Certyneo ja Make: allkirjastamise automatiseerimine inseneritegevuses

Miks automatiseerida elektroonilist allkirjastamist inseneritegevuses Make'ga?

Inseneritegevuse sektor loob tohutuid mahte lepingulistest dokumentidest: projekteerimisteenuste lepingud, muutmised, vastuvõtuprotokollid, alltöövõtu lepingud, vastavusdeklaratsioonid ja uuringute aruanded. McKinsey'i kabineti uuringu (2024) kohaselt kulutavad inseneritegevuse meeskonnad keskmiselt 27% oma tööajast korduvatele administratiivsetele ülesannetele, mille hulgas on allkirjade kogumine ja jälgimine kõige aeganõudvamad.

Connecti Certyneo automatiseerimisplatvormiga nagu Make (varem Integromat) võimaldab muuta neid käsitsi teostatud protsesse intelligentseteks töövoogudeks, kus iga allkiri käivitatakse, jälgitakse ja arhiivitakse ilma inimeste sekkumiseta. See juhend selgitab teile samm-sammult, kuidas see integratsioon rakendada B2B inseneritegevuse kontekstis, järgides eIDAS regulatsioonide nõudeid.

Käsitleme järjest integratsioon arhitektuuri, samme sammuga konfigureerimist Make'is, saadaolevaid käivitajaid ja toiminguid ning seejärel inseneritegevuse sektorile omastele parimaid praktikaid.

---

Make + Certyneo arhitektuuri mõistmine inseneritegevuses

Make (Integromat): no-code orkestraatsioonplatvorm

Make on integratsioon- ja automatiseerimisplatvorm, mis võimaldab luua stsenaariumeid, mis seovad sadade rakendused drag-and-drop moodulite kaudu. Erinevalt Zapier'ist pakub Make edasijõudnud tingimuslikku loogikat, iteraatoreid, agregaatoreid ja marsruutijaid, mis muudavad selle eriti sobivaks komplekssete inseneritegevuse töövoogude jaoks (mitmeosalised, mitmesammulised, dokumendid mitme allkirjastajaga).

Make asub teie ärirakenduste (ERP, CRM, projektihalduse tööriistad nagu Autodesk Construction Cloud, Procore või Microsoft Project) ja Certyneo vahel, orkestreerida andmevoogu ja allkirja käivitajaid.

Certyneo API: integratsioon sisendpunkt

Certyneo pakub täielikku RESTful API, mis võimaldab teostada kõiki graafilisest liidesest saadaolevaid toiminguid: allkirja-taotluste loomine, allkirjastajate lisamine, allkirja väljade määramine, märguannete saatmine, oleku toominemine ja allkirjastatud dokumentide allalaadimine. API kasutab OAuth 2.0 autentimist ja JSON-formaati, mis tagab omaalgsuse ühilduvuse Make'iga HTTP mooduli või ideaalsel juhul Certyneo spetsiaalse konnektor kaudu.

Certyneo API järgib ETSI EN 319 132 standardi abil määratletud XAdES allkirja ja ETSI EN 319 122 CAdES jaoks määratletud interoperatiivsuse standardeid, tagades, et iga allkiri on juriidiliselt kohustuslik kogu Euroopa Liidus.

Tüüpiline inseneritegevuse töövoo topoloogia

Projekteerimisbüroos või inseneritegevuse ettevõttes näeb tüüpiline töövoog välja selline:

1. Käivitaja: uus alltöövõtu leping luuakse ERP'is (näit. SAP, Sage või BIM projekthalduse tööriist).
2. Ekstraktimine: Make toomib lepingu metaandmed (osapooled, summa, jaotiste viited).
3. Dokumendi genereerimine: Certyneo'i AI lepingute generaator loob struktureeritud PDF-dokumendi.
4. Allkirjataotluse loomine: Make kutsub Certyneo API'i, et luua taotlus ja lisada allkirjastajad määratud järjekorras.
5. Järjestikune või paralleelne allkirjastamine: Certyneo saadab allkirja lingid asjaomastele osapoolte.
6. Märguanne ja arhiveerimine: iga allkirja vastuvõtmisel käivitab Make Slack/Teams märguanded ja arhiivib allkirjastatud dokumendi teie dokumendihaldusse (SharePoint, Google Drive, Egnyte jne).

See arhitektuur välistab käsitsemisi e-posti vahetust ja tagab täieliku jälgimise, mis on inseneritegevuse projektide auditite puhul asendamatu.

---

Integratsioon etappide kaupa konfigureerimine Make'is

Etapp 1 — Stsenaariumi loomine ja Certyneo ühenduse konfigureerimine

Oma Make ruumis looge uus stsenaarium. Kui Certyneo omane konnektor on saadaval Make turul, valige see otse; vastasel juhul kasutage HTTP > Make a request või HTTP > Make an OAuth 2.0 request moodulit.

Ühenduse konfigureerimiseks:

• Base URL: `https://api.certyneo.com/v1`
• Autentimismeetod: OAuth 2.0 (Client Credentials) või Bearer Token API võti, sõltuvalt teie Certyneo konto konfiguratsiooni
• API võti: saadaval Certyneo juhtpaneeli, jaotises Seadistused > Integratsioonid > API

Säilita API võti Make ühenduse halduris (mitte stsenaariumi kood) turvalisuse parimate praktikate järgimiseks.

Etapp 2 — Inseneritegevusele sobiva käivitaja määratlemine

Käivitaja valik on määratav. Inseneritegevuses on kõige levinud käivitajad:

| Käivitaja | Make moodul | Kasutusjuht | |---|---|---| | Uus fail kaustast SharePoint | SharePoint > Watch Files | Leping, mille kommertsija on depositaariumis | | Uus rida Google Sheets tabelis | Google Sheets > Watch Rows | Turulepingute jälgimine allkirja jaoks | | Webhook ERP-st | Webhooks > Custom Webhook | Tellimusse valideeritud ostukorder | | Uus ticket Jira/Asana | Jira > Watch Issues | Projekti etapi kohustus, mis nõuab kliendi valideerimist |

Komplekssed inseneritegevuse töövood (nt maastikuallikate lepingu allkirja nõudva kaasallkirja jaoks tehnilisest direktori ja juriidilisest direktori poolt) pakuvad ERP-st sissetulev Webhook suurimat paindlikkust.

Etapp 3 — Allkirjataotluse loomine Certyneo API kaudu

Kui käivitaja on konfigureeritud, lisage HTTP moodul, mis osutab Certyneo allkirjataotluse loomise otspunktile:

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

JSON taotluse keha sisaldab:

```json { "name": "Alltöövõtu leping - Projekt {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

Pange tähele allkirja taseme `advanced` kasutamist (täiustatud elektroonilise allkirja, SEA), eIDAS nõuete kohaselt olulise väärtuse inseneritegevuse lepingute jaoks. Sisemiste nõrga riskiga dokumentide puhul piisab `simple` tasemest.

Etapp 4 — Märguannete ja post-allkirja arhiveerimise juhtimine

Pärast taotluse loomist lisage teise haru oma Make stsenaariumisse, mis käivitub Certyneo Webhook'iga, mis signaliseerib allkirja lõpetamist. Certyneo saadab automaatselt POST'i teie määratletud webhook URL'ile allkirja taotluse seadetes.

Selle webhook vastuvõtmisel võib teie stsenaarium:

• Laadida alla PDF allkirjastatud ja ajastatud dokument `GET /signature-requests/{id}/signed-document` kaudu
• Arhiivida selle oma dokumendihalduses (SharePoint, Egnyte, Google Drive)
• Uuendada lepingu olekut teie ERP'is või CRM'is
• Saata automaatne märguanne projektimeeskonnale Slack, Teams või e-posti kaudu
• Käivitada arveldus või uue projekti avamine teie halduse tööriistas

See tegevuste ahel tagab otsast lõpuni jälgitavuse dokumendi elutsükli jaoks, mis on auditi alameetele kuuluvate projektide jaoks vajalik (ISO 9001 sertifitseerimine, avalikud märkused, Seveso projektid).

---

Parimad praktikad inseneritegevuse sektorile

Mitmeosaliste ja järjestikuste töövoogude allkirjastamise juhtimine

Inseneritegevus hõlmab sageli dokumente, mille jaoks on vajalik mitme allkirjastaja nõue täpses järjekorras: esmalt projektijuht, seejärel tehniline direktor, lõpuks kliendi ettevõtte seadusjärgne esindaja. Certyneo käsitleb järjestikust allkirjastamist omastelt kaudu parameetri `order` abil allkirjastajate loendis.

Make'is saate dünaamiliselt ehitada allkirjastajate massiivi, kasutades Array Aggregator'it, mis kogub allkirjastajate andmeid teie ERP'ist või teatmeandmete tabelist, enne kui sisestate nad Certyneo API taotlusesse. See lähenemine võimaldab käsitleda lepinguid 5 kuni 10 allkirjastajaga ilma stsenaariumi muutmiseta.

Allkirjade seostamine projektide kaustadega

Inseneritegevuses peab iga allkirjastatud dokument olema seostatud konkreetse projektikaust. Kasutage Certyneo kohandatud metaandmeid projekti numbri, projekteetapi ja turukoodi salvestamiseks. Need metaandmed tagastatakse ühenduse lõpetamise webhook'is ja saab neid Make abil kasutada dokumendi arhiivimiseks teie DMS-i õigesse kausta.

See praktika on kooskõlas NF EN ISO 19650 nõuetega (teabehaldus BIM'is) ja lihtsustab dokumendi auditeid projekti lõpus.

Töövoo kvaliteedi ja vigade jälgimine

Make pakub iga stsenaariumi teostuse üksikasjalikku päevaraamatut. Professionaalses kontekstis konfigureerige e-posti või Slack märguanded vigade korral ja kasutage Make'i Error Handler moodulit, et hallata Certyneo API ebaõnnestumist (piirangute ülekuritus, liiga suur dokument, allkirjastaja puudub).

Kui soovite Certyneo võimeid võrrelda turul olevate muude lahendustega enne integratsiooniga alustamist, konsulteerige elektroonilise allkirjastamise lahenduste võrdlusega, et tuvastada teie inseneritegevuse konteksti jaoks kõige sobivam lahendus.

Lõpuks, et maksimeerida oma automatiseeritud töövoo investeeringutasuvust, elektroonilise allkirjastamise ROI kalkulaatori abil saate täpselt hinnata aja- ja kulusäästuid vastavalt teie projekteerimisbüroo töödeldavate dokumentide mahule.

Elektroonilise allkirjastamise inseneritegevuses kehtiv õiguslik raamistik

Elektroonilise allkirjastamise õiguslikud alused

Prantsuse õiguses tugineb elektroonilise allkirja õiguslik väärtus tsiviilseadustiku artiklile 1366, mis sätestab, et "elektrooniline vorm kirjalik on tõendina lubatud samal viisil kui kirjalik paberi tugitusel," ja artiklile 1367, mis selgitab, et "õigusaktis vajalik allkiri tuvastab selle autori ja kinnitab tema nõusolekut."

Euroopa tasandil määratleb eIDAS määrus nr 910/2014 (elektrooniline identifitseerimine, autentimine ja usaldusteenused), täiendatav eIDAS 2.0 (Euroopa Liidu määrus 2024/1183), kolm taseme elektroonilist allkirja:

• SES (lihtne elektroonilise allkiri): sobib sisemiste dokumendidele nõrga riskiga.
• SEA (täiustatud elektroonilise allkiri): soovitatav inseneritegevuse lepingutele, alltöövõtu lepingute ja ostutellimuste jaoks. See tagab allkirjastaja usaldusväärsed tuvastamine ja dokumendi tervikluse.
• SEQ (kvalifitseeritud elektroonilise allkiri): kohustuslik avalike aktide ja suure mahuga avalike lepingute jaoks.

Inseneritegevuse sektori spetsiifilised kohustused

Avalike lepingute raames määrus nr 2016-360 avalike lepingute kohta nõuab täielikku dematerializatsiooni üle teatud piiride. Lepingu käsutamise aktid ja alltöövõtu lepingud peavad olema allkirjastatud SEA või SEQ abil, mis vastab eIDAS'i ja toodetud kvalifitseeritud usaldusteenuse pakkuja (QTSP) poolt, kes on loetletud Euroopa usalduslikus nimekirjas.

Norm ETSI EN 319 132 määratleb XAdES profiile XML allkirjastamiseks, samas kui ETSI EN 319 122 katab CAdES profiile binaardokumendide allkirjastamiseks. Certyneo järgib neid standardeid, tagades allkirjade ühildsuse ja rahvusvahelise tunnustuse.

GDPR ja allkirjastajate andmete kaitse

Allkirjastajate isikuandmete töötlemine (nimi, e-post, allkirja biomeetrilised andmed) kuulub GDPR määruse nr 2016/679 reguleerimisalasse. Juriidilise isiku rollid tarkimisel peavad tagama, et Certyneo tegutseb GDPR artikli 28 kohaselt andmete töötleja rollis, koos DPA'ga (andmete töötlemise leping) korralikult. Allkirja andmeid tuleb säilitada kohaldatava preslatsiooni aja jooksul (5 aastat kaubanduslike lepingute jaoks tsiviilseadustiku artikli L. 110-4 kohaselt, 10 aastat ehitus projektide jaoks kümnendilise garantii tõttu).

NIS2 direktiiv ja automatiseeritud töövoogude turvalisus

Inseneritegevuse ettevõtted, kes tegutsevad kriitilistes sektorites (energia, transport, vesi), võivad jääda NIS2 direktiivi (2022/2555/UE) alla, mis on transponeeritud Prantsuse õigusesse seadusega 14. aprillist 2025. See direktiiv kehtestab infosüsteemidele turvalisuse nõudeid, sealhulgas automatseeritud töövooge, mis on seotud kolmandate osapoolte pakkujatega nagu Make ja Certyneo. Tuleb dokumenteerida andmevood, krüpteerida side (TLS 1.3 miinimum) ja säilitada register arvutuslike alltöövõtjatest.

Kasutusjuhud: Make + Certyneo inseneritegevuses

Juhtum 1 — Geotehniliste uuringute büroo, mis haldab 300 missioonikaartust aastas

Geotehnika valdkonnas spetsialiseerunud uuring, millel on umbes 15 insenerit, toodab keskmiselt 300 missioonikaartust ja teenuste lepingut aastas. Enne Make + Certyneo integratsiooni nõudis iga aruanne käsitsi saatmist e-postiga, telefooni järelepärimist 5 päeva pärast vastuseta ja käsitsi arhiivimist failiserveris. Keskmised allkirja kogumise viivitused olid 8 tööpäeva.

Pärast automaatseeritud töövoo rakendamist — käivitatud aruande viimistlemisel SharePoint'i — loob Make stsenaar automaatselt Certyneo allkirjataotluse, saadab märguande kliendile ja käivitab automaatselt uuesti J+3-l, kui allkirja ei ole vastu võetud. Allkirjastatud dokument arhiivitakse koheselt vastava projekti kaustasse.

Tulemus: allkirja viivituse vähendamine 8 päevast 1,8 päevale keskmiselt (−78%), arvestades umbes 2,5 tunnist haldusabi nädal kohta, mis on umbes 3 500 € aastas. Need kogused vastavad Forrester Research'i sektori standarditele dokumendi automatiseerimisele (2024).

Juhtum 2 — Tööstuse inseneritegevuse ettevõte haldab mitmeosapaarte alltöövõtu lepinguid

Tööstuse inseneritegevuse ettevõte keskmise suurusega (80 kuni 150 töötajat) juhib projekte, mis nõuavad alltöövõtu lepingute allkirjastamist, mis hõlmab 3 kuni 6 osapoolt: ehituse omanik, delegeeritud projekti juht, 1. ja 2. järgu alltöövõtjate ettevõtted. Iga leping nõuab rangelt järjestikust allkirjastamist lepingu ja kindlustusnõude dõttu.

Make + Certyneo töövoog käivitatakse ostukorralduse kinnitamisega ERP'is. Make ehitab dünaamiliselt allkirjastajate järjestatud loendi tarnijate andmebaasi kaudu, loob Certyneo allkirjataotluse järjestikuste parameetritega ja teavitab iga osapoolt tema omakorda. Lõpetamisel arhiivitakse leping Procore'is ja lepingu olek uuendatakse ERP'is.

Tulemus: allkirja järjekorra vigade vähendamine 100% automaatse järjestuse haldamise teel. Keskmised lepingute viimistlemise ajad vähendatud 12 päevast 4 päevani (−67%), mis kiirendab tegeliku jaotise algust.

Juhtum 3 — Inseneritegevuse konsultaattehiskontor, mis haldab portfellimudatisioonide muutmist

Inseneritegevuse konsultaattehiskontor, kes abistab tööstusklientidele tooteetransformatsiooni projektides, saab sageli mida muutmusi (muutmised) missiooni käigus, mis nõuavad kiiret valideerimist, et mitte blokeerida projekti. Need muutmised olid varem trükitud, allkirjastatud koosolekul või saadetud postiga, tekitades viivitusi, mis ei ühildunud kiirte projektide tempoga.

Make + Certyneo'ga käivitatakse muutmiste loomine projektijuhtuse tööriistas automaatse allkirjataotluse. Klient saab linkides allkirjastada, mis on mobiilirakendus-sõbralik, võimaldades talle allkirjastada oma nutitelefonist vähem kui 2 minutiga, isegi tegevusel sabinad. Täiustatud allkirja tase (SEA) rakendatakse, tagades muutmiste õiguslikult.

Tulemus: muutmiste valideerimise viivitus väheneb 5 kuni 7 päevast alla 24 tunni 85% juhtudel. Kliendi rahulolu paraneb ja perimeteri hajumiseriski vähenemise dokumenti, sagedaste vaidluste allikas inseneritegevuse nõustamises.

Kokkuvõte

Certyneo integreerimine Make'iga (Integromat) esindab inseneritegevuse sektori tegijatele suurt tõhususe kestust. Automatiseerides dokumentide tsükli — lepingu loomisest allkirjastatud dokumendi arhiveerimiseni — kõrvaldada käsitsi ülesandeid, vähendada allkirja viivitust keskmiselt 67 kuni 78%, ja tagada iga toodetud dokumendi täielik eIDAS vastavus.

Tehniline konfigureerimine, kuigi nõudma hoolikalt esmast seadistamist, on kättesaadav meeskondadele, kellel on no-code professionaalid või Make integratsioonid. Kasu ilmneb juba esimestel nädalatel, ROI-ga mõõdetav administratiivsete kulude ja jaotiste käivitamise viivituste kulude osas.

Kas olete valmis oma dokumentide töövoogusid muutma? Luua oma Certyneo konto tasuta ja ühendada oma esimene Make stsenaarium vähem kui tunni jooksul, või kontakteerida meie meeskonnast personaliseeritud juhendamiseks teie inseneritegevuse konteksti jaoks.