõutud allkirjade tasemeid, vältimisele kuuluvaid lõkse ja heaid tavasid ettevõtte sujuvaks ja õiguskonformeks asutamiseks.

---

Miks peaks elektrooniline allkiri SARL-i loomises kasutusel olema

Reguleeriv kontekst alates 2021. aastast

Määrus nr 2021-1192 muutis tsiviilkoodeksi artiklit 1367, et kinnitada allkirja tunnustamine elektroonilistes õiguslikudes dokumentides, sealhulgas ühingute asutavas dokumentides. Samal ajal selgitas 2. detsembri 2021. aasta määrus nr 2021-1572 avaliku dokumendi elektroonilisega allkirjastamise rakendamise korra kitsendamise reegleid. Konkreetne tulemus: SARL-i asutav dokument, mis on allkirjastatud elektrooniliselt kõigi asutavate osanikute poolt, omab sama tõendamisjõudu kui originaalpaberidokument, tingimusel et kasutatav lahendus järgib eIDAS määrust ja selle tehnilisi nõudeid.

Praktikas võimaldab INPI ühtne aken alates 2023. aastast esitada terve asutamisdossee veebis, lisades põhikirjad elektrooniliselt allkirjastatud PDF-vormingus. Greffad käsitlevad neid dosseesid samade ajatähtaegade jooksul nagu paberidosseesid — ja isegi kiiremini, sest OCR ja automaatne kontroll vähendavad vormiliste vigade tõttu tagasilükkamisi.

Konkreetsed tulemused asutajatele ja nende nõuandeannajatele

CPME-i ja Riikliku Raamatupidajate Föderatsiooni avaldatud sektorianalüüsides hinnatakse, et asutamise protsessi demateriaaliseerimine vähendab dokumentide kogumisele ja saatmisele kuluva haldusliku aja 40–60%. Raamatupidamiskabineti jaoks, kes aastas käsitleb mitusada asutamist, tähendab see mitusada tundi säästu. Esimest korda SARL-i asutavale üksiktettevõtjale on postiliste või füüsiliste koosolekute väljajätmine oma kaasselt partneritega, eriti kui nad on geograafiliselt hajutatud, otsustav eelis.

Certyneo ROI-kalkulaator võimaldab hinnata täpselt saavutatavaid kokkuhoiusid vastavalt aastas käideldavate dosseede arvule.

---

Millist taset elektrooniline allkiri SARL-i põhikirjade jaoks vajalik on?

Kolm eIDAS taset ja nende kohaldamine

Määrus eIDAS nr 910/2014, mis on otseselt Prantsusmaa õiguses kohaldatav, eristab kolme allkirja taset:

• Lihtne elektrooniline allkiri (SES): dokumentide autori põhiline tuvastamine, piiratud tõendamisväärtus.
• Täiustatud elektrooniline allkiri (SEA): allkirjastajaga ainulaadselt seotud, võimaldades tema tuvastamist, loodud tema eksklusiivsete andmete alusel, ja tuvastab dokumendis tehtud kõik muudatused.
• Kvalifitseeritud elektrooniline allkiri (SEQ): kõrgeim tase, samaväärne kirjalikule allkirjale Euroopa õiguse mõistes, väljastatud Kvalifitseeritud Usaldusväärsuse Teenuse Pakkuja (PSCQ) poolt, kes on kantud riikliku usaldusloetellu.

SARL-i põhikirjade puhul avalikult allkirjastatud vormis — mis on kõige levinum viis — on Täiustatud elektrooniline allkiri (SEA) üldiselt piisav ja esindab õigusteadlaste soovitatud standardit. See pakub asutavate dokumentide jaoks sobivat turvalisuse taset, jäädes samal ajal juurdepääsutavaks ja sujuvaks allkirjastajatele.

Erijuht: SARL-id kinnisvaratingimustega või notariaalsed dokumendid

Kui loodud vara hulka kuuluvad kinnisvaraobjektid, peab notaariakti kohaselt (Kaubakoodi artikkel L.223-9) põhikirjad sisse seadma notaar. Sellisel juhul kasutab notaar oma elektroonilist kvalifitseeritud allkirja vastavalt notaarite koda reeglitele. Osanikute "SaaS" elektrooniline allkiri ei asenda kohustusliku notariaalsuse nõuet.

Samuti, kui SARL-ile kehtivad spetsiifilised nõuded (nt reguleeritud sektor, mis nõuab eelmist luba), tuleb spetsialiseeritud juriidilise kabinetiga kontrollida, kas kehtivad eriline vormimine.

Ajatempel ja arhiiveerimine: tunglasaamatute kohustused

Üle allkirja enda, toetub elektroonilise dokumendi õiguslik väärtus ka kvalifitseeritud ajatemplile (standard ETSI EN 319 422) ja võimele esitada täielik auditi tõendus vaidluste korral. Elektrooniline allkirja professionaalne lahendus peab looma võltsimatult auditi päevikut, mis mainib allkirjastaja isikut, allkirja aega ja kuupäeva, IP-aadressi ja dokumenti krüptoomigraafili. Need elemendid on hädavajalikud allkirja kolmandale osapoolele vastuvoitamiseks — sealhulgas greffale või haldustele.

---

Praktiline protsess: allkirjasta oma SARL-i põhikirjad veebis samm-sammu

1. samm — dokumenti ettevalmistamine

SARL-i põhikirjad peab kohustuslikkult sisaldama Kaubakoodi artikli L.223-7 alusel: sotsiaalne vorm, tegevusvaldkond, nimetus, asukoht, põhikapital, iga osanikule kuuluvad loodud varad, aktsiate jaotus ja ühingu kestvus. Soovitatav on töötada kehtivate regulatsioonidega vastavate mudelite alusel. Certyneo AI-ga lepingute generaator pakub uuendatud põhikirjade paigutusi, mis on eelnevalt vormindatud INPI ühtse akna sisestamiseks.

Kui dokument on viimistletud ja konverteeritud PDF/A-ks (pikaajaline arhiiviseadus, mille soovitab ISO standard 19005), on see valmis allkirjastamiseks.

2. samm — allkirjastajate tuvastamine ja saatmine

Iga asutav osanick peab palvet saama allkirjastada elektroonilise allkirja platvormi kaudu. SEA-le, mis vastab eIDAS-le, toimub allkirjastaja tuvastamine üldiselt:

• OTP kood (ühekordne kasutusparool), mis on saadetud SMS-iga eelnevalt kinnitatud telefoninumbrile;
• Identiteedidokumendi kontrollimine (ID-kaardi või passi skann) kõrgema summa või kaalu puhul.

Platvorm loob siis turvalisele allkirjale juurdepääsu lingi, mis saadetakse igale osanickule. See saab allkirjastada mis tahes seadmest (arvutist, tahvelarvutist, nutitelefonist) ilma tarkvara paigaldamiseta.

3. samm — määruse saamine ja greffale esitamine

Kui kõik osanikud on allkirjastanud, loob platvorm PDF-dokumendi elektrooniline allkirja, olemas tõend tõendist ja auditipalegi. See dokument on otseselt esitav portaali guichet-entreprises.fr või formalites.entreprises.gouv.fr (INPI) kaudu. Greff kontrollib elektroonilise allkirja kehtivust ETSI standardite kaudu ja kinnitab registreerimise.

Tiimidele, kes käsitlevad palju ühingu asutamist, võimaldab elektroonilise allkirja integreerimine automatiseeritud töövoolu — API kaudu — käivitada allkirjastamise saatmist, niipea kui põhikirjad on kinnitatud ärimetavarast. Seda lähenemist kirjeldatakse üksikasjalikult meie põhjalikus juhises ettevõttes elektroonilise allkirja kohta.

---

Sagedamad vead, mida allkirjastamisel elektroonilist SARL-i põhikirja allkirjastamisel vältida

Kasutage eIDAS-ga mittevastavat lahendust

Kõik elektrooniline allkirja lahendust ei ole võrdne. Lihtne nimesisestuse väli või parafii pilt PDF-i sisestamine ei moodusta elektroonilise allkirja õiguslikku tähendust. Peavoitamiseks peab allkiri olema toodetud riikliku usaldusteenuste pakkuja (PSC) poolt või vastama Euroopa standarditele. Vaidluste korral jäetakse mittevastavav allkiri kohtu poolt kõrvale, mis võib kaasa tuua dokumendi tühisuse.

Seepärast on oluline valida sertifitseeritud lahendus, nagu need, mida võrreldakse meie elektrooniline allkirja lahenduste võrdlemises.

Ärge säilita audititorisid

Allkirjastamisel loodud auditi päevik tuleb säilitada kogu ühingu tegutsemisajal ning vähemalt viie aasta möödudes, mida kohaldatakse tsiviildokumentidele (Tsiviilkoodeksi artikkel 2224). Certyneo arhiiveerib automaatselt allkirjastatud dokumendid ja nende tõendid 10 aasta jooksul, vastavalt GDPR nõuetele ja CNIL soovitustele.

Seganemine SARL-i ja EIRL-i vahel formaaliteetides

Kuigi EIRL (Individuaalne Ettevõtja Piiratud Vastutusega) on uute asutamiste jaoks 14. veebruari 2022. aasta seadusega kaotatud — asendatud üksiktöötaja ühtse staatusega — käsitlevad osad praktikud ikkagi olemasolevaid EIRL-e. EIRL-i muudatuste või sulgemise formaliteedid ei järgi samale SARL-i reegleid. Nende olukordade jaoks tuleb konsulteerida elektrooniline allkirja sõnastikuga ja vajaduse korral spetsialiseeritud õigusnõustajatega.

Ühingu allkirja elektrooniline õigustegelik raamistik

Põhifondeerivad Euroopa tekstid

Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus (EL) nr 910/2014, kuupäevalt 23. juuli 2014, nn määrus eIDAS, moodustab elektroonilise allkirja õigusliku aluse Euroopas. See kehtestab kolme allkirja tasandi (lihtne, täiustatud, kvalifitseeritud), määratleb kvalifitseeritud usaldusteenuste pakkujad (PSCQ) ja loob rahvuslike usaldusloetelud, mida juhivad kontrollivad asutused — Prantsusmaal ANSSI. Määrus eIDAS 2.0, mis on alates 2024. aastast järk-järgult juurutamisel, tugevdab vastastikkasutatavuse nõudeid ja tutvustab Euroopa digitaalse identiteedi portfelli (EUDI Wallet).

GDPR nr 2016/679 kohaldub allkirjastajate isikuandmete töötlemisele (nimi, e-posti aadress, telefoni number, biomeetrilised andmed). Elektrooniline allkirja pakkujad peavad olema võimelised esitama tegemiste registrit, nimetama DPO-d vajadusel ja tagama isikute õigused (juurdepääs, parandus, kustutamine).

Riiklik õigus

Tsiviilkoodeksi artikkel 1366 kehtestab kirjalike elektrooniliste dokumentide ja paberil olevate kirjalike dokumentide samaväärsuse põhimõtte: "Elektrooniline dokument omab samasugust tõendamisjõudu kui paberil olev dokument, tingimusel et on võimalik asjaomast isikut düüdiga tuvastada ja et dokument on koostatud ja säilitatud tingimustes, mis garanteerivad selle terviklikkuse."

Tsiviilkoodeksi artikkel 1367 määratleb elektrooniline allkirja kui "protsessi, mis toimib usaldusväärselt isikute tuvastamiseks ja garanteerib seose dokumendiga, millele see kinnitub" ning loob kvalifitseeritud allkirjade puhul usaldusväärsuse eelduse.

Määrus nr 2021-1192 kuupäevalt 15. september 2021 on tugevdanud tsiviilkoodeksi sätete ja määruse eIDAS vahelised kooskõla, eriti elektroonilise autentse dokumendi ja avalikult allkirjastatud dokumendi mõiste osas.

Määrus nr 2017-1416, kuupäevalt 28. september 2017 selgitab elektroonilise allkirja protsessi usaldusväärsuse nõudeid avalikult allkirjastatud dokumentidele, mis nõuavad eelkõige ETSI EN 319 132 (XAdES) või ETSI EN 319 122 (CAdES) või ETSI EN 319 142 (PAdES) vastavatele standarditele.

Praktilised kohustused ja riskid

Mittevastavav elektrooniline allkiri avab asutajatele asutava dokumendi tühisuse riski, mis võib kaasa tuua greffas registreerimise keeldumise või hilisema vaidluse osaniku või võlgniku poolt. Maksuseaduse osas võib haldustus ka küsimuse alla seada dokumendi kuupäeva, mille allkiri pole asjakohaselt kinnitatud. Seepärast on hädavajalik valida pakkuja, mille eIDAS vastavus on dokumenteeritud ja audiiteeritud, ning säilitada kõik auditi tõendused vähemalt kohaldatava ajakirjutuse tähtaja jooksul.

Kasutamise stsenaariumid: SARL-i põhikirjade elektrooniline allkiri praktikas

Stsenaarium 1 — raamatupidamiskabinet, kes käsitleb asutamisi sarjana

Kümmekaupa kollegiaalsusega raamatupidamiskabinet aitab aastas keskmiselt 80–120 ühingu asutamisel, enamikul neist on SARL-id. Enne dematerialiseerimist nõudis iga dossee trükkimist, käsitsi allkirjastamist ja põhikirjade digitaliseerimist, seejärel posti- või füüsilist edastamist igale osanickule. Keskmine aeg, mis kulus põhikirjade viimistlemisest kuni dokumentide vastuvõtuni kõigilt allkirjastajatelt, oli 7–12 tööpäeva.

Alates kvalifitseeritud elektroonilise allkirja lahenduse integreerimisest nende juhtimistarkvara külge on see aeg langenud paljudel juhtudel alla 48 tunni. Osanikud allkirjastavad oma nutitelefoniga, sõltumata elukohaast. Auditi päevik arhiivitatakse automaatselt kliendi faili. Kabinet hindab 3–4 tundi haldustegevuste kokkuhoidu dosseepohle, mis moodustab kokku 240–480 tundi aastas, mis kantakse lisaväärtusega nõustamisele.

Stsenaarium 2 — asutajad osanikud geograafiliselt hajutatud

Kolm ettevõtjat sootsavad SARL-i asutamist nõustamistegevuse arendamiseks. Üks elab Pariisi piirkonnas, teine Bordeos, kolmas töötab Lissabonist digitaalnomaadi maailmas. Ilma elektrooniliseta allkirjata oleks koordineerimine põhikirjade allkirjastamiseks nõudnud kas ühist kokkutulekut või järjestikuseid soovituskirjasaateid 10–15 päeva pikkuse kohta.

Tänu elektroonilist allkirja põhidistsipliini platvormi saavad kolm osanikku samaaegsel e-mailil allkirjalina jään. Igaüks tuvastatakse OTP SMS kaudu, vaatab ja allkirjastab dokumendi vähem kui 5 minutiga. Kolme allkirja kogumise koguaeg on alla 2 tunni. Täielik dossee esitatakse INPI ühtse akna kaudu samas päevas, ning registreerimine toimub 5 jooksul.

Stsenaarium 3 — ettevõtte asutamise toetuse asutus

Ettevõtte asutamise toetuse avalik asutus (inkubaator või inkubaator) toetab igal aastal 50–80 projektijuhti ühingu asutamisel. Ta pakub terve otsa teenust, mis hõlmab dokumentide koostamist parameetreeritud generaatori kaudu ja elektrooniliste allkirjade kogumist asutavate osanikete käest.

API integreerimine elektroonilist allkirja oma juhustoega platvormi võimaldab käivitada automaatselt allkirja voolutuse pärast dokumentide kinnitamist nõustajate. Greffas vormiliste põhjuste tõttu tagasilükkamise määrad (puuduvad allkirjad, loetamatud dokumendid) on langenud 18%-st alla 3% pärast täielikku protsessi dematerialiseerimist. Keskmise asutamisjuhise pikkus on vähenenud 22 päevalt 14 päevale, parandades oluliselt juhiste rahulolu.

Järeldus

SARL-i põhikirjade elektrooniline allkiri on tänapäeval õiguslikult kindel, tehniliselt juurdepääsetav ja majanduslikult kasumlik praktika. Euroopa reguleeriv raamistik (eIDAS) ja riiklik raamistik (Tsiviilkoodeks, määrus 2021-1192) pakub kindlat õiguslikkust niipea kui kasutatav lahendus vastab Täiustatud Elektroonilise Allkirja standarditele. Saavutused — mõõdetud 40–60% haldusliku protsessi globaalsel tasandil — ja geograafiliste piirangute väljajätmine muudavad dematerialiseerimise suureks eetapiks asutajatele, raamatupidajatele ja juriidilistele nõustajatele.

Peapunkt, mida meeles pidada: valida eIDAS-le vastav pakkuja, kasutada õigete allkirja taset (SEA üldiselt), säilitada auditi tõendused ja arvestada SARL-i eriesitus notariaalsuse appordi korral.

Certyneo aitab teid igas etapis, alates dokumentide looomisest nende allkirjastamiseni ja arhiiveerimiseni. Looge oma konto tasuta ja lihtsustage tänapäeval oma SARL-i asutamist.