CSV kontaktuak inportatu urteko txostenaren tarako: gidaliburua

Zergatik inportatu kontaktuak CSV formatuan urteko txostenaren tarako?

Urtero, aksio-sozietate, holding eta elkarteak sinatzen jarri behar dituzte haien urteko txostena interesatutako alderdien multzoarengan: administrazio kontseiluaren kideek, akzionistak, kontuen auditoreak eta, estatutuak arabera, parte-emaile guztiak. E-mail helbideak eskuz sartzeak sinadura elektronikoko plataforman orduan asko denboraren galera eta giza akatsak sortzen ditu. CSV (Comma-Separated Values) fitxategia inportatzeaketa arazoa ebazten du: segundutan ehun kontaktu ordenatuak sartu daiteke zure sinadura fluxuan.

Ikuspegi hau enpresetan sinadura elektronikoa hazten eta zabaltzen doa: bidalketak automatizatu masiboak neurriz, sinadura juridikoa jasotzen duten guztietan. Gida honetan, CSV fitxategiaren prestaketa batetik sinadura amaierako balioztatzeraino, urrats bakoitza zehazten dugu.

---

CSV fitxategia prestatzea: egitura eta praktika onak

Inportazioaren kalitatea zuzenean etorri da CSV fitxatea nola prestatu den ondorioz. Gaizki formatuatutako fitxategiak inportazio akatsak, kontaktuak galtzetak edo duplikatuak sortzen dituzte, eta hoiek sinadura prozesuaren guztira geldotzen dira.

Oinarrizko zutabeak

Urteko txostenak sinadari eta akzionistak biltzen dituztenean, CSV fitxategiak, gutxienez, honako zutabe hauek ditu:

• email: sinadariaren e-mail helbidea (RFC 5321 formatua derrigorrezkoa)
• prenom: kontaktuaren izena, sinatzearen mezu pertsonalizatzeko erabilita
• nom: deitura-izena
• role: rola sinadura prozesuean (adibidez: `signataire`, `lecteur`, `validateur`)
• ordre_signature: osoa denbora sekuentzialean lekua adierazten du (hutsik utzi sinadura paraleloan)
• telephone (aukerakoa): zenbakia E.164 nazioarteko formatuan (+33XXXXXXXXX) sinadura aurratuaren SMS bidezko autentifikaziorako
• groupe (aukerakoa): enpresakako kategoria (adibidez: `actionnaire_majoritaire`, `conseil_administration`, `commissaire_comptes`)

Certyneok UTF-8 eta UTF-8 BOM kodifikazioak onartzen ditu, akatzak azpiatzerik ez duzu azentudunekin. Bereizlea komak dira, baina puntuak-eta-komak ere baionaguak— zehaztu inportazioan zure programak erabiliko badu.

Datuak garbitzea inportazioa baino lehen

CSV fitxategia igo baino lehen, garbitzea eginez:

1. Bikoizazioa ezabatzea: akzionista bat bitan egotekotan beste e-mail helbidera, arazoaren hasieran konpondu behar da. Bikoizaketa bi gonbidapena sortzen du eta galerazkoa izan daiteke.
2. E-mail formatu-balioztatzearen bidez: Google Sheets formulan erabil ezazu (`=REGEXMATCH(A2,"^[a-zA-Z0-9._%+\-]+@[a-zA-Z0-9.\-]+\.[a-zA-Z]{2,}$")`) edo Hunter.io Verifier bezalako tresna.
3. Rolak balioztatzearen bidez: urteko txostenean, akzionista batzuei irakurtzeko bakarrik dago (txosten-jarduerak) besteak sinadura formalez adidatzeko (biltzar-ebazpidea). Identifikatu argi `role` zutabean.
4. Telefonoen zenbakien kontrola: aurratutako sinadura aukeratzen bada SMS bidezko OTP batekin, `telephone` zutabeko zenbaki guztiak E.164 formatua behar dute. Falta daitekezko zenbaki batek geldotzen du sinadariaren bidalketak.

CSV egitura balido adibidea

```csv email,prenom,nom,role,ordre_signature,telephone,groupe jean.dupont@exemple.fr,Jean,Dupont,signataire,1,+33612345678,conseil_administration marie.martin@exemple.fr,Marie,Martin,signataire,2,+33698765432,actionnaire_majoritaire pierre.durand@exemple.fr,Pierre,Durand,lecteur,,+33677889900,commissaire_comptes ```

Kontuan izan `Pierre Durand`, kontuen auditore irakurtzeko bakarra, ez duela sinadura ordenik (zutabea hutsa) sinatariu ez baita.

---

Certyneoren CSV inportatzearen urrats bakarrean

CSV fitxategia prestatu ondoren, Certyneoan inportatzea sinadura dossier sortzeko interfazetik egiten da urrats gutxitan.

Sinadura dossierraren sortzearen urteko txostenean

1. Certyneo espazioan sartu eta Dossier berria botoian klikatu.
2. Urteko txostenaren PDF fitxategia igo (txosten-jarduetak, kontua bildua, ebazpenak). Ahal duzu Certyneok AI bidezko kontratu-sortzailea erabil biltzarraren prozesu-bertsioa prestatzeko.
3. Sinadari fitxa batean, CSV batetik inportatu botoian klikatu.

Inportazioaren parametroak

Konfigurazio-leihoa irekitzen da:

• Kodifikazioa: `UTF-8` edo `UTF-8 BOM` aukeratu zure fitxageki arabera.
• Bereizlea: komak edo puntuak-eta-komak.
• Buruetaren lerroa: markatu kutxa lehen lerroak zutabe-izenak baditu (gomendatua).
• Zutabe-mapa: Certyneok automatikoako mapa estaitzen du zutabe-izenak estandarren arabera. Egiaztatu zutabe bakoitza eremu zuzenean loturik dagoela. Zutabeak `mail` deitzen bada `email` ordez, mapa eskuz aldatu.

Certyneok 5 lehen kontaktuaren aurrebista bistaratzen du balioztaketa baino lehen. Egiaztatu inola ez dagoela tarte kritikorik hutsa edo gaizki formatuatuta. Sistemak erregeetan adierazten ditu blokeaketa akatsak (e-mail baliogabea, rola ezezaguna) eta urdinean abisu ez-blokeatzaileak (telef falta aurratutako sinataruari).

Balioztatzea eta fluxuaren konfigurazioa

Inportazioaren balioztakearen ostean, Certyneok kontaktu-zerrenda osoa bistaratzen du. Orduan:

• Sinadura mota zehaztzea taldearen arabera: sinadura sinplea (eIDAS 3.10. artikulua) irakurtzaileei, aurratutakoa edo kalifikatuak kontseiluko kideei. Begira sinadura elektronikoen soluzioen konparatzea zure testuinguruan egokia denari.
• Sinadura-orden eta konfiguratzea: sekuentziala (akzionista handienak sinatzen dute kontseilukideek baino lehen) edo paraleloa (sinadari guztiek aldi berean mezu gonbidapena).
• Gonbidapen-mezu pertsonalizatzea: sinadariaren izena (`{{prenom}} {{nom}}`) eta dokumentuaren titulua mezu gorputzean.
• Dossierren iraupenaren epea: urteko txostenean, 15tik 30 egunera aski denbora aktiboki datorren aktorentzat.

---

Akatsak eta jarraitzeak kudeatzea inportazioaren ostean

Nahiz eta CSV ongi prestaturik, inobakar egoerak sortzekoak dira bidalketa hasita.

Bounce-ak eta baliogabeak helbideak kudeatzea

Certyneok denbora errealean adierazten ditu soft bounce (kutxa beterik) eta hard bounce (helbidea existitzen ez du). Urteko txostenean arrazoi juridikoen ondorioz, bounce batek aldaketa derrigorrezkoa sorkitzen:

1. Kontaktua identifikatu dossierren dashboard taula.
2. E-mail helbidea eguneratu kontaktu fitxatik.
3. Gonbidapen bakarra birbidali dossier osoa berberritu gabe.

Zuzenketa granulu-mailan egitea ginta garrantzia da lege-aldi errespetatzea edota zure estatutuak edota Kode Komertzialak definitzen dituzten difusioen adinaren bidez.

Jarraitzeak automatizatzea

Urteko txostenean aktiboki asko direnean, jarraitzea eskuz kudeatzea ezinezkoa da. Certyneoak automatikoko jarraitzeak programatzea ahalbidetzen du:

• J+3: lehen jarraitzea sinadari mezu gonbidapena irekia ez dituenentzat.
• J+7: bigarren jarraitzea irekia baina oraindik sinatzeke dutentzat.
• J+14: azkena jarraitzea dossierren iraupenaren adierazpenak.

Jarraitzea bakoitza erregistratua dago ordualdian, zer-du hainbatean denean. Hurrengo kontestan, Certyneoak sortzen ditu:

• Sinadura-txostena (audit trail) PDF formatuan, goitik behera orduduna: irekitzearen, autentifikazioaren, sinataduaren, erabilitako identitate elektronikoa.
• Dokumentu sinatua konsolidatua sinadura elektronikoekin integratuak, archiboaren garuan parametrizagarria (5tik 30 urtean zure kontserbazioarean sartuaren politika arabera).

Audit-txosten hau litiga-piezarik garrantzisuena da: frogatu egiten du sinadari bakoitza jasotzeakoa, irekita duztela eta sinatuta du dokumentua beharrezko baldintzetan. Gordetze-segurtasun mailari baieztatu behar du dokumentuak bezala, Kod Zibilaren 1366. artikuluaren eta eIDAS arauarenaren obligazioaren arabera.

---

Sartzeko prozesua optimizatu hurrengo urteetarako

CSV sartzea urteko txostenaren ez dago islatu bakarrean: berberritu egiten da urtean. Hurrengo praktika batzuek urtearen gaztarotasunari aurrera denbora aurrezten dute.

CSV nagusi fitxategia mantentzea

Kontserbatu CSV nagusi fitxategia zure sinadari eternoak (kontseiluko kideek, kontuen auditoreak, akzionista egonkorrak). Urtean, orduan gaizki dauden entry-ak (atera, akzionista berriak, e-mail aldaketak) eguneratzea besterik gabe, ez fitxategiaren osoa berrerabakitzea.

Certyneoren dossier-ereduak erabiltzea

Certyneoak ahalbidetzen du dossier batean eredu gisa gordetzea: fluxu parametroak, gonbidapen-mezu pertsonalizatua, sinadura-orden, sinadura-mailak taldean. Hurrengo urtean, eredua kargatu, CSV eguneratus sartu eta PDF txostenaren ordezkoa. Eguneratzea orduaren 60tik 80 % denbora dossier berri sortzearen eremu.

Zure aktiboki-erregistroa API bidez konektatzea

Enpresakentzat aktiboki-erregistroa badute logika-programan (ERP, cap table tresna), Certyneoken REST API ahalbidetzen du inportazioa guztiz automatizatzea. Planantzatutako script bat aktiboki-zerrenda aurreko egunean atera, CSV sortu eta Certyneoren API bidez igo eta sinadura dossier hasio gabe gizakia interbentzioik. Ikuspegi hau garrantzizkoa da egituretan hainbat dossier edota aktiboki ehunka daudenak. Enpresakentzat Certyneoren tarifa ebaluatzea nahi dutenak osoa esku orduan, orria zailtasuna API eta forfaitu enpresen aukerak.

Urteko txostenaren sinadura elektronikoan aplikatu diren lege-markoa

CSV kontaktuaren sartzea eta urteko txostena sinadari batera sinadura elektronikoen plataforme bat bidez bidaltzeara lege-marko zehatzean jartzen da enpresakok bai agian honetan guztiez baino lehen zuzentzeko diren.

Sinadura elektronikaren balioa juridikoa

Kodigo Zibilaren 1366. artikuluak adierazten du « idazki elektronikoak papeleko idazkia bezalako sinesgarritasuna du » bere baldintzapean « dagoen gaia edozein identifikatu ondoren eta argitzen baita eta gordetzearen baldintzetan haien osotasuna bermatzen duten ». 1367. artikuluak zehazten du « sinadura elektronikoak osatzen da prozesu fidagarri erabiltzea jakina hartzean bera egiten du egiten den entzuten loturik ».

Europaren mailan, eIDAS n°910/2014 araua (eta bere eguneraketa eIDAS 2.0 transposizi bidean) hiru sinadura-mailak definitzen du: sinadura elektroniko sinplea (SES), sinadura elektroniko aurratua (SEA) eta sinadura elektroniko kalifikatua (SEQ). Urteko txostenean aktiboki baten, minimo balioa sinadura aurratua da, eta txarre autentifikazioa sinadariaren (OTP SMS, sertifikatu) eta sinadura sortzeko datuen erabilera derrigorrezkoa.

Daten babesa pertsonala (GDPR)

CSV fitxategia datu pertsonalez ondorioz (izena, prenom, e-mail helbidea, telefonoen zenbakia) sartzea datu-tratamendua GDPR n°2016/679 arauaren arabera da. Horren aurrera, enpresakoa « arduraduna tratamendua » du eta bete behar du:

• Kolekta datu batean oinarritzen dela oinarri legal balido ( GDPR 6. artikulua): kontratuaren betze (aktzionisoak) edota lege-obligazioa (kontuak depotzea, biltzarra osoa) oinarri legal sendoak.
• Sinadariaren informatzea honetan duten daten tratamenduan GDPR 13. eta 14. artikuluen arabera (gonbidapen mezu legale aipuak).
• Certyneora lotuaren enkadratzearen « kontratua prozesapiturako » (Data Processing Agreement, DPA) GDPR 28. artikuluaren arabera. Certyneoak ematen du dokumentua kontratua erabiltzeko baldintza guztietan.
• Gordetze denboren errespetatzea: sinadari daten eta audit-txostenaren gordetzeari 5 urteak gutxienez (merkatu-preskripzioa, Kode Komertzialaren L.110-4. artikulua) eta 30 urteraino denezbakaren ondasunak edota enpresakoen obligazio handiak.

Aplikaturiko teknologia arauak

Sinadura elektroniko aurratua eta kalifikatua molde estandarrean Certyneok erabiltzen direnak ETSI EN 319 132 (XAdES), ETSI EN 319 122 (CAdES) eta ETSI EN 319 162 (PAdES PDF-entzat) arauak bete egiten dute. Arau hauek interoperabilitatea banatzen du sinadura Europar Batasuneko estatuen artean eta haien ezagutzea europaren sistema judizialetan.

Azkena, NIS2 direktiba (2022/0383/COD), frantses legean 2024-an transposita, exijentzia indargarriak tziber-segurtatean zerbitzuen eragile digitalentzat, sinadura elektronikoen plataformak barne. Certyneoak integratu egiten ditu exijentzia hauek TLS 1.3 komunikazioaren bidez, dokumentuen enkriptazioaren bidez eta aktiboko bug bounty programaren bidez.

Erabiltze-kasu: CSV sartzea eta urteko txostena praktikan

Kasua 1 — Familia holding hogei filialak kudeatzekoa

Familia holding hamarobiren partziperazioa duten hogei egitura hobetzea bere urteko txostena konsolidatua sinadua osatzen du arduralariak eta auzokide guztien filialetan, gutxi gorabehera 80 sinadari. Sartzea aurrealdean gizakiak e-mail sailkatzea zenbakiak sinadura tresnan, sekreturoa osoa orduan 3 igarotzen zuen sinadura-saioa, eta % 8ko sartze-akatsen tasarekin (e-mail okerra, izenak akorditzen).

Certyneoak CSV osoan sartzea hartzean, dossierren denboraren prestaketa 25 minutura murriztu zen (15 minutu CSV nagusiren eguneraketak). Sartze-akatsen tasa zeroraino murriztu zen. Programaturiko jarraitzeak J+3 eta J+7 eguna % 100 sinadurak loratzea osoan 9 egunetan, 22 egunetan aurretik prozesua postalez alderatuta. Grako % 60 murrizketa sinaduren bilketen denbora sekretuaren enpresen taldearen aldetik argitaratutako tarteen berdina da.

Kasua 2 — Nekazarien kooperatiba ehun-eta-hirurogeita laubien kideekin

Nekazarien kooperatiba aktiboki 340 kide dituena urterik urteri aurkeztu behar du balioztatzearen urteko berrikusketa eta kontuak aipatuta. Kideek departamentuetan zabaldu, ezin dute guztiak joan biltzarrara, orduan zortzia geldotzen duten prozesuaren itzuleraren azken formala.

Certyneoan CSV sartzea integratu ordez, kooperatiba bidali ditzake aldi berean dokumentuak kide guztiei fluxuan paraleloan sinatua. CSV fitxategia, buruki zuzenean logika-kudeaketa parteak-agiritik, osoa duten zerrenda koordinatua. Sinadura elektroniko sinplea (SES) hartu zen kide sinadarietan entzutearen onartzearen, mailarik nahia egitea aski gisa jardueran ordubereetan zure juridikoen analisiten arabera. 10 egunetan sinaduren tasa % 91era iritsi zen, % 67 prozesua posteritik aurretik alderatuta, murriztuz sendian bidalkearen kostuak gomendatua Posta (kalkulatua 4tik 6 € bata posta tarifaren arabera La Poste 2026).

Kasua 3 — Aholkularitako kabinetea bere besteen hasieraren bezinean hainbat klientean

Enpresakoen kudeaketaren aholkularitako kabinet bat hogeita baten kliente TPE/PME konpletu kontuetan obligazio kontuetan akorditzen ditu sinadura osoa urteko txostenean bere kliente-kontuetan. Kliente bakoitzak sinadaren zerrenda diferentea ditu (auzokideak, arduradunak, zenbakigileak).

Certyneoka azpi-espazioen multi-kliente bidez eta CSV sartzea dossier bakoitzean, kabineteak egokituriko prozesua: CSV eredua motarika osoa (SARL, SAS, SA), sartzera prozedura idatzia laguntsu laguntza, eta bilketa dashboard baten managerari dossien sinadura aurrealdean ondorioz osoan kliente. Denbora murrizketa kalkulatua 2tik 3 ordu kliente eta osoan entzunena, beraz 40tik 60 ordu portafolioaren osoan urteari. Murrizketa hori reinbersatu egiten da kliente altuak balio-misioetan.

Amaitzea

CSV fitxategi batetik kontaktuak sartzea urteko txostenean ez da besterik teknologi gatzera kontua: estrategia erabakia da urteko sinadura prozesuaren lege-finagotzea, abiaduraren exekuzioa eta GDPR balisazioa baldintzatzen duena. CSV ondo egitura, mapa zuzena, jarraitzeak automatizatua eta audit-txosten zehatza honela osatzen dute sinadura fluxuaren lau zutabeak nalazirik osoa.

Holding bat, kooperatiba edota hainbat kliente laguntza kabinetea duen, Certyneoak ematen ditu tresna derrigorrezkoak industriak sartzea errespetatzen dituzte eIDAS arauaren eta GDPR exijentzietan. Prest al zaude zure hurrengo urteko txostena erraztzen? Sortu zure Certyneo kontua doan eta sartu zure lehen CSV bost minutu baxuetan.