Cómo enviar un documento para firmar

El procedimiento en 5 pasos

Enviar un documento para firmar electrónicamente toma menos de 5 minutos. Aquí está el proceso paso a paso.

1. Preparar el documento

• Exportación en PDF (recomendado)

• Verificar la legibilidad móvil (80% de los signatarios firman en móvil)

• Revisar para eliminar errores y faltas

• Adjuntar los anexos obligatorios si es necesario

2. Crear una envoltura

En su plataforma de firma:

• nuevo documento → carga del PDF

• nombrar la envoltura (asunto del documento + signatario)

3. Agregar los signatarios

Para cada signatario:

• nombre completo

• correo electrónico

• teléfono (para OTP SMS si AES)

• rol (signatario, aprobador, CC)

Definir el orden: paralelo (todos al mismo tiempo) o secuencial.

4. Colocar los campos

Arrastrar sobre el PDF:

• campo firma (obligatorio)

• campos opcionales: fecha, nombre, texto libre, casilla de verificación, rúbrica por página

Asociar cada campo al signatario correcto (colores diferentes).

5. Configurar y enviar

Opciones a configurar:

• nivel de firma: SES o AES

• fecha de vencimiento (15-30 días típicamente)

• recordatorios automáticos (D+3, D+7)

• mensajes personalizados

Hacer clic en "Enviar". Los signatarios reciben su correo inmediatamente.

Seguir el documento

Desde su panel de control, siga en tiempo real:

• enviado → abierto → firmado

• notificaciones (correo electrónico, Slack, Teams)

• recordatorio manual posible

Buenas prácticas

• Siempre probar con un colega antes de un envío importante

• Prever un canal de contacto para los signatarios novatos

• Archivar sistemáticamente el documento firmado

• Evitar envíos los viernes por la noche o el fin de semana

Errores frecuentes

• Correo incorrecto (error de tipeo o dirección antigua)

• Olvidar agregar un signatario

• No colocar campo de firma

• Archivo muy pesado (> 10 Mo → lento en móvil)

• Enviar sin revisar

Caso concreto: comercial

Un comercial envía 20 presupuestos por semana. Rutina:

• Generación desde HubSpot (presupuesto + CGC)

• Envío automático en SES mediante integración

• Recordatorios D+2 y D+5

• Notificaciones Slack en tiempo real

• CRM actualizado en la firma

Tiempo humano: 0 minutos por envío.

Cómo Certyneo lo ayuda

Certyneo hace que enviar un documento para firmar sea rápido y confiable: interfaz drag-drop intuitiva, plantillas para documentos recurrentes, integraciones CRM, seguimiento en tiempo real, recordatorios automáticos. Todo en menos de 3 minutos.

Descubrir la solución de firma electrónica Certyneo

FAQ

¿Cuánto tiempo toma el envío?

2-5 minutos para un documento simple.

¿Se puede enviar el mismo documento a varios signatarios?

Sí, todos en la misma envoltura, orden paralelo o secuencial.

¿Es necesario informar al signatario con anticipación?

No es obligatorio, pero recomendado para signatarios novatos.

¿Se puede cancelar un envío?

Sí, antes de la firma. Después, no.

¿Puede el signatario transferir a otra persona?

Según la configuración. Por defecto, no.

Conclusión

Enviar un documento para firmar es un gesto simple que se ha vuelto cotidiano. Una vez que la rutina se establece, sus ciclos contractuales se transforman.

Pruebe Certyneo para enviar, firmar y seguir sus documentos en línea de manera simple, rápida y segura.