如何存檔電子簽署文件

為什麼要正確存檔

電子簽署文件只有在整個法定期限內保持可查閱和可驗證的狀態，才具有價值——有時長達 10 年、20 年，甚至 30 年。草率的存檔 = 訴訟時證據被削弱。

需要遵守的期限

• 商業合同：10 年（商業法典）

• 勞動合同：終止後 5 年

• 發票：10 年（會計）、6 年（稅務）

• 租賃：期限 + 5 年

• 公證文件：30 年

• 保險：2 至 10 年（視類型而定）

在適用的最長期限內保存簽署的 PDF 和審計跟蹤。

存檔格式

• PAdES-B-B：基本版本，簡單簽署

• PAdES-B-T：+ 合格時間戳

• PAdES-B-LT：+ 證書鏈

• PAdES-B-LTA：+ 定期時間戳（多十年期）

針對長期存檔，優先選擇 PAdES-B-LTA。

3 種存檔選項

1. 外部存檔（平臺）

簽署平臺在 X 年內保存您的文件。包含在大多數方案中。

優點：無需努力、符合 eIDAS 規範 缺點：對服務提供商的依賴、可逆性需驗證

2. 內部存檔

您的文件保存在您自己的伺服器或專用電子檔案管理系統上。

優點：完全控制 缺點：成本、需要內部專業知識

3. 具有證明價值的電子檔案管理系統

經 NF Z42-013 認證的電子檔案管理系統。最高級別的合規性。

優點：法律可靠性的推定 缺點：成本高、對中小企業過度配置

最佳做法

• 保存 PDF + 審計跟蹤，不能只保存其中之一

• 冗餘：多站點、多介質

• 定期驗證：每 6-12 個月確認文件仍可讀

• 文件：書面程序

• 年度恢復測試

常見錯誤

• 只保存 PDF，沒有審計跟蹤

• 存儲在單個介質上（內部硬碟）

• 使用沒有保留條款的雲服務

• 忽略某些行業的具體期限

• 不測試恢復

檔案遷移

如果您更換簽署服務提供商：

• 導出所有簽署文件 + 審計跟蹤

• 導入到新系統或專用電子檔案管理系統

• 驗證完整性（SHA-256 哈希值）

• 暫時保持對舊系統的訪問

具體案例：更換服務提供商的中小企業

50 名員工的中小企業，5 年內累計簽署 3000 份文件。遷移：

• 通過 API 自動導出

• 導入新服務提供商 + 外部電子檔案管理系統備份

• 通過樣本驗證（50 份文件檢查）

• 3 個月後終止舊服務提供商關係

總耗時：4 週。零損失。

Certyneo 如何幫助您

Certyneo 在所有方案中包含 10 年存檔，具有歐盟地理冗餘、版本控制和隨時完整導出（完全可逆性）。默認 PAdES-B-T 格式，關鍵文件可選 PAdES-B-LTA。

發現 Certyneo 電子簽署解決方案

常見問題

我需要打印簽署的文件嗎？

不需要，沒必要且適得其反（喪失證明價值）。

標準雲服務（Google Drive、Dropbox）是否足夠？

PDF 可以，但對證明價值不夠。優先選擇專用存檔。

如果我的簽署平臺關閉了怎麼辦？

PAdES PDF 仍可離線驗證。定期導出審計跟蹤。

我需要加密檔案嗎？

對於敏感文件建議加密。注意長期保存密鑰。

10 年期限從何時開始計算？

商業合同：執行終止時。勞動合同：合同終止時。

結論

良好的存檔是您電子簽署的保險政策。根據您的需求選擇合適的方案（大多數中小企業選擇外部存檔，關鍵案例選擇 NF Z42-013 電子檔案管理系統），定期測試。

嘗試 Certyneo 簡單、快速且安全地在線發送、簽署和跟蹤您的文件。