RGPD en RH : Langilea enpleguaren datuen tratamenduan

Datuen Babestzeko Legedia Orokorrak (RGPD) ez ditu soilik aplikatzen enpresa baten eta bere bezeroen arteko merkatu-harremanak: oso-oso zehatzean enkaustatzen du ere enplegua eta enpleguaren datu pertsonalen tratamendua. Kontratazioaren, soldata-kudeaketa, sarbide-kontrol, funtzionamendu-ebaluazioa, bideobigiltza… lanaldi-akordioa osoa denboran kontratua sortzen duen urratsak sortzen dute datu pertsonalak enpleguak europar eskubidearen inguruetan oso tratazioan eduki behar duena. 20 milioi eurotik 40 milioi euroetara edo urteko salmenten %4 iritsi litezkeen zigorra baitira, arriskua oso handia da. Artikulu honek zehazten du aplikagarri diren legal baseak, RH zerbitzuen praktika obligazioak eta zure trata_mentzak babestekoa moduak — barne RH dokumentu dematerian nola.

RH datuen tratamendua duten legal oinarriak

Legeak ahalga diren lanari duen legala oinarria

RGPDak zerrenda egiten du sei duten datena pertsonalak (6. artikulua) tratazioa. RH testuinguruan, hiru adibide dira mobilizatuak ia sistematikoki :

• Lanaldi akordia betetzea (6.1.b. art.): osoa bada bere oinarri nagusia paiak, denboraldia, solda-bulletina edo askatasun kudea.

• Legea obligazioa (6.1.c. art.): aukeratua dute tratamendua inposatzen du Lan-Kodean edo gizarte-legerian, aurretik enplegua adierazpena (DPAE), adierazpen soziala nominatua (DSN) edo pertsonalen errejistroa.

• Interes legala (6.1.f. art.): funda lezakete zenbait informatikaren segurtasun edo frodea barnean prebentzio tratamendua, onartuz interes honek ez du daukan betetzea salariatua duten eskubide fundatzaileak.

⚠️ Kontsentrierea oinarria oso arretarik eduki behar du salariatua testuinguruan. CNILak regularki ohar egiten du desoreka inherentea enplegu-harreman sazioan egiten baduelako kontsentrierea gutxitan « askea » RGPD 7. artikulua bidez. Bada kontsentrierea beste oinarri batera, enpleguak jasaten du berra klasifikatu arriskua.

Daten kategoria partikulareak: indartuago erregimena

Zenbait bilatzen ditu RH bilketa artikulu 9 RGPDan « sentiblea datena » erregimena, duten tratamendua printzipioz debekatua gezian salbuespena :

• Osasun datena: osasun-etenak, medikuntza-lanean adierazitako ezintasuna, postua akomodazioa discapacidad.

• Sindikalak datena: sindikaletan partizipazioa, ordezkarizko mandatua.

• Biometrikoak datena: sarbide-kontrola hatz-markan edota aurpegia aitortzean.

• Delitua erlazionatua datena: karraska-registroa egiaztapena, soilik baimendua da arautze sektore zehatzan (segurtasuna, haurtzaroa, etab.).

Kategoria hauetan, enpleguak eduki behar du identifikatu duten ezplizitu bat (9.2 art.), burutu datena babestzekoa analisi (AIPD) kasuetan gehienak, eta askotan kontsultatu CNILak aurreko garaturik.

RH zerbitzuen praktika obligazioak

Tratamendua aktibitate-erregistroa

Edozein organizmoa 250 salariata baino gehiago duten dute mantendu behar tratamendua aktibitate-erregistroa (30 artikulua RGPD). Azpian seulea, obligazioa honek jotzen du betik tratamendua ez izanean ocazional edota dutenak duten datena kasuit— zer bada ia denborean RH. Erregistro honek dokumentatu behar du:

• Bada amaieraren asmoa tratamendua bakoitza (adib.: « solda-bulletina kudeaketa »)

• Duten kategoriak datena zintzo

• Hartzailea (hatzak, subkontratzaile, agintaritza)

• Kontserbazio-aldi

• Segurtasuna neurriak jartzen dira

CNILak jarri du dituzte erregistroa du eredua askerik. Duten zehaztasunarena jotzen da lehenengo defensaren lerroa kontrol-kasu baten.

Kontserbazio-aldiek: Puntu askotan ez-ohartua

5.1.e artikulua RGPDak ezartzen du printzipioa kontserbazio mugatua: datena ez dira mantendu behar baina dirudi amaiera neurria bilduketa helburuarena. RH, legeal aldi errefererintzia hauek dira ondorenetakoak:

| Mota datena | Kontserbazio-aldi gomendatua | |---|---| | Paiak-bulletina | 5 urte (zibil-presokrazioa) | | Lanaldi-akordia | 5 urte akordia haustea ondoren | | Kontratazioaren datena (hautatua ez zen hautatzaile) | 2 urte gehiena kontaktua ondoren | | Dossier diziplina | Aldi aldaketa arabera (gehienta 3 urte abisua) | | Bideobigiltza datena | 1 hilabete arau orokorra | | DSN eta pertsonalen erregistroa | 5 urte salariatua irtena ondoren |

Aldia horiek jartzen da erregistroan eta aplikatuta neurriak purga edo arkibo definitiboa.

Salariatua informazioa: Obligazio askotan gutxiestu

1. artikulua RGPDak inposatzen du hornitzea osoa informatiboan ohar pertsona afekatako duten bilketa unean. RH, ohar honek idealki jartzen da:

• Kandidaturatik hasi: kontratazioaren prozesu bilketa datena.

• Enplegua: integratua lanketa akordia edo erantsi hartuean hartu.

• Erlazio kontraktuala: zenbait tratamendua berriari (adib.: ezabaketa puntu biometrika garaturik).

Demateria aurrerapena onboarding prozesuaren, batez ere signatiboan elektronikoa RH bidez, erraztu egiten du argibideen ematearen seguimen: informatiboan irakurketa data eta sinadurea eta horoakuta-zeinua baitira proban bidez, zein da balio-elementu handian litigio kasu honetan.

RH datena segurtasuna: neurriak teknikoak eta antolatuak

Chifratua, sarbide-kontrol eta isolamendua

1. artikulua RGPDak ezartzen du neurriak segurtasuna jartzea arriskura egokia. RH datena, duten natura sentiblea eta zientzia-urratsetan tiratua, praktika minimo onak dira:

• Chifratua datena jaistean eta bidaian: paiak, akordia eta pertsonalen karpetak jartzen dira chifratuak (AES-256 gutxienik) eta transmititu duten protokolo seguru baitira (TLS 1.3).

• Sarbide-eskubide kudeaketa oinarri rolan (RBAC): soilik RH kudeatzaile baimentua sarbidea datena paiak; ardura-burua ez du sarbidea duten datena kudeaketa.

• Sarbide-jurnala: edozein kontsultazio edota aldaketa dossier salariatua jartzen da argitaratu identifikatu erabiltzaile, data eta ordua.

• Pseudonimiazazioai tratamendua analitikoa (taula RH, soldata-ikastaroa).

RH subkontratzaileak kudeaketa

RH zerbitzuak ari direla oharpen zenbait subkontratzaile: SIRHaren edizioan, soldata kanpoan prestataria, instrukzioa plataformak, kontratazioaren tresnak linean. Bakotza horien tarzak du egin behar subkontrazioa akordia arau 28 artikulua RGPDan, zehazten batez ere:

• Natura eta amaiera tratamendua subkontratu

• Subkontratzaileen obligazioak segurtasuna eta sekretua materialetan

• Subkontratu-subkontratu debekatua autorisazioan aurretik

• Modua restituzioaren edota suntsitzearen datena kontratua bukaeran

Prestaziaren aukeratu, garrantzitsua da egiaztatzea bada bere zerbitzariak kokatzen dira Europako Ekonomi Alean (EEA) edota du mekanismu transferentzia egokia (akordia klausula arautzaileak, adekuazioaren erabakia) transferentziak EEAren kanpo.

RH dokumentuen demateria eta RGPDaren legalkortasuna

Zenbakia areagotzea RH prozesuaren— elektroniko lanaldi akordia, soldata-bulletina demateria, abentutzua urruti sinatua— igotzea RGPD arazo espezifikoak. Bada sinatiboan elektronikoa arautzaile eIDAS ekarria garantiza osotasuna eta autentikazioa indartsua, enpleguak aseguratu behar du plataforma erabilia:

• Ez du bilketa duten datena gehiago sinatzearen prozesua (minimaluen printzipioa, 5.1.c art.)

• Kontserbatzen du froiak sinaduarena (pista audita) baldintza seguru eta aldi egokia

• Ahalmentzen du signariatuen eskubideen jartzea (sarbidea, zuzentzea, urrena salbuespena legala)

Hobetzekoa sinaduaren elektroniko arautzaile, osoa gida elektroniko sinatusena Certyneotik zehazten du hainbat teknikoak eta legala irizpideak egiaztatzea edozein garaturik aurretik.

Salariatuen eskubideak eta horien praktika eraginkorra

Panorama RGPD-aren garantitua duten eskubideak

Salariatuak badute frankentzian duten guztiak eskubideak 15tik 22 artikuluak RGPD. RH testuinguruan, eskubide gehien-erabilia dira:

• Sarbide-eskubidea (15 art.): salariatua ditzake eskatzen kopia guztiaren datena bere burua enpleguaren ahal, barne e-maila ukitu duten baldintzaren testuinguruan.

• Zuzentzea-eskubidea (16 art.): zuzentzea duten datena akatsua (aldaketa RIBan, ikasketaren emaitza okerra, etab.).

• Urrena-eskubidea (17 art.): mugatua RH legalean kontserbazioaren obligazioak, baina aplikagarri datena kontratazioaren hautatzaile ez-hautatua.

• Aurkakitzetia-eskubidea (21 art.): lezakete praktika interes legala, hainbat zaintzea tratamendua.

• Portabilitake-eskubidea (20 art.): aplikagarri datena hornitzea salariatua bera lanaldi-akordia betetzea testinguran.

Erantzun-aldi eta prozedura barruak

Enpleguak hilabete bat erantzun guztira betetzeko duten eskaerea, aldi luzagarri hiru hilabete lehortasun kasu edota duten bolumen handian (12.3 art.). Antolatzeko tratatzea eraginkorra, gomendatua da:

• Adierazpen puntu bakar (DPO edota RGPD erreferentzia) hartzea eskaera

• Jartzen formularioa duten salariatuak

• Dokumentu duten eskaera eta honaren erantzun erregistro

• Prestazioaren RH kudeatzaile identifikatzea duten eskaera inplizitua (salariatua nork « haren dossier pertsonalak » eskatzen praktika duten sarbide-eskubidea)

DPO baten rola enpresan

RGPDak inposatzen du adierazpena duten Datena Babestzeko Sendaria (DPO) hiru kasuan (37 art.): agintaritza publikoa, tratamendua aldi handian datena sentiblea, edota zaintzea sistematikoa aldi handian. Asko enpresa duten tratamendua RH garrantzitsua hartu dute obligazioa. DPOa lezakete izan barran edota kanpoan; eduki behar du independentzia funtzionala eta erabaki duten afekatua dauden datena babestzea, barne RH tresna berri garaturik. Bere rola da gomendabidea ez erabakia: responsabilitate bukaera du duten enpleguak.

Legala markoa batean RH datena tratamendua

RGPDa: jatorri testua

Erregulatzea (BEa) 2016/679 Parlamenta europarrean eta Kontseilua 2016 urtarrilean 27an (RGPD) osoa bada lehen-oinarria legala tratamendua datena pertsonala Europa. Aplikatuak zuzenean guztian estatu kideetan 2018 maiatzaren 25tik, inposatzen du enplegu guztira duten salariatuen datena estatu kidetan, ezbaitira enpleguaren nazionaltasun. Berdela artikuluak batean RH testuinguruan dira:

• 5. art.: printzipioak fundatzaile (legalean, sintsera, gardentasun, minimalean, zehaztasuna, kontserbazio mugatua, osotasun eta sekretua, responsabilean)

• 6. art.: oinarri legala tratamendua

• 9. art.: erregimen datena sentiblea

• 12tik 22 artikulu: pertsona afekatako duten eskubideak

• 24tik 32 artikulu: obligazioak responsabilean tratamendua eta subkontratzaile

• 33-34. artikulu: adierazpena datena lesioak (72 orduak CNILari, eta informatua pertsona bada arriskua aldi)

• 35. art.: analisi impaktua (AIPD) beharrezkoa tratamendua arriskua aldi

• 83. art.: santzio administratiboa (20 milioia € edo %4 salmenta mundialean)

Informatika eta Askatasuna Lege modifikatua

France legean, lege nº78-17 1978 urtarrilaren 6a informatika, fitxategi eta askatasun erlazionatua, modifikatua legea nº2018-493 2018 urtarrilaren 20an eta ordenantza nº2018-1125 2018 abenduaren 12an, osagarri RGPDa apertzen du mugak nazionalen ( « klausulak irekia »). Artean berdela RH: aukera tratatzea datena sindikalak testuinguruan kudeaketa pertsona-ordezkariaren instituzio (lege 9. art.), edota arautzen bereziak datena osasunaren lanean.

Lan-Kodea eta jurisprudentzia soziala

Lan-Kodeak inposatzen du informazioa obligazioak eta aurretiko kontsultatzea baten Enpleguaren Komitea (CSE) edozein garaturik zaintzea eszentzia edota kontrol salariatua (art. L. 2312-38). Eskaeran kontsultazio enpleguak jasaten du opositua froiak bilduta honela penala santzio.

Jurisprudentzia duten Cassation Auzitegi ohar egiten du arrunki zaintzea tresnak (kokazioan, badgearen, jarraibidea aktibitate softwarea) proportionala behar du amaiera duten josea eta ez lezakete desbideratzea bestera fines bilaketa salariatu eta CNIL duten.

RH dokumentuen elektroniko sinatua: eIDAS eta Zibila Kodea

Demateria kontratua lanaldi-akordia, abentutzua edota dokumentua diziplina, enpleguak errespetatu behar du Erregulatzea (BEa) nº910/2014 eIDAS, zehazten du hiru mailak sinatua elektronikoa. Dokumentuak garrantzitsua kontratatua lanaldi CDI edota dokumentua haustea konbentzioa, sinatua elektronikoa aurrera (beharrez egokia) gomendatua da aseguratzeko identitatea signeru eta osotasun dokumentua. Zibila Kodeak 1366 eta 1367 artikuluak konsagratu froga-balioaren idatzia elektronikoa eta sinatua elektronikoa, salbuespena identifikazio fidagarri signeru eta ziurtasun osotasun.

Santzionak erabakita CNILak RH materian

CNILak erabaki ditu santzio handiak RH datena tratamendua materian : 2022, enpresa batek zintzo 400 000 € ziantza zaintzea gehiagia salariatua telenplegua bideabigiltza softwarea. 2023, segurtasunaren gizartea zintzo 200 000 € santzio bilketa gehiagia datena biometrikoak oinarri legala gabe. Erabakiak iruditzen dute zaintzea areagotzea arautzaile honetan perimetroan.

Skenario erabilera : RGPD RH praktikan

Skenario 1 — Enpresa artisau industriala 450 salariatuekin jarri du legalkortasuna kontratazioaren prozesu

Industriala enplegu txikia, duten inguru 450 pertsona hiru gunean, hartzea urtean gehiago 3 000 kandidatura eskualdea eta erantzun 60 zenbakia enplegu oferta. CV eta amatera letra bilatzen direla biltegia gabe mugatua denborarekin e-mail parte sei zuzendarien zerbitzua. Oharrik informatiboan ez ziren emana kandidatu erabilea datena.

Ondoren audit RGPD, ekintzak hauek jartzen direla sei hilabeteak:

• Migrazioa ATS (Kontratazioaren Tracking Sistematika) sertifika arau RGPD, purga automatikoa dossier 24 hilabete inaktibitatearen ondoren

• Garapena informatiboan ohar RGPD kontratatatzea formularioan linean

• Sinatua elektronikoa hartzea letra eta kontratua lanaldi elektroniko bidez plataforma arau eIDAS, murriztea aldi kontratua sinatu itzularena 8 egunetik batez beste gutxiago 48 ordutara

• Eguneraketa erregistroan aktibitate tratamendua 12 berri fitxategi tratamendua RH

Emaitza : eskaera ez hartzea CNIL 18 hilabete ondoren; irabazia 1,2 ETP kudeaketa administratibo kontratazioaren langilean demateria bidez.

Skenario 2 — Gizarte banakatzaile 1 200 salariatuekin markaturik bideobigiltza politika

Gizarte banakatzaile espezialista edariztan garaturik zintzo bideobigiltza sistematika 34 ganapiak. Irudiak bilatzen direla 45 egune zenbaki gunean, informatiboan emana ez sariatua. Zenbait detaileak markaturik puntu urrazo bitan permanentea, sortzen duten arriskua zaintzea gehiago.

Ondoren eskaera salariatua CNILaren, enpleguak engageu legalkortasuna barne:

• Murriztea duten denboraldia kontserbazio 30 egune gehiena guztian guneak

• Kokalekua kamera kamararekin sarrera zaintzea entradasilaren etengabeak

• Kontsultazioa eta adostasunarena CSE zentro edozein garaturik berriari

• Informatua sistematikoa salariatua bideabigiltza kontratua lanaldi eta charla barnean

Emaitza : akabera eskaera CNIL gabe santzio; hobetzea klimaan soziala neurtua enquest satisfakzioa urtean ondoren (+11 puntu gaian « konfiantza baitan enpleguarena »).

Skenario 3 — Gabinete kontseiluaren RH kanpoan segurua transferentzia datena bere kliente

Gabinete espezialista kanpoan soldata eta administrazioaren pertsonala kudeatzen dossier salariatua 20 PME kliente inguru, ordezkariak 1 800 bulletina paiak hilean. Fitxategi paiak bilatzen direla e-maila gabe chifratua, akordia subkontratzaile gaberik gabekoa sensua 28 artikulua RGPDan.

Gabinete engageu refontzia guztia praktika:

• Sinatua Akordia Prozesatu Datena (DPA) arau 28 bakotza klienteak, elektroniko sinatua aurrera plataforma ahalmentzen argibidea

• Jartzea kliente portala segura (chifratua TLS + autentikazioa bikoitza faktorea) depositu eta berreskuratzea fitxategi paiak

• Ostalaria datena zerbitzariak kokatzen Francia, sertifika HDS osasun datena lanean

• Idazketa politika subkontrazioa arautzea balioa tatzaile (edizioa softwarearen paiak, archiban)

Emaitza : murriztea %100 transmisioa datena RH e-mailean gabe segura; lortzea bi kontratua kliente berri engageu legalkortasun RGPDa irizpide hautapena obligatorioa beren eskatza enpleguaren.

Amaiera

RGPDa RH ez da laburrago gehigarri administratiboa deban: da epalankak konfiantza enpleguaren eta hare lagunari, eta faktore kompetitibitate merkatuan lanaldi nork garrantzia da baloreautzen bitan gehiago. Erregistro tratamendua aktibitate mantendu eguneratzen, denboraldia kontserbazio kudeatzea, informatua salariatua formalizatua, segurtasuna indartu datena sentiblea eta subkontratzaile kontratua: bakotza horien gela kontribuzio legala politika RH bata sintsera eta ardura.

Demateria dokumentua RH— kontratua, abentutzua, bulletina paiak, ohar informatiboak — offerta oportunitate bakarrean konbinatu legalkortasun RGPD eta eraginkortasun operatiboak, baldintzan oinarri tresnak sertifika. Certyneo du lagundutzen duen politika honetan sinatua elektronikoa soluzio arau eIDAS, diseinatua RH ekipa. Aurkitu gure prezioak eta lotu zure proba askea Certyneo babesteko dokumentua RH gaur.