التوقيع الإلكتروني لأمر الشراء

لماذا يتم رقمنة أوامر الشراء

أوامر الشراء هي في قلب عمليات الشراء B2B. جعل توقيعها إلكترونياً يقصر دورة المبيعات، ويتجنب نزاعات التسليم/الفواتير، ويتتبع التزام المشتري.

المستوى الموصى به

التوقيع البسيط (SES) كافٍ لمعظم أوامر الشراء. سريع وسلس، يجسد التزام المشتري.

لأوامر الشراء ذات المبالغ الكبيرة (> 50,000 €) أو في القطاعات المنظمة (الدفاع والصحة)، يفضل استخدام AES.

الإجراء النموذجي

• يقوم الموظف التجاري بإنشاء أمر الشراء من نظام ERP (SAP أو Sage أو Oracle أو Cegid)

• التصدير بصيغة PDF وإرساله إلى المشتري عبر منصة التوقيع

• يوقع المشتري في بضع نقرات

• يتم إدراج أمر الشراء الموقع تلقائياً في نظام ERP الأساسي (الأمر والفواتير)

تكاملات ERP

تتواجه أنظمة ERP الرئيسية مع منصات التوقيع عبر API:

• SAP: موصل أصلي عبر PI/PO أو SAP Ariba

• Sage: API وموصلات Zapier

• Oracle: API REST

• Cegid: المكونات الإضافية المخصصة

بمجرد التكامل، لا يتعين على الموظف التجاري فعل أي شيء يدويا: يتم إرسال أمر الشراء تلقائياً للتوقيع عند قبول العرض.

الفوائد القابلة للقياس

• وقت التوقيع مقسوم على 5 إلى 10

• 0 أمر شراء مفقود (الكل مؤرشف)

• الفواتير يتم تشغيلها بشكل أسرع (نقد موجب للمُصدر)

• نزاعات تجارية أقل

الأخطاء الشائعة

• إرسال أمر شراء بدون شروط بيع في الملحق

• الإشارة إلى أسعار غير صحيحة (أي تصحيح = إعادة إرسال)

• نسيان تضمين شروط التسليم

• استخدام AES لأوامر الشراء الداخلية (مفرط الحجم)

حالة الاستخدام: صناعية B2B

يقوم مصنع معدات صناعية بمعالجة 400 أمر شراء / شهر. المسار الرقمي:

• إنشاء أمر الشراء من SAP

• الإرسال بـ SES إلى المشتري

• متابعة تلقائية في اليوم الثالث

• التوقيع المتوسط في اليوم 1.5

• إدراج أمر SAP تلقائي

الوقت الإداري الموفر: 1.5 ETP تم إعادة نشرها نحو المبيعات.

كيف يساعدك Certyneo

يتكامل Certyneo مع أنظمة ERP الرئيسية (SAP و Sage و Oracle و Cegid) عبر API. تنطلق أوامر الشراء تلقائياً للتوقيع عند قبول العرض. القوالب الخاصة بشروط البيع والمتابعة التلقائية لوحة المعلومات حسب الموظف التجاري.

الأسئلة الشائعة

هل أمر الشراء الموقع يلزم المشتري؟

نعم، كمستند تعاقدي يبدأ الطلب.

هل يمكن إلغاء أمر شراء موقع؟

وفقاً لشروط البيع: عموماً ممكن قبل الشحن وأكثر صعوبة بعده.

هل SES كافية لأمر شراء بقيمة 100,000 €؟

من الناحية التقنية نعم، لكن AES أفضل للإثبات.

كم من الوقت للاحتفاظ بأمر الشراء؟

10 سنوات (مستند تجاري).

هل يمكن ربط أمر الشراء بالتسليم اللامادي؟

نعم، عبر EDI أو تكامل ERP.

الخلاصة

جعل أوامر الشراء موقعة إلكترونياً يسهل عمليات الشراء لديك ويأمن فواتيرك. يجعل التكامل مع ERP العملية غير مرئية تقريباً.

جرب Certyneo لإرسال وتوقيع ومتابعة المستندات الخاصة بك عبر الإنترنت بكل بساطة وسرعة وأمان.