근로법 법적 준수: 사용자의 의무

근로법의 법적 준수는 프랑스와 유럽의 사용자들이 직면하는 가장 복잡한 과제 중 하나입니다. 근로법전의 요구사항, RGPD의 의무, 단체 협약, 그리고 지속적인 디지털 관행의 발전 사이에서 흠결 없는 준수를 유지하려면 엄격한 조직과 적절한 도구가 필요합니다. 이 글은 사용자의 의무, 불이행 시 발생하는 위험, 그리고 구체적인 솔루션 — 특히 인사 관련 전자 서명 — 에 대한 완전한 개요를 제시하여 문서 프로세스를 보호합니다.

근로법 준수의 기초

근로법의 법적 준수는 기업의 규모와 관계없이 모든 사용자가 숙지해야 할 필수 규칙에 기반합니다.

근로계약의 작성 및 보관

근로계약은 사용자와 근로자 관계의 기본 문서입니다. 프랑스에서는 근로법전 제L. 1242-12조가 기간제근로자 계약의 서면 작성을 의무화하며, 위반 시 정규직(무기한 계약)으로 재분류될 수 있습니다. 정규직 전일제 계약의 경우 법적으로 서면이 필수는 아니지만 증거와 법적 안정성 측면에서 실질적 요구사항입니다.

2018년 ESSOC법과 2017년 마크롱 행정령 이후 근로계약의 전자화는 완전히 인정되고 있습니다. 사용자는 이제 eIDAS 규정을 준수하는 전자 서명 을 사용하여 계약, 추가 조항 및 인사 문서를 검증할 수 있으며, 서명 수준이 관련된 법적 위험에 맞는 경우입니다.

근로계약 보관 기간은 근로법전 제L. 3243-4조에 따라 계약 종료 후 5년입니다(급여명세서의 경우), 그리고 특정 문서의 경우 30년(경력 기록, 직업병 노출 증명서)입니다. 이러한 기한은 체계적이고 추적 가능한 문서 관리를 필요로 합니다.

의무 레지스터 및 사회보험 문서 관리

사용자는 여러 필수 레지스터 및 문서를 유지해야 합니다:

• 직원 단일 레지스터(근로법전 제L. 1221-13조): 모든 근로자는 고용 시작부터 시간순으로 등재되어야 합니다. 부정확한 관리는 미등재 근로자당 750€의 벌금에 노출됩니다.

• 직업 위험 평가 단일 문서(DUERP): 2001년 11월 5일 규칙령에 따라 의무화되었으며, 최소 연 1회 업데이트되어야 하며 2021년 8월 2일 법률 이후 40년간 보관되어야 합니다.

• 내규: 최소 50명의 근로자가 있는 기업의 경우 의무입니다(제L. 1311-2조). 노동판사소에 제출되어야 합니다.

• 기업 협약 및 직원 대표 기관(CSE)의 회의록: 분쟁 발생 시 보관이 필수입니다.

근로자 개인정보 보호: RGPD 의무

2018년 5월 일반데이터보호규정(RGPD)이 발효된 이후, 사용자들은 자신의 근로자 개인정보의 처리 책임자로서 특정 의무를 부담하고 있습니다.

인사 처리의 법적 근거

근로 관계는 다양한 데이터 처리를 생성합니다: 급여 관리, 휴가 추적, 성과 평가, 접근 제어, 업무용 차량 지리 정보 추적, 비디오 감시... 각 처리는 RGPD 제6조에서 규정한 여섯 가지 중 하나에 해당하는 법적 근거를 가져야 합니다.

인사 관리를 위한 가장 일반적인 법적 근거는:

• 근로계약 이행: 급여, 휴가 관리, 비용 상환.

• 법적 의무: 사회 신고, 직업 의학.

• 사용자의 정당한 이익: IT 도구 사용 제어(근로자 권리 존중 조건 하에).

근로자 동의는 직장 관계의 선천적 불균형을 고려할 때 전문가 맥락에서 유효한 법적 근거로 거의 간주되지 않습니다(CNIL 지침 참조).

처리 활동 레지스터 및 근로자 권리

최소 250명의 근로자를 고용하는 모든 사용자(및 처리가 높은 위험을 나타낼 때 더 적은 경우)는 처리 활동 레지스터(RGPD 제30조)를 유지해야 합니다. 이 레지스터는 각 처리, 목적, 수집된 데이터, 수신자 및 보관 기간을 기록합니다.

근로자는 모든 RGPD 권리를 향유합니다: 접근권, 수정권, 삭제권(법적 보관 의무의 범위 내), 처리 제한권 및 데이터 이동권. 사용자는 일반적으로 권리 행사 요청에 1개월 이내에 응답할 시간이 있습니다.

데이터 위반(유출, 해킹, 우발적 손실) 발생 시 사용자는 72시간 이내에 CNIL에 알려야 하며, 위반이 개인의 권리와 자유에 높은 위험을 나타내는 경우 영향받은 근로자들을 알려야 합니다.

인사 문서의 전자화: 규제 및 모범 사례

인사부 디지털 변환이 상당히 가속화되었습니다. 급여명세서의 전자 제공, 계약 및 추가 조항의 전자 서명, 또는 온보딩 문서의 전자 관리는 현재 일반적인 관행입니다. 하지만 명확한 규칙을 따릅니다.

급여명세서의 전자 제공

2016년 8월 8일 노동법 이후, 급여명세서의 전자 제공은 근로자의 사전 동의 없이 인정되며, 사용자가 다음을 보장하는 조건 하에:

• 전송된 데이터 무결성.

• 최소 50년 또는 근로자가 75세까지 급여명세서의 가용성.

• 기밀성: 해당 근로자만 자신의 급여명세서에 접근할 수 있습니다.

근로자는 언제든지 전자 제공에 반대하고 종이 버전을 요청할 수 있습니다.

근로계약 및 인사 문서의 전자 서명

기업에서 전자 서명의 사용 이 근로계약, 추가 조항, 업무 편지 및 온보딩 문서로 일반화되었습니다. eIDAS 규정은 세 가지 서명 수준을 구분합니다:

• 단순 전자 서명(SES): 저위험 문서(수신 확인, 내부 양식)에 충분합니다.

• 고급 전자 서명(SEA): 표준 근로계약, 기간제 계약, 추가 조항에 권장됩니다.

• 인증 전자 서명(SEQ): 서명과 동등하며 가장 민감한 법행위에 필요합니다.

근로계약의 경우, 고급 또는 인증 서명은 최적의 법적 안정성을 제공합니다. 적합한 전자 서명 솔루션 은 고용 프로세스를 가속화할 뿐만 아니라 서명된 문서의 추적성과 무결성을 보장하며, 이는 노동 분쟁 시 결정적 요소입니다.

전자 문서 관리(GED) 및 증거 보관

증거 가치가 있는 전자 보관은 여러 기술 요구사항을 기반으로 합니다: 인증된 타임스탬프, 문서 봉인, 접근 추적성 및 기간 동안 보장된 무결성. 이러한 요구사항은 NF Z 42-020 표준 및 ANSSI 권고사항에 의해 정의됩니다.

노동판사소에서 올바른 형식의 서명된 근로계약 또는 추가 조항을 제시할 수 없는 사용자는 자신의 주장이 약화되는 것을 볼 수 있습니다. 증거 보관은 단순한 기술 비용이 아닌 법적 안정성 투자입니다.

보건 및 안전, 괴롭힘 및 차별: 선제적 의무

근로법 준수는 문서 관리에만 국한되지 않습니다. 위험 예방 및 근로자 보호 측면의 실질적 의무를 포함합니다.

재검토된 안전 의무

2002년 석면 판결 이후, 파기원은 사용자에게 안전 의무를 인정했습니다. 2015년 이후 판례가 진화하여 강화된 수단 안전 의무를 지향했습니다: 근로법전 제L. 4121-1조 이하에서 규정한 모든 필요한 조치를 취했음을 입증하는 사용자는 책임에서 면제될 수 있습니다.

구체적으로, 이는 다음을 의미합니다:

• 정기적이고 문서화된 위험 평가(DUERP).

• 예방 및 교육 조치 실행.

• 응급 구조 조직 및 유능한 근로자 또는 예방 서비스 지정.

성희롱 및 성적 괴롭힘 예방

2018년 9월 5일 법률 이후, 최소 250명의 근로자를 고용하는 모든 사용자는 CSE 내에서 성희롱 담당자를 지정해야 합니다. 또한, 사용자는 성희롱을 구성할 수 있는 사실을 알게 되면 (정보, 교육) 및 처리 조치(내부 조사, 징계 조치)를 취할 의무가 있습니다.

근로법전 제L. 1153-5조는 사용자가 성희롱 행위를 예방하기 위해 모든 필요한 조치를 취할 의무를 부과합니다. 내부 절차 또는 교육의 부재는 사용자의 선의와 관계없이 민사 및 형사 책임을 초래할 수 있습니다.

비차별 및 전문적 평등

근로법전 제L. 1132-1조는 25가지 금지된 차별 기준(출신, 성별, 나이, 장애, 조합 입장 등)을 나열합니다. 사용자는 채용, 평가 및 승진 프로세스가 모든 차별 편견에서 자유로운지 확인해야 하며, AI 도구가 사용되는 경우 선택 알고리즘에서도 마찬가지입니다.

2018년 9월 5일 전문 발전 법률로 도입된 여성과 남성 간 전문적 평등 지수는 최소 50명의 근로자를 가진 기업의 경우 2020년부터 의무입니다. 계산, 공시 및 필요한 시정 조치는 문서화되고 추적 가능해야 합니다.

근로법 준수에 적용 가능한 법적 틀

사용자의 법적 준수는 국내법과 유럽법을 조율하는 밀도 높고 계층적인 규범 기구에 포함됩니다.

프랑스 근로법전: 제L. 1221-1조 이하는 근로계약의 형성과 이행을 규제합니다. 제L. 1242-12조는 기간제 계약의 서면 형식을 의무화합니다. 제L. 4121-1조부터 제L. 4121-5조는 직업 위험 예방의 일반 의무를 정의합니다. 제L. 3243-4조는 급여명세서 보관 기간을 정합니다.

민법: 2016년 2월 10일 행정령에 따른 민법 제1366조 및 제1367조는 전자 문서 및 전자 서명의 법적 가치를 인정합니다. 제1366조는 "전자 문서는 종이 문서와 동일한 증거력을 가지며, 그 출처인 개인이 적절히 식별될 수 있고 그 무결성을 보장하는 방식으로 작성 및 보관되는 조건하에"라고 규정합니다. 제1367조는 "법행위를 완성하기 위해 필요한 서명은 저자를 식별하며, 전자 서명일 때 그것이 첨부되는 행위와의 연결을 보장하는 신뢰할 수 있는 식별 절차의 사용으로 구성된다"고 명시합니다.

eIDAS 규정 n° 910/2014/EU: 이 유럽 규정은 2016년 7월 1일부터 모든 회원국에서 직접 적용되며, 세 가지 수준의 전자 서명(단순, 고급, 인증)과 그 법적 가치를 정의합니다. 인증 서명은 서명과 동등한 법적 추정을 누립니다. 2024년 5월에 발효된 eIDAS 2.0 규정은 유럽 디지털 신원 지갑(EUDIW) 도입으로 틀을 강화합니다.

RGPD n° 2016/679/EU: 제5조부터 제11조는 모든 근로자 데이터 처리에 적용되는 적법성, 진정성, 투명성 및 목적 제한 원칙을 정의합니다. 제83조는 심각한 위반 시 2천만 유로 또는 연 전 세계 매출의 4%에 달하는 벌금을 규정합니다. 프랑스에서 1978년 1월 6일 정보 및 자유법은 2018년 수정되어 이 틀을 보완합니다.

ETSI 표준: ETSI EN 319 132 표준은 eIDAS 준수 솔루션에서 사용되는 XAdES, PAdES 및 CAdES 고급 전자 서명 형식을 정의합니다. ETSI EN 319 401 표준은 신뢰 서비스 공급자에게 적용되는 일반 정책을 정합니다.

2016년 8월 8일 노동법: 급여명세서의 전자 제공을 합법화하고 보안 환경에서 인사 문서의 전자화 경로를 열었습니다.

비준수 시 법적 위험: 사용자는 형사 벌금(방해죄, 보건안전 규칙 위반), 민사 책임(근로자에 대한 손해배상), 행정 제재(CNIL 벌금, URSSAF 시정) 및 불안정 계약의 정규직으로의 재분류에 노출됩니다. 중과실 또는 확정된 형사 범죄 경우 경영진의 개인 책임이 부과될 수 있습니다.

구체적인 사용 시나리오

시나리오 1: 급성장 중인 서비스 중소기업

약 80명의 근로자를 고용한 디지털 서비스 중소기업으로, 채용이 급증하고 있었습니다. 지금까지 근로계약 및 추가 조항을 우편으로 서명했습니다. 계약 발송부터 서명되어 반환될 때까지의 평균 시간이 12영업일을 초과했으며, 온보딩 프로세스를 상당히 연장하고 법적 위험(계약이 서명되어 반환되지 않은 상태에서 근무를 시작하는 근로자)을 생성했습니다.

모든 인사 흐름(CDI/CDD 계약, 추가 조항, IT 헌장, DUERP 문서)에 대해 eIDAS 준수 고급 전자 서명 솔루션을 배포하여, 이 중소기업은 이 기간을 24시간 이내로 단축했습니다(90%의 경우). 완전한 서명 추적성 — 타임스탬프, 감사 추적, 보안 보관 — 은 노동 분쟁 시 법적 입지를 강화했습니다. 예상 시간 절감은 인사 문서 관리에 소요되는 시간의 약 40% 감소를 나타냅니다.

시나리오 2: RGPD 복잡한 의무에 직면한 다중 사이트 산업 그룹

약 600명의 근로자를 고용한 여러 생산 사이트를 운영하는 중견 산업 그룹(ETI)은 복잡한 RGPD 의무에 직면했습니다: 직업 의학 관련 민감 데이터 처리, 업무용 차량 지리 정보 추적, 접근 비디오 감시, 필수 자격 및 교육 관리.

준수 감시 후, 그룹의 DPO는 처리 활동 레지스터에 문서화되지 않거나 잘못 문서화된 35개 이상의 인사 데이터 처리를 식별했습니다. 프로세스를 구조화하고 증거 가치가 있는 전자 문서 관리 도구를 채택하여, 그룹은 다음을 수행할 수 있었습니다:

• 모든 처리 및 법적 근거 문서화.

• 근로자 접근권 행사 절차 자동화.

• 내부 RGPD 요청 처리 시간 60% 단축.

• 계약 보관을 보관 기간 계약으로 보장된 보안으로 유지.

시나리오 3: 외식업 프랜차이즈 네트워크

약 50개의 판매점과 총 약 900명의 근로자를 포함한 패스트푸드 외식 프랜차이즈 네트워크는 계절 기간제 및 임시 근로자의 매우 높은 볼륨을 관리해야 했습니다. 사전 서면 형식화의 부재는 네트워크 본사와 프랜차이즈업체를 정규직으로 재분류할 체계적 위험에 노출시켰습니다.

미리 작성된 계약 모델을 표준화하고 모바일을 통한 전자 서명으로 서명 — 근로자는 5분 이내에 스마트폰에서 서명할 수 있습니다 — 하여, 네트워크는 재분류 위험을 줄이고 반환되지 않은 서명된 계약 비율을 3분의 1로 줄였습니다. 추적 가능한 전자 서명과 결합된 적합한 계약 모델 사용은 근로 감시 확인 시 결정적 자산이었습니다.

결론

근로법의 법적 준수는 조직의 규모와 관계없이 모든 사용자에게 타협할 수 없는 필수 사항입니다. 이는 다양하고 상호 의존적인 여러 의무를 다룹니다: 계약 작성 및 보관, 근로자 개인정보 보호, 직업 위험 예방, 전문적 평등 및 비차별. 위반은 상당한 영향을 미칠 수 있는 재정적, 형사적 및 평판상 제재에 노출됩니다.

인사 프로세스의 전자화, 특히 인증 또는 고급 전자 서명의 사용은 현재 문서 준수를 보장하면서 운영 효율성을 높이기 위한 가장 효과적인 수단 중 하나입니다. Certyneo는 인사 및 법무 팀의 요구에 맞게 설계된 eIDAS 준수 솔루션으로 이 변환을 지원합니다.

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