Optimāls nolīgšanas process: no meklēšanas līdz darbinieka pieņemšanai

Personāla atlase ir stratēģisks jautājums jebkurai organizācijai: saskaņā ar LinkedIn Talent Trends 2024 pētījumu, vidējā neveiksmīgas atlases izmaksas pārsniedz 30 000 EUR vadības pozīcijai Francijā. Tomēr daudzi uzņēmumi joprojām pārvalda savus nolīgšanas procesus sadrumstalotu veidā, izmantojot dažādus rīkus, pārmērīgus aizkavējumus un pasliktinātu kandidāta pieredzi. Optimāls nolīgšanas process — no nepieciešamības definēšanas līdz darba līguma parakstīšanai — šodien ir diferenciējošs faktors, lai piesaistītu labākos darbiniekus ļoti konkurences piesātinātajā darba tirgū. Šajā rakstā mēs detalizēti aprakstām katru galveno posmi, nepieciešamos rīkus, juridiskās labās prakses un to, kā dematerializācija — īpaši, izmantojot elektroniskā parakstīšana — pārvērš pēdējo nolīgšanas posmu.

1. Precīzi definēt nepieciešamību un izveidot darba vietas aprakstu

Pirms jebkura darba piedāvājuma publicēšanas, nepieciešamības analīzes fāze nosaka visu procesa kvalitāti. Šajā posmā tiek izlemts liels daļa nolīgšanas efektivitātes.

Analizēt darba vietu un nepieciešamās kompetences

Efektīvs darba vietas apraksts neaprobežojas tikai ar uzdevumu sarakstu: tas jāapraksta paredzētie rezultāti, vadības konteksts, tehniskās kompetences (hard skills) un uzvedības kompetences (soft skills), kā arī darbības apstākļi (attālinātais darbs, ceļojumi, neparastie darba laiki). ROME metode (Répertoire Opérationnel des Métiers et des Emplois) no Francijas Darba servisa ir noderīga atsauce darba apraksta strukturēšanai un atbilstošu darba pozīciju nosaukumu noteikšanai meklēšanai.

Definēt ideālo kandidātu profilu un atlases kritērijus

Kandidāta novērtēšanas sistēmas iepriekšēja definēšana — izglītības, pieredzes, tehnisko kompetenču, ģeogrāfiskās mobilitātes kritēriju svērtā nozīmība — ļauj objektificēt atlases lēmumus un samazināt bezapzinīgus aizspriedumus, saskaņā ar Francijas likuma Nr. 2008-496 no 2008. gada 27. maija principiem par cīņu pret diskrimināciju nodarbinātībā. Ieteicams šos kritērijus formalizēt rakstiski pirms pozīcijas atvēršanas, lai būtu saskaņa, ar kuru var iebilst apstrīdēšanas gadījumā.

Novērtēt budžetu un mērķa laiku līdz nolīgšanai

Vidējais laiks līdz nolīgšanai Francijā ir 36 dienas ne-vadības pozīcijām un pārsniedz 55 dienas vadības profiļiem, saskaņā ar APEC 2024. gada datiem. Aizkaves mērķa definēšana no sākuma ļauj mobilizēt atbilstīgos resursus — iekšējais personāla atlases speciālists, ārējā konsultāciju firma, darba birža budžets — un brīdināt ieinteresētās puses par aizkavēšanu.

2. Meklēšana un izplatīšana: sasniegt pareizos kandidātus

Meklēšanas stratēģija ir jūsu piedāvājuma redzamības dzinējs. Neatbilstīgs kanāls ģenerē apjomu bez kvalitātes; pārāk ierobežots mērķis liedz uzņēmumam potenciālos kandidātus.

Izvēlēties pareizos izplatīšanas kanālus

Vispārējie darba biržu portāli (Indeed, Welcome to the Jungle, APEC vadības pozīcijām) nodrošina plašu izpausmi. Profesionālie tīkli, it īpaši LinkedIn, ļauj precīzi mērķēt pēc nozares, pieredzes līmeņa un atrašanās vietas. Iekšējā rekomendācija statistiski ģenerē vairāk iesaistītus kandidātus un samazina laiku līdz nolīgšanai par 20-30 procenti, saskaņā ar Cornerstone OnDemand personāldarbinieku etalontestiem. Beidzot, spontānās pieteikšanās, kas apstrādātas caur ATS (Applicant Tracking System), veido nozīmīgu krājumu.

Uzrakstīt produktīvu darba piedāvājumu

Darba piedāvājums, kas optimizēts meklēšanas dzinējiem, ietver precīzu pozīcijas nosaukumu (atbilstošu kandidātu meklēšanai), sintētisku aprakstu ievadā, atalgojuma elementus (obligāti kopš Darba tirgus likuma no 2022. gada 21. decembra noteiktiem profiļiem), diferencējošos priekšrocības un vienkāršotu pieteikšanās procesu. Piedāvājumi, kuros minēta algas diapazons, vidēji reģistrē 35 procentu vairāk pieteikumu, saskaņā ar LinkedIn.

Izmantot iekšējās rezerves un mobilitāti

Pirms nolīgšanas eksternalizēšanas, iekšējā krājuma pārbaude (šķērstransversālā mobilitate, paaugstināšanas) stiprina iesaistītību un samazina izmaksas. Moderni SIRH ļauj kartēt pieejamās kompetences un automātiski identificēt darbiniekus, kas ir piemēroti pozīcijas maiņai.

3. Priekšatlase, intervijas un kandidātu novērtēšana

Atlases fāze koncentrē personāla atlases speciālista pievienoto vērtību. Tai jāsaskaņo novērtēšanas stingums, izpildes ātrums un kandidāta pieredzes kvalitāte.

Kārtot pieteikumus ar ATS

ATS (Workday Recruiting, Lever, Greenhouse, Flatchr franču uzņēmumiem) automatizē sākotnējo kārtošanu, centralizē apmaiņu un ļauj sadarbības sekošanu. Automatizēto filtru izmantošana jāpaliek pārredzama un nediskriminējoša; CNIL atgādina, ka jebkura automāta apstrāde pieteikumiem jārespektē VDAR (Nr. 2016/679) 22. panta noteikumi par pilnīgi automatizētiem lēmumiem.

Strukturēt intervijas, lai objektificētu novērtēšanu

Strukturēta intervija — standartizēti uzvedības jautājumi, kopīga novērtēšanas skala novērtētāju starpā — ir 2 reizes prognozējošāka par nākotnes sniegumu nekā nestrukturēta intervija, saskaņā ar Schmidt & Hunter metaanalizēm (1998, pārskatīta 2016). Situāciju testi (assessment centri, gadījumu analīzes, tehniskos testus) noderīgi papildina operacionālo kompetenču novērtēšanu.

Pārvaldīt komunikāciju un kandidāta pieredzi

Saskaņā ar Cadremploi 2023. gada aptauju, 62 procenti kandidātu negatīvi vērtē uzņēmumu, kas neatbild pēc intervijas. Automatizēt saņemšanas apstiprinājumus, virzības paziņojumus un personalizētus noraidījuma atsauksmes ir kļuvusi par gaidītu standartu. Šī uzmanība kandidāta pieredzei tiešo ietekmi uz darbadevēja marku un spēju piesaistīt nākamos talantus.

4. Nolīgšanas piedāvājums, sarunu vešana un nolīgumu slēgšana

Pēdējais posms — bieži par maz novērtēts tā ietekmes uz kopējo laiku — ir nolīgumu slēgšanas fāze. Šeit koncentrējas juridiskie riski un digitalizācijas iespējas.

Formulēt un pārsūtīt nolīgšanas piedāvājumu

Nolīgšanas piedāvājums (vai vienpusēja līguma solīšana Civilkodeksa 1124. panta nozīmē) saistem darbadevēju juridiskos aspektus uzreiz pēc kandidāta pieņemšanas. Tam jāprecizē pozīcija, atalgojums, darbības uzsākšanas datums un īpašie apstākļi. Kopš Kasācijas tiesas nolēmuma no 2017. gada 21. septembra, atšķirība starp nolīgšanas solīšanu un vienkāršu piedāvājumu ir skaidra: ciets un precīzs piedāvājums, ko pieņem kandidāts, ir līgums.

Algas sarunu vešana un nodarbinātības apstākļi

Sarunu vešana attiecas uz fiksēto un mainīgo atalgojumu, naturālos ieguvumus (transportlīdzeklis, attālinātais darbs, darbinieku uzkrājumi), mēģinājuma periodu un īpašas klauzulas (konkurences aizliegumi, konfidencialitāte). Likumiskais mēģinājuma perioda ilgums ir regulēts Darba kodeksa 1221-19 līdz 1221-26 panti: 2 mēneši darbniekiem/darbniekiem, 3 mēneši vadības amatniekiem/tehniķiem, 4 mēneši vadības darbiniekiem, ar iespēju vienreiz atjaunot.

Dematerializēt darba līguma parakstīšanu

Darba līguma elektroniskā parakstīšana ir juridiskais derīga kopš Ordonnance Nr. 2016-131 no 2016. gada 10. februāra, kas pārveidoja Civilkodeksu. Tā samazina laiku līdz parakstīšanai no 5-7 darba dienām (pasta kavējums + atgādinājumi) uz vidēji mazāk nekā 24 stundām. Personāldarbinieku vadītājiem, kuri pārvalda lielu līgumu apjomu, eIDAS saskanīgas risinājuma, piemēram, Certyneo, izmantošana ļauj ģenerēt, sūtīt un arhivēt līgumus droši. Uzziniet, kā elektroniskā parakstīšana integrējas jūsu esošajā personāldarbinieku procesā.

5. Integrācija (onboarding) un nolīgšanas procesa veiktspējas mērīšana

Optimāls nolīgšanas process neapstājas pie līguma parakstīšanas. Onboarding nosaka jaunā darbinieka saglabāšanu un produktivitāti.

Iepriekš sagatavoties (preboarding)

Preboarding — darbības veiktas starp līguma parakstīšanu un pirmo dienu — ievērojami samazina no-show līmeni (aprēķināts 10-15 procenti nolīgušanu, saskaņā ar Pôle Emploi 2023. gada datiem). Sūtīt administratīvos dokumentus elektroniskā parakstīšanai (līgums, iekšējā reglaments, konfidencialitātes politika, DUERP, ja piemērojams), konfigurēt IT piekļuvi un dalīties digitālo pasvītrošanas bukletī izveido konkrētu saikni pirms fiziskas ierašanās. Izmantojiet mūsu dokumentu veidnes, lai standartizētu jūsu personāldarbinieku dokumentus.

Strukturēt pirmos 90 dienas

90 dienu integrācijas plāns (30-60-90 dienu plāns) nosaka progresīvus mērķus, identificē galvenos kontaktpersonas un organizē nepieciešamās mācības. Uzņēmumi ar formalizētu onboarding programmu parāda 50 procentu augstāku saglabāšanas līmeni 1 gada laikā, saskaņā ar Brandon Hall Group konsultāciju firmu (2022).

Mērīt un optimizēt nolīgšanas procesu

Galvenie KPI, kas jāseko, ietver: laiku līdz nolīgšanai (avots → piedāvājuma pieņemšana), izmaksas uz nolīgumu (kopējās izmaksas / nolīgumuņu skaits), nolīguma kvalitāti (veiktspēja novērtēta 6 mēnešos), piedāvājuma pieņemšanas likmi un kandidāta apmierinātības līmeni (NPS atlase). Šie rādītāji ļauj identificēt šaurās vietas un piešķirt resursus vietām, kur ietekme ir maksimāla. Aprēķiniet jūsu personāldarbinieku digitalizācijas investīciju atdevi ar mūsu rīku.

Juridiskais regulējums, kas piemērojams nolīgšanas procesam

Nolīgšanas process un darba līguma slēgšana ir ietilpīga juridiskā regulējuma ietvaros, kas nosaka katra posma aktīvitāšu derīgumu.

Darba kodekss: 1221-1 panta un turpmākie pantu regulē darba līguma veidošanu (forma, mēģinājuma perioda ilgums, obligātās klauzulas). 1132-1 pants nosaka vispārēju principu par diskriminācijas aizliegumu nolīgšanā (23 aizsargāti kritēriji), kas pastiprinājis likumā Nr. 2008-496 no 2008. gada 27. maija. Kopš likuma Nr. 2022-1598 no 2022. gada 21. decembra, dazi darba piedāvājumi jāmin atalgojums vai tā diapazons.

Civilkodekss: 1124. pants definē vienpusēju līguma solīšanu, kamēr 1366. un 1367. pants nodrošina elektroniskajai parakstei tādu pašu pierādīšanas spēku kā aiz rokas rakstītam parakstam, ar nosacījumu, ka garantē parakstītāja identitāti un dokumenta integritāti. Ordonnance Nr. 2016-131 no 2016. gada 10. februāra modernizēja šos noteikumus, integrējot ciparu pierādījumu tiesības.

Regulējums eIDAS Nr. 910/2014: Šis Eiropas regulējums noškir trīs elektroniskās parakstīšanas līmeņus — vienkāršs (SES), paplašināts (AES) un kvalificēts (QES). Darba līgumiem ar nenoteiktu termiņu (CDI) vai noteiktu termiņu (CDD), parasti ieteicams paplašināts elektroniskā paraksta līmenis, lai nodrošinātu pietiekamu pierādījumu līmeni. Kvalificētā parakstīšana, kas atbilst ETSI EN 319 132 un EN 319 102-1 standartiem, nodrošina spēcīgāko juridisko prezumpciju.

VDAR Nr. 2016/679: Kandidātu personas datu apstrāde pakļauta VDAR no CV saņemšanas. Juridiskā bāze ir darbadevēja likumīga interese (6.1.f pants) aktīvu kandidatūru vadībai un skaidrs piekrišana rezervē. Noraidīto kandidātu datu glabāšanas periods nevar pārsniegt 2 gadus pēc pēdējā aktīvā kontakta, saskaņā ar CNIL ieteikumiem (lēmums Nr. 2022-118). Kandidātiem ir tiesības uz piekļuvi, labojumam un dzēšanai.

NIS2 direktīva (2022/2555/EK): Uzņēmumiem, kas darbojas kritiskajās nozarēs (veselības aprūpe, enerģija, finanses, ciparu infrastruktūra), personāldarbinieku procesiem, kas saistīti ar piekļuvi jutīgām sistēmām, jāintegrē pastiprinātas drošības prasības, īpaši attiecībā uz autentifikāciju un konfidenciālu dokumentu parakstīšanas izsekojamību.

Elektroniskā arhivēšana: Elektroniskā parakstīšanā noslēgto darba līgumu glabāšanai jāatbilst NF Z 42-013 standartu prasībām tiesneša pierādījuma arhivēšanai, garantējot dokumentu integritāti, lasāmību un pieejamību noteiktajā glabāšanas perioda (5 gadi pēc līguma beigām grāmatvedības dokumentiem, nenoteikts ilgums līgumiem paši, iespējamu strīdu gadījumā).

Lietošanas scenāriji: nolīgšanas procesa digitalizācija praksē

1. scenārijs: Ātri augošs mazs un vidējs uzņēmums samazina laiku līdz nolīgšanai par 40 procentiem

Mazs un vidējs uzņēmums ciparu pakalpojumu nozarē ar apmēram simts darbinieku gadā nolīgva 30-40 darbiniekus. Līguma slēgšanas fāze vidēji prasīja 8 darba dienas: kuriera pārsūtīšana divreizējā kopijā, atgriešanas gaidīšana, parakstīto dokumentu skenēšana, manuāla arhivēšana. Integrējot eIDAS saskanīgu elektroniskā paraksta risinājumu savā esošajā ATS, šis uzņēmums parakstīšanas laiku samazināja uz vidēji mazāk nekā 18 stundām. No-show līmenis starp parakstīšanu un darbības uzsākšanu samazinājās no 12 procenti uz 4 procentiem, pateicoties automātiskai preboarding plūsmas aktivizēšanai (RH piekļuve, pasvītrošanas bukletu, administratīvās formas) uzreiz pēc parakstīšanas. Aprēķinātais administratīvo izmaksu ietaupījums ir aptuveni 15 000 EUR gadā, bez skaitīšanas nolīgumuņu atcelšanu samazinājuma.

2. scenārijs: Slimnīcu grupu drošības kontraki dīvainajiem medicīnas darbiniekam

Sabiedriskā slimnīcu grupa ar aptuveni 1 200 gultņiem katra mēneša laikā vadīja desmitiem pagaidu medicīnisko un paramedicīnisko darbinieku līgumus ar ļoti īsiem termiņiem (dažkārt 48 stundas starp piedāvājumu un darbības uzsākšanu). Līgumi iepriekš tika parakstīti papīra versijā pirmajā apmeklējumā pakalpojumā, ģenerējot biežas administratīvās neprecizitātes un juridiskus riskus darba negadījuma gadījumā pirms parakstīšanas. Izvēršanas procesu ar kvalificētu elektroniskā paraksta parakstīšanu šiem profiļiem, grupa droši noslēdza 100 procentus līgumus pirms faktiskās darbības uzsākšanas, likvidējot regulatīvās neprecizitātes un samazinot līgumu administratīvo apstrādi par 65 procentiem.

3. scenārijs: Konsultāciju firma standartizē starptautiskos nolīgšanas piedāvājumus

Stratēģijas konsultāciju firma ar 250 darbinieku un darbošanos četrās Eiropas valstīs saskarās ar juridisko heteroģenītāti savos nolīgšanas līgumos: dažādi formāti, mainīgi parakstīšanas laiki, centrālizētas izsekojamības trūkums. Standartizējot savus līguma modeļus ar klauzulām, kas pielāgotas katrai nacionālajai jurisdikcijai, un izvēršanas centralizētu elektroniskā paraksta platformu, firma samazināja līguma kļūdas par 78 procentiem, vienotoja parakstīšanas laikus uz 24 stundām neatkarīgi no kandidāta atrašanās vietas un ieguva pilnīgu revīzijas pēdu katrai nolīgšanai — īpaši noderīgi pūļu revīzijas laikā, kas saistīts ar apvienošanas un iegādes operācijām.

Secinājums

Optimāls nolīgšanas process balstās uz pieciem neatņemamiem stabiem: nepieciešamības precīzas definēšanas, augstveērtas meklēšanas, atlases stingrības, nolīguma slēgšanas ātruma un drošības, un beidzot onboarding izcilības. Katrā posmā digitalizācija — un it īpaši eIDAS saskanīga elektroniskā parakstīšana — ļauj samazināt aizkavēšanu, uzlabot kandidāta pieredzi un nodrošināt dokumentu juridisko drošību. Uzņēmumi, kas iegulda šajos rīkos, konstatē izmērāmus ieguvumus: samazināts laiks līdz nolīgšanai, kontrolētas nolīgumu izmaksas, uzlabots saglabāšanas līmenis.

Certyneo palīdz personāldarbinieku komandām pilnībā dematerializēt savus nolīgumu slēgšanas plūsmas. Vai esat gatavs optimizēt savu nolīgšanas procesu no gala līdz galam? Sazinies vai izmēģiniet elektroniskā parakstīšanu jau šodien.