Zer da sinadura elektronikoa? Gida 2026

Definizioa eta testuingurua

Asinadura elektronikoaProzesu tekniko bat da, pertsona batek dokumentu digital batean bere baimena adierazteko aukera ematen duena, paperean eskuz idatzitako sinadura baten balio berarekin. Ez da PDF batean itsatsitako hasierako irudira mugatzen: sinaduraren atzean, sinatzailea dokumentuarekin lotzen duen eta bere osotasuna bermatzen duen mekanismo kriptografiko bat dago.

Europako erreferentzia-esparrua araudia daeIDAS(n°910/2014), hiru maila definitzen dituena: sinplea, aurreratua, kualifikatua. Maila bakoitzari sinatzailearen identifikazioari eta frogaren sendotasunari buruzko baldintza desberdinak dagozkio.

Zergatik bihurtu den ezinbesteko sinadura elektronikoa

Gaur egun, enpresek hamaika kontratu-dokumentu izapidetzen dituzte astean: lan-kontratuak, aurrekontuak, erosketa-aginduak, mandatuak, errentamenduak, NDA-ak... Dokumentu horiek paperean zirkulatzea garestia da denbora eta logistika aldetik.

Lanbidean sarritan aipatzen diren magnitude-ordena batzuk:

• paperezko kontratua sartzen da2 eta 5 egunbatez beste sinatuta itzultzea;
• sinadura elektronikoan eragiketa bera hartzen duminutu batzuetatik ordu batzuetara;
• paper-ziklo baten kostu osoa (inprimatzea, bidalketa, artxibatzea, abisua) inguruan dago15 eta 35 € dokumentu bakoitzeko.

Zenbakiez harago, sinadura elektronikoak ematen dutrazabilitatea handiagoa: urrats bakoitza denbora-zigilua dago, sinatzailearen ekintza bakoitza erregistratzen da, IP helbidea jasotzen da. Paperak zirriborro bat besterik ez du uzten.

Nola funtzionatzen du sinadura elektronikoak?

Prozesuak logika bera jarraitzen du beti, hornitzailea edozein dela ere:

1. Jaulkitzaileak dokumentu bat (gehienetan PDFa) bidaltzen du sinadura plataforma batean.
2. Hartzaileak (sinatzaileak) gehitzen ditu, sinadura-eremuak jartzen ditu eta ordena ezartzen du.
3. Sinatzaile bakoitzak esteka seguru bat jasotzen du posta elektronikoz. Dokumentua irekitzen du, autentifikazioa egiaztatzen da (OTP SMS bidez maila aurreratuan adibidez), klik egiten du sinatzeko.
4. Plataformak dokumentuaren hatz-marka kriptografiko bat kalkulatzen du, sinatzailearen identitatearekin eta denbora-zigilu batekin lotzen du eta guztia azken PDFan integratzen du.
5. Sinatutako PDFak aauditoretza pista: ekintza guztien erregistroa, IP helbidea, erabiltzaile-agentea, OTP berrespena.

Mekanikari buruz gehiago joateko, ikusnola funtzionatzen du sinadura elektronikoak.

Hiru eIDAS mailak

Europako araudiak hiru sinadura elektronikoaren maila bereizten ditu. Praktika ona dokumentuaren gaiari egokitutako maila aukeratzean datza, sistematikoki indartsuena ez hartzean (exijenteagoa = sinatzailearentzat marruskadura garestiagoa).

• Bakarra (SES): klik soil bat edo kontrol-lauki bat nahikoa da. Parte-hartze txikiko dokumentuetarako egokia: aurrekontuak, erosketa-aginduak, barne-akordioak.
• Aurreratua (AES): sinatzailea bigarren faktore baten bidez identifikatzea (OTP SMS + posta elektronikoa normalean). Sinatzailearen eta dokumentuaren arteko lotura berezia. Lan-kontratuetarako, errentamenduetarako, mandatuetarako egokia.
• Kalifikatua (QES): konfiantzazko zerbitzu-hornitzaile homologatu batek (QTSP) emandako ziurtagiri kualifikatua. Legez, EB osoan eskuz idatzitako sinadura baten baliokidea. Egintza benetako edo oso formaletarako gordeta.

Adibideekin bereizketa osoa ikusteko, ikussinplea, aurreratua, kualifikatua: zein diren desberdintasunak.

Telematikoki sinatu daitezkeen dokumentuak

Praktikan, ia kontratu- eta merkataritza-dokumentu guztiak elektronikoki sinatzen dira:

• lan kontratuak (CDI, CDD, lan-ikasketak)
• aurrekontuak, erosketa-aginduak, proformako fakturak
• konfidentzialtasun-akordioak (NDA)
• salmenta eta kudeaketa aginduak
• etxebizitza eta merkataritza errentamenduak
• enpresen arteko akordioak, hitzarmen-akordioak
• zuzenketak, ahalordeak, ziurtagiriak

Egintza batzuk baztertuta edo baldintzen menpe geratzen dira (notario-aktak, egoera zibileko agiriak, zenbait legezko prozedura): egiaztatu zure dokumentuari dagokion esparrua froga-balio handia duen sinadura bat sinatu aurretik.

Nola laguntzen dizu Certyneok

Certyneo Europako sinadura elektronikoko plataforma bat da, EBn kokatua, eIDAS eta GDPR diseinuz betetzen dituena. Maila sinpleak (SES) eta aurreratuak (AES) estaltzen ditu faktore biko autentifikazioarekin (posta elektronikoa + OTP SMS Twilio Verify bidez), eta sinadura kualifikatuetarako (QES) zerbitzu-hornitzaile kualifikatuekin interfazea egiten du erabilera kasuak hala eskatzen duenean.

Certyneo-ren bidez bidalitako gutun-azal bakoitzak automatikoki sinatutako PDF bat sortzen du auditoretza-oinarekin, 10 urtez gordetako denbora-zigiluaren erregistroa eta gatazkaren bat izanez gero berrerabil daitezkeen frogak.

Ezagutu Certyneo sinadura elektronikoaren irtenbidea

Ohiko galderak

Sinadura elektronikoak eskuz idatzitako sinaduraren balio bera al du?

Bai, baldin eta sinadura-maila dokumentuari egokituta badago eta sinatzailearen identifikazioa eta dokumentuaren osotasuna frogagarriak badira. Europan, eIDAS arauak diskriminaziorik ezaren printzipioa ezartzen du: sinadura bat ezin da ukatu froga gisa, elektronikoa delako besterik gabe.

Zein sinadura maila aukeratu?

Eguneroko kasu gehienetarako (aurrekontuak, erosketa-aginduak, barne-akordioak) nahikoa da sinadura soila. Lan-kontratu baterako, errentamendurako edo mandatu baterako, aukeratu sinadura aurreratua. Balio juridiko oso handia duen egintza baterako, arakatu sinadura kualifikatua.

Sinadura elektronikoa doakoa al da?

Plataforma batzuek doako plan bat eskaintzen dute hilabetean sinadura batzuengatik. Hortik aurrera, tresna kobragarria bihurtzen da.Ikusi doako/ordainpeko konparazioa.

Smartphone batetik sinatu al dezakezu?

Bai, plataforma moderno guztiek smartphone edo tablet batetik sinatzea ahalbidetzen dute. Sinatzaileak posta elektronikoz jasotako estekan klik egiten du eta zuzenean sinatu dezake ukipen-pantailan.

Zer gertatzen da gatazkaren bat izanez gero?

Plataformak auditoretza-bide osoa eskaintzen du eskaeran: denbora-zigilua, IP helbidea, autentifikazioa, hatz-marka kriptografikoa. Froga berrerabilgarri hau Frantziako eta Europako auzitegiek onartzen dute, betiere eIDAS-a betetzen bada.

Ondorioa

Sinadura elektronikoa jada ez da tramankulu bat: sinadura-zikloa 10etan banatzen duen produktibitate-tresna da, administrazio-kostuak murrizten ditu eta paperak baino trazagarritasun handiagoa eskaintzen du. Hasi apustu gutxiko dokumentuekin ezagutzen hasteko, eta gero pixkanaka zabaldu zure prozesu guztietara.

Saiatu Certyneo zure dokumentuak sarean bidaltzeko, sinatzeko eta jarraitzeko, modu errazean, azkar eta seguruan.