كيفية إرسال مستند للتوقيع

الإجراء في 5 خطوات

إرسال مستند للتوقيع الإلكتروني يستغرق أقل من 5 دقائق. إليك العملية خطوة بخطوة.

1. تحضير المستند

• التصدير كملف PDF (موصى به)

• التحقق من قابلية القراءة على الهاتف المحمول (80% من الموقعين يوقعون على الهاتف المحمول)

• مراجعة للقضاء على الأخطاء الإملائية والأخطاء

• إرفاق المرفقات الإلزامية إذا لزم الأمر

2. إنشاء ظرف

على منصة التوقيع الخاصة بك:

• مستند جديد → تحميل ملف PDF

• تسمية الظرف (موضوع المستند + الموقع)

3. إضافة الموقعين

لكل موقع:

• الاسم الكامل

• البريد الإلكتروني

• رقم الهاتف (لـ OTP SMS إذا كان AES)

• الدور (موقع، معتمد، نسخة)

حدد الترتيب: متوازي (الجميع في نفس الوقت) أو متسلسل.

4. وضع الحقول

انقل على ملف PDF:

• حقل التوقيع (إلزامي)

• حقول اختيارية: التاريخ والاسم والنص الحر والمربع الاختياري والتوقيع على كل صفحة

ربط كل حقل بالموقع الصحيح (ألوان مختلفة).

5. الإعدادات والإرسال

خيارات للتكوين:

• مستوى التوقيع: SES أو AES

• تاريخ الانتهاء (عادة 15-30 يوماً)

• التذكيرات التلقائية (يوم 3 + و يوم 7 +)

• الرسائل المخصصة

انقر على "إرسال". يتلقى الموقعون بريدهم الإلكتروني على الفور.

متابعة المستند

من لوحة معلومات الخاص بك، تابع في الوقت الفعلي:

• مرسل → مفتوح → موقع

• الإخطارات (البريد الإلكتروني والبريد الإلكتروني أو Teams)

• التذكير اليدوي ممكن

أفضل الممارسات

• اختبر دائماً مع زميل قبل إرسال مهم

• خطط قناة اتصال للموقعين المبتدئين

• أرشفة المستند الموقع بشكل منهجي

• تجنب الإرسال يوم الجمعة مساءً أو نهاية الأسبوع

الأخطاء الشائعة

• بريد إلكتروني خاطئ (خطأ إملائي أو عنوان قديم)

• نسيان إضافة موقع

• عدم وضع حقل التوقيع

• ملف ثقيل جداً (> 10 MB → بطء على الهاتف المحمول)

• الإرسال دون مراجعة

حالة عملية: المبيعات

يرسل مندوب مبيعات 20 عرض سعر أسبوعياً. الروتين:

• التوليد من HubSpot (العرض + الشروط العامة)

• الإرسال التلقائي في SES عبر التكامل

• التذكيرات يوم 2+ و يوم 5+

• إخطارات Slack في الوقت الفعلي

• تحديث CRM عند التوقيع

الوقت البشري: 0 دقيقة لكل إرسال.

كيف يساعدك Certyneo

Certyneo يجعل إرسال مستند للتوقيع سريعاً وموثوقاً: واجهة سحب وإفلات بديهية وقوالب للمستندات المتكررة وتكاملات CRM والمتابعة في الوقت الفعلي والتذكيرات التلقائية. كل شيء في أقل من 3 دقائق.

اكتشف حل التوقيع الإلكتروني Certyneo

الأسئلة الشائعة

كم من الوقت يستغرق الإرسال؟

دقيقتان إلى 5 دقائق لمستند بسيط.

هل يمكن إرسال نفس المستند إلى عدة موقعين؟

نعم، الكل في نفس الظرف، ترتيب متوازي أو متسلسل.

هل يجب إبلاغ الموقع مسبقاً؟

ليس إلزامياً، لكن موصى به للموقعين المبتدئين.

هل يمكن إلغاء الإرسال؟

نعم، قبل التوقيع. بعد، لا.

هل يمكن للموقع التحويل إلى شخص آخر؟

حسب التكوين. بشكل افتراضي، لا.

الخلاصة

إرسال مستند للتوقيع هو إجراء بسيط أصبح يومياً. بمجرد تثبيت الروتين، تتحول دورات العقود الخاصة بك.

جرب Certyneo لإرسال والتوقيع والمتابعة على مستنداتك عبر الإنترنت بكل بساطة وسرعة وأمان.