Deskargatu eta artxibatu sinatutako dokumentuak merkatu publikoaren horniduren akordan

Sarrera: zergatik da garrantzitsua merkatu publikoaren horniduren akordan sinatutako dokumentuen artxibazioa

Merkatu publikoaren horniduren akorda irabaztzea prozesu administratibo eta juridiko eskigari baten lehen pausoa da besterik ez. Behin hitzarmen-dokumentuak elektronikoki sinatuta - erabakiko akta, CCAP, CCTP, eskarien oharrak - oraindik ere deskargatu, kontserbatu eta indarrean dauden obligazio legalak zorrozki betetzeko artxibatzeko beharra dago. Frantzian, obligazio horiek demateriazatzailearen legea, eIDAS n°910/2014 araudia eta ebidentzia elektronikoen artxibaketa-arauak konbinatzen ditu. Urratsak ezarria arretik uzten duen akatzailea eta titularra riziko litigio handientzat jartzea: hitzarmenaren froga-balioak zalantzan jartzen diren auziak, Kontu-auzitegiko auditoriak baztertzea, edo merkatu-ebakpenaren exekuzioan lekukotasunak galtzea. Artikulu honek pausoz pausuan gidatu zaitu zure sinatutako dokumentuak modu osoan batean deskargatu eta artxibatzeko.

---

Merkatu publikoen artxibaketzaren araubide arautzailea ulertzea

Demateriazatzailearen kodeak ezarritako kontserbazio-denborak

Demateriazatzailearen kodea (CCP) eta Frantziako Archibe Zuzendaritzaren instrukzioak piezak kontraktualen kontserbazio-denbora minimotzat ezartzen ditu. Merkatu publikoaren hornidura baten kasuan, arauak «10 urtez» kontserbatzea ezartzen du, merkatu amaitzean zenbatuta, DAF/DPACI/RES/2009/018 instrukzioen arabera. Denbora hau artikulua ez da hitzarmen-responsabilitate arazoaren jakinarazpena-denbora luzatzen, Zibil Kodea 2224 artikuluari dagokionez.

Europar seulatik gorako merkatuetan (2026. urtean egungo 143 000 € HT acheteurs publics zentralak eta 221 000 € HT gainerako adjudicatrices diren entitateentzat, Europar Batzordeko delegatuaren araudiaren arabera), prozeduaren trazentzaile osoa eskatzen da, demateriazatzailearen plataformetan (profil akatzaileen) trukatzeak barne.

eIDAS-ren arabera sinadura elektronikoen froga-balioa

eIDAS n°910/2014 araudiak sinadura elektronikoen hiru maila bereizten ditu: sinplea, aurreratua eta kalifikatua. Merkatu publikoaren horniduren akordan testuinguruan, sinadura elektroniko aurreratua edo kalifikatua gomendatzen da - eta zenbait akatzetatik soilik ezarritakoa - dokumentu sinatuen osotasuna eta autentikotasuna bermatzeko.

eIDAS-ren arabera kalifikatutako sinadura elektronikoa araudiaren 25. artikuluaren arabera fidagarritasunaren presuntzioen babesa dauka: efektu juridiko berdina du eskuz sinaturiko sinaturesainean Europar Batzordean osoan. Denboraren zehar froga-balio hau mantentzeko, ezinbestekoa da kalifikatuak denbora-marka egitea eta sinatutako fitxera elektronikoki artxibaketa sistemaren (SAE) batean sartzea korresketan dagoena.

Zigilua eta metadatuen kontserbazioaren obligazioa

PDF sinatua deskargatzea ez da aski. Archiboaren balio juridikoa bermatzeko, kontserbatu behar da:

• Sinatutako fitxera PAdES formatean (PDF Advanced Electronic Signatures, ETSI EN 319 132 araudia) edo XAdES XML fitxerentzat ;
• Sinatari sertifikatuen katedela osoa ;
• Kalifikatuak denbora-marka tokena (RFC 3161) ;
• Transakzioaren metadatuak: sinatariaren identitatea, data eta denbora UTC-an, IP-orratzea, sinadura-saioaren identifikadorea.

Elementu horiek gabe PDF-ren sinple expoeta ez du dokumentuaren autentikotasuna judikabizko edo Kontu-auzitegiko kontrolean frogatzea ahalbidetuko.

---

1. pausua — Sinatutako dokumentuak sinadura-plataformaren aurrean deskargatzea

Deskargabide formatuen identifikatzea

Albo osoen (akatzearen eta tiulararen) sinadura burutzean, zure elektronikoki sinadura-plataformak elementu batzuk deskargatzea ahalbidetzen duen behar du:

1. Sinatutako dokumentua PAdES formatean (fitxaren metadatuetan sinadurak txertatzeko) ;
2. Sinadura-txostena edo « sinadura-sertifikatzea » — sinatariak zerrendatzen duen fitxera apartua, denbora-markak, kriptografia-aztarnak (hash SHA-256) eta erabilitako sertifikatuetara balioak ;
3. Artxibo ZIP osoa dokumentua + txostena + frotzare-liburuak barne.

Certyneo, adibidez, klik bakarrean normatutako ZIP artxiboa deskargatzea ahalbidetzen du zure akordan akta bakoitzarentzat, elementu horiek barne. Merkatu-soluzioen arteko aldeak ulertzeko, ikusi gure sinadura elektronikoen soluzioen konparatiboa.

Deskargaturiko fitxeraren osotasuna egiaztatzea

Artxibaketa aurretik, kontrolatu sinadura baliotsua deskargaturiko fitxerean. Egiaztapen hori daiteke:

• Adobe Acrobat Reader bidez (« Sinadurak » panela) ;
• LTANS linea-tresna edo Europar Batzordearen tresna bidez (TSL fidagarritasun-zerrenda) ;
• Zure sinadura-prestatzailearen API balidatzea bidez.

Fitxera baliotsua erakutsiko du « Valid » sinadura-status Europar fidagarritasun-zerrendan (TSL) erregistratutako kalifikatuak zerbitzu-fidagarritasun hornitzaile (QSTP) baten oso katedela osoa duten.

Fitxere-izendataritze osoa antolatzea

Aurretz hartzen duen sistematikoki batasun-izendataritze osoa zure dokumentuak azkar aurkitzeko:

``` [AAAA-MM-JJ]_[N°Akorda]_[Mota-Dok]_[Sinatuta].[hedapena] Adib. : 2026-05-26_2026-MP-042_Erabaki-Akta_Sinatuta.pdf ```

Zorrozte horrek auditeak eta GED (Demateriazatzailearen Dokumentu-Kudeaketa) bilaketa errazten ditu.

---

2. pausua — Sinatutako dokumentuak araudiaren arabera artxibatzea

GED segurua edo SAE homologatuaren artean aukeratzea

Bi hurbilketa nagusi daude merkatu publikoaren sinatutako dokumentuen artxibatzearentzat:

GED segurua : riziko txiki eta infrastruktura IT sendo bat duten egituretan egokia. Fitxeren osotasuna hasjean baina sartzen ez da beti SAE-sertifikatua duen presuntzioa legala.

Elektronikoki artxibaketa sistema (SAE) NF Z 42-013 / ISO 14641 : Frantzian froga-emaitza artxibatzeko erreferentzien araubide. SAE sertifikatua galtzen dute arkhiba mugiezotasun, eta denbora-luzeetan formatuaren migrazioa. Merkatu publikoaren sinatutako dokumentu sigifikanten soluzio gomendatua da.

Sektore publikoan, operatzaileak Vitam Programa (Frantziako ministerioek garatutako artxibatze-softwarean) edo hirugarrenen artxibatze-prestatzaileak baliatu daitezke.

Sinadura denbora-luzeetan iraunkortasuna bermatzea: denbora-marken berrentzunea

Atzean gibeltzetan behin eta berriz baztertua den arrantza hau da sertifikatuaren amaieraren arrisku da. Sinadura elektroniko kalifikatuaren sertifikatuak betetzen du orokorrean 1 tik 3 urtetaraino. Oraindik, zure akorta 10 urtetarako kontserbatu behar da.

Teknikako soluzio hau da denbora-marken berrentzunea periodikoan (« archival time-stamp » ETSI EN 319 122 araudiean ere deitzen den CAdES/PAdES-LTA mailan). Arkeologia honen osoen baten aurretik kalifikatuak denbora-marka osoa aurretzeko, horrela kriptografia kateabaluen fidagarritzen duen.

Zure SAE edo zure sinadura-prestatzaileak operazioa automatizatzea behar du. Certyneo natibotz sartzen du mekanismo hau sinatutako dokumentuen arkhiba batentzat, PAdES maila LTA-tan (Long-Term Archival) bat.

Sarbide-eskubideak kudeatzea eta kontsulten trazentzailea

RGPD n°2016/679 (32. artikulua) eta informazio-sistemen segurtasunaren praktika onaren arabera, sinatutako dokumentuen artxiboetara sarbidea kontrolatu eta trazendu behar da:

• Fidagiritz handia (MFA) baimendutako erabiltzaileentzat ;
• Denbora-markatutako sarbide-liburua kontsulta, deskarga edo aldaketa bakoitza erregistratzen duelako ;
• Zifraketa atseginean eta trantsizioan (TLS 1.3, AES-256) ;
• Babespegi-aplan 3-2-1 araua betetzen duena (3 kopiak, 2 euskarri desberdin, 1 kanpoan).

Merkatu publikoaren akordaren bolumena handian kudeatzea duten akatzaileentzat, ondo dago enpresaren sinadura elektronikoen funtziogintza explora dezakezu.

---

3. pausua — Horniduraren ondorengo gestion-lan-fluxua antolatzea

Artxibazioa zure eskarmendu-hornidura-prozesuaren integritzea

Merkatu publikoaren horniduren akordan kudeaketa sinadura bakarrean hartzen da sarritan: kontsumo-gordailua, abentuak, harrera-batzordeen zirkularra, onartutako fakturak. Horietako bakoitzak kontraktu-pieza edo frotzaren pieza izan daiteke.

Gomendatzen da artxibaketa-egitura antolatzea merkatu bakoitzaren arabera, eta dokumentu-mota bakoitzaren arabera:

``` /Merkatu-Publikoak/ └── 2026-MP-042-Informatika-Hornidura/ ├── 01_Nolaburua/ ├── 02_Kontraktualak/ │ ├── Erabaki-Akta_Sinatuta.pdf │ ├── CCAP_Sinatuta.pdf │ └── CCTP_Sinatuta.pdf ├── 03_Exekuzioa/ │ ├── BDC-001_Sinatuta.pdf │ └── PV-Harrera-001_Sinatuta.pdf └── 04_Fakturak/ ```

Amaieraren eta garbitzeen oroitzarriak automatizatzea

GED edo SAE-an parametrizatu agerraldiak automatiko dituzu:

• Denbora-marken berrentzunean oroitza aurreko denbora-markaaren amaieraren 6 hilabete aurretik ;
• Garbitzean oroitza kontserbazio-denbora legalaren amaierean (neke batean garbitu aurretik) ;
• Osotasunean alerta artxibo babestuaren aldaketa-saiakeraren kasuan.

Automatizazio hauek gutxi egiten dute administratibo-kargaren %70a eta ahazteko arrisku txikitu, eta batean merkatu asko kudeatzailea den egituretan, batez. Zure erakundean produktibitate-irabazien kalkulurako, gure sinadura elektronikoen ROI kalkuladorea erabil dezakezu.

Artxibaketa-politika PAQ edo barruko prozeduraren gidabidean dokumentatzea

Erregularki auditatzeak (udalak, ospitaleak, erakunde publikoak) izaten diren akatzaileen kasuan, Artxibaketa eta Kontserbazio Politika (PAC) formalizatzea oso gomendatzen da hain zuzen:

• Artxibaketa izpirituaren dokumentu-motak ;
• Kontserbazio-denborak kategoriaren arabera ;
• Artxibo-kudeaketaren arduradunak ;
• Erabiltzen diren tresnak eta prestatzaileak ;
• Periodiko osotasun-kontrolaren prozedura.

Dokumentazioak horrek diligentziaren froga da litigioan eta zaharrak harreman berriaren hartzidura erraztzen du. Certyneo-ren laguntze-zentroak merkatu publikoen egokitutako prozeduren ereduak jartzen ditu banean.

Merkatu publikoaren elektronikoki sinatutako dokumentuen artxibaketzari aplikatu ez duen araubide legala

Zibil legea eta froga-balioa

Frantziako Zibil Kodea ekraniaren elektroniko froga-balioa oinarritzako fundazioak ezartzen ditu. 1366. artikuluak honela dioten dute: « elektronikoki ekraina eta papelean ekraina froga-balio berdina du, baldin zein nolatan ziurta daieken zergatik eta osotasunean jantzia-baldintzak begunagarriak diren ». 1367. artikuluak « sinadura elektronikoa » defini itzuli ezkerrea dator, « ekranean osotasun-balioa bermatzeko fidagarriak eta hitzarmenean ura » gaitzeko.

Bi artikuluek ezartzen dute osotasun-balioa bermatzeko baldintzetan kontserbatzea ez da aukera, baina froga-balioa osotasun ezinbestekoak diren baldintzak.

eIDAS n°910/2014 araudia eta bere zuzendaritza-aktua

eIDAS n°910/2014 araudia (eta bere eIDAS 2.0 eboluzioa transposizioan egongo da) Europar gizakiaren sozial oinarria osatzen du. 25. artikuluak kalifikatuak sinadura elektronikoen fidagarritasuna presuntzioa ezartzen du, 41 eta 42 artikuluak kalifikatuak zerbitzu-fidagarritasun hornitzaileen eskatzen ditu, bereziki kalifikatuak denbora-marka elektronikoen zerbitzu-hornitzaileak.

ETSI EN 319 132 araudia (XAdES), ETSI EN 319 122 araudia (CAdES) eta ETSI EN 319 162 araudia (PAdES) elektronikoki aurreratutako eta kalifikatuak sinadura-formatua teknikoak ezartzen dute denbora luzean froga-balioa gordetzea ahalbidetzen dutenak. PAdES-LTA maila (Long-Term Archival) merkatu publikoen arkhiba batentzat gomendatua da.

Demateriazatzailearen kodea eta artxibaketa instrukzioak

2018-1074 ordena Demateriazatzailearen Kodea dakarrena eta 2016-360 dekretua merkatu publikoari doakizena demateriazazioa araubide ezartzen du. DAF/DPACI/RES/2009/018 instrukzioa Frantziako Archibe Zuzendaritzaren kontserbazio-denbora aplikagarria ezartzen du merkatu publikoaren piezetan: 10 urtez akorta amaitzean hitzarmenetan, 5 urtez piezak kontabilitate-aurrean.

RGPD n°2016/679

Orohar Datu Babesean araudia (RGPD) ezarritako artxiboetan nola-koiputzean datu pertsonala (sinatariaren izena, koordenatak, etab.) izaten den bitartean. 5. artikulu 1(e) kontserbazio-muga printzipioa ezartzen du: datuak ezin direla osotik kontserbatu gogoak baino gehiago, zeren zain egonez du tratamendua. Tratamendu-agiryaren erregistroa (30. artikulua) artxibaketa kontraktualen barne dokumentu behar du. Denbora legalaren amaieran, garbitzea edo anonimizazioa prozedura bete behar da.

Arazo legalak mugakoan mugatzean

Artxibaketa mugakoan uzten dugu arrantza maila handian: froga-balioa aipatuaren egonera-ezina administratibo edo zibil-justizietan, justifikagai-baztertzea Kontu-auzitegian edo eskualdeko kontu-aotzetan egindako kontroletan, CNIL-santzionuak daitezke denbora-aldian % 4 iritsia bizitza-urtaren osagarria eta sinaduraren datuen kaltea legalki kontserbazioaren arduradunak den etza publikoen emaitzak.

Merkatu publikoaren horniduren akordan artxibaketzaren konkretuak ondorioak

Ondorioa 1 — Urtean hornidura-merkatu hogei inguruz kudeatzea duen lurralde-autonomiaren administrazioa

Tarte-handia autonomiaren administrazioak (hiriko 50 000 biztanle inguru) urte osoan hogeta merkatu publikoak hartzea egiten du horniduretan: informatika-kontsumibileak, bulegoen mobiliaroa, eskolaren forniturak bere erakundebatean, garbitzeko-produktuak. Demateriazazioa aurretik, kontraktualen piezak paperean klaseetan artxibatzen ziren, jada eta galtze-arrisku edo kalitate-ondorioengatik.

Kalifikatuak sinadura elektronikoen soluzioa SAE NF Z 42-013-an osoa baliatu duelako, administrazioak automatiko deskargatzea da bake sinatua PAdES-LTA formatean eta bere artxibaketa-egitura dematerialisatuan txertatu. Osotasun-kontrolak automatiko egiten da trimestralean. Ondorioa: artxibo-kudeaketa ondorenean dedikaturiko % 70 inguruan garrantzia (lortua DINUM-ek demateriazazioaren barometro 2025-ean argitaratutako emaitzen ahala) eta nulua dokumentua atzikarria kontu-aotzaren azken bi auditetan.

Ondorioa 2 — Hornidura-merkatu medika eta gailuak bidaltzen duen ospilategi-agrupamendu bat

Hainbat osasuaren erakundeak batzaren ospitalegi-agrupamendu batek (gutxi gorabehera 1 200 ohe osoa) guregaitzeko merkatu publikoak zentralizatzen ditu hornidura mediketan eta gailu medikoetan ez-steril. Merkatu bakoitzak hartzea sinatzaile batzuk: agrupamenduaren koardinatzailea, eroslearen zuzendaria eta zenbait aldatan ARS-ren ordezkaria.

Artxibakatzea arrantza handitzen duen osasun-sektore-obligazio espezifiko ezaugarri dituetan dago: gailu medikoen trazentzailea, ANSM inspekzioa, eta agrupamendu ko-tiularren multiplizitatea. Sinadura-plataforma kontzertazio-modulu integratzen duen artxibaketa eta sarbide-eskubideak gaiaren arabera desberdinduak baliatu duelarik, agrupamenduak bermatzen da bakoitzeko ospitalegiak bere dokumentuetara atzi dezakela mintz-artxibo zentrala segurua duen bitartean. Administrazio-kudeaketaren ondorengo tratamendu-denborak gurasorienean 3 egunetik 4 ordu baino gutxiagoan erditzeak eta artxibaketa kontraktualen aurrean.

Ondorioa 3 — Sektore industrialaren ETI bat merkatu publikoaren horniduraren osotua

Industri-sektorearen enpresa bat nagusi gisara neurrian (gutxi gorabehera 400 enplegu, 80 M€ irabazia erdia) merkatu publikoak irregularki ditu horniduretan hainbat ari akatzetatik desberdinean. Tiularren gisara, ekintza-amateurren, erosleen oharren osoa sinatua eta harrera-prozesuaren zirkularrari kontserbatu behar ditu, bilaketa jakinean likidazioa eta merkatu-ebakpenaren exekuzioan barrera osoa bezala.

ERP-n sinadura-tresna integratzen duelarik API bidez, enpresak Web dokumentuen deskargatzea eta GED barne klasean automatizatzen du sinadura bakoitzaren amaieran duen. Finantza-auditoak osoak kontraktualen froga bezala erabil daiteke eskesean, auditaren prestapentzat % 40tik 50era denbora murriztuak duen conseil-kabinak argitaratutako sektore-benchmarks arabera.

Amaiera

Sinatutako dokumentuak deskargatzea eta merkatu publikoaren hornidura-akordan artxibatzea ez da sinplean administratibo formaltasun bat: obligazio legala da betetzen ez badirelaik kalte izugarriekin. PAdES-LTA formatua osotik kontserbazio denbora barne eta denbora-marken berrentzunea periodikoan, urratsa osakoa exigentzian teknikoa eta arretarekin juridikoa behar dute. eIDAS araudia, Zibil Kodea eta artxibaketa publikoaren instrukzioak eta murrizketak marko betetako osoa osatzen dute, baina sinadura elektoniko modernoak tresnak ez duten erriaren bidez betetzea erraztzen dute.

Certyneo-ak akatzaile publikoak eta merkatu-tiularrak laguntzea egiten du sinadura eta artxibaketa-prozesuen mugatze osoan, kontserbazio froga-balioen eta exportu normatu baten funtziogintza natibotzetan. Aurkitu nola sinplifikatu zure dokumentu-kudeaketa gaur egon dezakezu Certyneo kontua sortzea edo gure tarife kontsultatzea.