如何發送文件進行簽署

5個步驟的程序

以電子方式發送文件進行簽署耗時不到5分鐘。以下是逐步流程。

1. 準備文件

• 導出為PDF（推薦）

• 驗證移動設備可讀性（80%的簽署人在移動設備上簽署）

• 仔細檢查以消除拼寫錯誤和錯誤

• 如需要，附加必要的附件

2. 創建信封

在您的簽署平台上：

• 新文件 → 上傳PDF

• 命名信封（文件主題+簽署人）

3. 添加簽署人

對於每個簽署人：

• 全名

• 電子郵件

• 電話（如果使用AES，則用於OTP短信）

• 角色（簽署人、批准人、抄送）

定義順序：並行（同時）或順序。

4. 放置字段

在PDF上拖動：

• 簽署字段（必需）

• 可選字段：日期、名稱、自由文本、複選框、每頁簽名

將每個字段與正確的簽署人關聯（不同顏色）。

5. 配置並發送

要配置的選項：

• 簽署級別：SES或AES

• 過期日期（通常15-30天）

• 自動提醒（第3天、第7天）

• 個性化消息

點擊「發送」。簽署人立即收到他們的電子郵件。

跟進文件

從您的儀表板上，實時跟進：

• 已發送 → 已打開 → 已簽署

• 通知（電子郵件、Slack、Teams）

• 可能進行手動提醒

最佳實踐

• 在重要發送前始終與同事測試

• 為新手簽署人預留聯繫渠道

• 系統地存檔已簽署文件

• 避免在週五晚上或週末發送

常見錯誤

• 錯誤的電子郵件（拼寫錯誤或舊地址）

• 忘記添加簽署人

• 未放置簽署字段

• 文件過大（> 10 MB → 移動設備上緩慢）

• 未經審查就發送

具體案例：銷售人員

銷售人員每週發送20份報價。流程：

• 從HubSpot生成（報價+條款和條件）

• 通過集成以SES方式自動發送

• 第2天和第5天提醒

• 實時Slack通知

• 簽署時更新CRM

人工時間：每次發送0分鐘。

Certyneo如何幫助您

Certyneo使發送簽署文件快速且可靠：直觀的拖放界面、用於定期文件的模板、CRM集成、實時跟進、自動提醒。全部不到3分鐘。

發現Certyneo電子簽署解決方案

常見問題

發送需要多長時間？

對於簡單文件，需要2-5分鐘。

可以向多個簽署人發送同一文件嗎？

可以，都在同一信封中，並行或順序順序。

是否需要提前通知簽署人？

非強制性，但對於新手簽署人建議這樣做。

可以取消發送嗎？

可以，在簽署前。之後不行。

簽署人可以轉移給他人嗎？

取決於配置。默認情況下，不可以。

結論

發送文件進行簽署是一個已成為日常工作的簡單操作。一旦例行流程建立起來，您的合同週期就會得到改變。

嘗試Certyneo以簡單、快速和安全的方式在線發送、簽署和跟進您的文件。