Cómo archivar un documento firmado electrónicamente

Por qué archivar correctamente

Un documento firmado electrónicamente solo tiene valor si la prueba permanece consultable y verificable durante toda la duración legal — a veces 10, 20, incluso 30 años. Un archivo deficiente = prueba fragilizada en caso de litigio.

Las duraciones a respetar

• Contratos comerciales: 10 años (Código de Comercio)

• Contratos de trabajo: 5 años después de terminar

• Facturas: 10 años (contabilidad), 6 años (fiscal)

• Arrendamientos: duración + 5 años

• Actas notariales: 30 años

• Seguros: 2 a 10 años según tipo

Conserva el PDF firmado y la pista de auditoría durante la duración más larga aplicable.

Los formatos de archivo

• PAdES-B-B: básico, firma simple

• PAdES-B-T: + sello de tiempo cualificado

• PAdES-B-LT: + cadena de certificados

• PAdES-B-LTA: + sellos de tiempo periódicos (multi-decenial)

Para archivos a largo plazo, privilegiar PAdES-B-LTA.

Las 3 opciones de archivo

1. Archivo externalizado (plataforma)

La plataforma de firma conserva tus documentos durante X años. Incluido en la mayoría de planes.

Ventajas: sin esfuerzo, conforme eIDAS Desventajas: dependencia del proveedor, reversibilidad a verificar

2. Archivo interno

Tus documentos se conservan en tus servidores o un SAE dedicado.

Ventajas: control total Desventajas: costo, competencia interna requerida

3. SAE con valor probatorio

Sistema de Archivo Electrónico certificado NF Z42-013. El nivel más alto de conformidad.

Ventajas: presunción de fiabilidad jurídica Desventajas: costo elevado, sobredimensionado para PYMES

Buenas prácticas

• Conservar PDF + pista de auditoría, nunca uno sin el otro

• Redundancia: multi-sitios, multi-soportes

• Verificación periódica: cada 6-12 meses, confirmar que los documentos son legibles

• Documentación: procedimientos escritos

• Pruebas de restauración anuales

Errores frecuentes

• Guardar solo el PDF, no la pista de auditoría

• Almacenar en un soporte único (disco duro interno)

• Usar un cloud sin cláusula de conservación

• Olvidar las duraciones específicas de ciertos sectores

• No probar la restauración

Migración de archivos

Si cambias de proveedor de firma:

• Exportar todos los documentos firmados + pistas de auditoría

• Importar en el nuevo sistema o un SAE dedicado

• Verificar la integridad (huella SHA-256)

• Conservar temporalmente acceso al sistema antiguo

Caso concreto: PYME que cambia de proveedor

PYME de 50 empleados, 3000 documentos firmados acumulados en 5 años. Migración:

• exportación automatizada vía API

• importación en nuevo proveedor + SAE externo como respaldo

• verificación por muestra (50 documentos controlados)

• antiguo proveedor cancelado después de 3 meses

Duración total: 4 semanas. Cero pérdidas.

Cómo Certyneo te ayuda

Certyneo incluye archivo 10 años en todos los planes, con redundancia geográfica en UE, versionado, y exportación completa en cualquier momento (reversibilidad total). Formato PAdES-B-T por defecto, PAdES-B-LTA opcional para documentos críticos.

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FAQ

¿Debo imprimir mis documentos firmados?

No, innecesario y contraproducente (pérdida del valor probatorio).

¿Un cloud estándar (Google Drive, Dropbox) es suficiente?

Para el PDF sí, pero no para el valor probatorio. Privilegiar un archivo dedicado.

¿Qué hacer si mi plataforma de firma cierra?

Los PDF PAdES permanecen verificables sin conexión. Exporta pistas de auditoría regularmente.

¿Debo cifrar los archivos?

Recomendado para documentos sensibles. Atención a conservar las claves durante mucho tiempo.

¿Cuándo comienza la duración de 10 años?

Para un contrato comercial: fin de ejecución. Para un contrato de trabajo: fin del contrato.

Conclusión

Un buen archivo es el seguro de vida de tus firmas electrónicas. Elige la fórmula adaptada a tus necesidades (externalizada para la mayoría de PYMES, SAE NF Z42-013 para casos críticos), prueba regularmente.

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