採購單的電子簽名

為什麼要實現採購單的數字化

採購單（BC）是B2B採購流程的核心。讓其進行電子簽署可縮短商業周期，避免交貨/開票糾紛，並記錄買方承諾。

建議級別

簡單簽名（SES）足以滿足大多數採購單的需求。快速、無摩擦，能夠體現買方的承諾。

對於高金額採購單（> 50,000 €）或受監管行業（國防、醫療），建議採用 AES。

典型程序

• 銷售人員從ERP（SAP、Sage、Oracle、Cegid）生成採購單

• 導出為PDF並通過簽名平台發送給買方

• 買方點擊幾下即可簽署

• 已簽署的採購單自動輸入ERP核心系統（訂單、開票）

ERP集成

主要ERP通過API與簽名平台進行對接：

• SAP：通過PI/PO或SAP Ariba的原生連接器

• Sage：API和Zapier連接器

• Oracle：REST API

• Cegid：專用插件

一旦集成完成，銷售人員無需手動操作：當報價被接受時，採購單會自動發送到簽名流程。

可衡量的收益

• 簽署時間縮短5至10倍

• 零丟失採購單（全部存檔）

• 更快地觸發開票（發起方現金流為正）

• 商業糾紛減少

常見錯誤

• 發送不附帶條款和條件的採購單

• 提及錯誤的價格（任何修改 = 重新發送）

• 忘記包含交貨條件

• 將AES用於內部採購單（過度配置）

用例：B2B工業製造

一家工業設備製造商每月處理400份採購單。數字化流程：

• 從SAP生成採購單

• 以SES方式發送給買方客戶

• 在第3天自動跟進

• 平均簽署時間為第1.5天

• 自動輸入SAP訂單

節省的行政時間：1.5個FTE重新部署到銷售部門。

Certyneo如何幫助您

Certyneo通過API與主要ERP（SAP、Sage、Oracle、Cegid）集成。當報價被接受時，採購單會自動進入簽名流程。條款和條件模板、自動跟進、按銷售人員的儀表板。

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常見問題

已簽署的採購單是否對買方有約束力？

是的，作為啟動訂單的合同文件。

可以取消已簽署的採購單嗎？

根據條款和條件：通常在發貨前可以，發貨後更困難。

SES是否足以用於100,000歐元的採購單？

技術上是的，但AES更適合於證明。

採購單需要保留多長時間？

10年（商業文件）。

可以將採購單與無紙交貨關聯起來嗎？

是的，通過EDI或ERP集成。

結論

讓採購單進行電子簽署可以順暢您的採購流程並保護您的開票安全。ERP集成使該流程幾乎不可見。

嘗試Certyneo以在線發送、簽署和跟踪您的文件，簡單、快速且安全。