التوقيع على عقد عبر الإنترنت: دليل الاستخدام

لماذا توقع عقودك عبر الإنترنت

التوقيع على عقد عبر الإنترنت يقلل دورة التوقيع من 3-5 أيام إلى بضع ساعات. لا حاجة لطباعة أو مسح ضوئي أو إرسال أو متابعة. كل شيء يتم عبر المتصفح، مع تتبع أفضل من الورق.

الخطوة 1: إعداد المستند

ابدأ من ملف PDF نظيف (يفضل أقل من 10 ميجابايت للأداء). إذا كان عقدك في Word، تقوم المنصة بتحويله إلى PDF تلقائياً.

تحقق قبل الإرسال:

• عدم وجود أخطاء إملائية أو طباعية (لا يمكن التصحيح بعد التوقيع)

• المبالغ والتواريخ صحيحة

• المرفقات الإلزامية مضافة (شهادة الكفاءة للعقد، بيان الحساب البنكي لتفويض التحويل)

الخطوة 2: إضافة الموقّعين

لكل متلقي:

• الاسم الكامل

• عنوان البريد الإلكتروني

• رقم الهاتف المحمول (لكود OTP عبر SMS إذا كان AES)

• الدور (موقّع، نسخة، مراقب)

حدد الترتيب: متوازي (الجميع يوقعون في نفس الوقت) أو متسلسل (كل موقّع بعد السابق).

الخطوة 3: وضع حقول التوقيع

اسحب وأفلت الحقول على ملف PDF:

• حقل "التوقيع" على الصفحة المعنية

• اختياري: حقل "التاريخ"، "النص"، "الختم" على كل صفحة

• ربط كل حقل بموقّع

الخطوة 4: الإرسال والمتابعة

قم بتكوين الخيارات:

• مستوى التوقيع (SES أو AES)

• المتابعات التلقائية (اليوم +3، اليوم +7)

• تاريخ الانتهاء (عادة 15-30 يوماً)

يتم إرسال بريد إلكتروني إلى كل موقّع برابط فريد. من لوحة التحكم الخاصة بك، ترى في الوقت الفعلي: مرسل → مفتوح → موقّع.

الخطوة 5: الأرشفة وإعادة الاستخدام

بعد التوقيع من جميع الموقّعين، يتم إنشاء ملف PDF نهائي تلقائياً يحتوي على:

• تذييل تدقيق مع الوقت والتاريخ

• بصمة تشفيرية

• توقيع بصيغة PAdES

يتم أرشفة المستند لمدة 10 سنوات افتراضياً. يمكنك تصديره في أي وقت أو مشاركته مع طرف ثالث.

أفضل الممارسات

• استخدام القوالب للعقود المتكررة (توفير 80% على الإعداد)

• تفضيل AES للعقود ذات الأهمية العالية (> 5000 يورو)

• إرسال العقد بوضوح (بدون علامة "مسودة")

• المتابعة التلقائية بدلاً من اليدوية

• التواصل الجيد مع الموقّع إذا لم يسبق له التوقيع إلكترونياً

الأخطاء الشائعة

• الإرسال دون المراجعة: أي تصحيح يتطلب إرسالاً جديداً

• إضافة موقّع خاطئ أو بريد إلكتروني خاطئ

• نسيان إضافة المرفقات

• استخدام SES لعقد حرج

• عدم تحديد تاريخ انتهاء (العقد يبقى معلقاً إلى الأبد)

كيف تساعدك Certyneo

تجعل Certyneo إرسال عقد للتوقيع عملية بسيطة وسريعة: سحب وإفلات ملف PDF، وضع الحقول بشكل سهل، الإرسال بـ 2 نقرة، لوحة تحكم في الوقت الفعلي. قوالب قابلة لإعادة الاستخدام، تكاملات CRM، متابعات تلقائية، أرشفة لمدة 10 سنوات.

اكتشف حل التوقيع الإلكتروني Certyneo

الأسئلة الشائعة

كم من الوقت يستغرق إرسال عقد؟

من 2 إلى 5 دقائق لعقد بسيط، أكثر للقوالب المعقدة.

هل يجب على الموقّع إنشاء حساب؟

لا، يضغط على رابط البريد الإلكتروني، يوقّع، وكل شيء انتهى.

ماذا يحدث إذا رفض الموقّع؟

يتم تحديد العقد كـ "مرفوض". يمكنك تعديله وإعادة إرساله، أو التخلي عنه.

هل يمكن التوقيع على الهاتف المحمول؟

نعم، جميع المنصات الحديثة تسمح بذلك.

هل العقد الموقّع هو نفس ملف PDF المرسل؟

نفس المحتوى، بالإضافة إلى تذييل تدقيق وبصمة تشفيرية.

الخلاصة

يتم التوقيع على عقد عبر الإنترنت في 5 خطوات بسيطة. بمجرد تثبيت سير العمل، لن تكون دوراتك التجارية والإدارية كما كانت.

جرب Certyneo لإرسال وتوقيع ومتابعة مستنداتك عبر الإنترنت بكل بساطة وسرعة وأمان.