Töötajate õigused ja tööandja kohustused: õigusnõuete täitmine

Õigusnõuete täitmine tööõiguses on strateegiline küsimus iga ettevõtte jaoks, olenemata selle suurusest. Prantsusmaal kehtestab Töökoodeks tööandjale täpset kohustuste kogumit, mis hõlmab lepingute koostamist, puhkuste haldurit, kutsealase riskide ennetamist ja töötajate isikuandmete kaitset. Nende kohustuste rikkumine exposeerib ettevõtet potentsiaalsetele administratiivsetele, kriminaalsetele ja tsiviilettealustele sanktsioonidele. Kiireneva digitaliseerumise kontekstis tekitavad HR-dokumentide dematerialiseerimine — tööleping, muudatused, ettevõtte kokkulepped — uusi küsimusi õigusliku kehtivuse kohta. See artikkel annab ülevaate tööandja peamiste kohustuste, seotud riskide ja head praktika nõuetest tööõiguse nõuetele vastavuse tagamiseks.

Tööandja põhilised lepingulised kohustused

Tööandja on kohustatud kirjalikult vormistama töösuhet suuremas osa situatsioonidest. See kohustus, mis kunagi oli piiratud määratud aja töölepingutega (CDD), on oluliselt laienenud Euroopa õiguse mõjul.

Töölepingu kohustuslik sisu ja tähtajad

Alates direktiivi (EL) 2019/1152 rakendamisest, mis käsitleb läbipaistvaid ja prognoositavaid töötingimusi, mis on kodifitseeritud Töökoodeksi artiklites L1221-5 ja järgnevates, peab tööandja edastama töötajale seitse kalendripäeva jooksul pärast töölevõtmist kirjaliku dokumendi, mis sisaldab vähemalt:

• Poolte isikutega tutvumine ja töö asukoht

• Ametikoha nimetus, töö kategooria ja töö iseloom

• Töösuhte alguse kuupäev

• Töö kestus (täiskohaga või osaajaga)

• Hüvitis (aluspalga, boonuste ja hüvitiste suurus)

• Aastane puhkuse kestus

• Protseduuri, mida tööandja ja töötaja peavad järgima töösuhte lõpetamise korral

• Kohaldatavad kollektiivlepingud

CDI puhul, kuigi Töökoodeksid ei nõua formaalselt kirjalikku lepingut ennast, on unikaalne informatsioonidokument (DUI) alates 1. augustist 2022 kohustuslik. Selle kohustuse rikkumine exposeerib tööandjat trahvile 750 € ulatuses iga seotud töötaja kohta (4. klassi rikkumine).

Lepingu muudatused ja töölepingu muutused

Iga tööllepingu oluline muutus — hüvitis, töö kestus, töö asukoht, mis toob kaasa geograafilise sektori muutuse — nõuab töötaja kirjalikku ja allkirjastatud nõusolekut. Kassatsiooni kohtu õigusteadus on selles küsimuses järjepidev: ühepoolne muutus olulises elemendis on tõsine rikkumine, mis võib õigustada tööandja kahju arvestu kohta võetud teona (Cass. Soc., 8 oktoober 1987, n°84-41.902 ja järjepidev õigusteadus).

Nende dokumentide dematerialiseerimine HR-ga elektroonilise allkirja lahenduse kaudu võimaldab kiirendada protsesse, samal ajal kui tagab jäljitamise ja vahetuste tõendijõu.

Tervise, turvalisuse ja ohutusennetamise kohustused

Töökoodeksi artikkel L4121-1 kehtestab tööandjale tulemuse turvalisuse kohustuse töötajate suhtes. See kohustus on struktueeritud mitme kohustusliku dokumentimise vahendi ümber.

Kutsealaste riskide hindamise unikaalne dokument (DUERP)

DUERP on kohustuslik kõigile ettevõtetele alates esimesest töötajast vastavalt dekreedile n°2001-1016 5. novembrist 2001, muudetud seadusega n°2021-1018 2. augustist 2021 «Töötervishoiu seadus». Alates 1. juulist 2023 ettevõtetele, millel on rohkem kui 150 töötajat (ja 1. juulist 2024 teistele), peab DUERP olema esitatud spetsiaalsel digitaalsel portaalis, mida haldustavad OPCO.

DUERP peab olema värskendatud:

• Vähemalt korra aastas ettevõtetele 11 töötajaga ja rohkem

• Iga otsuse korral, mis teeb olulisi muudatusi töötingimustesse

• Kui saadakse täiendav informatsioon riskide kohta

Sanktsioon puudumise korral: DUERP puudumine on tööandja väärkäitumine tööõnnetusjuhtumi või kutsealase haiguse korral, mis toob kaasa rendiindeksi suurenemise töötajale (Cass. Soc., 28 veebruar 2002, n°00-11.793).

Turvalisuse koolitamine ja kohustuslikud registrid

Tööandja peab korraldama praktilise ja asjakohase turvalisuskoolituse igale vastlõbutatud töötajale, ametnikahetus või tehnika muudatuse korral (Töökoodeksi artikkel L4141-2). See koolitus peab olema dokumenteeritud koolitusregistris. Lisaks on tööandja kohustatud pidama ajakohaselt:

• Unikaalne personaliregi (artikkel L1221-13)

• Üksused tööõnnetuste registri (ettevõtetele, kellel on luba)

• Turvalisuse register ERP-dele või Töökoodeksiga reguleeritud asutustele

Nende registrite digitaliseerimine on lubatud tingimusel, et nad säilitavad nende terviklikkuse, juurdepääsemise ja olutuminevate võimalkused, mis võimaldavad eIDAS-määrusega nõuetekohased elektrooniline allkiri lahendused.

Tööandja kohustused töö kestuse ja tasu valdkonnas

Töö kestvusega ja palgaga seotud reeglite täitmine on tööinspektsiooni järelevalve prioriteetne ala.

Maksimaalsed kestused ja kohustuslik puhkus

Töökoodeks kehtestab ranged piirangud:

• Maksimaalne päevakestus: 10 tundi (artikkel L3121-18), mis on tõstmisvõimalus 12 tunnini

• Maksimaalne nädalakestus: 48 tundi antud nädalal (artikkel L3121-20) ja 44 tundi keskmiselt 12 järjestikuse nädala jooksul (artikkel L3121-22)

• Iga päev puhkus: vähemalt 11 järjestikust tundi (artikkel L3131-1)

• Nädalapuhkus: vähemalt 35 järjestikust tundi (24h + 11h päevapuhkus)

Päeva sularahaga leping, mida rakendatakse juhtkonna ja teatud autonoomsetele töötajatele, alluvad eritingimustele ja peavad rangelt põhinema kehtival kollektiivlepingul (artikkel L3121-64). Tööandja peab lisaks regulaarselt jälgima maksimaalpäevastöötaja töökoormust, vastasel juhul kutsutakse maksimaalpäeva ajakava opositiivseks.

Palgakviitung ja seotud kohustused

Demateriaalse palgakviitung on nüüdseks normaalne alates määrusest n°2017-1387 22. septembrist 2017: tööandja võib esitada kviitungi elektroonilisel kujul ilma töötaja eelneva nõusolekuta, välja arvatud juhul, kui töötaja vastustavab. Kvitantsi tuleb hoida tööandja poolt 5 aasta jooksul ja panna töötajale kättesaadavaks 50 aastaks või kuni tema 75-aastase veidi isikliku koolituskonti kaudu või muust turvalised digitaalne ruumist.

Palgakviitungi nõuete täitmine hõlmab ka lihtsustatud vormi järgimist, mis on määruse n°2016-190 25. veebruarist 2016 (Tööministeeriumi mudel).

Personali esindamise ja kollektiivläbirääkimistega seotud kohustused

Teatud personalilävi ületamisel on tööandja täiendavate kohustuste suhtes sotsiaalse valitsemisega.

Sotsiaalne ja majanduskomitee (CSE)

Alates Macron määrustest 22. septembrist 2017 (määrus n°2017-1386) peavad kõik vähemalt 11 töötajaga ettevõtted korraldama valimisi Sotsiaalse ja Majandukommitee (CSE) kehtestamiseks. Tööandja peab:

• Korraldama valimised 90 päeva jooksul pärast töötajate teavitamist

• Panema CSE-le kättesaadavaks vajalikud vahendid (ruumi, delegeerimistunnid, eelarve)

• Teavitama ja konsulteerima CSE-ga ettevõtte strateegiliste suundumuste, majandusliku olukorra ja sotsiaalpoliitika osas

CSE kehtestamise või valimiste korraldamise puudumine on takistuse kuritegu, mille karistuseks on 7 500 € trahv juriidilisele isikule (Töökoodeksi artikkel L2317-1).

Kohustuslik ettevõtte läbirääkimine (NOE)

Ettevõtetele, millel on ametiühingute esindajad, on tööandja kohustatud alustama kohustuslikke läbirääkimisi järgmise sagedusega (artiklid L2242-1 ja järgnevad):

• Igal aastal: palga, töö kestuse, väärtuse jagamise ja kutsealase võrdsuse kohta

• Iga kolme aasta järel: tööhõive ja kutsealase teekonna juhtimise (GEPP) kohta ettevõtetele rohkem kui 300 töötajaga

Läbirääkimiste protokollide ja ettevõtte lepingute elektrooniline allkirjastamine, kasutades eIDAS-määrusega nõuetekohast elektroonilise allkirja lahendust, tagab tugevdatud tõendijõu ja lihtsustab protseduuri TéléAccords platvormil.

Töötajate isikuandmete kaitse: GDPR-i integreeritud kohustus

Tööandja, vastutava poole staatuses GDPR-i mõttes (määrus (EL) 2016/679), peab järgima spetsiifiliste kohustuste kogumit töösuhte raames.

HR-i töötlused ja õigusliku aluse olemasolu

Töötajate isikuandmete töötlemised peavad tuginema kehtivale õiguslikule alusele. Töösuhte kontekstis on peamised kasutatud õiguslikud alused:

• Tööllepingu täitmine (GDPR artikkel 6.1.b) palga haldurite, puhkuste, koolituste haldurimiseks

• Õiguslik kohustus (artikkel 6.1.c) DSN-deklaratsiooni, kohustuslike registrite pidamise jaoks

• Seaduslik huvi (artikkel 6.1.f) teatavatele valvemehhanismidele, eeldusel, et on tehtud range tasakaalumine

Tööandja peab töötajaid teavitama neid käsitlevate töötluste olemasolust teabe kaudu, mis on lisatud töölepingule (GDPR artikkel 13). Töötluse tegevuste register (RAT) peab ulatuslikult loetlema HR-i töötlused.

Säilitamise kestused ja õigus kustutamisele

CNIL avaldas sektori viitelauseid, mis täpsustavad HR-andmete jaoks kehtivate säilitamise kestuse. Näiteks:

• Tagastamata kandidaatandmed: 2 aastat maksimum

• Töölepped ja sellega seotud dokumendid: 5 aastat pärast töösuhte lõppu

• Palgakviitungid: 5 aastat (tööandja) ja kättesaadavaks pannes 50 aastat (töötaja)

• Videovalve andmed ettevõttes: 1 kuu üldjuhul

Ettevõtted, kes digitaliseeriavad oma HR-protsesse, peavad neid piiranguid integreerima oma dokumentide juhtimispoliitikasse. Saate teada, kuidas Certyneod AI-ga kontraktgeneraator aitab teil koostada dokumente, mis vastavad kehtivate õiguslike nõuete.

Tööandja nõuetele vastavuse kehtiv õigusliku raamistik tööõiguses

Tööandja nõuetele vastavus tööõiguses on kirjutatud paks õigusliku teksti kogumis, mis artikuleerib riiklikke ja Euroopa õiguse.

Töökoodeks (seadus- ja normatiivosa): fundamentaalne alus, mis reguleerib kõiki üksikuid ja kollektiivseid töösuhteid. Artiklid L1221-1 ja järgnevad reguleerivad töölepingut, samas artiklit L4121-1 kuni L4121-5 määritlevad tööandja turvalisuse kohustused.

Direktiiv (EL) 2019/1152 20. juulist 2019 läbipaistvate ja prognoositavate töötingimuste kohta Euroopa Liidus, rakendatud Prantsusmaal määruse n°2022-1173 25. augustiga 2022: see nõuab unikaalsed teavitusdokument (DUI) andmist seitse päevaga pärast töölevõtmist.

Määrus eIDAS n°910/2014 ja selle järglane eIDAS 2.0 (määrus (EL) 2024/1183): need määratlevad elektroonilise allkirja tasemed (lihtne, täiustatud, kvalifitseeritud) ja nende õiguslik väärtus. Vastavalt eIDAS artiklis 25, toodab kvalifitseeritud elektrooniline allkiri (SEQ) samad õiguslikud tagajärjed kui käskirjutis allkiri kõigis liikmesriikides. Töölepingute jaoks pakub täiustatud elektrooniline allkiri (SEA) piisavat taset järelevalve suuremas enamuses situatsioonides.

Tsiviilkoodeksi artiklid 1366 ja 1367: artikkel 1366 tunnustab elektronilisele kirjale sama tõendijõud kui paberil kirjele tingimusel, et isik on nõuetekohale tuvastatud ja dokument on täidetud ning jäetud tingimused, mis tagavad selle terviklikkuse. Artikkel 1367 täpsustab, et elektrooniline allkiri koosneb usaldusväärsest protsessist, mis tuvastab signatari ja tagab tema seose aktiga.

GDPR n°2016/679 27. aprillist 2016: kohaldatav kõigile töötajate isikuandmete töötlemisele. GDPR-i kohustuste rikkumine exposeerib tööandjat trahvile kuni 4 % aastakahjuarvestusele või 20 miljoni euroni (GDPR artikkel 83). Prantsusmaal on CNIL trahvinud mitut tööandjat GDPR-i kohustuste rikkumise eest HR-vallas.

ETSI standardi EN 319 132 ja EN 319 122: need määratlevad täiustatud elektroonilise allkirja formaadid XAdES ja CAdES, tagades ühilduvuse ja allkirjade pikaajalise säilitsemise.

Seadus n°2021-1018 2. augustist 2021 (Töötervishoiu seadus): tugevdab esmast ennetamise kohustusi, sealhulgas DUERP-i värskendamist ja digitaalset esitamist.

Macron määrused 22. septembrist 2017 (n°2017-1385, n°2017-1386, n°2017-1387, n°2017-1388): sügavuti reformib tööõigust, kehtestades CSE ja paigutades kollektiivnegotsiatsiooni.

Tööandja, kes rikub neid tekste, expose kriminaalsetele (takistuse kuritegu, varjatud töö), tsiviilsetele (lepingute kehtetuks tunnistamine, kahjutasu) ja administratiivsetele sanktsioonidele (DRIEETS-i nõudmine, administratiivne sulgemine). Sertifitseeritud digitaalsete vahendite kasutamine võimaldab neid riske oluliselt vähendada.

Kasutusjuhtud: kuidas ettevõtted turvavad oma nõuetele vastavuse tööõiguses

Kasutusjuht 1: 80 töötajaga teenuste väikeettevõte kiirendab oma lepingute ja muudatuste allkirjastamist

80 töötajat tööampuva teenuste väikeettevõtte IT-sektori täiskohaga töölepingute ja regulaarselt kasutab hooajaliste CDD taastarvutusi, seisavad silmitsi keskmiselt 8 kuni 12 päevase viivitusega töölepingute ja avenantide allkirjaste kogumiseks. Need viivitused exposeerivad ettevõtet mittenõuetekohasuse riskile DUI edastamise seitsepäevase kohustuse osas (direktiiv 2019/1152). Juurutades täiustatud elektroonilise allkirja lahenduse, mis on integreeritud oma SIRH-i, vähendasid väikeettevõte keskmise allkirjastamise viivituse vähem kui 24 tunni jooksul. Õigeaegsel allkirjastatud dokumentide protsent tõusis 61-lt 97%-ni. Säästud printimine-, postiga saatmise ja dokumendihalduse kuludel hinnati umbes 8500€ aastas, mis on positiivne ROI neljandal kasutuskuul.

Kasutusjuht 2: 350 töötajaga tööstuse grupp digitaliseerib oma DUERP ja turvalisuse protokollid

Kolmel tootmiskohal tegutseva ja 350 töötajat töölevõtva tööstuse suurettevõte pidi vastvastama digitaalsele DUERP esitamise kohustusele, mille kehtestas Töötervishoiu seadus 2021. aastal. Mitme koha kordumine ja aastase värskendamise keerukus tekitasid dokumentide ebajärjekindlust ja kõrget riski dokumendi vastunitamatuse osas kontrolli korral. Kogu protsessi digitaliseerimisel — koostöösisulised redigeerimised, CSE liikmete kinnitamine elektrooniline allkirjaga, automaatne esitamine OPCO portaalis — jagas grupp kolmega aastase DUERP-i värskenduse aega (6 nädalat kuni 2 nädalat). Tugevdatud jäljitamine võimaldas näidata nõuetele vastavust tööinspektsiooni ootamatul kontrolli ajal, vältides kahe nädala pikkust nõudmist.

Kasutusjuht 3: Restorani franchise'i võrgustik turvab oma ettevõtte lepingud ja kohustusliku läbirääkimised

Restorani kiirsel franchise'i võrgustik, mis rühmitab ligikaudu 30 asutust, mille võrgustik tööle võtab kokku üle 400 töötaja, pidi korraldama iga aasta kohustusliku läbirääkimise palga ja kutsealase võrdsuse osas. Ametiühingu esindajate ja signataarite geograafiline levikindlus komplitseeris läbirääkimiste protokollide allkirjete kogumist ja ettevõtte lepinguid. Juurutades elektroonilise allkirja lahendus, mis vastab eIDAS-i, voolustas grupp paljude osapoolte allkirjastamise protsessi, vähendades lepingute lõpulemise viivituse keskmiselt 21 päevalt vähem kui 5 päevani. Automaatne esitamine TéléAccordsi, mis on loodud platvormist, kustutati ka protseduuri vigade riskid, mis olid enne rejekteerimiste allikad.

Järeldus

Õigusnõuete täitmine tööõiguses on tööandja jaoks pidev teekond: lepingulised kohustused, ohutusennetamine, töö kestuse haldus, personali esindamine ja andmete kaitse moodustavad nõudva õiguste kogumi, mille rikkumine võib maksta kallimalt sanktsioonides ja sotsiaalses mainekoohus. HR-protsesside digitaliseerimine — eelkõige eIDAS-määrusega nõuetekohane elektrooniline allkiri — on tänapäeval üks tõhusamaid võimendeid, et ühendada kiirus, tõendijõud ja regulatiivne nõuetekohasetus.

Certyneo aitab teil turvata kõik oma HR-dokumendid: tööllepped, avenandid, ettevõtte lepped, DUERP ja palju muud. Tutvuge meie HR-lahendustega või arvutage oma ROI mõne kliki jooksul, et mõõta konkreetset kasumit, mille võite saavutada. Olete valmis tegema midagi? Looge oma konto tasuta ja alustage nõuete kohase allkirjastavamisega täna.