Conservación de documentos firmados electrónicamente

Por qué la conservación es esencial

Una firma electrónica solo tiene valor si la prueba permanece consultable y verificable. Los litigios pueden surgir 5, 8 o 10 años después de la firma. De ahí la importancia del archivado correcto.

Duraciones legales en Francia

• Contratos comerciales: 10 años (artículo L.123-22)

• Contratos de trabajo: 5 años después del término

• Facturas: 10 años (contabilidad), 6 años (fiscal)

• Arrendamientos: duración + 5 años

• Contratos de seguros: 2 a 10 años según tipo

• Actas notariales: 30 años

Conserve el PDF y el rastro de auditoría durante la duración más larga aplicable.

Formatos de archivo

Existen varios formatos PAdES:

• PAdES-B-B: firma simple

• PAdES-B-T: + marca de tiempo calificada

• PAdES-B-LT: + cadena de certificados (verificación sin conexión)

• PAdES-B-LTA: + marcas de tiempo periódicas (validez multi-decenial)

Para documentos de larga duración, privilegie PAdES-B-LTA.

Sistema de Archivado Electrónico (SAE)

Un SAE con valor probatorio garantiza:

• Integridad (resúmenes verificados)

• Autenticidad (firma permanece válida)

• Trazabilidad (registro de consultas)

• Reversibilidad (exportación posible)

La norma francesa NF Z42-013 especifica los requisitos.

Buenas prácticas

• Conserve PDF + rastro de auditoría, nunca uno sin el otro

• Realice copias de seguridad en múltiples ubicaciones (redundancia geográfica)

• Verifique la integridad periódicamente (6-12 meses)

• Documente las duraciones por tipo de documento

• Pruebe la restauración anualmente

Errores frecuentes

• Conservar solo el PDF

• Almacenar en un único soporte

• Usar una nube sin cláusulas de conservación

• Olvidar las duraciones específicas (banca, salud)

• Perder las claves si el archivo está cifrado

Archivado interno vs externalizado

Interno: control total, inversión inicial. Externalizado: a través de la plataforma o un proveedor. Menor costo, descarga operacional, verificar las cláusulas de reversibilidad.

La mayoría de las PyMEs privilegian el archivado externalizado incluido en el plan.

Cómo Certyneo le ayuda

Certyneo incluye un archivado de 10 años en todos los planes. Cada documento se conserva con PDF PAdES-B-T, rastro de auditoría completo, metadatos. Infraestructura replicada en UE (Alemania, IONOS) con versionado. Exporte los archivos en un clic.

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Preguntas frecuentes

¿Se requiere un SAE certificado?

No es obligatorio, pero se recomienda para documentos de alto riesgo. NF Z42-013 aporta una presunción de confiabilidad.

¿Puedo conservar solo el PDF?

Técnicamente sí, pero el rastro de auditoría separado sigue siendo útil.

¿Si mi plataforma desaparece?

Los PDF PAdES permanecen verificables sin conexión. Exporte el rastro de auditoría regularmente.

¿El archivado cuesta caro?

No, muy económico comparado con el papel. La mayoría de las plataformas lo incluyen.

¿Cuándo comienza la duración de 10 años?

Contrato comercial: fin de ejecución. Contrato de trabajo: fin del contrato.

Conclusión

La conservación es el seguro de vida de sus firmas. Elija un archivado largo y sólido, verifíquelo periódicamente.

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