Juridiskā atbilstība Darba tiesībās: Darba devēja Pienākumi

Juridiskā atbilstība darba tiesībās ir viens no modernās personālistikas vadības pīlāriem. Starp darba līgumu noslēgšanu, darbinieku personisko datu pārvaldību, personāla reģistra uzturēšanu un obligāto paziņojumu nolozes ievērošanu, darba devējs pārvietojas blīvā un nepārtraukti mainīgā normatīvajā vidē. Šo pienākumu neievērošana izstata uzņēmumu nozīmīgiem civiltiesiskiem, krimināliem un administratīviem soda pasākumiem. Šis raksts detalizē galvenos juridiskos pienākumus, kas pieder katram darba devējam Francijā, integrējot ciparu tiesību ieguldījumus un jo īpaši elektroniskā parakstīšana uzņēmumā personālistikas dokumentu procesu drošības un paātrināšanai.

Darba devēja pamatpienākumi lygos

Darba līguma sagatavošana un nodošana

Darba kodeksa 1221.-1. pants atgādina, ka darba līgums ir pakļauts vispārējā tiesību principiem. Noteikta termiņa darba līgumiem (CDD) 1242.-12. pants nosaka, ka rakstisks dokuments jānosūta darbiniekam vēlākais divas darba dienas pēc nolīgšanas, pretējā gadījumā tas var tikt pārkvalificēts par neierobežota termiņa līgumu. Nepilna laika darba līgumiem (pants 3123.-6) ir nepieciešama arī rakstiska forma.

Kopš 2019/1152 Eiropas direktīvas par pārredzamām un paredzamām darba apstākļiem transponēšanas 2023. gada 2. novembra ordinance ir paplašinājusi obligātās norādes, kas jāietver līgumā vai nodotajā informācijas dokumentā par nolīgšanu. Starp tām ir pārbaudes perioda ilgums, pēcdarbības noteikumi, sociālās aizsardzības iestāžu identitāte, kā arī tiesības uz apmācību.

Šo līgumu dematerializācija ir šodien pilnībā likumīga: elektroniskais paraksts, kas atbilst eIDAS regulai, nodrošina parakstītam līgumam tādu pašu juridisko nozīmi kā dokumentam uz papīra, saskaņā ar Civilkodeksa 1367. pantu.

Vienotais personāla reģistrs

Darba kodeksa 1221.-13. pants nosaka, ka katram darba devējam jāuztur vienotais personāla reģistrs. Šajā reģistrā hronoloģiskā secībā pēc nolīgšanas jāsatur šādi dati: darbinieka identifikācija, pilsonība, dzimšanas datums, dzimums, profesija, kvalifikācija, sākuma un beigu datumi, līguma tips. Reģistrs jāglabā piecus gadus pēc darbinieka aiziešanas. Tā neesamība vai nepareiza uzturēšana ir sodāma ar naudas sodu 750 € par katru attiecīgo darbinieku (4. klases pārkāpums).

Pārbaudes periods un nolīgšanas formalitātes

Darba devējam jāveic deklarācija par nolīgšanu (DPAE) vēlākais astoņas dienas pirms paredzamā nolīgšanas datuma pie URSSAF (Darba kodeksa R. 1221.-1. pants). DPAE neesamība ir aizņemtības nozieguma infrakcija (pants L. 8221.-5), kas uzņēmumu izstata naudas sodam līdz 45 000 € un dīviem gadiem cietumiski sodai fiziskajām personām.

Pienākumi veselības, drošības un darba apstākļu jomā

Vispārējs drošības pienākums

Darba kodeksa 1. pants (4121.-1) apstiprina darba devēja drošības pienākumu rezultātu: tam jāņem nepieciešamie pasākumi, lai nodrošinātu darba ņēmēju drošību un aizsargātu viņu fizisko un garīgo veselību. Šis pienākums vērtējas riska novēršanas pasākumi, darbinieku informācija un apmācība, un piemērota organizācijas un resursu izveide.

Vienotais Profesionālo Risku Novērtējuma Dokuments (DUERP), kas ir obligāts saskaņā ar 2001. gada 5. novembra dekrētu (Darba kodeksa R. 4121.-1. pants), jāraksta no pirmā darbinieka, jāatjaunina gada laikā vai jebkad, ja mainās nozīmīgi darba apstākļi. 2021. gada 2. augusta Darba veselības likums (likums nr. 2021-1018) ir pastiprinājis šo pienākumu, nosaka DUERP glabāšanu 40 gadus un nodrošina piekļuvi bijušajiem darbiniekiem.

Medicīnisks apskates un veselības stāvokļa uzraudzība

Darba devējam jāorganizē informācijas un profilakses vizīte (VIP) trīs mēnešu laikā pēc darbinieka sākuma (Darba kodeksa R. 4624.-10. pants), izņemot pozīcijas ar īpašiem riskiem, kuriem nepieciešams medicīnisks piemērotības pārbaude pirms nolīgšanas. Darba ārsts var izsniegt nepiemērotības atzinumu, kuru darba devējam jāņem vērā, pretējā gadījumā viņš ir atbildīgs.

Pienākumi attiecībā uz pāridarījumiem un diskrimināciju

Kopš 2018. gada 5. septembra Profesionālās nākotnes likuma (likums nr. 2018-771) uzņēmumiem ar vismaz 250 darbiniekiem jānomīna seksuālās viesas koordinators CSE ietvaros un dati HR speciālists. Jebkurš uzņēmums, neatkarīgi no tā lieluma, ir pakļauts pienākumam parādīt kompetentu dienestu koordinātas attiecībā uz traumpija (Darba kodeksa pants L. 1153.-5). Neatbilstība šajā aspektā izstata darba devēju civiltiesiskai un kriminālai atbildībai.

Pienākumi attiecībā uz darbinieku personiskajiem datiem

GDPR piemērošana personālistikā

Vispārējais datu aizsardzības regulējums (GDPR, nr. 2016/679) pilnā apjomā attiecas uz darbinieku datu apstrādi: algas faili, veiktspējas novērtējumi, biometriski dati, prombūtnes uzraudzība utt. Darba devējs darbojas kā datu apstrādes atbildīgais saskaņā ar GDPR 4. panta (7) punktu.

Viņa galvenie pienākumi ir:

• Apstrādes darbību reģistrs (GDPR 30. pants): obligāts jebkuram uzņēmumam ar vairāk nekā 250 darbiniekiem vai apstrādājot jutīgus datus;

• Darbinieku informēšana (GDPR 13. un 14. pants): datu vākšanas laikā skaidra informatīva paziņojuma veidā;

• Datu glabāšanas termiņa ierobežojums: darbinieka dati nevar tikt glabāti beztermiņa pēc līguma izbeigšanas;

• Datu drošība (GDPR 32. pants): darba devējam jāīsteno piemēroti tehniski un organizatoriski pasākumi.

Datu pārkāpuma gadījumā darba devējam ir 72 stundas, lai paziņotu CNIL (GDPR 33. pants). Sodu summa var sasniegt 20 miljonus eiro vai 4% no gada apgrozījuma pasaulē. CNIL 2023. gadā pieņēma vairāk nekā 42 miljonus eiro sodu, no kuriem vairāki tieši attiecas uz HR apstrādi.

Datu aizsardzība elektroniskā parakstīšanas procesos

Elektroniskā parakstīšanas risinājuma ieviešanas laikā HR dokumentiem (līgumi, piedevas, uzņēmuma nolīgumi) darba devējam jāpārliecinās, ka pakalpojuma sniedzējs ievēro GDPR. Biometriski dati, kas iespējams tiek vākti autentifikācijas laikā, ir jutīgi dati saskaņā ar GDPR 9. pantu. Atsauces uz elektroniskā parakstīšanas pilnu vadlīniju palīdz identificēt atbilstošus risinājumus un izvairīties no parastajām kļūdām datu apstrādes jomā.

Pienākumi attiecībā uz personāla pārstāvniecību un kolektīvajām sarunām

CSE izveidošana un darbība

Kopš Makrona dekrētu 2017. gada (dekrēti nr. 2017-1386 un 2017-1388), Sociālā un Ekonomiskā Komiteja (CSE) ir vienīgā personāla pārstāvniecības iestāde uzņēmumiem ar vismaz 11 darbiniekiem. Darba devējs ir pienākts organizēt CSE vēlēšanas un nodrošināt tam nepieciešamos resursus: telpu, pārstāvņu brīvlaiku, piekļuvi ekonomiskai, sociālai un vides informācijai caur Ekonomiskās, Sociālās un Vides Datu Bāzi (BDESE) uzņēmumiem ar vismaz 50 darbiniekiem (Darba kodeksa pants L. 2312.-36).

Vēlēšanu neorganizēšana ir nozīme naidā, kas sodāma ar vienu gadu cietumiski un 7 500 € naudas sodu (Darba kodeksa pants L. 2317.-1).

Obligātās gada sarunas (NAO)

Darba kodeksa pants 2242.-1 nosaka, ka uzņēmumiem ar profesionāliem pārstāvjiem jāizvēlas obligātās gada sarunas, kas ietver: atlīdzību, darba laiku, pievienotās vērtības dalīšanu, vīriešu un sieviešu profesionālo vienlīdzību un darba kvalitāti (QVT). Kopš 2023. gada 29. novembra Vērtības dalīšanas likuma (likums nr. 2023-1107) uzņēmumiem ar 11-49 darbiniekiem, kuros ir pozitīvi neto fiskālie ienākumi, kas vismaz vienādi ar 1% no apgrozījuma trīs gadu laikā, jāizveido vērtības dalīšanas sistēma.

HR dokumentu dematerializācija: atbilstības un labas prakses jautājumi

Dokumenti, kas var tikt dematerializēti

HR procesu dematerializācija ir tagad operacionāla un juridiska realitāte. Elektroniskais algas paziņojums ir atļauts kopš 2016. gada 8. augusta likuma (Darba likums, Darba kodeksa pants L. 3243.-2), ja vien darbinieks to nepretendē. Darba līgumi, piedevas, līguma beigu dokumenti (vērtības izlīdzinājums, saņemšanas paziņojums) var tikt parakstīti elektroniskā veidā, ja izmantotais risinājums nodrošina parakstītāja identifikāciju un dokumenta integritāti.

HR risinājumi, kas paredzēti elektroniskajai parakstīšanai, ļauj automatizēt šos dokumentu plūsmas, vienlaikus nodrošinot to pierādīšanas vērtību. Dokumentiem ar augstiem likumiskiem riskiem (sērijveida CDD, uzņēmuma nolīgumi), ieteicams izmantot eIDAS regulai atbilstošu paaugstinātu vai kvalificētu elektronisko parakstu. Elektroniskā parakstīšanas risinājumu salīdzinājums palīdzēs jums izvēlēties rīku, kas atbilst jūsu apjomam un sektora ierobežojumiem.

HR dokumentu glabāšana un arhivēšana

Juridiskais glabāšanas termiņš atšķiras atkarībā no dokumenta veida:

• Darba līgums un piedevas: 5 gadi pēc līguma beigu (vispārēja tiesību normas, Civilkodeksa pants 2224);

• Algas paziņojumi: 5 gadi (algu prasību normatīvs, Darba kodeksa pants L. 3245.-1);

• Dokumenti par sociālajiem ieguldījumiem: 3 gadi URSSAF pārbaudēm;

• DUERP: 40 gadi (Darba veselības likums 2021).

Elektroniskā arhivēšanas sistēma (SAE), kas atbilst NF Z 42-020 standartam, nodrošina dematerializēto dokumentu pierādīšanas vērtību visā juridiskajā glabāšanas termiņā. ROI kalkulators, kas pieejams Certyneo, ļauj ātri novērtēt atmaksas jēgu no HR dokumentu procesu pilnīgas digitalizācijas.

Juridiskais rāmis, kas piemērojams darba devēja atbilstībai

Darba devēja juridiskā atbilstība ir vairāku līmeņu normatīvajā kopā, kas apvieno valsts tiesības, Eiropas tiesības un tehniskos standartus.

Civilkodekss:

• 1366. pants atzīst elektronisko dokumentu kā pierādījumu tāpat kā papīra dokumentu, ja personinas identitāte, no kuras tas izriet, ir atbilstoši nodrošināta, un tas ir izveidots un saglabāts apstākļos, kas garantē tā integritāti.

• 1367. pants nosaka elektronisko parakstu un precizē, ka tas ir pamatots uz uzticama identifikācijas procesa izmantošanu, kas nodrošina tā saistību ar dokumentu.

eIDAS regulējums (nr. 910/2014): Šis Eiropas regulējums nosaka trīs elektroniskā paraksta līmeņus (vienkāršs, paaugstināts, kvalificēts). Kvalificētais elektroniskais paraksts (SEQ) tiek pamatots ar uzticamības pieņēmumu un neparedzamības, lai tas būtu noraidīts kā pierādījums juridiskā strīdā Eiropas Savienībā. eIDAS 2.0 revīzija (regulējums 2024/1183, kas stājās spēkā 2024. gada 20. maijā) ieved Eiropas Ciparu Identitātes Maciņu (EUDI Wallet), kas ietekmēs HR onboarding procesus no 2026. gada.

GDPR (nr. 2016/679): Darba devējs kā datu apstrādes atbildīgais ir pakļauts likumības, godīguma, pārredzamības, nolūka ierobežojuma, datu minimizēšanas, precizitātes, glabāšanas termiņa ierobežojuma, integritātes un konfidencialitātes principiem (GDPR 5. pants). Atsauce uz elektroniskā parakstīšanas pakalpojuma sniedzēju nozīmē apakšuzņēmuma līguma noslēgšanu, kas atbilst GDPR 28. pantam, jo īpaši precizējot drošības garantijas un datu atgriešanas vai dzēšanas modalitātes.

NIS2 direktīva (2022/2555): Transponēta Francijas tiesībās ar 2024. gada 21. maija likumu nr. 2024-449, NIS2 direktīva paplašina kibernētiskās drošības pienākumus būtiskajiem un svarīgajiem subjektiem, starp kuriem ir daudzi darba devēji veselības, enerģijas un transporta sektoros. HR informācijas sistēmas, kas apstrādā jutīgus datus, ir jāietver pastiprināti drošības pasākumi (daudzu faktoru autentifikācija, darbības nepārtrauktības plāni, incidentu paziņošana).

ETSI standarti: ETSI EN 319 132 standarti (XAdES paraksta formāti) un ETSI EN 319 122 (CAdES) nosaka elektronisko parakstu tehniskos formātus, kas atzīti Eiropā. Kvalificētie uzticības pakalpojumu sniedzēji (QTSP), kas iekļauti valsts uzticības sarakstā (Trust List), ko publicē ANSSI, garantē šo standartru ievērošanu.

Darba tiesības: Darba kodekss (panti L. 1221.-1, L. 1242.-12, L. 3243.-2, L. 4121.-1, L. 2242.-1 utt.) veido darba devēja līgumisku, organizatorisku un sociālu pienākumu pamatu. Jebkurš pārkāpums var izraisīt civiltiesiskas (pārkvalificēšana, atlīdzība), administratīvas (CNIL, DIRECCTE sodi) un kriminālpoliciskas (naidā noziegums, slēptais darbs) sankcijas.

Lietojuma scenāriji: HR atbilstība praksē

Scenārijs 1 — Mazs rūpniecības uzņēmums ar 80 darbiniekiem digitalizē savus darba līgumus

Mazs rūpniecības uzņēmums ar 80-120 darbiniekiem un būtisku sezonālo apgrozījumu (ražošanas CDD) saskarās ar regulārām grūtībām: CDD parakstīšanas termiņi pārsniedz divus likumiskos darba dienas, requalification risks, neguva drošs papīra arhivēšanas. Ieviešot paaugstinātu elektroniskā parakstīšanas risinājumu, kas atbilst eIDAS, uzņēmums integrēja automatizētu plūsmu: līguma ģenerēšana no SIRH, nosūtīšana kandidātam drošās e-pastā, parakstīšana mobīlajā tīklā mazāk nekā 10 minūtēs, automātiska arhivēšana ar kvalificētu laika zīmi.

Rezultāti pēc sešu mēnešu izstrādes: CDD parakstīšanas termiņa samazinājums par 85% (vidēji no 2,4 dienām uz mazāk nekā 4 stundām), pilnīga riska eliminācija par laika nezināšanu likumā, aprēķināta ekonomija 3 200 € gadā par drukāšanu, nosūtīšanu un klasifikāciju.

Scenārijs 2 — Tirdzniecības grupu ar vairākiem vietām nodod savu BDESE un NAO atbilstībā

Tirdzniecības grupa ar apmēram 20 iestādēm un aptuveni 1 200 darbiniekiem bija jācentralizē savs Ekonomisks, Sociāls un Vides Datu Bāze (BDESE) un jādematerializē CSE sanāksmes protokola un uzņēmuma nolīgumu parakstīšana no NAO. Neformalizēts paraksts uz dažiem kolektīvajiem nolīgumiem izstata grupu uz prasības partunas.

Pieņemot kvalificētu elektroniskā parakstīšanas risinājumu paaugstināta juridiska nozīme aktiem (dalības nolīgumi, tāldarba kods, interesēšanās nolīgums), grupa nodrošināja visu sociālās dokumentācijas pierādīšanas vērtību. Laika ietaupīšana parakstīšanas procesu (iesaistot 3-7 parakstītājus par nolīgumu) tika novērtēta par 60% salīdzinājumā ar papīra shēmu ar ieteiktiem pastu sūtījumiem.

Scenārijs 3 — HR konsultāciju birojs pavada savus klientus TPE par GDPR

HR eksperts konsultāciju birojs, pavadot aptuveni 50 TPE-PME, identificēja, ka lielākā daļa viņu klientu neņemšanas paziņojuma GDPR netika nodota darbiniekiem nolīgšanas laikā, tomēr obligāti kopš 2018. gada. Birojs ir integrējis automātiskā informācijas ģenerēšanu savā pavadošajā piedāvājumā, pamatojoties uz AI līgumu ģeneratoru un elektroniskā parakstīšanas risinājumu nodošanai un formalizētai izskatīšanai.

Šis instruments ļāva birojs klientiem ievērot GDPR atbilstību mazāk nekā divas nedēļas, ar 94% pāņemšanu nodarbinātajiem, kurus sazināšana elektroniskā ceļā, pret 67% tradicionālajā papīra shēmā. CNIL sodu riski par informācijas neesamību bija pilnībā neitralizēti pavadošajā klientos portfelī.

Secinājums

Juridiskā atbilstība darba tiesībās nav tikai formāla Darba kodeksa ievērošana: tā tagad ietver GDPR, NIS2 direktīvas, eIDAS regulējuma un neseno likumiskos uzlabojumus, piemēram, Vērtības dalīšanas likumu. Darba devējam katra HR dokuments — līgums, piedevas, uzņēmuma nolīgums, informatīvs paziņojums — ir juridisks akts, kura pierādīšanas vērtībai jābūt nodrošinātai.

Elektroniskais paraksts, kas atbilst eIDAS, kļūst par lielāko atbilstības risinājumu: tas nodrošina līgumus, paātrina nolīgšanas procesus, atvieglo juridisko arhivēšanu un ievērojami samazina strīdu riskus. Certyneo pavada jūs HR dokumentu plūsmu pilnīgā digitalizācijā ar sertificētiem, vienkārši ieviešamiem risinājumiem, kas atbilst Eiropas juridiskajām prasībām.

Atklāj Certyneo piedāvājumus un sāc bez maksas, lai transformētu jūsu HR atbilstību konkurences priekšrocībā.