Verkflæði rafrænna undirskrifta: heildarleiðbeiningar

Hvað er undirskriftarverkflæði

Hvað er undirskriftarverkflæði⬥⬥⬥ undirskriftarverkflæðier röð skipulagðra skrefa sem leiða til undirritunar skjals: röð undirritaðra, skilyrði, áminningar, tilkynningar. Því meira sem vinnuflæðið er aðlagað ferlinu, því hraðar verða undirskriftirnar.

Tvær megingerðir pantana

Tvær megingerðir pantana

Samhliða pöntun

Allir undirritaðir fá umslagið á sama tíma og geta skrifað undir sjálfstætt.Kostir ⬥⬥⬥: hraði, enginn flöskuháls.Kostir ⬥⬥⬥: hraði, enginn flöskuháls.Notkunartilvik ⬥⬥⬥: Gagnkvæm NDA, tvíhliða samningur þar sem röðin skiptir ekki máli.

Röð

Hver undirritaður skrifar undir á eftir þeim fyrri. Umslagið fer frá undirritaða til undirritaðs.

Hver undirritaður skrifar undir á eftir þeim fyrri. Umslagið fer frá undirritaða til undirritaðs.Kostir ⬥⬥⬥: virðing fyrir staðfestingarstigveldum, hver leikari sér fyrri staðfestingar.Notkunartilvik ⬥⬥⬥: samningar sem fela í sér löggildingu stjórnenda síðan stjórnun, leigusamningar með innborgun.Dæmigert hlutverk

Undirritaður ⬥⬥⬥: undirritar skjalið

• Undirritaður ⬥⬥⬥: undirritar skjaliðSamþykkjandi ⬥⬥⬥: staðfestir án undirritunar (staðfestingarkeðja)
• Afrit (CC) ⬥ tekur við lokaskjalinu ⬥Útgefandi ⬥⬥⬥: sendandinn, oft undirritaður líka
• Útgefandi ⬥⬥⬥: sendandinn, oft undirritaður líkaÁminningar og tilkynningar
• Nútímalegur vettvangur gerir þér kleift að stilla:tíðni og fjölda áminninga til undirritaðra ⬥⬥ sendanda ⬥⬥ í rauntíma Teams)

tíðni og fjölda áminninga til undirritaðra ⬥⬥ sendanda ⬥⬥ í rauntíma Teams)

vefkrókar til að fæða CRM/ERP

• innri áminningar ef lokað er
• Rennur út og afturköllun
• Stilltu alltaf gildistíma (15-30 dagar venjulega). Útrunnið umslag er sjálfkrafa sett í geymslu sem „óundirritað“ og losar um mælaborðið.
• Stilltu alltaf gildistíma (15-30 dagar venjulega). Útrunnið umslag er sjálfkrafa sett í geymslu sem „óundirritað“ og losar um mælaborðið.

Meðan á ferlinu stendur getur útgefandi einnig hætt við umslag handvirkt (afturköllun), gagnlegt ef villa uppgötvast.

Samþættingar

Öflugt verkflæði fellur saman við verkfærin þín:

Öflugt verkflæði fellur saman við verkfærin þín:

CRM ⬥⬥⬥: kveikja á sendingu þegar samningur fer "lokaður vann"

• HRIS ⬥⬥ERP ⬥⬥⬥: búðu til innkaupapöntun þegar tilboð er samþykkt
• ERP ⬥⬥⬥: búðu til innkaupapöntun þegar tilboð er samþykktSérsniðnar vefkrókar ⬥⬥⬥: tilkynntu innri kerfum þínum
• Góðir hönnunarhættir⬥ dregur úr fjölda undirritaðra til viðbótar ⬥ Skýrðu hlutverk (undirritari vs samþykkjandi)
• Gerðu sjálfvirkar áminningarGerðu sjálfvirkar áminningar

Hafa áætlun B ef neitað er

• Prófaðu verkflæðið fyrir dreifingu magns
• Tíðar villur ⬥⬥⬥⬥ ⬥ Margar samhliða röð væru sjálfgefnar undirritaðir (sumir eru bara „afrit“)
• Tíðar villur ⬥⬥⬥⬥ ⬥ Margar samhliða röð væru sjálfgefnar undirritaðir (sumir eru bara „afrit“)
• Engin fyrningardagsetning
• Skortur á samþættingu → handvirk innkoma aftur

Ófullnægjandi tilkynningar til undirritaðra

• Ófullnægjandi tilkynningar til undirritaðra
• Konkret mál: fjölaðilasamningur ⬥ A⬥ félagasamningur ⬥ A⬥. Fínstillt vinnuflæði:
• Undirbúningur PDF eftir fyrirtæki A
• Sending samhliða pöntun til 3 undirritaðra (einn á hvert fyrirtæki)
• Sjálfvirk endurræsing D+3 ef óundirritað

Sjálfvirk endurræsing D+3 ef óundirritað

Allir undirritaðir tilkynntir í rauntíma⬬ af opnun reiknings ⬥ ⬥ vefurinn kveikir á reikningi ⬥ síðasta undirskrift

• Heildarlota: 24-48 klst á móti 2-3 vikur á pappír.
• Hvernig Certyneo hjálpar þér
• Hvernig Certyneo hjálpar þér
• Certyneo gerir þér kleift að hanna sveigjanlegt verkflæði: samhliða, raðbundið, blandað, samþykkjendur, CC, sérhannaðar áminningar, sérsniðnar vefkrókar, innbyggðar CRM/HRIS/ERP samþættingar. Sjónræn ritstjóri til að stilla án kóða.
• Uppgötvaðu Certyneo rafræna undirskriftarlausnina

Algengar spurningar

Algengar spurningar

Hvenær á að nota röð?

Þegar ein fullgilding þarf að vera á undan þeirri næstu (framkvæmdastjóri → forstjóri → lokasamningur).

Hversu margir skrifa undir max?

Tæknilega ótakmarkað. Umfram 5-6 lengist hringrásin verulega.

Tæknilega ótakmarkað. Umfram 5-6 lengist hringrásin verulega.

Getum við blandað samhliða og raðaröð?

Já með „blanduðum“ verkflæði: hlekkjaðir samhliða hópar.

Hvernig á að bregðast við fjarverandi undirritara?

Hvernig á að bregðast við fjarverandi undirritara?

Endurúthluta til annars viðurkenndra undirritunaraðila, eða fresta umslaginu.

Eru webhooks rauntíma?

Já, kemur af stað við hverja breytingu á ástandi umslagsins.

Já, kemur af stað við hverja breytingu á ástandi umslagsins.

Niðurstaða

Að hanna gott verkflæði er munurinn á verkfæri sem virkar og verkfæri sem umbreytir. Taktu þér 30 mínútur til að hanna hið fullkomna vinnuflæði, þú sparar margra mánaða núning.

Prófaðu Certyneo til að senda, undirrita og rekja skjölin þín á netinu á einfaldan, fljótlegan og öruggan hátt.