在線簽署合約：操作指南

為什麼要在線簽署合約

在線簽署合約可將簽署週期從3-5天縮短至數小時。無需列印、掃描、郵寄、催促。一切都在瀏覽器中進行，追蹤能力遠優於紙張。

第1步：準備文件

從乾淨的PDF開始（理想情況下< 10 MB以確保效能）。如果合約是Word格式，平台會自動將其轉換為PDF。

發送前驗證：

• 沒有錯誤或拼寫錯誤（簽署後無法更正）

• 金額和日期準確

• 必要的附件已附加（租賃合約的能源證明、SEPA授權的銀行帳號）

第2步：新增簽署人

針對每位收件人：

• 全名

• 電子郵件地址

• 行動電話（如使用AES則用於OTP簡訊）

• 角色（簽署人、抄送、副本）

定義順序：平行（所有人同時簽署）或依序（每個簽署人按先後順序）。

第3步：放置簽署欄位

將欄位拖放至PDF上：

• 在相關頁面上放置「簽署」欄位

• 可選：在每一頁上放置「日期」、「文字」、「縮寫簽名」欄位

• 將每個欄位與簽署人相關聯

第4步：發送並跟蹤

設定選項：

• 簽署級別（SES或AES）

• 自動催促（第3天、第7天）

• 過期日期（通常15-30天）

系統會向每位簽署人發送帶有唯一連結的電子郵件。從您的儀表板，您可以實時查看：已發送→已開啟→已簽署。

第5步：存檔並重複使用

所有簽署人簽署後，系統自動生成最終PDF，包含：

• 加蓋時間戳的稽核尾註

• 密碼雜湊

• PAdES格式簽署

文件預設存檔10年。您可隨時匯出或與第三方分享。

最佳實踐

• 為重複性合約使用範本（準備時間節省80%）

• 對於高風險合約優先選擇AES（> 5,000 €）

• 以明確的方式發送合約（不標記為「草稿」）

• 自動催促而不是手動催促

• 若簽署人從未進行電子簽署，應充分溝通

常見錯誤

• 未審閱即發送：任何更正都需要重新發送

• 新增錯誤的簽署人或電子郵件

• 遺漏附件

• 對關鍵合約使用SES

• 未設定過期日期（合約無限期延伸）

Certyneo如何協助您

Certyneo使合約簽署的發送變得簡單快速：拖放PDF、直覺式欄位放置、2次點擊即可發送、實時儀表板。可重複使用的範本、CRM整合、自動催促、10年存檔。

探索Certyneo電子簽署解決方案

常見問題

發送合約需要多長時間？

簡單合約需2-5分鐘，複雜範本需要更長時間。

簽署人是否需要建立帳戶？

不需要，簽署人點擊電子郵件連結、簽署即完成。

簽署人拒絕簽署會發生什麼？

合約被標記為「已拒絕」。您可以修改並重新發送，或放棄。

可以在行動設備上簽署嗎？

可以，所有現代平台都支援。

簽署後的合約是否與發送的PDF相同？

內容相同，但新增稽核尾註和密碼雜湊。

結論

在線簽署合約透過5個簡單步驟完成。一旦工作流程建立，您的商業和行政週期將永遠不會相同。

嘗試Certyneo，簡單、快速且安全地在線發送、簽署和跟蹤您的文件。